Comment communiquer sur les OKR et viva goals avec votre équipe

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Une communication efficace est un élément clé du rôle de champion OKR et influence considérablement le succès du programme OKR. Les champions OKR étant chargés de la formation, de l'adoption et de l'accompagnement de leurs équipes dans le changement, la capacité à communiquer clairement et efficacement est cruciale.

1. Évaluer la préparation

Il est important de déterminer à quel point vos utilisateurs seront susceptibles de changer leur façon de travailler et d’adopter de nouvelles technologies. Votre plan de déploiement doit refléter la préparation de votre organisation.

La détermination de la préparation et de l’appétit pour le changement nécessite :

• Créer un besoin et une vision partagés : partagez votre raison du changement et votre besoin d’action dès maintenant
• Expliquer la modification requise : à quoi ressemble l’état actuel et à quoi ressemblera l’état futur ?
• Mobiliser l'engagement : Identifier les principales parties prenantes et renforcer le parrainage des cadres ; analyser les résistances.

Déterminez la préparation en posant les questions suivantes :

• Quels ont été les facteurs de réussite lors du déploiement antérieur de nouvelles technologies ? Quels étaient les pièges ?
• Y a-t-il d’autres déploiements ou événements majeurs qui se produisent dans votre organisation ?
• Quelles ressources internes peuvent être exploitées pour faciliter la sensibilisation ? Par exemple, les canaux de communication existants, la cadence de formation et les événements de leadership.
• Quels sont les avantages et les risques associés à ce déploiement ?
• Comment pouvez-vous mettre en évidence les avantages ?
• Comment pouvez-vous atténuer le risque ?

2. Plan

Définissez des critères de réussite

• Qu’essayez-vous d’accomplir avec Viva Goals ?
• À quoi ressemble le succès avec Viva Goals ? Soyez spécifique. Qu’espérez-vous augmenter et diminuer, et de combien ? Décrivez votre état futur. Vous pouvez même utiliser l’infrastructure OKR pour définir la réussite de Viva Goals et vous attribuer à vous-même ou à votre équipe cet OKR.

Identifier les principaux résultats et jalons

• Vos résultats clés doivent s’améliorer en fonction de l’adoption et montreront à la direction l’impact de Viva Goals sur votre entreprise
• Définition de jalons. Où êtes-vous aujourd'hui et où espérez-vous être après un trimestre ? Après deux trimestres ? Après un an ?

Déterminez les moyens de collecter et de mesurer la satisfaction et la progression des utilisateurs par rapport aux points de référence.

Par exemple, les données NPS des employés, les données d’enquête internes et les données utilisateur de Viva Goals.

Constituer votre équipe principale

L'adoption d'une nouvelle technologie et d'une nouvelle méthodologie nécessite l'adhésion et le soutien de l'ensemble de l'entreprise. Vous trouverez ci-dessous les principaux groupes et membres de l'équipe qui peuvent vous aider à faire le lien entre les résultats technologiques et commerciaux qui comptent pour votre organisation. Chaque groupe ou membre a un rôle spécifique dans l’implémentation et l’adoption et doit être impliqué tôt et souvent.

Role	Responsibilities
Cadre responsable	Communiquer la vision de haut niveau et les valeurs de Viva Goals à l’échelle de l’entreprise
Super champion	S’assurer que les objectifs métier sont atteints à partir de l’adoption de Viva Goals
Champions	Aider à évangéliser Viva Goals et gérer la gestion des objections
Chef de projet	Superviser le processus de déploiement et la logistique de Viva Goals
Administrateur de locataire (spécialiste informatique)	Superviser tous les aspects techniques du déploiement et du déploiement de Viva Goals
Responsables de service (parties prenantes)	Identifier la façon dont les ministères utiliseront Viva Goals et encourageront l’engagement
Utilisateurs précoces	Utilisez Viva Goals dès le début et fournissez des commentaires pour faciliter les problèmes avant le lancement à grande échelle à l’ensemble de l’organisation
Responsable de formation des employés	Gérer et communiquer le contenu de formation sur Viva Goals
Communauté OKR / Leader L&D	Il est propriétaire de la création et de la gestion d’une communauté interne axée sur les OKR, permettant une large discussion et la coordination des opportunités d’apprentissage au sein de l’entreprise.

3. Déployer

Votre objectif final est de faire en sorte que Viva Goals fonctionne dans l’ensemble de votre organisation afin que vous puissiez connecter le travail quotidien de chaque membre de l’équipe aux résultats de l’entreprise.

Toutefois, à mesure que nous parcourons le modèle de maturité OKR et la gestion de changement associée au déploiement, nous vous recommandons d’assouplir votre organisation dans les OKR avec un pilote utilisateur.

