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Version sécurisée avec code QR

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Il existe deux façons de libérer un travail d’impression avec l’impression universelle : impression directe et mise en production sécurisée. Avec l’impression directe, le travail d’impression est immédiatement libéré à l’imprimante une fois que l’utilisateur l’a envoyé, sauf s’il existe une version de travail tierce configurée sur l’imprimante. La mise en production sécurisée permet d’empêcher les déchets d’impression inutiles et de maintenir la confidentialité des utilisateurs en conservant leurs travaux jusqu’à ce qu’ils apparaissent sur l’imprimante.

La version sécurisée avec le code QR est l’une des formes de mise en production sécurisée. À l’aide de l’application mobile Microsoft 365, l’utilisateur peut scanner un code QR attaché à l’imprimante et libérer son travail d’impression. Cela est pris en charge sur les appareils Android pour l’application version 16.0.16501 ou ultérieure et sur les appareils iOS pour l’application version 2.76 ou ultérieure. Pour utiliser une version sécurisée avec du code QR, l’administrateur doit configurer l’imprimante dans le portail d’impression universelle.

Prérequis

  • Application mobile Microsoft 365, version 16.0.16501 ou ultérieure pour Android et version 2.76 ou ultérieure pour iOS
  • Licence d’abonnement associée pour utiliser l’application mobile Microsoft 365 pour un compte professionnel
  • Licence d’impression universelle affectée au compte d’utilisateur

Comment faire l’activer ?

Les utilisateurs disposant de droits d’accès aux rôles d’imprimante Administration istrateur peuvent activer une version sécurisée avec du code QR par imprimante via le portail de gestion d’impression universelle.

  • Accéder à l’impression universelle dans le portail Azure aka.ms/UPPortal
  • Accédez à la page Imprimantes
  • Cliquez sur une imprimante pour laquelle vous souhaitez activer la version sécurisée
  • Dans la page de l’imprimante, accédez au panneau Propriétés
  • Cliquez sur Options de publication du travail
  • Sélectionnez le code QR comme type de mise en production, puis cliquez sur Enregistrer
  • Enregistrer le code QR sur l’écran
  • Imprimer le code QR
  • Bande/collage de l’impression du code QR sur l’imprimante

Expérience de l’utilisateur final

Les imprimantes avec une version sécurisée du code QR configurée sont découvertes et installées sur l’appareil client de l’utilisateur de la même façon que les autres imprimantes d’impression universelle. L’expérience d’impression est la même pour réduire la courbe d’apprentissage de l’utilisateur final. La seule différence avec la version du code QR est lorsque l’utilisateur souhaite récupérer son document à l’imprimante.

Libération du travail d’impression sur l’imprimante

  • Monter jusqu’à l’imprimante
  • Vérifiez que vous êtes connecté à l’application Microsoft 365 avec votre compte d’entreprise
  • Scannez le code QR sur l’imprimante de 1 sur 2 façons :
    1. Via l’application caméra de votre téléphone (recommandé)
    2. Sinon, dans l’application Microsoft 365, accédez à Apps > Scan > QR Code
  • Une boîte de dialogue de confirmation s’affiche dans l’application. Le nom du partage d’imprimante doit correspondre au nom du partage d’imprimante affiché sur le code QR imprimé (celui entre parenthèses).
  • Parcourez le flux pour sélectionner le travail d’impression et relâchez-le sur l’imprimante.

Astuces et meilleures pratiques

  • Si vous activez la version sécurisée du code QR sur une imprimante, les utilisateurs peuvent uniquement libérer le travail d’impression via l’application Microsoft 365 sur leur téléphone après avoir analysé le code QR sur l’imprimante. Placez une autre façon : le travail d’impression n’imprime plus immédiatement à partir de l’imprimante lorsque l’utilisateur envoie le travail.
  • Les propriétés d’emplacement ville, bâtiment, étage et salle de l’imprimante s’affichent sur l’application Microsoft 365 lorsque l’utilisateur se trouve à l’imprimante et a scanné le code QR. Nous vous recommandons de mettre à jour les propriétés d’emplacement de l’imprimante pour garantir une expérience fluide pour l’utilisateur final.
  • Lorsque vous nommez votre partage d’imprimante, incluez des identificateurs d’emplacement tels que la construction et le plancher. Incluez des identificateurs sur le mécanisme de mise en production. Par exemple, « BuildingName-RoomName-QRcode »
  • Une fois que vous avez modifié le type de version en version sécurisée du code QR, imprimez immédiatement le code QR et attachez-le sur l’imprimante.

