Vue d’ensemble de la co-création (SharePoint Foundation 2010)

S’applique à : SharePoint Foundation 2010

Dernière rubrique modifiée : 2010-07-23

Dans les environnements de travail modernes basés sur le travail en réseau, les documents créés par plusieurs auteurs, éditeurs et parties prenantes deviennent la règle et non plus l’exception. Les entreprises exploitent les fonctions de communication et de collaboration de Microsoft SharePoint Foundation 2010 pour favoriser la communication et la collaboration entre les utilisateurs, mais aussi pour réduire le travail d’administration lié à la communication et à la collaboration. Microsoft Office 2010 poursuit sur cette voie en proposant une fonctionnalité de co-création des documents Microsoft PowerPoint 2010, Microsoft Word 2010 et Microsoft OneNote 2010 sur SharePoint Foundation 2010.

La co-création facilite la collaboration sur des documents stockés sur serveur et permet aux entreprises de réduire la charge de traitement des processus classiques de partage des documents par échange de pièces jointes. La co-création simplifie la collaboration en permettant à plusieurs utilisateurs de travailler de façon productive sur le même document sans empiéter sur le travail d’un autre utilisateur ni verrouiller les autres utilisateurs. Cette fonctionnalité ne nécessite aucune configuration supplémentaire au niveau du serveur et est mise en œuvre par défaut pour les documents stockés dans SharePoint Foundation 2010. La fonctionnalité de co-création est gérée par le biais des mêmes outils et technologies que ceux utilisés pour gérer SharePoint Foundation, ce qui contribue à réduire la charge de travail imposée aux administrateurs.

Dans cet article :

• Fonctionnalité de co-création dans SharePoint Foundation 2010

• Présentation de l’expérience de l’utilisateur final

• Remarques importantes

• Blocs-notes OneNote

• Versions de logiciels requises

• Co-création dans un environnement Office mixte

• Performances et évolutivité

Fonctionnalité de co-création dans SharePoint Foundation 2010

Traditionnellement, la collaboration s’effectue par échange de documents sous forme de pièces jointes aux courriers électroniques. Le suivi des versions et des modifications réalisées par plusieurs auteurs est difficile et fastidieux pour les utilisateurs. En outre, les systèmes de messagerie doivent stocker plusieurs copies du même document et le trafic réseau lié à l’envoi répété des documents est particulièrement élevé.

L’utilisation de SharePoint Foundation pour le stockage de documents à des fins de collaboration a permis de réduire ces problèmes en fournissant un accès permanent aux versions mises à jour des documents, en offrant la possibilité de suivre les versions précédentes et en centralisant la gestion des documents. Le fait de ne stocker qu’un seul document, là où plusieurs pièces jointes devaient auparavant être stockées, réduit également les coûts liés au réseau et au stockage.

Cependant, cette solution n’est pas parfaite. Lorsqu’un auteur a ouvert un document, les autres auteurs ne peuvent pas travailler sur ce document. Si quelqu’un oublie de fermer un document ou de l’archiver, les autres utilisateurs risquent d’être exclus indéfiniment et cette situation nécessite bien souvent d’appeler le service informatique pour résoudre le problème.

La co-création dans SharePoint Foundation 2010 résout cette problématique en permettant à plusieurs utilisateurs de travailler à tout moment sur un document sans interférer avec les modifications des autres utilisateurs. Cette approche rationalise de nombreux scénarios courants de collaboration sur des documents. Exemples :

• Au moins deux auteurs travaillent sur différentes sections d’un document composite. Pendant qu’un auteur travaille sur sa section du document, un autre auteur peut travailler sur sa section sans que ni l’un ni l’autre n’ait à interrompre leur travail.

• Plusieurs auteurs travaillent sur un diaporama composite. Chaque auteur peut ajouter des diapositives à la présentation et les modifier, plutôt que de travailler de son côté et d’essayer de fusionner plusieurs documents en tentant de respecter une certaine cohérence.

• Un document est transmis à plusieurs experts et parties prenantes et chacun d’entre eux apporte quelques modifications ou ajoute des informations. Aucune modification n’est perdue, car tous les utilisateurs travaillent sur un document central stocké sur serveur.

Présentation de l’expérience de l’utilisateur final

Pour les utilisateurs finaux, la co-création est très simple d’utilisation. Lorsqu’un utilisateur souhaite travailler sur un document dans Word 2010, PowerPoint 2010 ou OneNote 2010, il lui suffit de l’ouvrir à partir de SharePoint Foundation, comme il le fait habituellement. Si un autre utilisateur a déjà ouvert le document, les deux utilisateurs sont en mesure de modifier simultanément ; l’accès au document n’est pas bloqué et aucune erreur ne s’affiche.