Les avantages d’un pilote utilisateur sont doubles : tout d’abord, vous allez rapidement découvrir comment la méthodologie fonctionne dans votre culture organisationnelle et obtenir des informations sur les défis et les opportunités. Deuxièmement, votre groupe pilote peut servir d'exemple pour le reste de l'organisation. Leur succès dans la réalisation de leurs objectifs servira de motivation pour que d'autres groupes se joignent à eux.

Voici trois façons de mener un pilote utilisateur.

Groupe pilote réservé aux dirigeants

L'une des façons les plus populaires de déployer un programme OKR est de le faire du haut vers le bas. L'avantage de cette approche est que la direction soutient pleinement le programme et que les OKR sont très bien alignés.

Voici comment cela se passe :

• Au premier trimestre, les OKR sont définis par l’équipe de direction. Étant donné que les OKR sont de nature transparente, l’ensemble de l’organisation aura une visibilité sur ces objectifs.
• Tout au long de ce premier trimestre, une cadence hebdomadaire pour les archivages est définie comme exemple. Les ordres du jour des réunions sont structurés autour de la mesure des OKR.
• Après un premier trimestre réussi, les responsables d’équipe sont formés. Ils développent leurs OKR, qui sont alignés sur l’équipe de direction supérieure.
• Après un ou deux autres trimestres, les responsables d’équipe étendent leurs résultats clés. À ce stade, les membres individuels de l’équipe s’impliquent.
• Demandez aux participants de suivre le parcours d’apprentissage du programme de leadership OKR à la demande. Pour que chaque participant au projet pilote se sente capable de former, d'engager et de perfectionner ses employés dans la méthodologie et le logiciel OKR.

Groupe pilote de service

Une autre méthode de déploiement populaire consiste à confier à un département ou à un groupe (par exemple, le département marketing ou informatique, ou une équipe d'ingénierie de produits) le soin d'organiser un déploiement de haut en bas impliquant les chefs d'équipe et les employés.

Voici comment cela se passe :

• Avec le soutien formel ou informel de la direction supérieure, le groupe adopte une cadence hebdomadaire pour les check-ins pendant 1 à 2 trimestres, en expérimentant ce qui fonctionne et en apportant des modifications agiles. En cours de route, les responsables d’équipe rendent un rapport à la direction sur les réussites, les défis et les recommandations.
• Une fois que le service et la direction individuels sont confortablement au rythme, un plan de formation est formulé pour déployer des OKR au reste de l’organisation. Ce plan s'appuie sur les enseignements tirés de chaque département pour rendre le processus aussi fluide que possible pour l'ensemble de l'organisation.
• Demandez aux participants de suivre le parcours d’apprentissage du programme de leadership OKR à la demande. Pour que chaque participant au projet pilote se sente capable de former, d'engager et de perfectionner ses employés dans la méthodologie et le logiciel OKR.

Une autre option : la théorie du Big Bang

Si nous souscrivons à l'approche « ramper, marcher, courir » pour piloter votre programme OKR, les entreprises matures qui peuvent conduire efficacement l'organisation dans le changement peuvent choisir de lancer les OKR à l'échelle de l'organisation en une seule fois.

L'avantage de cette approche « Big Bang » est que les entreprises sont en mesure de profiter de l'élan du coup d'envoi initial et de réaliser les avantages des OKR plus rapidement dans toute l'organisation. Toutefois, cette approche nécessite souvent plus de ressources et est donc plus efficace lorsque la direction de l’entreprise est entièrement acquise, que la communication est claire et que le déploiement est pris en charge par le parcours d’apprentissage Prise en main de Viva Goals.

Quel que soit le chemin que vous choisissez, il est important de savoir ce qui fonctionne le mieux pour votre organisation. Soyez patient, car il faut généralement quelques trimestres pour vous familiariser au changement. Bientôt, vous vous installerez dans un rythme solide et votre programme OKR se développera, mûrira et transformera votre organisation dans le processus.

Mesurer la réussite

Vos objectifs définissent le résultat souhaité et vous permettent de mesurer le succès de votre déploiement Viva Goals.

Il est essentiel que les parties prenantes participent pleinement à la définition de vos OKR afin qu'elles aient un sentiment d'appartenance et que ces mesures de réussite soient alignées sur les tâches définies du projet. Les OKR doivent inclure un mélange de réussite technique et de réussite axée sur l'utilisateur.

