Communiquer les plans de déploiement des résultats pour les programmes Viva Glint à l’aide de modèles d’e-mail

La communication des attentes et des résultats du sondage est un élément essentiel d’une stratégie de programme d’engagement solide.

Pour agir sur les commentaires de vos programmes Microsoft Viva Glint, utilisez les modèles de déploiement des résultats à personnaliser et à envoyer à vos collaborateurs. Les modèles sont fournis à titre indicatif uniquement et supposent un lancement de six semaines, ce qui peut être plus long que votre chronologie. Alignez vos communications selon les besoins.

Les exemples de communications ne sont pas générés dans la plateforme Glint.

Conseils pour l’utilisation de modèles Viva Glint

• Personnalisez le contenu de votre voix. Recherchez les espaces réservés, comme [nom de la société], puis insérez les informations applicables.
• Adaptez les messages en fonction de la familiarité de votre organization avec le processus de commentaires et de création de rapports.
• Condensez autant que possible la cascade de communication. Soyez prudent face à la surcharge d’informations.
• Tenez compte du calendrier des autres initiatives et plans de communication à l’échelle de l’entreprise. Recherchez les opportunités d’aligner la communication et de rationaliser les points de contact des employés.

La sécurité, la confidentialité et la conformité sont des principes fondamentaux de Microsoft. Nous apprécions, protégeons et défendons la confidentialité des données. Nous responsabilisons et défendons les choix de confidentialité des données de chaque personne qui utilise nos produits et services. Le service Viva Glint est régi par les Conditions du produit Microsoft et la Déclaration de confidentialité Microsoft.

Email modèles pour l’ensemble de votre organization

Utilisez ces liens hypertexte pour accéder aux modèles d’e-mail de fermeture post-enquête :

modèles Email pour les responsables

modèles Email pour les partenaires commerciaux des ressources humaines (HRPS)

Résultats de l’enquête et étapes suivantes pour tous les employés : 1 jour après la fermeture de l’enquête

À : Tous les employés

De : [Prénom et nom], PDG

Objet : [Name] Résultats de l’enquête et étapes suivantes

Date : [Jour 1 après la fermeture de l’enquête]

Cher [Prénom],

Merci d’avoir fait de l’enquête [Nom] un succès. Chez [Nom de l’entreprise], nous croyons que les commentaires de nos employés sont essentiels pour travailler à l’amélioration continue de nous-mêmes et à la réalisation de notre mission de [insérer la mission] .

Nous sommes heureux d’annoncer qu’environ [##%] de tous les employés ont fourni des commentaires précieux dans le cadre du sondage [Nom]. Dans les semaines à venir, nous partagerons les résultats et les plans d’action au niveau de l’entreprise en réponse à vos commentaires.

Au cours des prochaines semaines, votre responsable aidera votre équipe à choisir votre propre domaine d’intérêt à hiérarchiser. Soyez prêt à partager vos idées sur les solutions qui alimenteront le progrès au fil du temps.

Merci pour votre engagement à faire de [Nom de la société] un endroit où les gens peuvent s’épanouir et faire leur meilleur travail.

Si vous avez des questions, contactez votre responsable ou votre partenaire rh.

[Salutation],

[Nom]

Résultats de l’enquête et étapes suivantes pour tous les employés : 3 à 4 jours après la clôture de l’enquête

À : Tous les employés

De : [Prénom et nom], PDG

Objet : Résultats de l’enquête et étapes suivantes

Date : [3-4 jours après la fermeture de l’enquête]

Cher [Prénom], merci encore une fois aux employés [#] qui ont fourni des commentaires dans le cadre de l’enquête [Nom]. Aujourd’hui, j’aimerais partager nos résultats au niveau de l’entreprise et les étapes que nous allons prendre pour répondre à vos commentaires. L’écoute directe de votre part fait de nous un organization plus fort et nous aide à nous assurer que nos actions et décisions s’alignent sur le succès de nos employés, la puissance de notre entreprise. ​

