Planification des stratégies de gestion des informations (SharePoint Server 2010)

S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Cet article explique comment vous pouvez planifier des stratégies de gestion des informations et les intégrer à votre solution de gestion de documents Microsoft SharePoint Server 2010.

Dans cet article :

• Stratégies de gestion des informations et fonctionnalités de stratégie

• Rapports des stratégies de gestion des informations

• Intégration des stratégies de gestion des informations aux applications Microsoft Office System

• Fonctionnalités de stratégie disponibles dans SharePoint Server 2010

• Planifier des stratégies de document

Stratégies de gestion des informations et fonctionnalités de stratégie

Une stratégie de gestion des informations consiste en un ensemble de règles appliquées à un type de contenu. Chaque règle d’une stratégie est une fonctionnalité de stratégie. Par exemple, une fonctionnalité de stratégie de gestion des informations peut indiquer la durée de conservation d’un type de contenu ou elle peut fournir un audit des documents. Les stratégies de gestion d’information vous permettent de contrôler qui peut accéder à vos informations organisationnelles, ce qu’ils peuvent en faire et la durée de leur conservation.

Des stratégies peuvent être mises en œuvre pour aider une organisation à respecter des règlements officiels, dont l’obligation de conserver les enregistrements. Par exemple, une stratégie Ressources humaines, utilisée dans une organisation pour garantir que les enregistrements des employés sont gérés conformément aux directives légales, peut inclure les fonctionnalités suivantes :

• L’audit, pour enregistrer l’historique des modifications et de l’affichage de chaque document lié à un employé.

• La rétention, pour garantir que le contenu des travaux en cours n’est pas conservé plus longtemps que nécessaire.

• Les étiquettes, pour vous assurer que les copies physiques de chaque document sont facilement identifiables.

• Des restrictions d’impression, pour garantir que les documents sensibles relatifs aux employés ne peuvent être imprimés que sur des imprimantes sécurisées. Notez que ceci est un exemple de fonctionnalité de stratégie personnalisée qui doit être mis en œuvre à l’aide du modèle objet Microsoft SharePoint Server 2010 ou acquis auprès d’un fournisseur de logiciels tiers.

Les fonctionnalités de stratégie sont mises en œuvre en tant que programmes qui s’exécutent sur SharePoint Server 2010. Elles peuvent être activées et configurées par un administrateur de serveur et, lorsqu’elles sont activées, elles peuvent être utilisées par les administrateurs de site pour définir des stratégies. SharePoint Server 2010 comprend des fonctionnalités de stratégie pour vous aider à gérer votre contenu. À l’aide du modèle objet SharePoint Server 2010, vous pouvez concevoir et installer des fonctionnalités de stratégie personnalisées qui répondent aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Une fonctionnalité de stratégie peut utiliser une ou plusieurs ressources de stratégie, qui sont des programmes qui fournissent des fonctionnalités à une fonctionnalité de stratégie. Par exemple, une ressource de stratégie d’une fonctionnalité de stratégie de production de code-barres peut fournir la valeur unique du code-barres. Vous pouvez développer des ressources de stratégie personnalisées et les installer pour prendre en charge des fonctionnalités de stratégie.

Lorsque votre organisation utilise les applications clientes Microsoft Office System avec SharePoint Server 2010, les stratégies sont appliquées à la fois sur le serveur et dans les applications clientes. Cela s’effectue en toute transparence ; les fonctionnalités de stratégie qui s’appliquent à un document sont décrites dans une instruction de stratégie associée au document et les applications prenant en charge la stratégie empêchent les utilisateurs d’effectuer des tâches qui ne respectent pas la stratégie du document.

Pour mettre en œuvre une stratégie, associez-la à des types de contenu, des bibliothèques ou des listes de sites.

Vous pouvez associer une stratégie à une bibliothèque, une liste ou un type de contenu selon une des méthodes suivantes :

• Associez des fonctionnalités de stratégie à une stratégie de collection de sites, puis associez cette stratégie à un type de contenu ou à une liste ou une bibliothèque.   Le site de niveau supérieur d’une collection de sites comporte une galerie de stratégies de collection de sites où les administrateurs du site de niveau supérieur peuvent créer de nouvelles stratégies. Une fois que vous avez créé une stratégie de collection de sites, vous pouvez l’exporter afin que les administrateurs des autres collections de sites puissent l’importer dans leurs galeries de stratégies de collection de sites. Cela vous permet de standardiser les stratégies au sein de l’organisation.

  Lorsqu’une stratégie de collection de sites est associée à un type de contenu et que ce type de contenu est associé à une liste ou une bibliothèque, le propriétaire de la liste ou de la bibliothèque ne peut pas modifier la stratégie de collection de sites de cette liste ou bibliothèque. Cela garantit que les stratégies attribuées à un type de contenu sont appliquées à tous les niveaux de la hiérarchie du site.

