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Rapport sur l’efficacité des réunions

  • Article

Le rapport sur l’efficacité des réunions utilise un modèle rempli par les données Viva Insights pour déterminer si les employés pratiquent des habitudes qui aboutissent à des réunions plus efficaces.

Le rapport vous permet d’effectuer les éléments suivants :

  • Identifier les comportements qui améliorent l’efficacité des réunions.
  • Déterminer quels groupes pratiquent ou non ces comportements.
  • Découvrir comment piloter les comportements qui permettent des réunions plus efficaces.
  • Suivre l’évolution de ces modèles comportementaux au fil du temps.

Chaque page de rapport inclut une interprétationPourquoi c’est important, Actions recommandéeset Définitions de métriques.

Pour remplir le rapport dans Power BI, vous devez configurer et exécuter correctement la requête d’efficacité des réunions prédéfinie dans Viva Insights.

Remarque

Pour améliorer la clarté et éliminer la confusion, nous avons modifié les noms de plusieurs insights dans ce rapport. Bien que les conclusions tirées des données soient les mêmes, vous remarquerez un passage d’un ton passif à un ton plus actionnable dans la façon dont les insights sont encadrés. En savoir plus sur cette modification ici.

Démonstration

La démonstration suivante utilise des exemples de données qui ne sont que représentatifs de ce rapport et peuvent ne pas correspondre exactement à ce que vous voyez dans un rapport en direct spécifique aux données uniques de votre organisation.

Configuration requise

Avant de pouvoir exécuter les requêtes et remplir le rapport dans Power BI, vous devez :

  • Se voir attribuer le rôle d'analyste Insights dans Viva Insights.

  • Avoir la version de décembre 2022 (ou plus récente) de Power BI Desktop installée. Si une version antérieure de Power BI installée, désinstallez-la avant d’installer la nouvelle version. Accédez ensuite à Télécharger Power BI Desktop pour télécharger et installer la dernière version.

Configuration des rapports

Exécuter la requête

  1. Dans l’expérience analyste Viva Insights, sélectionnez Analyse.

  2. Sous Modèles Power BI, accédez à Efficacité des réunions et sélectionnez Démarrer l’analyse. Pour obtenir plus d’informations sur le modèle Efficacité des réunions avant d’exécuter votre analyse, sélectionnez En savoir plus.

  1. Sous Configuration de la requête :

    1. Tapez un nom de requête.
    2. Sélectionnez une Période. La période est définie par défaut sur 3 derniers mois.
    3. Définissez Actualisation automatique (facultatif). Vous pouvez configurer la requête pour qu'elle se mette à jour automatiquement en cochant la case Actualisation automatique. Lorsque vous sélectionnez l'option d'actualisation automatique, votre requête s'exécute automatiquement et calcule un nouveau résultat chaque fois que Viva Insights obtient des données de collaboration mises à jour pour les personnes sous licence.

      Remarque

      Si les données organisationnelles utilisées dans une requête d'actualisation automatique changent (par exemple, un nom d'attribut est modifié ou un attribut est supprimé), la requête peut arrêter l'actualisation automatique.

    4. Tapez une Description (facultatif).
    5. Modifier la règle de métrique (facultatif). Pour définir une nouvelle règle de mesure, sélectionnez Plus de paramètres. Ensuite, choisissez une nouvelle règle dans la liste. Pour plus d'informations sur les règles de métrique, reportez-vous à Règles de métrique.

      Remarque

      Le volet Autres paramètres contient également les paramètres Regrouper par . Les requêtes Power BI sont définies sur Regrouper par semaine, et vous ne pouvez pas modifier ce champ.

  2. Sous Métriques de modèle prédéfinies, affichez la liste des métriques présélectionnées, qui apparaissent sous forme de balises grises. Ces métriques sont nécessaires pour configurer le rapport Power BI et vous ne pouvez pas les supprimer. Vous pouvez ajouter d’autres métriques en sélectionnant Ajouter des métriques.

    Importante

    Des données organisationnelles de faible qualité ou manquantes peuvent affecter vos indicateurs de performance et entraîner des avertissements ou des erreurs. En savoir plus sur les notifications de qualité des données dans Qualité des données dans l’expérience d’analyste.

  3. Dans Sélectionner les employés que vous souhaitez inclure dans la requête, ajoutez des filtres pour limiter les employés dans l’étendue de votre rapport. Ne supprimez pas le filtre prédéfini « Is Active ». Pour plus d’informations sur les options de filtre et d’indicateur de performance, consultez Filtres. Si vous remarquez un avertissement ou une erreur ici, c'est parce que l'un de vos attributs manque dans vos données organisationnelles ou est de mauvaise qualité.