Vos commentaires globaux :

• [Découverte générale de l’entreprise #1]
• [Découverte générale de l’entreprise #2]

Ce que vous avez dit que nous faisons bien en tant que organization :

• [Top strength #1]
• [Puissance supérieure n°2]

Ce que vous avez dit, nous devons faire mieux en tant que organization :

• [Domaine d’amélioration principal n°1]
• [Domaine d’amélioration principal n°2]

D’après vos commentaires, l’équipe de direction s’est alignée sur la prise de mesures pour améliorer [domaine d’intérêt] . [Discutez de la raison du choix , par exemple, de l’impact élevé sur l’engagement, etc., et des personnes qui en seront propriétaires, des étapes suivantes, etc.]

Au cours de la semaine prochaine, les leaders de votre organization partageront les résultats avec vous et vous impliqueront dans le choix des domaines d’intérêt pour vos équipes individuelles. Votre voix nous a permis de célébrer où nous excellons en tant qu’entreprise et nous met au défi de repenser la façon dont nous pouvons travailler pour prendre les meilleures décisions pour nos employés, nos clients et notre entreprise.

[Salutation],

[Nom]

Mise à jour des progrès à l’échelle de l’entreprise

À : Tous les employés

De : [Prénom et nom], Président-directeur général

Objet : [Name] Mise à jour des résultats de l’enquête

Date : [Semaine 4 et Semaine 8 après l’enquête]

Cher [Prénom],

Nous souhaitons partager avec vous une mise à jour sur nos efforts pour améliorer [domaine d’intérêt] en fonction des commentaires que nous avons entendus dans le sondage [Nom].

[Décrire le domaine d’intérêt avec les progrès réalisés, par qui et quelle est la prochaine phase ou l’activité à attendre]

Nous considérons l’enquête [Nom] comme un catalyseur pour les conversations ciblées en cours. Continuez à partager vos commentaires avec les dirigeants et les responsables de votre organization sur la façon dont nous nous engageons à traiter les domaines d’intérêt au niveau de l’entreprise, ainsi que les domaines d’intérêt de votre équipe.

En tant qu’entreprise, nous continuerons à fournir des mises à jour de progression par le biais de réunions de service, d’équipe et individuelles pour nous assurer que nous obtenons des changements tangibles au sein de notre entreprise. Grâce à votre contribution, nous continuerons à célébrer où nous excellons et nous concentrerons sur l’amélioration des opportunités qui comptent le plus pour vous. 

[Salutation],

[Nom]

Mise à jour des progrès à l’échelle de l’entreprise et communication de l’enquête suivante

À : Tous les employés

À partir de : [Prénom et nom], CHRO ou HRBP senior

Objet : [Nom de la société] Résultats de l’enquête Mises à jour

Date : [10 semaines après la fermeture de l’enquête ou 2 semaines avant le prochain sondage]

Cher [Prénom],

[Nom de l’entreprise] est extrêmement fier de toutes les conversations, idées et actions que nous avons vues en raison de l’enquête [Nom]. Il est important pour nous que nous continuions à améliorer votre expérience de travail et à vous impliquer de manière significative.

Notre entreprise Focus Area a été déterminé comme étant [Domaine d’intérêt] .

Voici quelques-unes des réalisations que nous avons accomplies :

• Élément 1
• Élément 2
• Élément 3

 Et voici ce qu’il reste à faire :

• Élément 1
• Élément 2
• Élément 3

Continuons à stimuler cette dynamique dans notre prochaine enquête, qui sera lancée le [date] . Nous vous encourageons à partager vos commentaires sur ce que nous faisons bien en tant qu’entreprise et ce que nous pouvons faire mieux.

Notre objectif est d’avoir des conversations continues sur les choses qui comptent le plus pour vous, votre responsable et vos équipes. Continuons à parler de la façon dont nous pouvons continuer à vivre nos valeurs et notre mission à [Nom de l’entreprise] .

