Exercice : créer un flux d’approbation avec Copilot dans Power Automate

  • 16 minutes

Dans cet exercice, vous allez créer une automatisation en utilisant Copilot dans Power Automate pour automatiser le processus d’approbation d’une visite immobilière. Vous allez créer un flux qui envoie un e-mail à l’agent immobilier lorsqu’une nouvelle visite est demandée à l’aide de Copilot. L’agent peut alors approuver ou rejeter la demande de visite depuis l’e-mail.

Créer un flux avec Copilot

  1. Connectez-vous à Power Automate.

  2. Au centre de la page d’Accueil de Power Automate, dans le champ de texte sous Créer votre automatisation avec Copilot, saisissez l’invite suivante :

    Start and wait for an approval when a Dataverse record is created and then update the record based on one of two approval outcomes

    Cliquez sur le bouton Générer.

  3. À partir de l’invite, Copilot fournit les grandes lignes d’un flux suggéré que vous pouvez examiner. Attendez-vous à ce que votre flux comporte deux étapes de base : le déclencheur Dataverse Lorsqu’une ligne est ajoutée, modifiée ou supprimée et l’étape Démarrer et attendre une approbation. Pour accepter le flux, cliquez sur Suivant. Vous pouvez également réécrire l’invite pour afficher une autre suggestion. Vérifiez si Copilot suggère un flux similaire à l’image ci-dessous :

    Capture d’écran affichant le flux Power Automate suggéré.

  4. Examinez les applications et services connectés. Si une connexion n’a pas été établie, modifiez ou corrigez-la, puis cliquez sur Créer un flux.

    Capture d’écran de la page Vérifier vos applications et services connectés.

    Le concepteur Modifier avec Copilot s’ouvre avec votre flux et une fenêtre de conversation instantanée Copilot à droite.

    Capture d’écran montrant le concepteur Modifier avec Copilot.

Modifier un flux avec Copilot

  1. Configurez quelques paramètres en sélectionnant le déclencheur Lorsqu’une ligne est ajoutée, modifiée ou supprimée.

    Un volet sur le côté gauche de l’écran affiche alors les détails du déclencheur. Redéfinissez le champ Type de modification sur Ajout.

  2. Un paramètre Nom de table vide est également requis.

    Capture d’écran montrant les détails du déclencheur Lorsqu’une ligne est ajoutée, modifiée ou supprimée.

  3. Dans le menu déroulant Nom de la table, recherchez et sélectionnez Real Estate Showings.

  4. Sélectionnez l’action Démarrer et attendre une approbation.

    Notez que le paramètre Type d’approbation est manquant.

  5. Dans le menu déroulant Type d’approbation, sélectionnez Approuver/Rejeter - Premier à répondre.

    Une fois que vous avez sélectionné le Type d’approbation, d’autres paramètres sont désormais disponibles.

    Capture d’écran affichant les paramètres supplémentaires disponibles après la sélection du type d’approbation.

  6. Dans la fenêtre de conversation instantanée Copilot à droite, saisissez l’invite suivante :

    Ajoutez « Nouvelle demande de visite immobilière » comme paramètre de Titre pour l’action Démarrer et attendre une approbation

    Il faut quelques secondes à Copilot pour traiter l’invite. Une fois le traitement terminé, le paramètre Titre est renseigné avec le texte d’invite.

    Capture d’écran montrant comment le paramètre Titre est renseigné avec le texte d’invite.

  7. Cliquez sur Basculer en mode Avancé dans le volet des détails de l’action Démarrer et attendre une approbation.

    Capture d’écran affichant le bouton Basculer en mode Avancé.

  8. Pour le paramètre Affecté à, saisissez l’adresse e-mail que vous utilisez dans le cadre de ce labo. Cette adresse e-mail est celle qui reçoit la demande d’approbation.