Objectif	Résultats clés	Action
Implémenter Viva Goals au cours de l’année 22 afin que nous puissions améliorer notre concentration et développer notre activité	KR1 : 100 % des SLT ajoutent OKR au premier trimestre KR2 : Intégrer et former 500 utilisateurs au T2. KR3 : 100 % des utilisateurs ont ajouté des ORK à Viva Goals au troisième trimestre.	- Identifier les utilisateurs pilotes - Créer un plan de test pilote - Activer les utilisateurs pilotes sur Teams - Implémenter le pilote - Exécuter un sondage de commentaires pilotes - Mesurer la réussite du pilote
Créez un rythme d’affaires sur Viva Goals afin que nous puissions intégrer les OKR dans notre vie professionnelle quotidienne	FY22 Q2 SLT examen métier effectué et terminé dans Viva Goals KR1 : Augmenter l’utilisation du tableau de bord Viva Goals dans les réunions toutes mains de 1x à 3x au 2e trimestre. KR2 : augmenter Teams utilisation du tableau de bord de 1x mois à 2x par mois. KR3 : 100 % des responsables d’équipe effectuent un enregistrement par mois.	- Okr d’entreprise ajoutés dans Viva Goals. - Les gestionnaires effectuent au moins un enregistrement. - Créer un tableau de bord de révision attrayant.

4. Entraîner et adopter

Nous abordons tout ce que vous devez savoir sur l’écriture de bons OKR dans le module Écrire des OKR efficaces avec Viva Goals et l’intégration des OKR dans vos rythmes d’entreprise dans le module Garantir la réussite du programme OKR .

5. Personnaliser votre plan de communication

L’une des parties les plus importantes d’être un champion OKR est de communiquer efficacement sur votre programme OKR avec Viva Goals.

Élaborer votre plan de communication et votre chronologie

Adopter une approche progressive de vos communications et vous assurer que les bonnes communications se produisent au bon moment afin que tous les membres de l’équipe se sentent inclus et soutenus.

Personnaliser votre plan de communication par audience

Pour un champion OKR, il faut tenir compte de trois aspects de votre public : son rôle professionnel, sa façon d'apprendre et son type de personnalité.

Rôle professionnel

L’information que nous donnons et la façon dont nous la donnons devraient être influencées par notre interlocuteur. Cela nous permet de répondre aux besoins ou aux préoccupations spécifiques à leur rôle. Par exemple, le contenu d’une présentation et la façon dont elle est remise changeraient si elle était donnée à un groupe de cadres plutôt qu’à une équipe d’ingénieurs. Lorsque nous prenons en compte le rôle de quelqu'un, nous pouvons relier l'information directement à cette personne.

Un moyen utile de commencer à adapter l’information à votre public est de prendre en compte ce qui est attendu d’eux sur une base quotidienne.

• Comment l'introduction des OKR les aidera-t-elle ?
• Quels sont les obstacles potentiels ou les préoccupations qu'ils pourraient avoir ?
• Leur bande passante est-elle limitée ?
• Pouvez-vous créer de l'espace dans leur emploi du temps pour qu'ils aient le temps d'apprendre et de s'adapter au changement qu'on leur demande ?

La connaissance de leurs préoccupations et de leurs besoins individuels aidera votre équipe à se sentir plus en sécurité et qu’il existe une voie raisonnable pour elle. Cela encourage également la curiosité, l’ouverture et une mentalité de croissance.

Styles d’apprentissage

Les champions OKR doivent travailler avec leurs collègues pour développer des stratégies de communication efficaces et doivent faire preuve de souplesse lorsqu'ils répondent à des besoins différents. Il n’y a pas de taille unique pour communiquer. Cela ne signifie pas pour autant qu'il n'existe pas de stratégies utiles pour aider les gens à communiquer de manière inclusive.

Les stratégies clés pour la communication inclusive sont les suivantes :

• Faites varier votre méthode. Utilisez des approches différentes lorsque cela est possible. Prévoyez des temps de collaboration interactifs avec une option de remplacement pour les heures de travail indépendantes, fournissez des éléments visuels pour accompagner les réunions orales, enregistrez les réunions et activez la transcription en direct.
• Suivez les instructions d’accessibilité. Effectuez des actions telles que la vérification de l’ordre de lecture des documents, l’activation des sous-titres en direct dans les réunions et l’ajout d’un texte de remplacement aux images. L'utilisation d'outils tels que le vérificateur d'accessibilité de Microsoft vous permettra de vous assurer que vos documents sont conformes aux normes du secteur.
• Tirez parti de vos collègues. Nous expliquons tous les choses d’une manière qui a un sens pour notre propre cerveau; cela signifie qu’il y a souvent des problèmes de communication et des difficultés dans l’apprentissage de nouveaux documents. Demandez à vos collègues d'exprimer votre enseignement avec leurs propres mots. Cela permet de vérifier la compréhension et d'élargir les voies de communication.

La communication inclusive est un travail en cours que les champions OKR doivent vérifier de manière cohérente.