[Salutation],

[Nom]

Résultats de l’enquête et étapes suivantes pour les gestionnaires

À : [Manager]

À partir de : [Prénom et nom], Ressources humaines/Gestionnaire direct/Autre

Objet : [Name] Résultats de l’enquête et étapes suivantes

Date : [Jour 1 post-sondage]

Cher [Prénom du responsable],

Vous êtes probablement impatient de voir les données de commentaires de votre enquête récente Glint et de partager ces résultats avec votre équipe. Étant donné que [Nom de l’entreprise] sait que les données de réponse sont affectées par le sentiment de sécurité des employés en fournissant des commentaires, des seuils de réponse minimaux ont été attribués pour préserver la confidentialité de votre équipe. Si ce seuil de confidentialité minimal n’a pas été atteint ( le nombre de réponses requises pour qu’il ne soit pas possible de déterminer qui a dit quoi ), certains de vos résultats peuvent ne pas inclure de données.

En outre, si moins de cinq employés ont participé à l’enquête, votre équipe n’aura pas de rapport de résultats. Pour protéger la confidentialité, les données de votre équipe passent au niveau suivant, afin que votre équipe soit représentée dans le rapport de votre responsable direct. Informez votre responsable que vous n’avez pas reçu vos propres résultats d’enquête et que vous souhaitez utiliser les résultats De l’information d’équipe élargie (BTI) comme point de départ pour la conversation de votre équipe. Votre responsable peut partager les résultats de l’RTC avec vous dans un téléchargement PowerPoint ou PDF. Poursuivez votre conversation à l’aide des résultats cumulatifs de l’équipe élargie et orientez la conversation vers des résultats pertinents pour votre groupe. ​

Les scores d’enquête sont un point de départ pour une conversation qui implique votre équipe dans l’identification des domaines d’intérêt pour améliorer l’engagement. Même si vous n’avez que quelques réponses ou si vous avez des vues limitées de vos résultats, vous pouvez toujours favoriser une conversation riche avec votre équipe. ​

Veuillez contacter le cas échéant.

[Salutation],

[Nom]

Mise à jour de la progression du déploiement des résultats

Vers : Gestionnaires

De : [Prénom et nom], Directeur des ressources humaines ou Partenaire commercial principal des ressources humaines

Objet : [Nom de la société] Résultats de l’enquête et étapes suivantes

Date : [Semaine 4 et Semaine 8 après l’enquête]

Cher [Prénom],

Notre enquête [Nom] n’est que le point de départ pour ouvrir un dialogue riche avec votre équipe. Utilisez vos résultats comme base pour des conversations continues qui mènent à une amélioration continue au fil du temps.

Les outils de conversation ACT dans Glint vous aident à travailler ensemble sur des domaines qui font une différence dans les performances de votre équipe et l’engagement des employés en :

• Donner des instructions pour garder l’équipe sur la bonne voie et éviter d’aller trop loin ou en profondeur
• Fournir des lignes directrices pour la hiérarchisation et la prise de décision.
• Rechercher des opinions divergentes et s’assurer que toutes les voix sont entendues.
• Surmonter les contraintes organisationnelles, telles que les stratégies, les structures de travail ou les contraintes budgétaires
• Connecter les équipes à des priorités plus larges et à des groupes travaillant sur des défis similaires

Résumés des actions planifiées

Agir

Agir est la plus grande opportunité manquée à grande échelle pour la plupart des organisations. Les employés qui ne croient pas que des mesures seront prises sont plus susceptibles de déclarer être désengagés que ceux qui croient que des mesures seront prises. Agir de manière ciblée peut assurer le succès à long terme.

Nous n’avons pas besoin de corriger tout ce qui provient de commentaires immédiatement. Au lieu de cela, nous allons utiliser cette occasion pour avoir des conversations significatives, nous engager dans un changement simple, partager les leçons apprises, puis répéter le processus.

Ressources et formation

Tirez parti des ressources de la page d’adoption Viva Glint ou Viva Glint page de la communauté. N’hésitez pas à contacter pour toute question ou pour obtenir un support supplémentaire.