  9. Pour le paramètre Détails, saisissez le texte suivant :

    Une demande de visite immobilière a été créée. Veuillez examiner les détails ci-dessous et approuver ou rejeter la demande :

    Propriété :
    Nom complet du client :
    Adresse e-mail du client :
    Date :
    Heure :

  10. Placez votre curseur en regard de Propriété : dans le paramètre Détails, puis cliquez sur l’icône représentant un éclair pour ouvrir le volet Contenu dynamique.

    Capture d’écran mettant en évidence l’icône Contenu dynamique.

  11. Dans le volet Contenu dynamique, vous pouvez cliquer sur Afficher plus pour élargir la liste du contenu dynamique disponible.

  12. Faites défiler vers le bas jusqu’au champ Address, puis sélectionnez-le. Vous pouvez également taper Address dans le champ de recherche pour le trouver rapidement.

    Le champ de contenu dynamique Address est désormais ajouté au paramètre Détails.

  13. Effectuez les mêmes étapes pour les champs Client, Client Email, Date et Time.

    Lorsque vous avez fini de sélectionner les champs restants, les valeurs devraient ressembler à l’image suivante :

    Capture d’écran montrant comment les champs dynamiques Client, Client Email, Date et Time sont ajoutés au paramètre Détails.

  14. Sélectionnez l’action Condition. Si votre flux ne comporte pas d’action Condition, ajoutez-la maintenant en cliquant sur le bouton Insérer une nouvelle étape… (+) sous l’étape d’approbation.

    Capture d’écran illustrant l’action Condition sélectionnée.

  15. Cliquez sur le champ Choisir une valeur, puis sélectionnez Outcome dans le volet Contenu dynamique.

  16. Sélectionnez est égal à pour la condition, puis saisissez Approve dans le champ Valeur.

    Capture d’écran illustrant la condition définie sur Approuver.

  17. Veillez à disposer d’une action Mettre à jour une ligne à partir de Dataverse sous les branches True et False de la condition. Vous devrez peut-être l’ajouter à votre flux si Copilot ne l’a pas déjà fait.

  18. Dans la liste déroulante Nom de la table, recherchez et sélectionnez Real Estate Showings.

  19. Cliquez sur le champ ID de ligne, puis sélectionnez le champ d’identificateur unique Real Estate Showings dans le volet Contenu dynamique.

    Capture d’écran mettant en évidence le champ ID de ligne dans l’action Mettre à jour une ligne.

    Chaque fois que vous créez une table dans Microsoft Dataverse, une colonne portant le même nom que la table est créée automatiquement. Cette colonne sert d’ID de recherche unique de l’enregistrement (ou de la ligne) créé(e).

  20. Cliquez sur Afficher tout sous Paramètres avancés.

  21. Sélectionnez Confirmé dans le menu déroulant Statut.

    Capture d’écran montrant la propriété Statut comme Confirmé.

    Lorsqu’une visite est approuvée, le champ Statut de la table Real Estate Showings est redéfini sur Confirmé.

  22. Sélectionnez votre action Mettre à jour une ligne pour Dataverse sous la branche False de la condition. (Ajoutez cette action si elle est manquante.)

  23. Dans le menu déroulant Nom de la table, recherchez et sélectionnez Real Estate Showings.

  24. Cliquez sur le champ ID de ligne, puis sélectionnez le champ d’identificateur unique Real Estate Showings dans le volet Contenu dynamique.

  25. Cliquez sur Afficher tout sous Paramètres avancés.

  26. Sélectionnez Annulé dans le menu déroulant Statut.

    Lorsqu’une visite est refusée, le champ Statut de la table Real Estate Showings est redéfini sur Annulé.

  27. Dans la fenêtre de conversation instantanée Copilot, saisissez l’invite suivante, puis envoyez :

    Under the "Update a row" action for both branches in the condition, add a new "Send an email (V2)" action

    Au bout de quelques secondes, Copilot doit expliquer ce qu’il a fait, comme illustré dans l’image suivante :

    Capture d’écran montrant comment Copilot explique ce qu’il a fait.

