Créer des rapports de données avec Viva Goals

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Viva Goals vous permet de gérer et de trier toutes les données OKR et de fournir ces informations de manière significative à différents publics. Pour ce faire, utilisez nos fonctionnalités Explorateur et Tableau de bord de révision.

  • Explorateur – Répond à la question « Comment trouver des OKR qui répondent à un certain ensemble de critères ? »
  • Tableau de bord de révision – Répond à la question « Comment partager des informations importantes avec les équipes et les individus ? »

Explorer

L’Explorateur est la principale fonctionnalité de création de rapports dans Viva Goals et est disponible pour tous les utilisateurs. Vous pouvez l’utiliser pour rechercher des OKR qui répondent à un certain ensemble de critères.

L’Explorateur prend toutes les données OKR actuelles dans le système et y applique des filtres pour créer des rapports, appelés Vues. Ces vues peuvent ensuite être enregistrées et retournées à l’avenir. Vous pouvez également exporter les données à partir d’une vue particulière.

Pour utiliser l’Explorateur :

  1. Sélectionnez l’onglet Explorateur dans la barre latérale de navigation.
    1. Cela affiche les rapports enregistrés créés par vous ou partagés avec vous par vos collègues.
  2. Sélectionnez une Vue pour exécuter le rapport.
  3. Pour créer un rapport, sélectionnez Créer une vue.

La zone Nouvelle vue commence à afficher toutes les données OKR dans Viva Goals. Pour commencer à personnaliser cette vue, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez + Ajouter un filtre.
  2. Sélectionnez le ou les points de données appropriés, puis suivez les étapes requises pour choisir vos paramètres.
    1. Vous pouvez continuer à ajouter des filtres jusqu’à ce que la Vue réponde à vos besoins.
  3. Lorsque vous êtes prêt à enregistrer, sélectionnez Enregistrer la Vue.
  4. Entrez un nom pour la Vue dans le champ Nom de la Vue.
  5. Définissez vos paramètres de confidentialité.
    1. Si vous souhaitez que votre Vue soit accessible à tous les membres de votre organisation, sélectionnez Public.
    2. Sélectionnez Privé pour conserver votre vue privée.
  6. Sélectionnez Enregistrer.

Pour exporter les données à partir de votre vue :

  1. Sélectionnez le menu déroulant Actions.
  2. Cliquez sur Exporter.
  3. Indiquez si vous souhaitez recevoir un fichier csv ou xlxs.
  4. Sélectionnez les champs que vous souhaitez inclure dans le rapport et toutes les Options supplémentaires.
  5. Cliquez sur Exporter.

Vous recevrez un e-mail contenant les données.

Par exemple, imaginez que vous souhaitiez créer une vue affichant toutes les données OKR qui n’ont pas été mises à jour depuis deux semaines.

  1. Sélectionnez « Créer un affichage » dans la barre latérale de navigation.
  2. Sélectionnez + Ajouter un filtre.
  3. Sélectionnez Dernier point dans le menu déroulant.
  4. Sélectionnez la case à cocher Plus de tiques.
  5. Entrez 14 dans la zone de texte jours.
  6. Sélectionnez un autre point à l’écran pour fermer le menu déroulant.

L’écran affiche désormais des OKR qui n’ont pas été mis à jour depuis plus de deux semaines.

Tableau de bord de révision

Le tableau de bord de révision vous permet d’afficher et de présenter des données OKR de manière personnalisable. Vous pouvez créer des tableaux de bord de révision à tous les niveaux pour faciliter les différents types de communication qui se produisent au sein d’une organisation :

  • Organisation : réunions toutes mains et révisions trimestrielles des activités
  • Équipe : mises à jour des mises à jour de progression bi-hebdomadaires
  • Individuel : un sur un

Vous pouvez créer un certain nombre de Panneaux dans le tableau de bord de révision. Les panneaux peuvent être conçus pour se concentrer sur un sujet particulier ou un domaine d’intérêt particulier. À ceux-ci, vous pouvez ajouter des Widgets qui afficheront un ensemble de données que vous avez sélectionnés. Les données affichées dans les tableaux de bord de révision ne sont pas exportables.