FAQ

Comment faire savez que j’ai la bonne version de l’application ?

Pour Android : Dans la page Android Play Store de l’application Microsoft 365, vous pouvez case activée la version de l’application en faisant défiler vers le bas jusqu’à « À propos de cette application », en cliquant dessus, en faisant défiler jusqu’à la version des informations > de l’application. Toute version supérieure à 16.0.16501 aura la fonctionnalité.

Pour iOS : Dans Paramètres, recherchez l’application Microsoft 365 et le numéro de version doit se trouver dans la section « À propos ».

Que se passe-t-il si je ne suis pas connecté à mon compte d’entreprise ?

Vous ne pourrez pas libérer le travail d’impression à partir de votre compte personnel, car vous devez envoyer le travail d’impression avec votre compte d’entreprise. Vous verrez un message d’erreur vous invitant à vous connecter à votre compte d’entreprise.

Que se passe-t-il si j’ai plusieurs comptes d’entreprise ?

Vérifiez que le compte d’entreprise approprié est connecté et actif dans l’application Microsoft 365. Utilisez la fonctionnalité Scan QR Code dans l’application Microsoft 365, dans le compte d’entreprise approprié, pour analyser le code QR de l’imprimante.

Que se passe-t-il si je suis connecté à mes comptes personnels et d’entreprise dans la même application Microsoft 365 ?

Dans ce cas, si vous analysez le code QR à partir de l’application de caméra native de votre téléphone, il peut automatiquement ouvrir l’application Microsoft 365 avec votre compte personnel, veillez à doubler case activée que votre compte d’entreprise est le compte actif dans l’application. Vous pouvez vérifier en appuyant sur votre image de profil, généralement dans le coin supérieur gauche de l’application et en examinant la section « Moi ».

Que se passe-t-il si j’ai deux installations de l’application Microsoft 365 : une pour une utilisation personnelle et une pour le travail ?

Cela s’applique uniquement aux appareils Android. Dans ce cas, si vous scannez le code QR à partir de l’application de caméra native de votre téléphone, il ouvre automatiquement l’application Microsoft 365 avec votre compte personnel. Vous pouvez éviter cela en effectuant l’une des deux opérations suivantes :

  1. Utilisez la fonctionnalité Scan QR Code dans l’application Microsoft 365, dans votre compte d’entreprise, pour analyser le code QR de l’imprimante
  2. Désactivez votre téléphone pour ouvrir automatiquement la version de Microsoft 365 avec le compte personnel en procédant comme suit :
    1. Ouvrez Paramètres sur votre téléphone. Accédez aux applications, applications installées ou Gestionnaire d’applications, en fonction de l’option disponible.
    2. Sur certains téléphones, vous trouverez directement des applications par défaut lorsque vous appuyez sur Applications. Pour d’autres, vous devrez appuyer sur les applications par défaut avancées > . Sur les téléphones Samsung, appuyez sur l’icône à trois points dans Paramètres > Apps et choisissez Applications par défaut. Sur les téléphones Mi, accédez à Paramètres > Apps Manage apps>. Appuyez ensuite sur l’icône à trois points en haut et sélectionnez Applications par défaut.
    3. Appuyez sur « Ouverture de liens » sur l’écran Des applications par défaut. Ici, vous verrez des applications instantanées. Désactivez le bouton bascule en regard de celui-ci.

Puis-je utiliser mon téléphone personnel ?

Oui, étant donné que vous pouvez vous connecter à votre compte d’entreprise en fonction des stratégies Intune de votre organisation.

