Explorer les réunions et les événements dans Microsoft Teams

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Microsoft Teams répond à tous les besoins en matière de communication dans le cadre du lieu de travail hybride, des réunions individuelles aux événements virtuels. En outre, les personnes peuvent participer à des réunions à partir de différents types de clients. Par exemple, en utilisant l'audioconférence, les utilisateurs peuvent participer à des réunions à partir de téléphones ordinaires en se connectant à la réunion.

Il existe trois types de réunions qui peuvent être créées dans Microsoft Teams, selon la nature de la réunion :

• Teams réunions : les Microsoft Teams incluent l’audio, la vidéo et le partage d’écran. Une Teams réunion est l’un des principaux moyens de collaborer dans Teams.

• Webinaires Teams - Les webinaires Microsoft Teams fournissent les outils permettant de planifier un webinaire, d'inscrire les participants, d'exécuter une présentation interactive et d'analyser les données sur les participants pour un suivi efficace.

• Teams Live Events - Les événements Microsoft Teams Live Events permettent aux utilisateurs de diffuser des vidéos et du contenu de réunion à un large public en ligne, comme une assemblée d'entreprise.

Un administrateur Microsoft Teams contrôle les types de réunion par le biais de stratégies et de paramètres. Ces configurations sont basées sur les réglementations organisationnelles, telles que le partage vidéo ou d’écran. Chacun de ces types de réunion est examiné plus en détail dans les sections suivantes.

Réunions Teams

Teams propose deux types de réunions : les réunions de canal et les réunions privées.

Réunions de canal

Si une équipe dispose d'un canal dédié dans Microsoft Teams, elle peut planifier une réunion de canal. Les réunions de canal présentent plusieurs avantages :

• Tous les membres peuvent voir et participer à une réunion.
• Toute discussion liée à une réunion avant, pendant ou après une réunion fait partie de la discussion de canal.
• Les réunions et discussions non privées sont visibles par tous les membres de l’équipe.
• Les réunions peuvent également être démarrées ad hoc à partir de la conversation de canal existante.

Réunions privées

Lorsque les réunions impliquent des participants non membres de l’équipe, les utilisateurs peuvent planifier une réunion privée. Les réunions privées offrent les avantages suivants :

• Elles sont visibles uniquement par les personnes invitées.
• Elles peuvent être démarrées ad hoc à partir de conversations existantes.
• Elles peuvent être planifiées à partir du client Teams ou du complément Outlook.
• Les discussions liées à la réunion avant, pendant ou après la réunion sont accessibles via la conversation.

Teams webinaires

Teams webinaires fournissent les fonctionnalités de gestion suivantes qui permettent à l’administrateur Teams de gérer la participation et de suivre les participants au webinaire :

• Pages d’inscription personnalisées et messages électroniques des participants
• Options de présentation enrichie
• Contrôles d’hôte, tels que la possibilité de désactiver la conversation et la vidéo des participants
• Rapports post-événement

Les webinaires d’équipe incluent les fonctionnalités suivantes :

• Sondages, discussions et réactions pour 1 000 participants au plus
• Dispositions de contenu personnalisables pour le mode présentateur
• Page d’inscription du participant et confirmations par courrier électronique
• Télécharger les rapports des participants pour les applications CRM & Marketing
• La vidéo et l’audio peuvent être désactivés par défaut pour tous les participants
• Options pour les participants au client et publics
• Rapport de participants pour un nombre de participants au plus de 1 000

Événements en direct Teams

Les événements en direct Teams sont une extension des réunions Teams, permettant aux utilisateurs de diffuser des vidéos et du contenu de réunion à un large public en ligne.

Les événements en direct sont destinés aux communications un-à-plusieurs où :

• L’hôte de l’événement dirige les interactions.
• La participation de l’audience consiste principalement à afficher le contenu partagé par l’hôte.

Les participants peuvent regarder l’événement en direct ou enregistré dans Yammer, Teams ou Stream. Ils peuvent également interagir avec les présentateurs à l’aide de questions et réponses modérées ou d’une conversation Yammer.

Les événements en direct Teams incluent les composants clés suivants :

• Rôles des groupes d'événements - Les événements Teams Live utilisent les rôles suivants pour diffuser et participer avec succès à un événement. Si vous souhaitez en savoir plus, consultez l’article Rôles du groupe d’événements.

  • Organisateur : il planifie un événement Live et s'assure que l'événement est configuré avec les bonnes autorisations, tant pour les participants que pour le groupe qui gérera l'événement.

  • Producteur : en tant qu’hôte, garantit aux participants une expérience d’affichage excellente en contrôlant le flux d’événements en direct.

  • Présentateur : présente l’audio, la vidéo ou un écran à l’événement En direct. Le présentateur modère souvent une&une session à la fin de l’événement.

    Remarque

    Les participants à l’événement ne sont pas considérés comme faisant partie du « groupe d’événements ». Les participants regardent l’événement en direct ou à la demande, à l’aide de contrôles DVR, anonymement ou authentifiés. Ils peuvent participer aux questions et réponses.

