Rechercher, afficher et gérer les rapports (Générateur de rapports et SSRS)

Le Générateur de rapports vous permet de parcourir les dossiers d’un serveur de rapports ou site SharePoint pour y rechercher des rapports paginés, des sources de données partagées, des modèles et d’autres éléments de rapport connexes. Vous pouvez également parcourir votre ordinateur pour rechercher les rapports locaux. Pour faciliter la recherche de rapports, le Générateur de rapports gère une liste de serveurs et sites récemment utilisés, et fournit l'accès direct aux dossiers Bureau, Mes documents et Poste de travail dans le système de fichiers de votre ordinateur.

Dans le Concepteur de rapports, vous pouvez également parcourir votre ordinateur pour rechercher les rapports paginés locaux. Après avoir déployé des rapports sur un serveur de rapports ou un site SharePoint, vous pouvez parcourir le serveur de rapports à l'aide du portail web ou rechercher des rapports sur le site SharePoint. Les rapports et les éléments connexes restent disponibles localement après leur déploiement.

Pour rechercher un rapport sur un serveur de rapports ou sur le site SharePoint à partir du Générateur de rapports, vous devez fournir l'URL vers le serveur de rapports ou le site SharePoint. Lorsque vous installez le Générateur de rapports pour la première fois, vous pouvez spécifier l’URL à utiliser. Cet URL est le serveur ou le site auquel le Générateur de rapports se connecte par défaut lorsque vous enregistrez ou ouvrez des rapports.

Vous pouvez prévisualiser les rapports dans Report Builder et Report Designer lorsque vous créez ou mettez à jour des rapports. Vous pouvez également consulter et gérer des rapports sur un serveur de rapports. Vous pouvez les gérer à l’aide du portail web ou sur un site SharePoint intégré à Reporting Services. Pour plus d’informations, consultez Aperçu des rapports dans le Générateur de rapports et Prévisualiser les rapports dans SQL Server Reporting Services (SSRS)..

Lorsque vous affichez un aperçu des rapports dans le Générateur de rapports et Report Designer ou que vous affichez des rapports dans le portail web ou sur un site SharePoint, les données sont actualisées. Les rapports affichent ensuite les données actuelles de la source de données utilisée par le rapport. Si vous souhaitez consulter un rapport sans actualiser ses données, vous pouvez utiliser l'historique de rapport et les données mises en cache avec les rapports publiés. Vous ne pouvez pas utiliser ces fonctionnalités lors de l’affichage d’un aperçu des rapports dans le Générateur de rapports et Report Designer.

Rechercher et afficher les rapports dans Générateur de rapports

Pour rechercher un rapport que vous souhaitez utiliser, parcourez votre ordinateur, les dossiers sur un serveur de rapports ou un site SharePoint intégré avec Reporting Services. En outre, vous pouvez sélectionner une source de données partagée, une image ou un sous-rapport à utiliser dans un rapport.

Pour rechercher des rapports sur un serveur de rapports, vous devez spécifier une URL pour le serveur de rapports et disposer des autorisations appropriées sur les dossiers afin de lire et d'enregistrer des éléments de rapports. Pour obtenir les autorisations et URL appropriées, contactez l'administrateur système du serveur de rapports.

Après avoir trouvé et ouvert le rapport dans le Générateur de rapports, vous pouvez en afficher un aperçu et apporter des modifications. Lorsque vous en affichez un aperçu, vous voyez les données actuelles. Pour plus d’informations, consultez Aperçu des rapports dans le Générateur de rapports.

Le Générateur de rapports peut vous aider pour les tâches suivantes :

• Recherche de rapports : lorsque vous recherchez un rapport, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue familière de style Microsoft Office Ouvrir un fichier personnalisée pour le Générateur de rapports. Vous pouvez parcourir les dossiers sur un serveur de rapports ou un système de fichiers, y compris Mes rapports, Sites et serveurs, Bureau, Mes documents et Poste de travail. Sites et serveurs donne accès à une liste de serveurs récemment utilisés.

• Recherche de sources de données partagées : lorsque vous recherchez une source de données partagée, vous pouvez choisir parmi une liste de sources récemment utilisées ou accéder à un autre dossier sur le même serveur de rapports.

• Affichage de rapports : vous affichez un aperçu d’un rapport dans le Générateur de rapports lors de la création ou mise à jour des rapports. Lorsque Report Builder est connecté à un serveur de rapports, ce dernier charge et traite le rapport. Dans le cas contraire, les déclarations sont traitées localement. La visionneuse de rapports du Générateur de rapports affiche le rapport rendu.

Afficher et gérer les rapports sur un serveur de rapports

Le portail web permet d'afficher et de gérer des rapports sur le serveur de rapports. Parcourez les dossiers sur le serveur pour trouver des rapports, exécuter des rapports, pour les consulter dans un navigateur et effectuer des tâches de gestion.