Types de personnalité

Le dernier élément à prendre en compte pour connaître votre public est de prendre en compte son type de personnalité. L'auteur à succès Gretchen Rubin a fourni un cadre appelé « Les quatre tendances » qui s'avère utile pour les publics professionnels, en particulier lors de l'introduction de changements et de nouvelles informations. Comme les champions OKR font les deux, il s'agit d'un cadre particulièrement puissant à connaître.

En étudiant la façon dont les gens réagissent aux attentes, au changement et aux nouvelles informations, Rubin a constaté qu'il existe quatre grandes catégories de personnes :

• Interrogateur
• Défenseur
• Obligé
• Rebelle

Connaître les bases de chaque type de personnalité et les stratégies qui peuvent être utilisées pour travailler avec eux aide les champions OKR à communiquer efficacement et à maintenir l'unité de l'équipe.

Les interrogateur veulent des justifications et sont des chiens d’information. Les questionneurs se réveillent et se demandent : « Que faut-il faire aujourd’hui ? » Ils sont motivés par l’exécution de choses qu’ils approuvent et comprennent. Une fois que vous avez obtenu leur adhésion, les interrogateurs sont de puissants alliés et défenseurs. Inversement, ils n'aiment vraiment pas consacrer du temps et des efforts à des activités avec lesquelles ils ne sont pas d'accord. Ne vous laissez pas intimider par leurs questions ; s'ils vous pressent, c'est probablement parce qu'ils essaient de s'assurer qu'ils sont d'accord avec ce que vous demandez et qu'ils le comprennent.

• Stratégies :
  • Planifiez des heures de bureau régulières ; cela réduira probablement le travail pour vous, car ils se rendront compte qu'il y a un moment/lieu fixe pour poser toutes les questions qui se présentent.
  • Fournissez les coordonnées des personnes à qui ils peuvent s'adresser pour poser des questions en dehors de la salle de classe.

Les défenseurs veulent savoir ce qu’il faut faire. Les répondants se réveillent et se demandent : « Quel est le calendrier et la liste des tâches d’aujourd’hui ? » Ils sont très motivés par le fait de faire les choses. Ils n'aiment vraiment pas faire des erreurs, être blâmés ou ne pas suivre le mouvement (si c'est sur la liste des tâches, c'est fait !). Tant que la formation était prévue dans leur emploi du temps, les défenseurs seront très probablement prêts à apprendre et à appliquer de nouvelles informations et pratiques.

• Stratégies :
  • Fournissez toutes les ressources dont ils peuvent avoir besoin (fichiers PDF, liens, jeux, etc.).
  • Soyez clair sur les questions à poser et les actions à entreprendre.

Les obligés sont motivés par les attentes et les règles. Les obligés se réveillent et pensent : « Que dois-je faire aujourd’hui ? » Ils sont très motivés par la responsabilité. Ils n'aiment vraiment pas être réprimandés ou laisser tomber les autres. Réussir avec les Obligés, c’est définir des attentes claires et avoir une responsabilité intégrée.

• Stratégies :
  • Définissez des garde-fous pour vous assurer qu’ils s’étirent (soyez prêt à les pousser un peu).
  • Planifiez des contrôles réguliers pour vous assurer qu’ils sont à bord et qu’ils se sentent pris en charge.

Les rebelles veulent que la liberté fasse les choses à leur façon. Ils résistent à la plupart des règles. Les rebelles se réveillent et se demandent : « Que veux-je faire aujourd’hui ? » Ils sont très motivés par un sentiment de liberté et d’autodétermination. Vous aurez peut-être du mal à obtenir l'adhésion des rebelles, mais comme ce sont souvent des innovateurs et des leaders, une fois qu'ils l'auront adoptée, ils entraîneront souvent les autres à faire de même. La persévérance est essentielle. Les rebelles s’épanouissent avec l’indépendance. C’est un excellent moyen de les garder à bord.

• Stratégies :
  • Respectez leur besoin d'indépendance en leur demandant leur avis.
  • Donnez-leur de petits rôles de direction (par exemple, confiez-leur la responsabilité de salles de repos ou de projets). Cela encourage l'adhésion et leur donne l'espace nécessaire pour choisir d'apprendre par eux-mêmes (plutôt que d'avoir l'impression qu'on leur a imposé).

Vous ne savez pas toujours quelle est la composition de votre formation, mais le fait d'avoir un point de référence sur la façon dont les gens peuvent réagir différemment peut vous aider à vous préparer et à répondre aux besoins de votre équipe.

Une communication efficace nécessite au moins une compréhension périphérique de l’audience. En faisant un peu de travail à l'avance pour prendre en compte les rôles professionnels, la variété des styles d'apprentissage et les différents types de personnalité présents, les champions OKR peuvent adapter leurs informations et communiquer plus efficacement.