Vos collègues peuvent à tout moment examiner les données affichées dans le tableau de bord de révision, ce qui favorise la collaboration et vous permet d’identifier les goulots d’étranglement potentiels ou les zones de duplication.

Vous pouvez également utiliser le mode Présent pour présenter efficacement les mises à jour des données en temps réel pendant les réunions et les présentations.

Consultez les tableaux de bord sous l’onglet Tableaux de bord. Pour créer un tableau de bord de révision :

  1. Sélectionnez Nouveau tableau de bord dans le menu déroulant Tableau de bord.
  2. Entrez le nom du tableau de bord dans la zone de texte supérieure, puis sélectionnez Enregistrer.

Le premier panneau s’affiche ci-dessous. Entrez le nom de ce panneau dans le texte, puis sélectionnez Enregistrer. Une fois enregistrée, une liste de widgets est renseignée dans le panneau qui vient d’être nommé.

Les widgets disponibles sont les suivants :

  • Détails OKR – Concentrez-vous sur les tendances OKR, les mises à jour récentes et l’état au fil du temps.
  • Incorporation personnalisée – Incorporer une URL dans le contexte des OKR.
  • Bloc de texte – Ajoutez du texte enrichi, des images pour ajouter un contexte supplémentaire aux données.
  • Liste d’indicateurs de performance clés – Mettez en surbrillance les métriques clés au point actuel dans le temps ou au cours du trimestre.
  • LISTE OKR – Rapport résumé sur la liste des OKR au fil du temps.
  • Image – Incorporer une image dans le contexte des OKR.
  • Liste de projet – Suivez les mises à jour d’état de plusieurs projets au même endroit.

La sélection du bouton de widget approprié vous guide tout au long des étapes nécessaires à la configuration du widget et des données que vous souhaitez afficher.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement de chaque Widget, reportez-vous à notre article Tableau de bord de révision.

Vous pouvez ajouter n’importe quel nombre de Widgets à un panneau.

  1. Lorsque vous êtes prêt à créer un panneau, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer celui en cours.
  2. Sélectionnez ensuite + Ajouter un autre panneau au tableau de bord et commencez à ajouter des Widgets.
  3. Si à un moment donné, vous souhaitez modifier un panneau que vous avez créé, sélectionnez le bouton Autres actions dans le panneau.

Une fois votre Tableau de bord de révision terminé, vous pouvez choisir de rendre le tableau de bord visible uniquement par vous, visible par un groupe particulier d’utilisateurs ou accessible à tous vos collègues de l’organisation.

  1. Sélectionnez l’icône Cadenas ou Partage.
    1. Le menu Partager le tableau de bord s’affiche.
  2. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner Organisation – Affichage de l'accès ou Privé.
  3. La zone Rechercher un utilisateur peut être utilisée pour mettre le tableau de bord à la disposition d’utilisateurs particuliers.
  4. Sélectionnez Enregistrer une fois que les autorisations nécessaires ont été choisies.

Ceux qui sont autorisés à voir le tableau de bord peuvent désormais y accéder et afficher les données. Le tableau de bord étant interactif, la sélection d’éléments dans un Widget, tel qu’un objectif, affiche plus de données.

Lorsque vous devez présenter les données de votre Tableau de bord de révision dans une réunion, sélectionnez Présenter. Chaque panneau s’affiche sous la forme d’une seule page. Vous pouvez parcourir les pages à l’aide des contrôles de navigation. Le mode Présenter est toujours interactif afin que vous puissiez sélectionner des éléments dans chaque Widget, tels qu’un objectif, et d’autres données seront affichées.

Si vous devez cloner un tableau de bord ou cloner un tableau de bord et le déplacer vers une autre personne ou entité, sélectionnez le menu Autres actions . Sélectionnez Cloner ou Cloner et déplacer selon les besoins.

Le menu Autres actions vous permet également de Supprimer et Renommer votre tableau de bord.

Vous pouvez également choisir Sélectionner comme valeur par défaut, ce qui définit votre tableau de bord actuel comme valeur par défaut affichée lorsque vous accédez pour la première fois à l’onglet Tableaux de bord.