Co-création de documents
Dans Microsoft 365, les utilisateurs peuvent co-créer des documents dans Word, PowerPoint, Excel et OneNote s’ils sont enregistrés dans OneDrive ou SharePoint. Les utilisateurs peuvent donc travailler simultanément avec d’autres personnes sur ces fichiers, qu’ils utilisent Office pour le web, les applications mobiles ou les applications de bureau.
Avec un fichier partagé, toute une équipe peut collaborer sur le même document et voir les modifications apportées en temps réel par chaque participant. Les utilisateurs n’ont plus besoin de vous soucier de l’enregistrement de plusieurs versions de fichiers et de l’envoi de pièces jointes. Grâce à la co-création dans Microsoft 365, les utilisateurs travaillent toujours sur un document correspondant à la version la plus récente.
La co-création est disponible pour les fichiers stockés dans OneDrive et SharePoint. Pour co-créer avec d’autres membres, les utilisateurs doivent disposer des éléments suivants :
- Un emplacement de stockage pris en charge. OneDrive, SharePoint et SharePoint Server sont des emplacements de stockage autorisant la co-création.
- Des applications prenant en charge la co-création. OneNote, Word et PowerPoint sur tous les appareils et toutes les applications de bureau Office 2010 ou version ultérieure. Les applications mobiles Excel et la dernière version d’Excel pour Office 365 prennent également en charge la co-création.
- Un document permettant la co-création. La co-édition n’est prise en charge que sur les formats de fichier modernes, notamment les suivants : .docx (Word), .pptx (PowerPoint) et .xlsx (Excel).
- Modifier les autorisations pour les co-auteurs. Tous les co-éditeurs doivent être autorisés à accéder aux documents et à les modifier. Pour accorder cet accès, les utilisateurs peuvent utiliser le système de partage dans OneDrive ou directement dans Office
La façon la plus simple de lancer une session de co-édition consiste à partager un fichier avec d’autres utilisateurs, comme décrit précédemment. Lorsque plusieurs utilisateurs ouvrent le même fichier en même temps, ils agissent dès lors en mode co-création. Durant la co-création d’un document, les utilisateurs peuvent afficher les autres membres agissant en tant que co-auteurs :
Les utilisateurs peuvent également noter où se trouvent les autres utilisateurs dans le fichier :
Les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires et @mention d’autres utilisateurs, qui recevront ensuite un e-mail avec un lien vers le commentaire. Ils peuvent cliquer sur le lien pour ouvrir le document et la conversation, ou y répondre directement dans le courrier électronique.
Lorsqu’un utilisateur ouvre de nouveau un fichier Word, il peut afficher les modifications suivies par d’autres membres. Lorsqu’un utilisateur ouvre de nouveau une présentation PowerPoint modifiée, les diapositives rectifiées sont mises en surbrillance dans le volet miniatures.
La co-création nécessite la connexion des utilisateurs. Certaines sections d’un fichier Office sont verrouillées pour éviter les collisions.
Si un utilisateur apporte des modifications en mode hors connexion, OneDrive tente de les fusionner lorsqu’il est de nouveau en ligne, puis d’avertir les autres membres qui ont également été impliqués dans le document. Les utilisateurs sont également avertis de tout conflit et une méthode pour le résoudre leur est présentée.