    Le flux mis à jour devrait s’afficher. Vous devrez peut-être réparer une connexion lors d’une étape précédente pour continuer. Corrigez les erreurs avant de continuer.

    Capture d’écran du flux mis à jour avec une nouvelle action Envoyer un e-mail.

  28. Sélectionnez l’action Envoyer un e-mail sous la branche True de la condition.

  29. Cliquez sur le champ À, supprimez le contenu, puis sélectionnez le champ Client Email du volet Contenu dynamique.

  30. Pour le champ Objet, saisissez le texte suivant dans la fenêtre de conversation instantanée Copilot, puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier :

    Add "Your request for a real estate showing has been approved" as the Subject parameter for the Send an email action

    Le champ Objet devrait être renseigné avec le texte d’invite.

    Capture d’écran montrant comment le champ Objet est renseigné avec le texte d’invite.

  31. Pour le champ Corps, saisissez le texte suivant dans la fenêtre de conversation instantanée Copilot, puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier :

    Add "Good day - Your request for a real estate showing has been approved. Please see below for details." as the Body parameter for the Send an email action

    Le champ Corps devrait être renseigné avec le texte d’invite.

    Capture d’écran montrant comment le champ Corps est renseigné avec le texte d’invite.

  32. Saisissez le contenu suivant après le texte de Corps :

    Propriété :

    Nom de l’agent :

    Date de la visite :

    Heure de la visite :

    Ajoutez les champs Address, Agent Name, Date et Time à partir du volet Contenu dynamique sur les lignes appropriées dans le texte du Corps.

  33. Ajoutez le champ Response summary du volet Contenu dynamique à la fin du texte du Corps.

    Capture d’écran montrant comment le champ Response summary est ajouté au texte du Corps.

  34. Sélectionnez l’action Envoyer un e-mail sous la branche False de la condition.

  35. Cliquez sur le champ À, supprimez le contenu, puis sélectionnez le champ Client Email du volet Contenu dynamique.

  36. Pour le champ Objet, saisissez le contenu suivant dans la fenêtre de conversation instantanée Copilot, puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier :

    Add "Your request for a real estate showing has been rejected" as the Subject parameter for the Send an email action

    Copilot ne comprend pas toujours ce que vous demandez, donc vous n’obtiendrez peut-être pas toujours exactement ce que vous attendez. Par conséquent, vous pouvez choisir d’« annuler » ou effectuer un ajout manuel à votre flux. Copilot est un outil de collaboration conçu pour vous aider, mais Copilot peut ne pas toujours interpréter correctement ce que vous lui dites de faire pour vous.

  37. Pour le champ Corps, saisissez le texte suivant dans la fenêtre de conversation instantanée Copilot, puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier :

    Add "Good day - Your request for a real estate showing has been rejected. Please see below for details." as the Body parameter for the Send an email action

    Si, pour une raison quelconque, Copilot manque cela, vous pouvez annuler et réessayer, ou effectuer l’ajustement manuellement.

  38. Saisissez le contenu suivant après le texte de Corps :

    Propriété :

    Nom de l’agent :

    Date de la visite :

    Heure de la visite :

    Ajoutez les champs Address, Agent Name, Date et Time à partir du volet Contenu dynamique sur les lignes appropriées dans le texte du Corps.

  39. Ajoutez le champ Response summary du volet Contenu dynamique à la fin du texte du Corps.

    Capture d’écran montrant comment le champ Response summary est ajouté au texte du Corps pour l’e-mail refusé.

  40. Redéfinissez le nom du flux sur Request Approval for Real Estate Showing en sélectionnant le texte Démarrer et attendre une approbation lorsqu’un enregistrement Dataverse est créé, puis mettre à jour l’enregistrement en fonction de l’un des deux résultats d’approbation dans le coin supérieur gauche de l’écran.