Le portail web peut vous aider pour les tâches de gestion suivantes :

• afficher et mettre à jour les propriétés des rapports, les sources de données partagées et les autres éléments de rapport ;

• télécharger des rapports et créer des sources de données partagées pour les rapports ;

• créer des planifications pour exécuter des rapports à des heures et fréquences spécifiées ;

• créer, modifier ou supprimer des abonnements aux rapports ;

• créer l'historique de rapport et spécifier le nombre d'instantanés de rapport à conserver dans l'historique de rapport ;

• créer des dossiers sur le serveur pour organiser vos rapports comme vous le souhaitez.

Certaines de ces tâches peuvent être effectuées pour vous par l'administrateur du serveur de rapports. Pour en savoir plus sur les tâches effectuées sur un serveur de rapports, consultez Serveur de rapports Reporting Services (mode natif).

Le portail web contient en général des dossiers, des rapports, des sources de données et le dossier Mes rapports. Le dossier Mes rapports est un espace de travail personnel où vous pouvez stocker et utiliser les rapports dont vous êtes propriétaire. Les autres dossiers du serveur de rapports sont publics et nécessitent généralement que les utilisateurs disposent d'autorisations avancées pour ajouter ou modifier du contenu. Vous pouvez créer des sous-dossiers dans Mes rapports pour mieux organiser vos rapports.

Le portail web affiche les rapports dans la visionneuse HTML Reporting Services. La visionneuse HTML fournit une infrastructure pour l'affichage des rapports au format HTML et inclut une barre d'outils Rapports, une section de paramétrage, une section sur les informations d'identification et un explorateur de documents. La barre d'outils Rapports fournit les fonctions de navigation entre les pages, de zoom, d'actualisation, de recherche, d'exportation, d'impression et de flux de données. La barre d'outils Rapport apparaît également dans les fenêtres des navigateurs, en haut des rapports, lorsque vous accédez aux rapports au moyen d'une URL. La fonction d’impression est facultative et doit être activée par votre administrateur. Lorsqu'elle est disponible, l'icône Imprimante s'affiche dans la barre d'outils. Les illustrations suivantes affichent un gros plan de la barre d’outils des rapports dans le portail web.

Après avoir exécuté un rapport, vous pouvez l'exporter sous un autre format, tel que Microsoft Excel ou PDF. Vous pouvez également exporter le rapport à l'aide d'une extension de rendu de données, telle que l'extension CSV (Comma-Separated Value), puis utiliser le fichier de données CSV comme entrée pour une autre application. Pour plus d'informations sur l'exportation de rapports, consultez Exporter des rapports (Générateur de rapports et SSRS).

La méthode la plus simple pour sélectionner et exécuter un rapport consiste à ouvrir le portail web, puis à rechercher dans la liste le rapport à afficher.

Après avoir exécuté un rapport, vous pouvez l'actualiser pour afficher les nouvelles données.

Actualiser les rapports

Les données des rapports changent fréquemment et vous pouvez actualiser le rapport pour afficher les données les plus récentes. Vous pouvez actualiser les données d'un rapport de trois façons différentes.

Option	Résultats
BoutonActualiser de la fenêtre du navigateur	Affiche le rapport stocké dans le cache de sessions. Un cache de session est créé lorsqu'un utilisateur ouvre un rapport. Reporting Services utilise des sessions de navigateur pour assurer un affichage cohérent lorsqu'un rapport est ouvert.
	Quand vous sélectionnez le bouton Actualiser dans la barre d’outils Rapports, le serveur de rapports réexécute la requête et met à jour les données du rapport si ce dernier s’exécute à la demande. Si le rapport est mis en cache ou s'il s'agit d'un instantané, l'action d'actualisation affiche le rapport stocké dans la base de données du serveur de rapports.
Combinaison de touches CTRL+F5	Produit le même résultat qu’une sélection du bouton Actualiser dans la barre d’outils Rapports.

Afficher et gérer les éléments de serveur de rapports à partir d’un site SharePoint

Lorsque l'administrateur système configure un serveur de rapports pour qu'il s'exécute en mode intégré SharePoint, vous pouvez afficher et gérer des rapports et d'autres éléments de serveur de rapports à partir d'un site SharePoint.

Le site SharePoint comprend des pages permettant de configurer les planifications, les abonnements, les paramètres des rapports, les propriétés des sources de données et les options de traitement des rapports, de consulter l'historique des rapports et de créer des planifications partagées. Vous pouvez gérer les éléments de serveur de rapports sur un site SharePoint de la même manière que vous les créez et gérez à partir d'autres outils dans SQL Server.

Pour accéder aux pages d’application, sélectionnez des actions spécifiques à l’élément dans une liste sur un rapport ou autre élément de serveur de rapports que vous avez ajouté précédemment à une bibliothèque SharePoint. Selon l'élément et vos autorisations, vous pouvez être également en mesure de créer des rapports dans le Générateur de rapports, de générer des modèles et de définir la sécurité des éléments de modèle.

Pour plus d'informations sur Reporting Services et la technologie SharePoint, voir Configuration et administration d'un serveur de rapports SQL Server Reporting Services (SSRS).

