Intégrer de nouveaux employés dans votre organisation

Faites de l'intégration des nouveaux employés (parfois appelée NEO) une expérience formidable en favorisant un environnement de travail hybride tout-en-un où les nouveaux employés peuvent trouver des ressources importantes, rencontrer des personnes dans leur organisation et se préparer à réussir dans leur nouveau rôle.

Lorsque vous entrez dans une nouvelle organisation, savoir où se trouvent les ressources, à qui accéder pour obtenir de l’aide et comment trouver des supports de formation dans un environnement organisé et personnalisé permet aux nouveaux employés de naviguer efficacement dans votre organisation. Cet article vous guide sur la création d’un environnement d’intégration accueillant pour les nouveaux employés à l’aide des outils de travail modernes de Microsoft.

Créer une expérience d’intégration virtuelle en :

• Planification et implémentation d’une expérience de bout en bout basée sur les outils, les ressources et les initiatives de votre organisation
• Hébergement d’un événement d’accueil virtuel pour partager des ressources et présenter les nouveautés de l’intégration
• Utilisation d'un modèle de site SharePoint pour fournir une base d'accueil aux nouveaux membres de l'équipe
• Création d’une liste de contrôle d’intégration personnalisée à l’aide du modèle de liste de liste de vérification d’intégration
• Organisation d’une expérience de formation pour les nouveaux membres de l’équipe à l’aide de Viva Learning
  

Vue d’ensemble de la création d’une expérience d’intégration

Icône	Phase	Tâches
	Planifier	- Étendre votre public - Mapper l’expérience d’intégration des employés - Passer en revue les outils d’intégration Microsoft 365 - Envisagez de créer une communauté de support pour les employés dans Viva Engage
	Build	- Envisagez d’utiliser un événement en direct pour accueillir et orienter les nouveaux membres de l’équipe - Inclure des partenaires comme les gestionnaires d’embauche, les propriétaires d’entreprise et les ressources humaines dans le processus de planification - Avoir un plan pour gérer le contenu NEO au fil du temps - Créer un site d’intégration à l’aide du modèle d’intégration Nouvel employé - Personnaliser un modèle de liste de contrôle d’intégration dans Listes Microsoft 365 - Préparer une enquête pour demander des commentaires à la fin de l’intégration
	Lancement	- Envoyez des invitations, des instructions et des ressources à l’aide de Courrier Outlook et Calender. - Collecter des insights à partir de chaque plateforme utilisée pour mesurer les performances globales du processus d’intégration des employés - Utilisez les commentaires pour informer la prochaine session d’intégration.

Planifier l’expérience d’intégration

Étape 1 : Étendre votre public et vos objectifs	Étape 2 : Mapper l’expérience d’intégration	Étape 3 : Examiner les outils de Microsoft 365
- Déterminez les besoins et la taille de votre public. - Définir les livrables et les résultats souhaités de l’expérience d’intégration - Établir la tonalité et la messagerie	- Établir et intégrer la chronologie - Définir les tâches d’intégration à effectuer - Hiérarchiser les tâches d’intégration - Organiser les supports d’apprentissage - Demander fréquemment des commentaires	: choisissez les outils d’intégration qui répondent le mieux à vos besoins.

Considérations sur la planification :

• Même avant le premier jour de travail d’un nouvel employé, il aura besoin d’informations sur NEO avant l’événement lui-même. Envisagez un site SharePoint pré-intégré qui peut aider les nouveaux employés à rassembler les documents appropriés et à se préparer à l’événement NEO dès qu’ils signent leur lettre d’offre.
• Certains nouveaux employés ne peuvent pas assister à l’événement NEO en personne. Déterminez s’il est préférable de pré-enregistrer un événement qui peut être montré à des personnes qui ne peuvent pas participer en personne ou si vous pouvez diffuser en direct l’événement en personne et que les nouveaux employés distants peuvent participer en ligne.
• Quelle que soit la présence de l’événement NEO en personne ou à distance, l’audience NEO doit accéder aux mêmes ressources sur les appareils de bureau et mobiles.

Étape 1 : commencez par déterminer votre profil et votre taille d’audience

Les nouveaux employés auront différents parcours, rôles et expérience professionnelle. Certains nouveaux employés peuvent assister à un événement en personne, tandis que d’autres peuvent uniquement participer à distance. Certains outils et ressources doivent être accessibles à partir d’un appareil mobile. Les mêmes ressources doivent être disponibles, quelle que soit la nouvelle méthode d’orientation des employés.

La taille de votre groupe d’intégration détermine les plateformes et les ressources que vous utilisez. En savoir plus sur la définition de votre profil d'audience et la taille de votre audience.