• Production : les événements en direct Teams peuvent être produits dans Teams à l’aide d’une webcam, ou dans une application ou un appareil externe.

  • Teams : les utilisateurs peuvent produire leurs événements en direct dans Teams à l’aide de leur webcam ou d’une entrée A/V à partir de Teams de salle. Cette option permet aux utilisateurs d’utiliser facilement leurs webcams et de partager leurs écrans en tant qu’entrées dans l’événement.

  • Application ou appareil externe : les encodeurs externes permettent aux utilisateurs de produire leurs événements Live directement à partir d’un périphérique matériel externe ou d’un encodeur logiciel à l’aide de Stream. Un exemple d’encodeur logiciel inclut des mixeurs multimédias de qualité studio qui prendre en charge la diffusion en continu vers un service RTMP (Real-time Messaging Protocol).

• Plateforme de diffusion en continu : la plateforme de diffusion en continu d’événements en direct comprend :

  • Azure Media Services - Azure Media Services améliore l’accessibilité, la distribution et l’évolutivité. Il permet également de diffuser facilement du contenu à vos audiences locales ou mondiales tout en protégeant votre contenu.

  • Réseau de distribution de contenu (CDN) Azure : une fois que votre flux est en direct, il est diffusé via le réseau de distribution de contenu (CDN) Azure. Azure Media Services fournit un CDN intégré pour les points de terminaison de diffusion en continu. Cela permet d’afficher les flux dans le monde entier sans mise en mémoire tampon.

• Enterprise réseau de distribution de contenu (eCDN) : l’objectif d’eCDN est de prendre le contenu vidéo à partir d’Internet et de distribuer le contenu dans l’ensemble d’une organisation sans impact sur les performances du réseau. Le diagramme suivant identifie les partenaires eCDN tiers certifiés qu’une organisation peut utiliser pour optimiser son réseau pour les événements en direct.

Le diagramme suivant affiche également les composants de haut niveau impliqués dans Teams événements en direct et la façon dont ils sont connectés.

Assemblée générale dans Microsoft Teams

Une assemblée générale est un type de réunion disponible dans Microsoft Teams. Que vous célébriez des réalisations importantes avec votre organisation ou que vous couvriez une élection, les fonctionnalités de l’assemblée générale vous aident à fournir des expériences de production de haute qualité à de larges audiences.

Les assemblées peuvent accueillir jusqu’à 10 000 participants ou jusqu’à 20 000 participants avec Teams Premium.

Planifiez une assemblée générale si :

Vous hébergez un événement à grande échelle.

Vous avez besoin de fonctionnalités de diffusion en continu ou de partage de contenu de haute qualité.

L’expérience est principalement basée sur la consommation pour les participants.

Vous fournissez une couverture étendue d’un événement (jusqu’à 30 heures).

Pour plus d’informations, consultez l’article suivant : Prise en main de l’assemblée générale dans Microsoft Teams.

Comparaison des types Teams réunion

Le tableau suivant récapitule les principales différences entre les trois types Teams réunion.

Type de réunion	Nombre de participants	Interaction	Inscription prise en charge
Réunions	Jusqu’à 20 000*	- Les participants jusqu’à 1 000 disposent de fonctionnalités de réunions égales entièrement interactives. - Les participants de plus de 1 000 et jusqu’à 20 000 disposent de fonctionnalités en mode lecture seule uniquement.	Non
Séminaires web	- Jusqu’à 1 000 - Des limites accrues avec des fonctionnalités en lecture seule seront bientôt disponibles.	- Les participants jusqu’à 1 000 disposent de fonctionnalités entièrement interactives. - Interaction de l’audience configurable. - Peut spécifier des présentateurs.	Oui
Événements en direct	Jusqu’à 20 000**	- Diffuser au grand public. - Questions et réponses modérées pour l’interaction de l’audience. - Peut spécifier des producteurs et des présentateurs, y compris des présentateurs externes. - Prend en charge des fonctionnalités de production plus avancées.	Non

*Le nombre habituel de 10 000 est porté à 20 000 jusqu’au 30 juin 2023.

**Le nombre habituel de 10 000 est porté à 20 000 jusqu’au 30 juin 2023. Vous pouvez planifier un nombre encore plus important d'événements en direct dans Yammer et/ou Microsoft Stream. Notez que les événements de plus de 20 000 participants nécessitent le Programme d’assistance aux événements en direct.

Application Rendez-vous virtuels dans Microsoft Teams.

Avec Rendez-vous virtuels dans Microsoft Teams, vous disposez d’une plateforme de réunions complètes pour planifier, gérer et mener à bien des engagements entre entreprises et clients. Par exemple :

• Les conseillers financiers, les experts en sinistres et d’autres professionnels de la finance peuvent rencontrer les clients à distance.

• Les associés commerciaux, les experts en produits et les consultants en conception peuvent effectuer des ajustements virtuels et des consultations.

