Vue d’ensemble de la gouvernance ? (SharePoint Server 2010)
S’applique à : SharePoint Server 2010
Dernière rubrique modifiée : 2017-01-19
Cet article présente la gouvernance comme un élément primordial à un déploiement de Microsoft SharePoint Server 2010 réussi. Il explique pourquoi l’architecture de l’information et les services informatiques sont des composants clés d’une planification de gouvernance.
Les articles de cette section insistent sur les besoins en matière de gouvernance pour les déploiements SharePoint Server 2010. Ils contiennent également des conseils généraux et des exemples sur les activités et les processus Microsoft SharePoint Server auxquels votre organisation doit envisager d’appliquer des principes de gouvernance.
Dans cet article :
À propos de la gouvernance
Éléments à régir
Personnes devant participer à l’élaboration de la gouvernance
Procédure à suivre pour implémenter la gouvernance
À propos de la gouvernance
La gouvernance est l’ensemble des stratégies, des rôles, des responsabilités et des processus qui sert à guider, orienter et contrôler la façon dont les divisions et les équipes informatiques de votre organisation collaborent pour atteindre les objectifs commerciaux. Une planification de gouvernance complète permet d’optimiser votre organisation en :
optimisant le déploiement de produits et technologies, tels que SharePoint Server 2010 ;
favorisant la protection de votre entreprise contre les atteintes à la sécurité ou la responsabilité de non-conformité ;
permettant d’optimiser le retour sur vos investissements dans les technologies, notamment en imposant des meilleures pratiques pour la gestion du contenu et l’architecture de l’information.
Éléments à régir
Chaque organisation a des besoins et poursuit des objectifs dont la singularité détermine son approche de la gouvernance. Par exemple, les grandes entreprises auront probablement besoin de plus en plus de gouvernance détaillée que les entreprises plus petites.
Un déploiement de SharePoint Server 2010 réussi nécessite les éléments ci-après.
Architecture de l’information
Le but de l’architecture de l’information est de créer un système aidant les utilisateurs à collecter, stocker, récupérer et à utiliser les informations requises pour atteindre les objectives d’entreprise. L’architecture de l’information d’un site Web détermine la façon dont les informations de ce site, ses pages, documents, listes et données Web sont organisés et présentés aux utilisateurs du site.
Une évaluation approfondie de l’architecture de l’information de votre organisation peut vous aider à identifier d’éventuelles insuffisances, telles que les suivantes :
une utilisation incohérente des métadonnées qui peut rendre difficiles la recherche et la comparaison de données ou contenu connexes ;
un stockage de contenu mal conçu et géré qui peut générer plusieurs versions de documents, sans aucun moyen d’identifier la version faisant autorité ;
un stockage de données mal catalogué et géré, qui peut amener les décideurs à examiner et utiliser des données incorrectes ;
une navigation mal conçue ou des informations mal présentées qui peuvent rendre difficile la recherche de sites et d’informations importants.
Service informatique hébergeant SharePoint Server
SharePoint Server 2010 comporte bon nombre de nouvelles fonctionnalités qui doivent être traitées avec une planification de gouvernance complète. Ces fonctionnalités sont, entre autres :
Une nouvelle architecture d’application de service, incorporée dans Microsoft SharePoint Foundation 2010, remplaçant le modèle SSP.
Améliorations de la sauvegarde et de la restauration.
Architecture mutualisée, créant un véritable environnement d’hébergement et rendant possible le partage des ressources de services entre les clients (locataires) tout en partitionnant les données basées sur les abonnements au site.
Comptes gérés qui automatisent les modifications de mots de passe.
Windows PowerShell, nouvelle interface de ligne de commande et langage de script, conçue tout spécialement pour les administrateurs système.
Sans une planification de gouvernance, la croissance rapide et incontrôlée de serveurs Web gérés individuellement et exécutant SharePoint Server peut générer des résultats non anticipés, y compris ce qui suit :
Serveurs isolés hébergeant un groupe de sites mal organisé sans index de recherche, ni une navigation ou un plan de sécurité commun. Si vous voulez prendre en charge la création de sites libre-service, vous devez disposer d’une planification englobant la disposition de contenu et l’archivage de site.
Applications d’hébergement de sites qui ne sont pas sécurisés, ce qui risque de compromettre l’intégrité de votre contenu.
Demandes de support technique pour des serveurs locaux exécutant SharePoint Server sans le savoir de l’équipe de support technique.
Les activités cruciales, telles que la conformité aux réglementations, qui peuvent être administrées de façon incohérente sur les serveurs.