Cela fonctionne-t-il avec les téléphones iOS ?

Oui. L’application Microsoft 365, version 2.76 ou ultérieure, est disponible pour cette fonctionnalité. Il peut être téléchargé à partir de l’App Store.

Puis-je désactiver la mise en production sécurisée sur l’imprimante sans annuler l’inscription de l’imprimante ?

Oui, vous pouvez revenir au type de publication du travail pour l’impression directe. Veillez à supprimer le code QR à l’imprimante et que les utilisateurs finaux connaissent la modification.

Que se passe-t-il si je ne partage pas et partage à nouveau l’imprimante ?

Lorsque vous annulez le partage d’une imprimante (par exemple, supprimez le partage d’imprimantes), l’imprimante ne sera pas détectable pour les utilisateurs finaux. Lorsque vous partagez à nouveau l’imprimante, le code QR reste inchangé. Toutefois, nous recommandons à l’administrateur d’imprimer le nouveau code QR si le nom du partage d’imprimante a été modifié pour éviter toute confusion pour l’utilisateur final.

Que se passe-t-il si je annule l’inscription et réinscris l’imprimante ?

Le code QR de l’imprimante change. Par conséquent, afin que l’utilisateur final analyse le code QR pour libérer son travail, l’administrateur doit imprimer le nouveau code QR et l’attacher à l’imprimante.

La mise en production sécurisée avec le code QR fonctionne-t-elle pour les imprimantes attachées au connecteur ?

Oui.

La mise en production sécurisée avec le code QR fonctionne-t-elle pour les imprimantes prêtes pour l’impression universelle ?

Oui.

Mes imprimantes doivent-ils avoir des configurations spécifiques ?

Non, toutefois, nous vous recommandons de mettre à jour les propriétés d’emplacement de l’imprimante pour garantir une expérience utilisateur final fluide.

Que se passe-t-il si mon imprimante dispose déjà d’une autre version activée, comme la mise en production de badge ?

La version sécurisée avec le code QR fonctionne toujours avec d’autres formes de mise en production sécurisée. Toutefois, cela signifie que l’utilisateur final devra « libérer » le travail d’impression deux fois. Tout d’abord, ils devront libérer le travail via l’application Microsoft 365 en analysant le code QR. Ensuite, ils devront badger dans l’imprimante pour finalement libérer le travail à imprimer. Cela est dû au fait que la version sécurisée avec le code QR libère la tâche d’impression universelle vers l’imprimante, tandis que d’autres formes de mise en production sécurisée (comme la mise en production de badge) libèrent le travail d’impression de l’imprimante elle-même. Il n’est pas recommandé d’activer la version sécurisée avec du code QR avec des imprimantes qui disposent déjà d’autres mécanismes de mise en production sécurisé activés.

Que se passe-t-il si mes utilisateurs envoient un code confidentiel sécurisé avec le travail d’impression ?

Comme indiqué dans la question précédente, la mise en production sécurisée avec le code QR fonctionne toujours avec un code CONFIDENTIEL sécurisé, mais l’utilisateur final doit passer par deux flux avant d’obtenir son travail d’impression. Il n’est pas recommandé d’activer la version sécurisée avec du code QR avec des imprimantes qui disposent déjà d’autres mécanismes de mise en production sécurisé activés.

Si l’appareil photo d’un utilisateur ne fonctionne pas, existe-t-il une alternative ?

Non, nous avons besoin d’une caméra physique sur le téléphone pour scanner le code QR. Vous pouvez utiliser l’application appareil photo native du téléphone ou la fonctionnalité Scan QR Code dans l’application Microsoft 365.

Si le travail n’est pas publié et qu’il expire, compte-t-il sur le volume de travaux d’impression inclus ? (C’est-à-dire que je paie des emplois qui ne sont pas libérés ?)

Non, tous les travaux qui ne sont pas publiés ne seront pas comptabilisés par rapport au nombre de travaux d’impression et vous ne serez pas facturé pour cette tâche d’impression.