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Nettoyage de classe/groupe de sections

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Dans le cadre de la préparation de votre transition de l’année scolaire, nous vous recommandons d’effectuer des actions de nettoyage de classe/section avant de commencer votre transition.

Actuellement, le processus de nettoyage de groupe ne supprime pas les étudiants des classes sélectionnées. Si vous devez supprimer des étudiants de certaines classes en bloc, contactez pour obtenir de l’aide.

Conseil

Cette option peut également être utilisée pour cibler les classes qui peuvent nécessiter un archivage ou expirent en dehors du processus normal. Par exemple, lors de la transition du semestre d’automne au semestre de printemps.

Étape 1 : Générer un rapport d’utilisation de section

  • Accédez à Personnes dans la zone de navigation. Une fois la page chargée, sélectionnez l’onglet Appartenance. Capture d’écran montrant Personnes page avec appartenances sélectionnée.

  • Vous voyez deux options disponibles en haut de l’onglet : Rapport de groupe et Nettoyage de groupe.

  • Sélectionnez Rapport de groupe pour ouvrir un menu volant. Vous voyez une brève description de ce qu’est le rapport et une option pour Générer un nouveau rapport. Capture d’écran montrant le panneau volant du rapport de groupe.

  • Choisissez Générer un nouveau rapport pour créer un rapport de groupe. Capture d’écran montrant le rapport de groupe en cours de génération.

    Conseil

    Le menu volant ne s’actualise PAS une fois la génération du rapport terminée. Comme la génération d’un rapport prend du temps, nous vous recommandons de cliquer sur Fermer ou sur le X et de revenir ultérieurement. Vous pouvez continuer à case activée si le rapport est disponible en revenant au même emplacement.

  • Lorsque le rapport est prêt, il apparaît dans le menu volant lorsque vous revenez. Vous voyez une date de création et une option de téléchargement du rapport. Capture d’écran montrant le rapport de groupe prêt pour le téléchargement.

  • Sélectionnez la flèche en regard du rapport pour télécharger le fichier sur votre ordinateur local. NE RENOMMEZ PAS le fichier. Assurez-vous qu’il indique toujours « sectionusage.csv ».

Étape 2 : Modifier le rapport

Avertissement

Une fois que vous avez téléchargé une copie du rapport, veillez à modifier le contenu du fichier pour SUPPRIMER toutes les classes que vous souhaitez conserver. Si vous ne supprimez aucune classe et passez simplement par l’étape 3 pour charger le rapport, il nettoie toutes les classes répertoriées trouvées dans le rapport chargé.

  • Ouvrez le rapport qui a été téléchargé appelé sectionusage.csv Capture d’écran montrant le rapport d’utilisation de section ouverte dans Excel.
  • Passez en revue et mettez en surbrillance toutes les classes que vous ne souhaitez pas nettoyer et supprimez-les du fichier de rapport. Capture d’écran montrant les lignes de rapport d’utilisation de section sélectionnées dans Excel.
    • Si vous utilisez Excel, cliquez avec le bouton droit sur le numéro d’une des lignes en surbrillance et sélectionnez Supprimer pour supprimer les lignes.
    • Si vous utilisez un autre utilitaire pour modifier le fichier de rapport, vous DEVEZ vous assurer qu’il n’y a pas de lignes vides/vides après la suppression. Le fait d’avoir des lignes vides provoque une erreur lors de la tentative de vérification du fichier dans le cadre de l’étape 3.
  • Enregistrez le fichier et vérifiez que le nom est « sectionusage.csv » et au format CSV. Si le nom ou le format est incorrect, le fichier ne sera pas accepté comme fichier valide pour exécuter le nettoyage. Capture d’écran montrant le rapport d’utilisation de section modifiée dans Excel.

Étape 3 : Charger et sélectionner les options de nettoyage

  • Revenez à Personnes et à l’onglet Appartenances. Capture d’écran montrant Personnes page avec appartenances sélectionnée pour le nettoyage.

  • Sélectionnez Nettoyage de groupe pour ouvrir le menu volant. Capture d’écran montrant le panneau volant de nettoyage de groupe.

  • Sélectionnez Sélectionner le rapport de groupe , accédez à l’emplacement, puis sélectionnez le fichier « sectionusage.csv » que vous souhaitez charger. Capture d’écran montrant la recherche de la sélection de fichiers pour sectionusage.csv fichier de rapport.

  • Sélectionnez Charger le rapport de groupe pour charger le rapport de groupe sélectionné. Capture d’écran montrant le bouton Charger le rapport de groupe. Capture d’écran montrant la progression du chargement.

  • Ensuite, vous devez sélectionner les options de nettoyage. Capture d’écran montrant les options de nettoyage pour la sélection.

    • Marquer l’expiration du groupe : cette option met à jour la valeur de l’attribut SISID sur le groupe et renommez le groupe en y ajoutant « EXT » + mois et année en cours.
    • Groupe d’archivage : l’archivage du groupe les rend en lecture seule, de sorte qu’aucune nouvelle conversation ou donnée ne peut être partagée. Le groupe archive les envoie également à un dossier de classes archivé spécifique dans Teams afin qu’il ne confonde pas l’utilisateur avec ses classes actuelles.

    Capture d’écran montrant les options de nettoyage sélectionnées.

  • Après avoir effectué vos sélections pour les options de nettoyage, sélectionnez Exécuter le nettoyage. Capture d’écran montrant le traitement du nettoyage.

  • Fermez le menu volant et case activée plus tard pour voir comment le nettoyage s’est passé. Capture d’écran montrant le processus de nettoyage terminé.