Les activités de maintenance régulières, telles que la sauvegarde et la restauration des données ou l’installation des mises à jour de produits, qui peuvent ne pas être effectuées correctement en raison d’une mauvaise formation ou d’une configuration de serveur incohérente.
Changement de propriétaire du site, qui soulève des questions sur la propriété du contenu ou cause le verrouillage du site.
Étant donné que l’utilisation de SharePoint Server 2010 développe votre entreprise, votre service informatique doit implémenter un ensemble de services d’hébergement autonomes qui rend SharePoint Server 2010 disponible et établit le contrôle sur son utilisation et sa configuration.
Pour des solutions SharePoint Server 2010 efficaces et gérables, votre organisation doit envisager la gouvernance d’au moins une des zones supplémentaires suivantes :
Stratégie de personnalisation
SharePoint Server 2010 comprend des fonctionnalités personnalisables qui concernent plusieurs zones de produit, telles que les solutions décisionnelles, les formulaires, le flux de travail et la gestion de contenu d’entreprise. La personnalisation fragilise la stabilité, la maintenance et la sécurité de l’environnement SharePoint Server 2010. Pour prendre en charge la personnalisation tout en contrôlant son résultat, vous devez développer une stratégie de personnalisation qui traite les points suivants :
Outils de personnalisation approuvés. Par exemple, vous devez décider d’autoriser ou non l’usage de Microsoft SharePoint Designer 2010 et spécifier les éléments de site à personnaliser et par qui.
Méthodes pour gérer le code source, telles qu’un système de contrôle source et des normes pour documenter le code.
les normes de développement, telles que les meilleures pratiques pour le codage ;
les normes de test et de vérification ;
Méthodes d’installation et d’emballage requises. Vous devez contrôler l’usage du bac à sable, ce qui permet aux propriétaires de site d’héberger des solutions personnalisées dans un contexte partiellement fiable, de telle sorte que le reste de l’implémentation SharePoint n’est point affecté.
Types de personnalisation pris en charge. Par exemple, vous voulez autoriser l’usage des composants WebPart pour intégrer les applications Microsoft Silverlight 3 aux sites SharePoint.
Pour plus d’informations sur les processus de gestion des personnalisations, voir le livre blanc Stratégie de personnalisation des produits et technologies SharePoint (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0x40C).
Personnalisation
Si vous concevez une architecture de l’information et un ensemble de sites à utiliser au sein d’une entreprise, pensez à inclure la personnalisation de votre planification de gouvernance. Un ensemble formel de stratégies de personnalisation aide à garantir l’utilisation cohérente par les sites des graphismes, des polices, des thèmes et des autres éléments de conception appartenant à l’entreprise. Par exemple, dans SharePoint Server 2010, vous pouvez importer un thème Microsoft PowerPoint 2010 directement dans un site SharePoint, ce qui applique automatiquement le thème à tous les sous-sites.
Formation
Bien que SharePoint Server 2010 dispose d’une interface intuitive et basée sur le Web et inclue une aide en ligne, l’utilisation et surtout l’administration de sites basés sur SharePoint Server 2010 peuvent constituer un défi pour certains utilisateurs. En outre, il est possible que le jeu de stratégies de gouvernance implémenté par votre service informatique et par les autres divisions nécessite une explication. En formant correctement votre communauté d’utilisateurs, vous pouvez améliorer la satisfaction de votre implémentation SharePoint Server 2010 et réduire les coûts d’assistance.
Personnes devant participer à l’élaboration de la gouvernance
Un déploiement réussi de SharePoint Server 2010 nécessite une communication continue et un partenariat entre les responsables d’entreprise, les informaticiens et les travailleurs de l’information. Lorsque vous créez un comité de gouvernance, vous devez inclure des représentants de tous les groupes et rôles suivants, dans la mesure du possible :
Notes
Il se peut que votre organisation ne dispose pas d’un rôle équivalent ou utilise un titre différent.
Parties prenantes de la direction : Les cadres clés doivent définir les objectifs globaux du comité de gouvernance, lui accorder une autorité, puis régulièrement évaluer la réussite des méthodes et des stratégies implémentées.
Parties prenantes financières : les cadres financiers doivent s’assurer que les règles et les processus de gouvernance permettent d’augmenter le retour sur investissement de l’entreprise dans les produits et technologies SharePoint.
