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Charger les attributs de votre employé sur Viva Glint

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Les importations de fichiers utilisateur aident les administrateurs à tenir les utilisateurs à jour avec le système HRIS de leur organization. Pendant la configuration de la plateforme, découvrez comment charger les données des employés dans l’application Microsoft Viva Glint.

Avertissement

Pour des raisons de sécurité, n’envoyez jamais d’e-mail à votre fichier d’attributs d’employé.

Attention

Assurez-vous que tous les utilisateurs de l’entreprise Administration sont inclus dans votre premier chargement de fichier, avec les ID d’employés qui correspondent aux ID dans Viva Glint. Si ce n’est pas le cas, les utilisateurs Administration entreprise seront désactivés et perdront l’accès à la plateforme.

Configuration requise pour les fichiers

Les fichiers exportés par votre système HRIS doivent être des valeurs séparées par des virgules (CSV) ou des fichiers Microsoft Excel (TM) (.csv ou extensions .xlsx). Csv est le format préféré avec encodage UTF-8. La section suivante fournit des informations supplémentaires sur le format et la structure du fichier.

  • Format de fichier : le système Viva Glint peut accepter les attributs employés au format « CSV – UTF 8 » ou « XLSX ». Les fichiers doivent rester dans ce format une fois que nous avons défini le format attendu, ou un message d’échec est généré.
  • Noms de fichiers : il n’existe aucune restriction spécifique. Si votre organization n’a pas d’exigences spécifiques pour nommer les fichiers, la convention de nommage suivante est recommandée :
    • Fichier complet : $clientuuid$_user_full_yyyymmdd.csv
    • Fichier incrémentiel : $clientuuid$_user_delta_yyyymmdd.csv
    • La $clientuuid$ partie du nom de fichier est votre ID unique dans Viva Glint.
  • Dates : choisissez un format que vous utilisez pour les dates et respectez-le. Notre format préféré est « aaaa/mm/jj ». Si les dates sont envoyées dans un autre format, nous pouvons configurer le système pour reformater les dates à mesure que le fichier est chargé initialement. Toutefois, le système affiche des erreurs si les formats de date ne correspondent pas une fois que nous avons défini le format attendu.

    Remarque

    Le format de date doit inclure « / » au lieu d’un trait d’union entre l’année, le mois et le jour, et toutes les dates doivent être au même format.

  • Noms des attributs : une fois les attributs déterminés, les noms d’attribut (en-têtes de colonne) doivent rester les mêmes. Par exemple, « ID d’employé » ne peut pas être remplacé par « ID EMP ».

Importer des données sur les employés

La fonction d’importation vous permet de modifier rapidement les enregistrements des employés en bloc et d’ajouter de nouveaux utilisateurs.

Conseil

Mettez régulièrement à jour votre fichier d’employé. Assurez-vous que vos derniers attributs d’employé ont été envoyés et chargés avant le lancement d’une enquête, car vos attributs ne peuvent pas être modifiés au moment du lancement de l’enquête.

Processus d’importation des attributs d’employé

Les étapes suivantes vous guident tout au long du processus d’importation manuelle des attributs :

  1. Sélectionnez le symbole Configurer .

  2. Dans la section Employés, sélectionnez Personnes.

  3. Sélectionnez Importer.

  4. Cochez la case lors de la mise à jour de tous les enregistrements d’employés, à la fois dans le fichier et dans le système.

  5. Faites glisser et déposez votre fichier ou recherchez-le pour le sélectionner.

    Sélectionnez Importer un fichier. Un message s’affiche, vous informant qu’un e-mail est envoyé une fois que le chargement est prêt à être examiné et confirmé.

  6. Ensuite, sélectionnez Fermer.

  7. Après avoir reçu l’e-mail de chargement du fichier, accédez à la page Personnes pour confirmer votre chargement.

    1. Vous pouvez également actualiser la page Personnes pour surveiller le chargement status dans la barre de progression en haut de la page.

  8. Sélectionnez le bouton Vérifier le chargement en haut à droite de la page Personnes.

  9. Dans la boîte de dialogue Confirmer votre importation qui s’affiche, avant de sélectionner Confirmer l’importation :

    1. Vérifiez que les employés déplacés vers le nombre d’inactifs sont exacts.
    2. Vérifiez que le nombre de modifications des employés est exact.
    3. Vérifiez que le nombre d’employés ajoutés est exact.
    4. Résolvez les erreurs en fonction des besoins.

Remarque

  • Seul l’utilisateur qui effectue le chargement reçoit un e-mail lorsque le fichier a été traité.
  • Si le fichier n’est pas confirmé dans les 60 minutes suivant le chargement, il est annulé.

Mettre à jour régulièrement les données de vos employés

Votre entreprise peut envoyer des mises à jour de données sur les employés chaque fois que nécessaire et en fonction de la cadence qui vous convient le mieux. Certaines entreprises envoient des mises à jour quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles, tandis que d’autres ne transfèrent pas les mises à jour tant qu’elles ne sont pas prêtes à lancer une enquête.

Conseil

Mettez à jour les données de vos employés chaque semaine, ou au moins à une cadence régulière.

Si vous avez moins de 10 000 employés, un flux quotidien du fichier complet doit être suffisant et vous n’aurez pas à envoyer de fichier incrémentiel. Si vous avez une grande base d’employés avec plusieurs attributs (plus de 50), l’envoi de fichiers complets 1 à 2 fois par mois avec des fichiers incrémentiels quotidiens peut être plus judicieux pour les besoins de votre entreprise.