Groupes de 1 à 19	Groupes de 20 ou plus
Office (PowerPoint, word) SharePoint Équipes Viva Learning Viva Connections Espaces SharePoint	Office (PowerPoint, word) SharePoint Équipes Viva Learning Viva Connections Espaces SharePoint Viva Engage

Définir le résultat souhaité et le contenu de priorité

Passez du temps à définir à quoi ressemble le succès lorsque l'orientation est terminée. Dans de nombreuses organisations, l’intégration se produit pour plusieurs parties de l’entreprise. Envisagez d’offrir une structure d’intégration qui permet au nouvel employé de se familiariser avec les organization et l’équipe avec laquelle il travaillera. Envisagez de configurer des modules qui guident les employés tout au long de l’intégration et leur indiquent leur progression.

Prenez en compte la tonalité et la messagerie pour votre processus d’intégration

Faites en sorte que les nouveaux employés se sentent les bienvenus et heureux de rejoindre votre organisation. Utilisez PowerPoint pour préparer un message bien conçu qui répertorie les différents avantages et ressources dont vos nouveaux employés peuvent tirer parti en tant que membres de votre organisation. Présentez-les à la culture de votre entreprise en présentant l’historique de votre entreprise, des faits amusants et bien plus encore.

Étape 2 : Mapper l’expérience d’intégration idéale des employés

Du début à l’orientation jusqu’au premier jour du travail, le parcours du nouvel employé a un impact considérable sur la réussite de cet employé. Assurez-vous que le nouvel employé dispose des meilleurs outils pour commencer en mappant l’expérience d’intégration du nouvel employé.

R : Établir une chronologie d’intégration

Déterminez la durée du processus d'intégration en fonction du rôle et du niveau d'expérience professionnelle. Pensez à la fréquence à laquelle les nouveaux membres de l'équipe devraient suivre des cours de formation et assister à des événements qui les mettent en contact avec la direction et le reste de l'organisation.

B. Porter et définir le contenu et les tâches les plus importants

Créez des livrables qui vous informent que chaque employé a obtenu une compétence complète dans un sujet spécifique qui est important pour le travail. Il peut s’agir de découvrir l’entreprise elle-même, des outils spécifiques, les attentes de l’organisation, etc.

C. Collecter, hiérarchiser, et organiser les ressources et le contenu

Lorsque vous entrez dans un nouvel environnement, la compréhension de l’ordre dans lequel les livrables doivent être effectués peut être une incertitude pour les nouveaux employés. Aidez-les à hiérarchiser les livrables d’intégration en les plaçant de manière à indiquer la priorité. Cela peut être aussi simple que de les écrire pour eux ou d’intégrer Listes Microsoft. Découvrez comment utiliser Listes Microsoft pour aider les employés à intégrer.

D. Créer une expérience de formation personnalisée

Quels supports d’apprentissage sont nécessaires pour aider le nouvel employé à réussir ? Organisez des modules d’apprentissage pour chaque employé afin de l’orienter sur les besoins de l’organisation, les besoins de l’équipe et les outils qu’il va utiliser quotidiennement. En savoir plus sur l’utilisation de Viva Learning.

E. Obtenir des commentaires en cours de route

L’objectif de chaque processus d’intégration est de s’assurer que chaque nouvel employé se sent entièrement équipé pour réussir son nouveau travail. Recevoir des commentaires authentiques une fois que les employés ont terminé le processus d’intégration est le meilleur moyen de combler les lacunes et d’améliorer l’intégration pour les employés entrants. Découvrez ce qui a fonctionné et ce qui pourrait utiliser l’amélioration en créant des enquêtes simples et réfléchies. En savoir plus sur obtenir des commentaires à l’aide de Microsoft Forms.

Étape 3 : examiner les outils d’intégration Microsoft 365

Une bonne option consiste à utiliser les réunions en direct, les événements en direct et les fonctionnalités de conversation Teams pour accueillir de nouveaux employés et offrir une expérience attrayante pour ceux qui peuvent participer en personne et à distance. Diriger les utilisateurs vers des informations et des contacts sur un site de communication SharePoint. Envisagez d’utiliser un canal NEO Viva Engage où les nouvelles personnes peuvent poser des questions et obtenir des réponses. Vous pouvez même envisager d’utiliser des espaces SharePoint pour des formations virtuelles ou des visites guidées d’installations. Ensuite, rassemblez-les à l’aide de Viva Connections, qui intègre le contenu SharePoint dans Microsoft Teams.

• Réunion Microsoft Teams : les réunions dans Teams incluent l’audio, la vidéo et le partage d’écran, et sont très bonnes pour communiquer avec des groupes de moins de 300 personnes. Les équipes peuvent être utilisées pour les réunions qui se produisent en personne, à distance ou une combinaison des deux. En outre, la réunion peut être enregistrée et partagée avec les nouveaux employés qui n’ont pas pu participer à la réunion.