• Les cliniciens peuvent rencontrer des patients ou d’autres fournisseurs de soins de santé pour discuter des soins médicaux. Les services des ressources humaines peuvent organiser des entretiens virtuels avec les candidats à l’emploi.

Avec Rendez-vous virtuels, vous obtenez :

Rendez-vous virtuels

Rendez-vous virtuels avancée avec Teams Premium

- La jonction de navigateur mobile permet aux clients de rejoindre des rendez-vous, quel que soit l’endroit où ils se trouvent - Intégration des formulaires pour simplifier les processus de pré-nomination - Espace d’attente pour les clients - Planification des réservations dans l’application Rendez-vous virtuels - Confirmations par e-mail envoyées aux clients et au personnel - Gestion des types de rendez-vous, du personnel, des rôles et de la page de réservation

- Notifications par SMS avec confirmations et rappels personnalisés - Salle d’attente personnalisée avec la marque de votre organisation - Affichage de la file d’attente pour gérer les rendez-vous à la demande et planifiés - Analytique enrichie, y compris les données individuelles, départementales et organisationnelles

Modèle de réunion de rendez-vous virtuel

Le modèle de rendez-vous virtuel est un modèle de réunion par défaut dans Teams que vos utilisateurs peuvent utiliser pour planifier des rendez-vous virtuels avec des clients et d’autres personnes en dehors de votre organisation. Le modèle vous permet de spécifier des valeurs pour les paramètres de réunion que les organisateurs de réunion contrôlent généralement. Utilisez-le pour appliquer les paramètres par défaut et faire respecter les paramètres.

Avec ce modèle, vous pouvez activer une expérience cohérente au sein de votre organisation pour les rendez-vous virtuels planifiés directement dans Teams et contribuer à l’application des exigences de conformité.

Transcription de réunions Teams, sous-titres en direct et traductions

Dans Microsoft Teams, il existe une option de transcription automatique des enregistrements de réunions, ce qui permet aux utilisateurs de lire les enregistrements de réunions avec des sous-titres et de revoir les points importants de la discussion dans la transcription. La transcription et les sous-titres permettent de créer un contenu inclusif pour les visiteurs de tous niveaux.

Transcription

Ce paramètre est une combinaison d’une stratégie par organisateur et par utilisateur. Ce paramètre détermine si les fonctionnalités de sous-titrage et de transcription sont disponibles lors de la lecture des enregistrements de réunion Teams. La personne qui a lancé l’enregistrement doit activer ce paramètre pour que ces fonctionnalités fonctionnent avec son enregistrement.

Lorsque la transcription est activée, les utilisateurs disposent d’une copie écrite du texte parlé qui est capturé en temps quasi réel. Après la réunion, les utilisateurs peuvent trouver la transcription pouvant faire l’objet d’une recherche stockée avec l’enregistrement de la réunion. Dans le cas où la transcription a été activée pour l’enregistrement, Stream lit la vidéo avec la transcription à côté de l’enregistrement, montrant qui parle et à quel moment pendant la lecture de la vidéo. Si l’enregistrement est activé mais que la transcription est désactivée, aucun fichier de transcription n’est stocké à côté de l’enregistrement et, lors de la visualisation de l’enregistrement dans Stream, les sous-titres ne peuvent pas être activés.

Sous-titres en direct

Teams peut détecter le contenu et les sous-titres en temps réel dans une réunion. De plus, si vous avez activé la nouvelle expérience de réunion, les sous-titres de vos utilisateurs incluent l’attribution de l’intervenant, ce qui vous permet de voir non seulement ce qui est dit, mais aussi qui le dit et à quel moment.

Ce paramètre est une stratégie par utilisateur qui s’applique pendant une réunion. Ce paramètre détermine si l’option Activer les sous-titres en direct est disponible pour que l’utilisateur active ou désactive les sous-titres générés automatiquement dans les réunions auxquelles l’utilisateur participe. Ces sous-titres ne sont pas enregistrés avec le fichier vidéo.

Traduction des sous-titres en direct

Par défaut, les sous-titres en direct sont affichés dans la langue parlée lors d’une réunion. Avec une licence Teams Premium, les sous-titres traduits en direct permettent à vos utilisateurs de voir les sous-titres traduits dans la langue avec laquelle ils sont le plus à l’aise.

Fonctionnalités Teams Premium

Les clients qui achètent un abonnement Microsoft 365 reçoivent également des licences Teams pour leurs utilisateurs. L’achat de la licence de module complémentaire Teams Premium offre aux administrateurs et aux utilisateurs finaux des fonctionnalités supplémentaires en plus de Teams avec leur abonnement Microsoft 365 qui améliorent leur expérience Teams avec des avantages tels que :

• Réunions et webinaires plus personnalisés et intelligents.

• Protection améliorée pour les réunions.

• Fonctionnalités de gestion et de création de rapports avancées pour le service informatique.

• Rendez-vous virtuels avancés.

Pour obtenir une description détaillée des fonctionnalités disponibles, reportez-vous à l’article suivant : Licences Microsoft Teams Premium.