Initier des pratiques de changement courantes

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Après avoir utilisé les technologies de Microsoft 365 pour contribuer au changement, les organisations souhaitent souvent tirer parti des meilleures pratiques recommandées. Examinons les aspects suivants :

• Pratiques de changement générales et les considérations relatives à votre initiative de changement
• Les pratiques courantes spécifiques aux scénarios et les tactiques utilisées dans les scénarios d’espace de travail courants

Pratiques de changement générales

Tenez compte des meilleures pratiques suivantes dans vos initiatives de changement :

• Impliquez activement les sponsors et les parties prenantes. Les sponsors jouent un rôle clé dans la conduite du changement. Vous pouvez équiper vos sponsors de points de discussion clés et de méthodes pour les comportements de modèle de rôle. Les sponsors peuvent également aider à créer un support au sein de l’organisation. Exemple : lorsque les dirigeants demandent aux utilisateurs d’adopter Microsoft Teams, envoient-ils cette communication via Teams ou par e-mail ?

• Communiquez « Ce qu’il contient pour moi ». Indiquez la valeur que la modification produira non seulement à l’organisation, mais aussi à l’employé individuel. Exemple : une réduction du temps consacré aux réunions non productives peut permettre aux employés de travailler sur les projets qui leur importent le plus.

• Renforcez et créez une sécurité psychologique. Les employés peuvent résister à l’idée d’essayer quelque chose de nouveau par peur de conséquences. Exemple : le responsable d’un service envoie à tous les employés un message qui partage son enthousiasme et son approbation d’un effort de changement.

• Fournissez des actions claires et des conseils. Qu’est-ce que les utilisateurs doivent faire différemment et quels conseils pouvez-vous fournir pour les aider à adopter les nouveaux comportements ? Exemple : les e-mails de conseils et astuces du responsable sont envoyés à tous les responsables et incluent des conseils tels que la façon d’établir des sessions de coaching 1:1 précieuses.

• Partagez les réussites. Renforcez les comportements en partageant plus largement les moments de réussite. Exemple : au cours d’un hôtel de ville, le service qui respecte le plus le temps de travail individuel réservé est reconnu.

• Fournissez l’accès à plus d’informations. Communiquez avec qui ou où les employés peuvent accéder pour plus d’informations. Exemple : un site central avec FAQ et supports d’apprentissage est créé avec une adresse e-mail dans laquelle les personnes peuvent diriger leurs questions.

Pratiques courantes spécifiques à un scénario

Voici quelques scénarios et tactiques courants pour prendre des mesures :

• Réduire la surcharge de réunion
• Former des responsables efficaces
• Réduire les silos organisationnels

Réduire la surcharge de réunion

La surcharge de réunion est une charge fréquente pour les employés et peut être mesurée à l’aide de métriques Viva Insights. La liste suivante de tactiques courantes peut aider à résoudre la surcharge de réunion.

• Planifiez des réunions plus courtes. Le travail s’étend au temps alloué pour celui-ci. Modifiez la longueur par défaut de la réunion de 60 à 45 minutes et de 30 à 25 minutes.

• Créez une norme de planification « temps de travail individuel ». Les utilisateurs se sentent souvent surchargés, car les tâches de collaboration prennent plus de temps que prévu. Le temps de travail individuel est un bloc de temps sans réunions que les employés peuvent utiliser pour les tâches les plus importantes.

• Invitez moins de personnes. Lors de la préparation de l’ordre du jour, incluez l’objectif de la participation de chaque participant. L’exercice révèle des invitations inutiles, y compris des personnes qui sont facultatives ou nécessitent uniquement des notes de réunion.

• Annuler les réunions périodiques. Chaque trimestre réévalue le besoin de réunions périodiques qui consomment le plus de temps. Essayez d’en annuler quelques-unes, puis rajoutez-les en cas d’absence.

• Dites non aux réunions. Les responsables qui refusent les réunions auxquelles ils ne sont pas nécessaires, avec une brève explication de la raison pour laquelle ils ont refusé, encouragent les employés et les habitudes saines de modèle de rôle.

• Utilisez Viva Insights pour raccourcir les réunions. Lorsque vous composez une invitation à une réunion d’une durée d’une heure, l’organisateur voit un rappel pour éventuellement raccourcir la réunion de 15 minutes.

• Utilisez Microsoft Teams pour éviter les réunions. Les canaux Teams offrent aux membres de l’équipe un nouveau moyen d’obtenir des réponses aux questions et de fournir des mises à jour sans avoir besoin d’une réunion.

Former des responsables efficaces

La relation entre un employé et son responsable peut accroître l’efficacité par le biais d’un accompagnement adéquat ou entraîner la redondance si les employés ne sont pas habilités. La liste suivante de tactiques courantes peut aider à améliorer l’efficacité du responsable.

• Activez Insights for People Managers. Viva Insights propose des tableaux de bord pour aider les responsables à identifier les moyens d’améliorer le comportement de l’équipe.

• Planifiez des réunions périodiques 1:1. Demandez aux responsables de se réunir avec des rapports directs pendant 30 minutes au moins deux fois par mois et de les tenir responsables de l’atteinte de cet objectif.

• Préparez les points de discussion pour 1:1, mais restez flexible. Les 1:1 sont préférables avec la structure, mais pas trop pour permettre la co-création. Acceptez les points de discussion au début et allouez le temps approprié aux sujets les plus importants.

• Établissez des droits de décision clairs. Créez des directives claires sur le moment où les responsables sont nécessaires pour une décision et identifiez qui, au sein d’une équipe la plus proche de l’action, est responsable des décisions.

• Utilisez Teams et OneNote pour partager des notes de réunion. Les employés peuvent partager des notes de réunion avec des décisions et des éléments d’action avec les responsables comme un autre moyen de les tenir informés.

Réduire les silos organisationnels

• Objectifs fonctionnels croisés. Créez des objectifs fonctionnels croisés pour les responsables d’équipes isolées et attribuez des liaisons interservices pour communiquer entre les équipes.

• Communautés inter-équipes. Créer un espace pour les personnes ayant des centres d’intérêt similaires pour partager des idées, des connaissances et des ressources

• Connectez votre réseau. Les responsables peuvent aider à élargir les réseaux de leur équipe en examinant les contacts clés et en identifiant les connexions qui correspondent aux centres d’intérêt et aux compétences d’autres membres de l’équipe

• Ajoutez des collaborateurs importants via Viva Insights. Maintenez votre liste de personnes importantes à jour. Suivez les étapes de la page Réseau pour mettre à jour votre liste.