• Site de communication SharePoint : créez un site de communication SharePoint à l’aide du Modèle de site d’intégration d’un nouvel employé. Utilisez le site pour diriger les nouveaux employés vers des ressources, des contacts et des conversations pertinents dans les communautés Viva Engage nouveaux employés.

• canal Viva Engage : créez un canal Viva Engage uniquement pour les nouveaux employés. Choisissez de créer un canal NEO pour l’ensemble de l’organisation ou de la région, ou de créer des canaux pour chaque nouveau groupe de nouveaux employés. Ensuite, utilisez le composant WebPart Viva Engage sur le site SharePoint NEO pour intégrer la conversation à d’autres ressources et contacts.

• Microsoft Viva : les modules Viva sont des expériences personnalisées des employés qui s’affichent sous forme d’applications dans Microsoft Teams. Utilisez Viva Connections pour regrouper les ressources et les outils d’intégration au même endroit. Le contenu de l’expérience Viva Connections peut être ciblé sur des publics spécifiques. Utilisez Viva Learning pour organiser des modules d’apprentissage pour chaque employé afin de l’orienter sur les besoins de l’organisation, les besoins de l’équipe et les outils qu’il utilisera quotidiennement.

• Espaces SharePoint – Utilisez les espaces SharePoint pour créer une plateforme immersive qui permet aux nouveaux employés de faire une visite virtuelle du campus.

Créer l’expérience d’intégration des nouveaux employés

Développez pour l’expérience d’intégration des employés une plateforme à la fois. Les outils répertoriés ici peuvent être connectés les uns aux autres pour fournir un parcours d’intégration complet et connecté pour le nouvel employé.

Créer un site d’intégration à l’aide de SharePoint

Créez un site de communication interne qui fait office de domicile pour les nouveaux employés. Ce site doit disposer des ressources, des livrables et des informations de l’entreprise de manière organisée. Ce site doit également contenir les informations les plus récentes pour garantir la réussite du nouvel employé. Essayez d’organiser les éléments d’action sur ce site d’une manière qui signale la priorité. Répertoriez les éléments qui doivent être terminés en premier en haut. Cela aide les employés à organiser leur travail d’intégration au mieux de leurs capacités et donne à chaque nouvel employé le même point de départ.

Microsoft propose un nouveau modèle de site de communication SharePoint d’intégration d’employés personnalisable qui peut vous aider à démarrer. Démarrage avec des Modèles de site SharePoint

Utiliser des réunions en direct pour administrer l’orientation d’un employé virtuel

Avec l’inversion du travail virtuel, il est toujours important de rencontrer d’autres personnes de l’organisation pour s’assurer que les employés peuvent communiquer avec les dirigeants, les pairs et poser des questions de premier plan. Utilisez Microsoft Teams pour administrer l’orientation des employés virtuels.

Rendez cet événement en direct amusant et attrayant en donnant aux employés la possibilité de communiquer les uns avec les autres dans la boîte de conversation Teams ou d’autoriser les employés à poser des questions sur la caméra ou via les questions et réponses modérées dans les événements en direct Teams. En savoir plus sur les Événements en direct Teams.

Offrir aux employés une visite guidée du campus à l’aide de SharePoint Spaces

SharePoint Spaces est un outil qui fournit des expériences en ligne immersives à l’aide de composants WebPart 2D et 3D. Guidez les nouveaux employés à travers une visite guidée virtuelle à 360 degrés du campus. Incorporez des liens utiles et des composants WebPart qui fournissent des informations importantes et aident l’employé à effectuer les tâches d’intégration. En savoir plus sur Espaces SharePoint.

Aider le nouvel employé à hiérarchiser les livrables avec Listes Microsoft

Lorsque vous entrez dans un nouvel environnement, il est important de comprendre l'ordre dans lequel les tâches d'intégration doivent être effectuées. Aidez-les à hiérarchiser les livrables d’intégration en les plaçant de manière à indiquer la priorité. Envisagez d'utiliser des Listes Microsoft et des Modèles de liste et lesajouter sous forme d'onglets dans le canal Teams des nouveaux employés pour un accès facile. Vous pouvez également intégrer la liste au site d’intégration du nouvel SharePoint à l’aide du Composant webpart de liste.

Utiliser Viva Connections et l’intégrer à d’autres expériences Microsoft Viva

Aidez les nouveaux employés à s’orienter en leur fournissant régulièrement les informations, ressources et mises à jour les plus importantes de l’entreprise. Viva Connections est une plateforme numérique basée sur les fonctionnalités existantes de Microsoft 365 qui permet aux organisations de personnaliser les expériences des employés et d’accéder aux informations les plus importantes, les outils et ressources les plus utilisés sur les appareils de bureau et mobiles. En savoir plus sur la création d’expériences d’intégration à l’aide de Microsoft Viva.

