Limites des stratégies de rétention et stratégies d’étiquettes de rétention

Guide de sécurité et conformité pour les licences Microsoft 365.

Lorsque vous utilisez les stratégies de rétention et stratégies d’étiquette de rétention pour conserver ou supprimer automatiquement des données pour votre organisation, vous devez prendre connaissance de certains nombres maximum.

Nombre maximal d’étiquettes de rétention par client

Un maximum de 1 000 étiquettes de rétention sont supportés par client.

Nombre maximal de stratégies par client

Un client unique peut avoir un maximum de 10 000 stratégies (n’importe quelle configuration). Ce nombre maximal inclut les différentes stratégies de rétention et d’autres stratégies de conformité, telles que les stratégies pour DLP, les obstacles à l’information, les conservations eDiscovery, les conservations In-Place et les étiquettes de confidentialité. Toutefois, cette valeur maximale exclut :

• Stratégies d’étiquetage automatique pour SharePoint et OneDrive, sauf s’il s’agit de pièces jointes cloud.
• Les stratégies d’étiquette SharePoint et OneDrive qui ne font que supprimer, plutôt que de les conserver ou de les conserver, puis les supprimer.
• Exchange stratégies de rétention à partir de la gestion des enregistrements de messagerie (MRM).
• Les litiges sont en attente.

Dans cette limite de 10 000 stratégies, il existe également des limites sur le nombre maximal de stratégies de rétention par charge de travail :

• Exchange (n’importe quelle configuration) : 1 800
  • Par boîte aux lettres : 25 est la valeur maximale recommandée avant que les performances ne soient touchées . 50 est la limite prise en charge.
• SharePoint ou OneDrive : (tous les sites sont inclus automatiquement) : 13
• SharePoint ou OneDrive (emplacements spécifiques inclus ou exclus) : 2 600

Bien que les stratégies de rétention pour Microsoft Teams et Viva Engage utilisent des boîtes aux lettres pour stocker des données à des fins de rétention, le nombre maximal de stratégies pour Exchange Online exclure les stratégies de rétention pour Teams et Viva Engage.

Nombre maximal d’éléments par stratégie

Pour connaître les limites maximales des étendues de stratégie adaptative, consultez Étendues de stratégie adaptative.

Si vous utilisez des étendues statiques et la configuration optionnelle pour inclure ou exclure des utilisateurs spécifiques, des groupes Microsoft 365 spécifiques ou des sites spécifiques, il y a certaines limites par stratégie à connaître.

Nombre maximal d’éléments par stratégie pour la rétention :

• Les boîtes aux lettres Exchange : 1 000
• Groupes Microsoft 365 : 1 000
• Messages du canal Teams : 1 000
• Conversations Teams et messages d’interactions Copilot : 1 000
• Viva Engage messages de la communauté : 1 000
• Viva Engage messages utilisateur : 1 000
• Sites SharePoint : 100
• Comptes OneDrive : 100

Skype Entreprise doit être étendu à des utilisateurs spécifiques et le nombre maximal pris en charge par stratégie est de 1 000.

Ces limitations s'appliquent à chaque police, donc si vous devez utiliser des inclusions ou des exclusions spécifiques qui entraînent un dépassement de ces chiffres, vous pouvez créer des politiques de rétention supplémentaires qui ont les mêmes paramètres de rétention. Voir la section suivante pour quelquesexemples de scénarios et de solutions qui utilisent plusieurs politiques de rétention pour cette raison.

Les stratégies de rétention multiples entraînent des frais administratifs plus élevés. Il faut donc toujours se demander si vous avez vraiment besoin d'inclusions et d'exclusions. Envisagez d’utiliser des étendues adaptatives plutôt que de créer et de gérer plusieurs stratégies avec des inclut et des exclusions.

Exemples d’utilisation de plusieurs stratégies pour éviter le dépassement des nombres maximum

Les exemples suivants concernent des étendues statiques et fournissent quelques solutions de conception lorsque vous ne pouvez pas spécifier uniquement l'emplacement d'une politique de conservation et que vous devez prendre en compte le nombre maximum d'éléments documentés dans la section précédente.

Exemple d'échange :

• Exigence : dans une organisation qui compte plus de 40 000 boîtes aux lettres, la plupart des utilisateurs doivent conserver leur courrier électronique pendant sept ans, mais un sous-ensemble d'utilisateurs identifiés (425) ne doivent conserver leur courrier électronique que pendant cinq ans.

• Solution : Créer une politique de conservation pour le courrier électronique d'échange avec une période de conservation de 7 ans et exclure le sous-ensemble des utilisateurs. Ensuite, créez une deuxième politique de conservation pour le courrier électronique d 'echange avec une période de conservation de 5 ans et incluez le sous-ensemble des utilisateurs.

  Le nombre inclus et exclu (425 dans les deux cas) est inférieur au nombre maximal (1 000) de boîtes aux lettres spécifiées pour une stratégie unique. Le sous-ensemble d’utilisateurs doit être explicitement exclu de la première stratégie, car il a une période de rétention plus longue que la deuxième stratégie. Si le sous-ensemble d'utilisateurs nécessitait une politique de conservation plus longue, vous n'auriez pas besoin de les exclure de la première stratégie.

  Avec cette solution, si une nouvelle personne rejoint l'organisation, sa boîte aux lettres est automatiquement incluse dans la première politique pendant 7 ans et il n'y a aucun impact sur le nombre maximum de personnes prises en charge. Cependant, les nouveaux utilisateurs qui ont besoin de la période de conservation de 5 ans s'ajoutent aux numéros d'inclusion et d'exclusion, et cette limite serait atteinte à 1 000.

Exemple de SharePoint :

• Exigence : une organisation possède plusieurs milliers de sites SharePoint, mais seuls 2 000 sites nécessitent une période de conservation de dix ans, et 8 000 sites nécessitent une période de conservation de quatre ans.

• Solution:Créer 20 politiques de conservation pour SharePoint avec une période de conservation de 10 ans qui inclut 100 sites spécifiques, et créer 80 politiques de conservation pour SharePoint avec une période de conservation de 4 ans qui inclut 100 sites spécifiques.

  Comme il n'est pas nécessaire de conserver tous les sites SharePoint, vous devez créer des politiques de conservation qui spécifient les sites spécifiques. Comme une stratégie de conservation ne prend pas en charge plus de 100 sites spécifiques, vous devez créer plusieurs stratégies pour les deux périodes de conservation. Ces stratégies de rétention ont le nombre maximal de sites inclus, de sorte que le nouveau site suivant qui doit être conservé nécessite une nouvelle stratégie de rétention, quelle que soit la période de rétention.

Nombres maximum pour la révision de destruction

Pour la destruction de contenu, il existe des limites à prendre en compte :

• Nombres maximum par client :

  • 16 000 000 éléments dans l’un des états de révision avant destruction suivants : destruction en attente ou destruction approuvée
  • 16 000 000 éléments marqués comme enregistrements automatiquement détruits (aucune révision avant destruction)

• Nombre maximal de réviseurs de destruction :

  • 10 réviseurs par étape de destruction dans n’importe quelle combinaison d’utilisateurs individuels et de groupes de sécurité à extension messagerie
  • 200 réviseurs par locataire dans n’importe quelle combinaison d’utilisateurs individuels et de groupes de sécurité à extension messagerie. En raison de cette limite, nous vous recommandons d’utiliser des groupes de sécurité à extension messagerie dans la mesure du possible pour les grandes organisations.

• Preuve de destruction jusqu’à 7 ans après la destruction de l’article.