• Associez directement un ensemble de fonctionnalités de stratégie à un type de contenu, puis ajoutez ce type de contenu à une ou plusieurs listes ou bibliothèques.   Pour garantir qu’une stratégie créée avec cette méthode sera utilisée dans toute une collection de sites, associez-la à un type de contenu dans la galerie des types de contenu de site de la collection de sites de niveau supérieur. Ensuite, tous les éléments de ce type de contenu dans la collection de sites et tous les éléments d’un type de contenu qui héritent du type de contenu original auront cette stratégie. Lorsque vous utilisez cette méthode pour associer une stratégie à un type de contenu, il est alors plus difficile de réutiliser la stratégie dans d’autres collections de sites, parce que les stratégies créées avec cette méthode ne peuvent pas être exportées.

  Notes

  Pour mieux contrôler les stratégies qui sont utilisées dans une collection de sites, les administrateurs de collection de sites peuvent empêcher de définir des fonctionnalités de stratégie directement sur un type de contenu. Lorsque la définition de fonctionnalités de stratégie sur un type de contenu est restreinte, les concepteurs du type de contenu ne peuvent associer des stratégies de la galerie des stratégies de collections de sites qu’avec des types de contenu. Pour plus d'informations sur la définition des fonctionnalités de stratégie pour une collection de sites, voir Créer, supprimer et afficher les collections de sites.

• Associez directement un ensemble de fonctionnalités de stratégie à une liste ou une bibliothèque.   Vous ne pouvez utiliser cette méthode que si la liste ou la bibliothèque ne prend pas en charge plusieurs types de contenu. Cette méthode de création de stratégie n’est utile que pour une stratégie bien spécifique, qui s’applique à une seule liste ou bibliothèque.

  Notes

  Pour mieux contrôler les stratégies qui sont utilisées dans une collection de sites, les administrateurs de collection de sites peuvent empêcher de définir des fonctionnalités de stratégie directement sur une bibliothèque. Lorsque la définition de fonctionnalités de stratégie sur une bibliothèque est restreinte, les concepteurs du type de contenu ne peuvent associer des stratégies de la galerie des stratégies de collections de sites qu’avec des bibliothèques.

Rapports des stratégies de gestion des informations

Pour savoir comment les stratégies sont utilisées dans chaque application Web de votre solution, vous pouvez configurer des rapports d’utilisation des stratégies de gestion des informations à l’aide de la page Administration centrale de SharePoint Server 2010. Ces rapports vous aident à contrôler la bonne utilisation des stratégies dans votre organisation. Comme les stratégies sont souvent mises en œuvre pour aider une organisation à respecter des règles particulières, un contrôle fréquent de leur utilisation peut vous aider à garantir leur bonne application.

SharePoint Server 2010 inclut un modèle de rapport de stratégie par défaut au format Feuille de calcul XML et vous pouvez créer votre propre modèle d’après le même schéma. Vous pouvez spécifier une planification pour les rapports de stratégie et vous pouvez produire des rapports manuellement.

Un rapport de stratégie est créé pour chaque collection de sites d’une application Web. Pour chaque liste et bibliothèque, un rapport contient :

• le nombre d’éléments qui utilisent chaque stratégie ;

• pour chaque stratégie utilisée, reposant sur une stratégie de collection de sites ou configurée dans un type de contenu, un résumé de cette stratégie, avec sa description et une description de chaque fonctionnalité de stratégie.

Intégration des stratégies de gestion des informations aux applications Microsoft Office System

Les stratégies de gestion des informations de SharePoint Server 2010 sont exposées dans les applications clientes Office System. Lorsque vous configurez une stratégie de gestion des informations sur le serveur, vous pouvez écrire une instruction de stratégie qui signale aux travailleurs de l’information les stratégies qui sont appliquées dans les documents. Par exemple, l’instruction de stratégie peut indiquer qu’un document va arriver à expiration au bout d’un certain temps ou qu’il contient des informations sensibles ne devant pas être communiquées en dehors de l’entreprise. Cette instruction peut même fournir un nom de contact au cas où le travailleur de l’information aurait besoin d’informations complémentaires sur la stratégie.

Les stratégies qui sont incluses dans SharePoint Server 2010 sont présentées aux travailleurs de l’information par le biais de fonctionnalités d’applications clientes Office System. Par exemple, lorsqu’une étiquette est définie dans le cadre d’une stratégie, les utilisateurs peuvent insérer des étiquettes dans les documents à partir du menu Insertion de la plupart des applications clientes Office System. Si une étiquette est requise, les utilisateurs sont avertis lorsqu’ils enregistrent des documents dans lesquels l’étiquette n’a pas été insérée. De même, les utilisateurs peuvent insérer des codes-barres à partir des applications clientes si cette fonctionnalité de stratégie fait partie de la stratégie du document.