Intégrer plusieurs modules Viva pour créer une expérience d’intégration enrichie

Dans l’image ci-dessus, Viva Connections est utilisé pour afficher des cartes qui s’intègrent à d’autres expériences Viva. Créez un carte lié à Viva Insights pour aider les nouveaux membres de l’équipe à comprendre comment passer du temps de manière productive et aider les responsables à fournir de meilleures instructions sur la gestion du temps. Apprenez-en davantage sur Viva Insights et comment il contribue à protéger et à organiser l’équilibre entre travail et vie privée.

Un carte distinct s’intègre à Topics, ce qui permet de résoudre un problème métier clé dans de nombreuses entreprises, en fournissant les informations aux utilisateurs quand ils en ont besoin. Par exemple, les nouveaux employés doivent apprendre rapidement de nombreuses nouvelles informations et rencontrer des termes qu’ils ne connaissent pas lorsqu’ils lisent les informations de l’entreprise. En savoir plus sur la façon dont Topics peuvent vous aider à gérer les connaissances.

Viva Learning est une application pour Microsoft Teams qui permet aux utilisateurs de découvrir, de recommander et d’accéder à des modules d’apprentissage à partir de différentes plateformes pour aider les utilisateurs à acquérir des connaissances dans un domaine spécifique. Viva Learning extrait le contenu de LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Microsoft 365 Training et d’autres partenaires. Utilisez Viva Learning pour organiser des modules d’apprentissage pour chaque employé afin de l’orienter sur les besoins de l’organisation, les besoins de l’équipe et les outils qu’il utilisera quotidiennement.

Dans Viva Learning, les responsables d’un organization ou d’une équipe peuvent attribuer un apprentissage et suivre la progression d’apprentissage de chaque module. La vue d’accueil Viva Learning regroupe une variété d’informations, notamment le contenu attribué à partir des systèmes de gestion de l’apprentissage, les apprentissages recommandés, le contenu tendance et les bibliothèques de contenu du fournisseur d’apprentissage. En savoir plus sur Viva Learning.

En savoir plus sur les modules Viva :

Créer des communautés virtuelles pour les nouveaux employés dans Viva Engage

Donnez aux nouveaux employés la possibilité de se connecter les uns aux autres et de créer une communauté virtuelle de soutien dans Viva Engage. Viva Engage est une plateforme qui connecte les dirigeants, les communicateurs et les employés pour créer des communautés, partager des connaissances et s’impliquer dans l’ensemble du organization. Viva Engage vous permet de configurer une communauté spécifiquement pour les nouveaux employés au sein de la plateforme organisationnelle.

Naturellement, les employés rencontrent des informations à différents moments dans leur processus d’intégration. La création d’un espace dans lequel les nouveaux employés peuvent créer une communauté pour eux-mêmes leur donne la possibilité de partager des informations à mesure qu’ils la rencontrent. Dans cet espace virtuel, les nouveaux employés peuvent partager des ressources, partager des idées et apprendre à se connaître. Il leur permet également de créer des relations internes qui peuvent durer tout au long de leur carrière. En savoir plus sur la création de communautés dans Viva Engage.

Demander des commentaires à l’aide de Microsoft Forms

La meilleure façon d’améliorer l’expérience d’intégration des nouveaux employés consiste à demander des commentaires. Comprenez ce qui a fonctionné le mieux et ce qui pourrait utiliser l’amélioration en demandant des commentaires une fois tous les livrables terminés par les nouveaux employés.

Utilisez les formulaires Microsoft pour créer de courtes enquêtes qui répondent aux questions susceptibles d’informer l’expérience d’intégration à l’avenir. En savoir plus sur Microsoft Forms.

Lancer l’expérience d’intégration du nouvel employé

Utilisez Outlook pour inviter tous les nouveaux employés à s’orienter. Dans cet e-mail, posez toutes les ressources en commençant par la page d’accueil Viva Connections qui contient des liens vers le site SharePoint Nouvel employé, le billet d’événement de réunion en direct orientation nouvel employé, les objectifs d’apprentissage et bien plus encore. Veillez à inclure les informations nécessaires et les contacts directs importants.

Recueillez des insights à partir de chaque plateforme tout au long du processus. Utilisez ces informations pour informer les responsables, les responsables d’équipe et d’autres parties prenantes. Recherchez des insights tels que la présence aux événements en direct, la portée du public, le trafic du site, etc. Utilisez les commentaires collectés à partir de chaque cycle d’intégration pour informer le prochain cycle d’intégration.

Ressources complémentaires

Passer en Microsoft 365 méthodes et outils de communication

Vue d’ensemble des communications d’entreprise

Utiliser le modèle de site d'intégration des nouveaux employés SharePoint