Responsables informatiques : les responsables informatiques doivent étoffer leurs offres de services et déterminer la procédure à suivre pour honorer leurs responsabilités (par exemple, améliorer la sécurisation et le maintien de la fiabilité), tout en prenant en charge les fonctionnalités requises par les équipes de l’entreprise.
Responsables de division : les responsables de division représentent les équipes qui effectuent le travail principal de l’entreprise et dirigent les besoins architecturaux et fonctionnels du déploiement SharePoint Server 2010. Ils doivent travailler avec les architectes de l’information pour déterminer l’architecture de l’information de l’entreprise et les normes de taxonomie organisationnelles. Les responsables de division doivent également travailler avec les responsables informatiques pour créer des accords de niveau de service et autres stratégies d’assistance.
Architectes de l’information ou taxonomistes : les membres de ces groupes possèdent une grande expérience de la planification et de la conception de systèmes d’information et de taxonomie. En fonction de leur analyse des besoins d’information du public, ils développent des planifications qui prennent en charge les objectives organisationnelles et définissent l’architecture de site, ainsi que la navigation.
Agents préposés aux règlements : la gouvernance consiste à veiller à ce qu’une entreprise respecte les dispositions réglementaires et juridiques, et gère ses connaissances. Si votre entreprise possède des rôles chargés de la conformité ou de la veille juridique, incluez des représentants de ces disciplines dans votre comité de gouvernance.
Responsables de développement : les responsables de l’organisation du développement des logiciels doivent faciliter la détermination des outils de personnalisation à approuver, du mode de vérification de la sécurité du code et d’autres meilleures pratiques liées au code.
Travailleurs de l’information : les membres de votre organisation qui effectuent le travail quotidien doivent aider à garantir que l’architecture de l’information et les services SharePoint Server 2010 satisfont les besoins.
Formateurs : les experts de la formation doivent être responsables du développement d’un plan de formation et de la mise en œuvre de toutes les formations appropriées.
Procédure à suivre pour implémenter la gouvernance
Une planification de gouvernance efficace anticipe les besoins et les objectifs des divisions et des équipes informatiques de votre organisation. Chaque entreprise étant unique, vous devez déterminer le meilleur moyen d’implémenter une planification de gouvernance adaptée à votre environnement.
Examinez les étapes suggérées ci-après d’une implémentation de gouvernance pour votre organisation :
Déterminez les principes et buts initiaux.
Le comité de gouvernance doit développer une vision, des stratégies et des normes de gouvernance pouvant être mesurées afin de respecter la conformité et de quantifier le profit pour l’entreprise. Par exemple, la planification doit identifier les exigences de livraison de service pour les aspects professionnels et techniques du déploiement SharePoint Server 2010.
Classifiez les informations et le contenu de l’entreprise.
Organisez vos informations selon une taxonomie existante ou créez une taxonomie personnalisée qui inclut tout le contenu nécessaire pour prendre en charge votre solution métier. Une fois vos informations organisées, concevez une architecture de l’information pour gérer le contenu de votre entreprise. Ensuite, déterminez les services informatiques les plus appropriés pour prendre en charge l’architecture de l’information.
Développez une stratégie de l’éducation.
Le facteur humain, après la planification de la gouvernance, est l’ingrédient le plus important du succès ou de l’échec d’un déploiement SharePoint Server 2010. Une planification de formation intensive doit indiquer comment utiliser SharePoint Server 2010 selon les normes et les pratiques implémentées et expliquer pourquoi ces normes et pratiques sont importantes. La planification doit englober les types de formation requis pour des groupes d’utilisateurs spécifiques et décrire les outils de formation appropriés. Par exemple, le service informatique pourrait maintenir une page de questions fréquemment posées (FAQ) relative à ses offres de service SharePoint Server 2010 ou votre division commerciale pourrait fournir une formation en ligne montrant comment définir et utiliser un nouveau processus de gestion de document.
Développez une planification continue.
Une gouvernance réussie est un processus répétitif. Le comité de gouvernance doit se réunir régulièrement pour discuter de l’incorporation de nouvelles exigences dans la planification de la gouvernance, réévaluer et ajuster les principes de la gouvernance ou résoudre des conflits entre les divisions commerciales et les ressources informatiques. Le comité doit fournir des rapports réguliers à ses sponsors exécutifs pour promouvoir la crédibilité et appliquer la conformité au sein de l’entreprise. Notez qu’en dépit de sa complexité, ce processus a pour objectif d’augmenter le retour sur vos investissements dans SharePoint Server 2010, tirer pleinement parti de l’utilité de votre solution SharePoint Server 2010 et d’améliorer la productivité de votre entreprise.