Dans Word 2010 et PowerPoint 2010, le fait d’enregistrer un document signale aux autres utilisateurs affichant le document que de nouvelles modifications ont été réalisées. Ces utilisateurs peuvent actualiser immédiatement l’affichage pour voir ces modifications ou poursuivre leur travail et actualiser le document ultérieurement pour voir les modifications. Les auteurs peuvent également voir le travail des autres auteurs et tous les utilisateurs savent à chaque instant qui travaille sur le document. Les outils de contrôle de version et de suivi de SharePoint Foundation 2010 protègent le document pour permettre aux auteurs d’annuler les modifications indésirables. Si un serveur Office Communications Server est disponible, les utilisateurs peuvent voir le statut de connexion des autres co-auteurs et lancer des conversations par messagerie instantanée sans quitter le document.

Avec OneNote 2010, les blocs-notes partagés permettent aux utilisateurs de partager des notes en toute transparence. Lorsqu’un utilisateur modifie une page du bloc-notes, ces modifications sont automatiquement synchronisées avec les autres utilisateurs de ce bloc-notes, de sorte que chacun d’entre eux dispose de toutes les notes. Les modifications réalisées par plusieurs utilisateurs sur la même page s’affichent automatiquement et permettent une collaboration en temps réel ou presque. Le contrôle de version et les autres fonctions partagées dans OneNote permettent aux utilisateurs d’annuler des modifications, d’afficher les modifications récentes et de déterminer qui a réalisé telle ou telle modification.

L’application cliente Excel 2010 ne prend pas en charge la co-création de classeurs dans SharePoint Foundation 2010. En revanche, l’application cliente Excel prend en charge la co-création en différé de classeurs stockés localement ou dans des chemins d’accès réseau (UNC), par le biais de la fonction Classeur partagé. La co-création de classeurs dans SharePoint Foundation est prise en charge par le biais de Microsoft Excel Web App, qui est fourni avec Office Web Apps. Office Web Apps est disponible pour les utilisateurs par le biais de Windows Live et pour les clients professionnels disposant de solutions de licence en volume et de gestion de documents Microsoft Office 2010 basées sur les Produits Microsoft SharePoint 2010. Pour plus d’informations, voir Office Web Apps (installé sur les produits SharePoint 2010).

Remarques importantes

Les administrateurs doivent prendre en compte plusieurs paramètres lors de la planification de l’utilisation de la co-création dans leur environnement.

La fonctionnalité de co-création de SharePoint Foundation est conçue pour faciliter la configuration et limiter le travail de gestion. Vous devez cependant prendre en compte les remarques suivantes lorsque vous configurez et gérez la co-création :

• Autorisations : pour pouvoir éditer le même document, les utilisateurs doivent disposer d’autorisations de modification pour la bibliothèque de documents dans laquelle le document est stocké. Pour ce faire, la solution la plus simple consiste à accorder à tous les utilisateurs un accès au site SharePoint dans lequel tous les documents sont stockés. Dans les cas où seul un sous-ensemble d’utilisateurs doit avoir l’autorisation de procéder à la co-création de documents dans une bibliothèque spécifique, les autorisations SharePoint peuvent être utilisées pour gérer l’accès.

• Contrôle de version : le contrôle de version de SharePoint Foundation assure le suivi des modifications apportées aux documents lorsqu’ils sont édités et stocke les versions précédentes à des fins de référence. Par défaut, cette fonction est désactivée dans SharePoint Foundation 2010. SharePoint Foundation 2010 prend en charge deux types de contrôle de version : le contrôle de version principale et le contrôle de version mineure. Il est recommandé de ne pas activer le contrôle de version mineure pour les bibliothèques de documents utilisées pour la co-création dans OneNote, car cela risque d’interférer avec les fonctions de synchronisation et de contrôle de version intégrées au produit. Cette limitation s’applique uniquement au contrôle de version mineure : le contrôle de version principale peut être utilisé avec OneNote.

• Nombre de versions : le nombre de versions de documents conservées influe sur les besoins en stockage au niveau du serveur. Ce nombre peut être défini dans les paramètres de la bibliothèque de documents, afin de limiter le nombre de versions conservées. Les blocs-notes OneNote qui sont fréquemment mis à jour peuvent conduire au stockage de nombreuses versions sur le serveur. Pour éviter d’occuper inutilement de l’espace disque, nous conseillons aux administrateurs d’affecter une valeur raisonnable au nombre maximal de versions conservées pour les bibliothèques de documents utilisées pour stocker des blocs-notes OneNote.

• Période de contrôle de version : la période de contrôle de version détermine à quelle fréquence SharePoint Foundation crée une nouvelle version d’un document Word ou PowerPoint faisant l’objet d’une co-création. Plus la valeur de la période est faible, plus la fréquence d’enregistrement des versions est courte. Si cela permet un suivi plus détaillé, en contrepartie, l’espace occupé sur le serveur peut être plus important. La période de contrôle de version n’a pas d’incidence sur les blocs-notes OneNote. Cette valeur peut-être modifiée en configurant la propriété coAuthoringVersionPeriod sur le serveur. Pour plus d’informations sur le réglage de ce paramètre, voir Configurer la période du contrôle de version pendant la co-création (SharePoint Foundation 2010).