Rechercher des éléments de serveur de rapports sur un site SharePoint

Avant de pouvoir définir des propriétés, vous devez être en mesure de localiser l'élément. Les éléments de serveur de rapports sont toujours stockés dans des bibliothèques ou dans un dossier d'une bibliothèque.

Quand vous accédez au site SharePoint, vous voyez la page Parcourir et l’onglet Outils de bibliothèque. La page Parcourir liste les bibliothèques et le contenu de la bibliothèque sélectionnée. Vous pouvez voir le rapport et d’autres éléments de la bibliothèque, explorer des dossiers et effectuer des recherches sur le site pour trouver des éléments.

Pour distinguer les éléments de serveur de rapports d'autres éléments sur un site SharePoint, vous pouvez utiliser l'icône pour identifier visuellement un élément ou placer le curseur de la souris sur le type et examiner l'extension du fichier. L'image suivante montre des dossiers et une définition de rapport dans la bibliothèque Rapports :

Afficher les rapports

Les définitions de rapport (fichiers .rdl) que vous téléchargez dans une bibliothèque SharePoint sont affichées par le biais d'une partie Web Report Viewer que le module complémentaire Reporting Services installe. Une association aux fichiers .rdl est définie automatiquement lorsque vous installez le complément.

Lorsque vous sélectionnez un rapport, il s'ouvre automatiquement dans le composant WebPart. Une fois le rapport ouvert, vous pouvez utiliser la barre d'outils de rapport qui est incluse dans le composant WebPart pour imprimer le rapport, parcourir les pages du rapport, ainsi qu'effectuer des recherches et zoomer dans le rapport. La barre d'outils inclut l'option Exporter vers un flux, qui permet d'exporter le rapport en tant que flux Atom ; elle comprend également un menu Actions avec des options permettant d'imprimer, de s'abonner et d'exporter le rapport vers divers formats tels que PDF, Word et Excel.

À partir du menu Actions, vous pouvez également ouvrir le rapport dans le Générateur de rapports. L'image suivante montre un rapport et les options d'exportation du menu Action.

Gestion des éléments par le biais d’actions

Les tâches de gestion sont prises en charge par le biais des actions proposées dans un menu déroulant pour chaque élément. Selon vos autorisations, chaque élément possède des actions communes qui sont standard pour des éléments stockés dans une bibliothèque SharePoint. Afficher les propriétés et Modifier les propriétés sont des exemples d'actions communes. Les actions personnalisées fournissent des fonctionnalités de gestion spécifiques aux éléments. L'image ci-dessous montre les actions possibles pour une définition de rapport. Les exemples d'actions personnalisées pour une définition de rapport incluent Gérer les abonnements et Gérer les options de traitement.

Afficher les rapports dans une application bureautique

Vous pouvez ne pas recourir au navigateur et utiliser une application bureautique (telle que Microsoft Excel) comme visionneuse de rapports. Pour contourner l’affichage du navigateur, vous devez définir un abonnement qui spécifie un format d’application bureautique et un partage de fichiers comme destination. Le serveur de rapports génère votre rapport sous la forme d'un fichier d'application, y ajoute une extension de nom de fichier et l'enregistre en tant que fichier sur votre disque dur. Vous pouvez ensuite utiliser Microsoft Excel (ou une autre application) à la place d’un navigateur pour visualiser votre rapport.

À propos des sessions utilisateur

Reporting Services utilise des sessions de navigateur pour assurer une certaine uniformité pendant l'affichage des rapports. Les sessions sont basées sur des connexions navigateur et non sur des utilisateurs authentifiés. Une session est créée chaque fois qu'un utilisateur ouvre un rapport dans une nouvelle fenêtre de navigateur. Lorsqu'une session de navigation est établie, vous continuez à travailler avec la version du rapport qui était ouverte au début de la session. Vous pouvez continuer même si le rapport est modifié sur le serveur de rapports. Par exemple, supposons que vous avez ouvert un rapport à 11 h, et qu’un auteur de rapport republie le même rapport à 11 h 01. Votre session contient ensuite la version que vous avez ouverte pendant la session. Cela signifie que vous ne voyez pas automatiquement les modifications apportées dans la version republiée tant que vous n’avez pas actualisé ou rouvert le rapport.

Si vous actualisez un rapport au cours de la même session en cliquant sur le bouton Actualiser du navigateur, la version de session d'origine du rapport s'affiche. Si vous actualisez un rapport à la demande en cliquant sur le bouton Actualiser dans la barre d’outils Rapports, le rapport est réexécuté et les nouvelles données, si elles existent, sont affichées.

Les informations de session sont stockées dans la base de données temporaire du serveur de rapports. Le serveur de rapports n’utilise pas la gestion de sessions ASP.NET. Si vous redémarrez le serveur ou que vous effectuez une opération de récupération de la base de données, l’état de session n’est pas restauré.

Pour plus d’informations sur la gestion de sessions, consultez Identifier l’état d’exécution.

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