Des fonctionnalités de stratégie personnalisées peuvent également être intégrées dans les applications clientes Office System. Toutefois, vous devez mettre en œuvre des comportements spécifiques de la stratégie, devant être disponibles à partir des applications clientes Office System, et vous devez fournir aux utilisateurs un moyen d’installer ces comportements sur leurs ordinateurs clients par le biais de mécanismes tels que des compléments afin de les rendre disponibles à partir des applications clientes Office System. Par exemple, si vous mettez en œuvre une fonctionnalité de stratégie personnalisée qui limite les imprimantes pouvant être utilisées pour imprimer un type de contenu, vous devez fournir un complément personnalisé pour les applications clientes Microsoft Office afin d’appliquer la restriction à partir de ces applications.

Fonctionnalités de stratégie disponibles dans SharePoint Server 2010

Cette section décrit les fonctionnalités de stratégie qui sont incluses dans SharePoint Server 2010.

• Expiration   La fonctionnalité de stratégie Expiration permet de supprimer ou de traiter le contenu d’une manière cohérente, qui peut faire l’objet d’un suivi et d’une gestion. Lorsqu’un élément de contenu arrive à expiration, vous pouvez spécifier qu’il soit supprimé ou qu’un flux de travail personnalisé soit exécuté. Vous pouvez définir la date d’expiration d’un contenu d’un type spécifique avec une date particulière, en fonction de colonnes de dates ou d’heures associées à la bibliothèque, à la liste ou au type de contenu, ou dans un laps de temps après une certaine activité de document (telle que sa création).

• Audit   La fonctionnalité de stratégie Audit journalise les événements et les opérations effectués sur des documents et des éléments de liste. Vous pouvez configurer cette fonctionnalité pour journaliser des événements tels que :

  • Modification d’un document ou d’un élément

  • Affichage d’un document ou d’un élément

  • Archivage ou extraction d’un document

  • Modification des autorisations d’un document ou d’un élément

  • Suppression d’un document ou d’un élément

• Étiquettes   La fonctionnalité de stratégie Étiquettes spécifie une étiquette à associer à un type de document ou d’élément de liste. Les étiquettes sont des zones de texte pouvant faire l’objet d’une recherche que SharePoint Server 2010 crée en fonction des propriétés et de la mise en forme que vous spécifiez. Par exemple, dans un cabinet d’avocats, un document juridique peut inclure une étiquette avec le nom des clients, le numéro d’incident et l’avocat affecté au dossier. Les étiquettes sont surtout utiles dans les versions imprimées des documents, car elles permettent d’indiquer des propriétés de document dans la version papier. Vous pouvez également associer une étiquette à un élément de liste et l’inclure dans les affichages de la liste.

• Code-barres   La fonctionnalité de stratégie Code-barres vous permet d’effectuer le suivi de copies physiques d’un document en créant une valeur d’identification spéciale pour ce document et en insérant une image de code-barres dans le document. Par défaut, les codes-barres sont conformes à la norme standard Code 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39) et vous pouvez connecter d’autres fournisseurs de codes-barres à l’aide du modèle objet des stratégies.

Planifier des stratégies de document

Lorsque vous planifiez les stratégies de votre solution, commencez par déterminer les besoins en matière de stratégies à l’échelle de l’organisation, puis concevez les stratégies de collection de sites répondant à ces besoins et distribuez-les afin de les inclure dans les galeries de stratégies de toutes les collections de sites pertinentes. Cela peut nécessiter la planification de fonctionnalités de stratégie personnalisées. Notez que si votre stratégie requiert des fonctionnalités et des ressources de stratégie personnalisées, ces dernières doivent être installées et activées sur toutes les batteries de serveurs où est utilisée votre solution.

Un exemple typique de ce type de stratégie est celle qui est conçue pour promouvoir les meilleures pratiques dans l’audit et la conservation des spécifications de produit dans les différents services d’une organisation. Une même stratégie de collection de sites est conçue pour être appliquée à toutes les spécifications de produit, afin d’en garantir la cohérence de l’audit et de la conservation. Une fois la stratégie de collection de sites définie et testée, elle est exportée, puis importée dans les galeries de stratégies de collection de sites des autres collections de sites où les spécifications de produit sont stockées. Elle est ensuite associée à tous les types de contenu de spécification de produit des différentes collections de sites, afin d’imposer la même stratégie à toutes les spécifications de produit.

Feuille

Utilisez la feuille suivante avec cet article pour vous aider à planifier votre déploiement :

• Feuille de stratégie (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165883&clcid=0x40C)