[Salutation],

[Nom]

Résultats du sondage et conversations pour les gestionnaires et les DRH

À : [Prénom et Nom], HRBPs et Gestionnaires

De : [Prénom et nom], CHRO ou Senior Human Resources Business Partner

Objet : [Nom] Résultats de l’enquête et conversations

Date : [5-7 jours après la fermeture de l’enquête]

Cher [Prénom], à ce stade, vous devriez avoir accédé aux résultats de votre enquête [Nom] et planifié votre conversation initiale avec votre équipe. Les conversations sur les commentaires peuvent être difficiles : la planification est la meilleure solution pour vous aider à vous sentir préparé et à tirer le meilleur parti de l’exercice.

Framework ACT Comment partager efficacement les résultats de l’enquête et impliquer votre équipe pour hiérarchiser les domaines d’intérêt et identifier des solutions ? Utilisez le guide de conversation ACT de Viva Glint pour vous aider à préparer et à faciliter votre discussion :

• Reconnaître où nous sommes
• Collaborer sur l’endroit où nous voulons aller
• Faire un pas en avant

Après la réunion, vous devriez avoir choisi un ou deux domaines d’action (nous vous recommandons un seul). Utilisez la plateforme Glint pour les plans d’action suggérés et impliquez votre équipe dans le développement de solutions.

Actions de l’entreprise et de l’unité commerciale

Gardez à l’esprit les engagements de l’entreprise et de l’unité commerciale et alignez le cas échéant.

Action à entreprendre Agir est la plus grande opportunité manquée à grande échelle pour la plupart des organisations. Les employés qui ne croient pas qu’une mesure est prise sont plus susceptibles de déclarer être désengagés que ceux qui croient que des mesures seront prises. Agir de manière ciblée peut assurer son succès à long terme. ​

Nous n’avons pas à traiter tout ce qui provient des commentaires immédiatement. Au lieu de cela, nous allons utiliser cette occasion pour avoir des conversations significatives, nous engager dans un changement simple, partager les leçons apprises, puis répéter le processus.

Ressources et formation Tirez parti des ressources de la page d’adoption Viva Glint ou de Viva Glint page d’adoption ou Viva Glint page de la communauté pour en savoir plus sur les actions à entreprendre dans Viva Glint.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide, contactez-nous.

[Salutation],

[Nom]

Prise en charge de l’enquête RH et étapes suivantes

À : [Prénom et Nom], HRBPs

De : [Prénom et nom], Directeur des ressources humaines

Objet : Soutien rh de [Nom de l’entreprise] Résultats de l’enquête et étapes suivantes

Date : [3-12 semaines après la fermeture de l’enquête]

Cher [Prénom],

Comme nos équipes se concentrent sur l’engagement des employés au [nom de l’entreprise] , vous jouez un rôle important dans l’identification et le partage des meilleures pratiques, la mise en relation des équipes ayant des besoins similaires et le partage d’histoires de réussite de nos employés. Vous êtes un partenaire d’idée pour vos responsables, un défenseur des employés et un promoteur du changement de comportement.

Prenez un moment pour partager deux actions notables qui représentent le mieux notre capacité à agir sur les commentaires des employés et à stimuler la culture dont nous avons besoin pour atteindre nos objectifs commerciaux. Nous aborderons également les réussites et les opportunités à [décrire les réunions rh, etc. pour échanger des idées et créer des solutions communes].

Résumé des actions au niveau de l’entreprise

• [Découverte générale de l’entreprise #1]
• [Découverte générale de l’entreprise #2]

Résumé des actions au niveau de l’unité commerciale

• [Conclusions générales sur l’unité commerciale n°1]
• [Recherche générale sur l’unité commerciale n° 2]

Ressources et formation Familiarisez-vous avec l’application Glint et effectuez l’analyse des ressources sur la page d’adoption Viva Glint ou Viva Glint page de la communauté.

[Salutation],

[Nom]