  41. Enregistrez le flux en cliquant sur le bouton Enregistrer dans la partie supérieure droite de la barre de commandes de l’écran.

Tester le flux

  1. Testez le flux en cliquant sur le bouton Tester dans le coin supérieur droit de l’écran. Sélectionnez Manuellement, puis cliquez sur Tester.

    Capture d’écran du processus Tester le flux.

  2. Pour envoyer une demande de visite immobilière, accédez à l’application Real Estate Showings dans Power Apps.

  3. Exécutez l’application, puis cliquez sur + Nouveau pour créer une demande de visite.

  4. Renseignez les champs avec les informations suivantes :

    • Nom de l’agent : < random name >
    • Nom complet du client : < Your name >
    • Adresse e-mail du client : < Your email > (l’adresse e-mail que vous utilisez pour ce labo)
    • Date : < Any future date >
    • Heure : < Any future time >
    • Statut : Pending
    • Adresse : 210 Pine Road, Portland, OR 97204

    Remarque

    Cette adresse est l’une de celles qui figurent dans le fichier Microsoft Excel du module 1. Il s’agit du fichier que vous avez importé et transformé en table Real Estate Properties.

    Habituellement, vous disposez d’un champ de recherche dans la table Real Estate Properties, mais pas dans ce labo qui doit rester simple.

  5. Cliquez sur le bouton en forme de coche dans le coin supérieur droit de l’écran.

  6. Cliquez sur le X dans le coin supérieur droit pour fermer l’application.

    Le flux s’exécute et envoie un e-mail d’approbation à l’adresse e-mail que vous avez fournie dans le flux que vous avez créé.

  7. Connectez-vous au compte de messagerie que vous utilisez pour ce labo, puis attendez que l’e-mail arrive.

    Remarque

    Si le flux ne s’exécute pas immédiatement, veillez à patienter. Le déclenchement du flux peut prendre jusqu’à 10 minutes, surtout à la première tentative.

    L’approbation doit ressembler à l’image suivante.

    Capture d’écran montrant l’e-mail d’approbation dans Outlook.

  8. Cliquez sur Approuver.

  9. Ajoutez un commentaire, puis cliquez sur Envoyer.

    Capture d’écran de l’approbation dans Outlook.

    Le flux continue à s’exécuter ; il met à jour la ligne et envoie un e-mail au demandeur. L’e-mail envoyé au demandeur ressembler à l’image suivante.

    Capture d’écran de l’e-mail d’approbation envoyé au client.

  10. Vérifiez le flux et vous remarquerez que le flux est maintenant marqué comme Réussi dans l’historique d’exécution.

    Capture d’écran montrant le flux marqué comme réussi.

  11. Dans le coin supérieur gauche de l’écran, cliquez sur Précédent. Vous êtes alors redirigé vers la page des détails du flux Request Approval for Real Estate Showing.

Ajouter le flux à la solution Real Estate Solution

  1. Dans le volet de navigation gauche, cliquez sur Solutions.

  2. Sélectionnez la solution Real Estate Solution.

  3. Dans la barre de commandes supérieure, cliquez sur Ajouter un élément existant>Automatisation>Flux de cloud.

  4. Cliquez sur l’onglet En dehors de Dataverse, puis sélectionnez le flux Request Approval for Real Estate Showing.

    Capture d’écran du flux Request Approval for Real Estate Showing.

    Cliquez sur Ajouter.

    L’ajout du flux à la solution peut prendre quelques secondes, mais une fois qu’il est ajouté, vous voyez un Flux de cloud et trois Références de connexion dans la solution.

    Capture d’écran du flux de cloud et des références de connexion dans la solution.

    Remarque

    Les références de connexion sont ajoutées à la solution, car le flux utilise des connexions à Dataverse, Office 365 Outlook et Approbations. Cela garantit le bon fonctionnement du flux lorsqu’il est exporté et importé dans un autre environnement.