• Extraction : lorsqu’un utilisateur extrait un document afin de le modifier, cette opération verrouille le document de sorte que seul cet utilisateur puisse le modifier, ce qui empêche la co-création. L’option Exiger l’extraction ne doit pas être activée dans les bibliothèques de documents dans lesquelles la co-création est utilisée. Par défaut, l’option Exiger l’extraction n’est pas activée dans SharePoint Foundation 2010. Les utilisateurs ne doivent pas extraire manuellement des documents lorsque la co-création est utilisée.

Blocs-notes OneNote

Contrairement à Microsoft Word et Microsoft PowerPoint, Microsoft OneNote stocke les informations de version dans le fichier proprement dit. Pour cette raison, les administrateurs doivent respecter les recommandations suivantes lors du stockage de blocs-notes OneNote dans une bibliothèque de documents SharePoint Foundation :

• N’activez pas le contrôle de version mineure. Par défaut, le contrôle de version mineure n’est pas activé dans SharePoint Foundation 2010.

• Si le contrôle de version principale est activé, spécifiez un nombre raisonnable de versions à stocker. Par défaut, le contrôle de version principale n’est pas activé dans SharePoint Foundation 2010.

Versions de logiciels requises

Pour que les utilisateurs puissent procéder à la co-création de documents à l’aide d’Office 2010, ces documents doivent être stockés dans SharePoint Server 2010 ou SharePoint Foundation 2010. Pour exploiter au mieux la fonctionnalité de co-création, les utilisateurs doivent disposer de Word 2010, PowerPoint 2010 ou OneNote 2010.

Co-création dans un environnement Office mixte

Certaines entreprises souhaitent utiliser la co-création dans un environnement dans lequel les utilisateurs disposent de différentes versions d’Office.

Environnement mixte comprenant Microsoft Office PowerPoint et Word 2007

Les utilisateurs de versions antérieures de PowerPoint et Word peuvent partager et modifier des documents stockés dans SharePoint Foundation 2010 exactement comme dans les versions précédentes de SharePoint Foundation. En revanche, ils ne peuvent pas utiliser la co-création pour travailler simultanément sur ces documents. Pour exploiter au mieux la collaboration dans PowerPoint et Word, nous recommandons à tous les utilisateurs d’utiliser Office 2010. Les utilisateurs d’Office PowerPoint et de Word 2007 ne constateront aucune différence significative entre le fonctionnement actuel et le fonctionnement dans Office 2010. Par exemple, si des utilisateurs d’Office 2007 ouvrent un document stocké dans Office 2010 qui est en cours d’édition par un autre utilisateur, un message s’affiche pour leur signaler que le document est en cours d’utilisation et qu’ils ne peuvent pas le modifier. Si aucun autre utilisateur ne modifie le document, les utilisateurs d’Office 2007 peuvent l’ouvrir normalement. Lorsqu’un utilisateur d’Office 2007 ouvre un document, celui-ci est verrouillé pour empêcher les utilisateurs d’Office 2010 de recourir à la co-création pour modifier le document. Ce comportement correspond à celui des versions antérieures de SharePoint Foundation.

Environnement mixte comprenant Microsoft Office OneNote 2007

OneNote 2010 offre une compatibilité descendante avec le format de fichier Office OneNote 2007 et prend en charge la co-création avec les utilisateurs de OneNote 2007. Dans les environnements mixtes, les blocs-notes doivent être enregistrés au format de fichier OneNote 2007, de sorte que les utilisateurs de OneNote 2007 et de OneNote 2010 puissent travailler ensemble sur les blocs-notes. Toutefois, en effectuant la mise à niveau vers le format de fichier OneNote 2010, les utilisateurs peuvent accéder à plusieurs fonctionnalités importantes telles que la compatibilité avec Microsoft OneNote Web App, qui permet aux utilisateurs n’ayant pas installé OneNote de modifier et de co-créer des blocs-notes.

OneNote 2010 offre la possibilité de mettre à niveau les fichiers OneNote 2007 vers OneNote 2010 à tout moment, afin de faciliter la mise à niveau pour les entreprises passant d’un environnement mixte à un environnement unifié sur Office 2010.

Performances et évolutivité

Les applications SharePoint Foundation 2010 et Office 2010 ont été conçues pour limiter l’incidence de la co-création sur les performances et l’évolutivité de votre environnement. Les clients Office n’envoient pas d’informations de co-création vers le serveur et ne téléchargent pas d’informations vers le serveur si un seul auteur modifie le document. Lorsqu’un seul utilisateur modifie un document, l’incidence sur les performances est identique à celle constatée dans les versions précédentes de SharePoint Foundation.

Les clients Office sont configurés de façon à limiter l’incidence sur le serveur, en réduisant la fréquence des opérations de synchronisation liées à la co-création lorsque le serveur est soumis à une charge importante ou lorsqu’un utilisateur ne modifie pas de façon active le document, ce qui contribue à réduire l’incidence sur les performances globales.

See Also

Concepts

Administration de la co-création (SharePoint Foundation 2010)