  4. Sous Sélectionnez les attributs d’employé que vous souhaitez inclure dans la requête, ajoutez jusqu’à 20 attributs d’organisation. Une fois la requête exécutée, vous pouvez utiliser ces attributs pour regrouper et filtrer les rapports.

    Importante

    Cette requête PowerBI nécessite certains attributs spécifiques pour s'exécuter, et nous les avons présélectionnés pour vous. Ces attributs apparaissent en gris et vous ne pouvez pas les supprimer. Nous pouvons également inclure certains attributs utiles à votre modèle, mais qui ne sont pas nécessaires à l'exécution de votre requête. Ces attributs apparaissent en bleu et vous pouvez les supprimer.

    Si vous remarquez des attributs marqués d'avertissements jaunes, la qualité de cet attribut est faible. Si vous remarquez des attributs marqués en rouge et que le bouton Exécuter de la requête est désactivé, cela signifie que vos données organisationnelles manquent cet attribut.

    En savoir plus sur les attributs et la qualité des données dans Qualité des données dans l’expérience d’analyste.

  5. Sélectionnez Exécuter dans le coin supérieur droit de l’écran. L’exécution de la requête peut prendre quelques minutes.

Accéder aux résultats de la requête

Vous pouvez accéder au rapport de deux manières différentes :

  1. Affichez le rapport dans le navigateur. Utilisez cette option si vous souhaitez uniquement afficher le rapport.
  2. Ouvrez le modèle Power BI dans Power BI bureau et connectez-vous à vos résultats de requête. Utilisez cette option si vous souhaitez personnaliser le rapport ou le partager avec d’autres membres de votre organisation en publiant le rapport sur le service Power BI.

Afficher le rapport dans le navigateur

Pour afficher le rapport dans le navigateur, accédez à la page des résultats de la requête et sélectionnez l’icône représentant un œil dans la colonne Affichage. Vous pouvez sélectionner Ouvrir dans un nouvel onglet si vous souhaitez conserver le rapport en arrière-plan tout en effectuant d’autres tâches dans Advanced Insights.

Ouvrez le modèle Power BI dans Power BI Desktop

  1. Accédez à la page résultats de la requête et sélectionnez l’icône Power BI dans la colonne Actions pour télécharger le modèle Power BI et obtenir les identificateurs de requête et de partition. Vous aurez besoin de ces URL plus tard.
  2. Ouvrez le modèle téléchargé.
  3. Si vous êtes invité à sélectionner un programme, sélectionnez Power BI.
  4. Lorsque Vous êtes invité par Power BI :
    1. Collez les identificateurs de partition et de requête.
    2. Configurez la taille de groupe minimale pour l'agrégation des données dans les visualisations de ce rapport conformément à la politique de votre entreprise en matière de visualisation des données Viva Insights.
    3. Sélectionnez charger pour importer les résultats de la requête dans Power BI.
  5. Si Power BI vous y invite, connectez-vous à l'aide de votre compte professionnel. Power BI charge et prépare ensuite les données. Pour les fichiers volumineux, ce processus peut prendre quelques minutes.

    Importante

    Vous devez vous connecter à Power BI avec le même compte que vous utilisez pour accéder à Viva Insights. Si disponible, sélectionnez Compte d’organisation à gauche. Vous devrez peut-être vous connecter plusieurs fois. Capture d'écran qui montre la connexion à Power BI dans l'onglet Compte organisationnel.

Paramètres de rapport

Une fois le rapport d’efficacité de la réunion configuré et rempli avec les données Viva Insights dans Power BI :.

Setting Description
Sélectionner la période du rapport Ce paramètre modifie principalement les données affichées dans les graphiques de tendances. Il n’est pas recommandé de réduire la période à moins de huit semaines, car certains insights, comme les indicateurs d’un mois à l’autre, n’auront pas suffisamment de données pour être calculés.
Période d’agrégation La période d’agrégation définit la durée utilisée par le rapport pour calculer tous les insights agrégés. Par exemple, si vous sélectionnez 4 dernières semaines, les insights sont agrégés sur la période de quatre semaines précédant la date de fin. Sinon, si vous sélectionnez dernière semaine, les insights sont agrégés au cours de la dernière semaine précédant la date de fin.
Coût moyen de l’heure de réunion d’un employé Modifiez cette valeur pour calculer une valeur plus précise pour les heures de réunion dans le rapport.
Filtres facultatifs pour exclure les groupes d’employés Pour filtrer la population d’employés mesurée, vous pouvez filtrer selon n’importe quel attribut organisationnel sélectionné, puis filtrer par l’une des valeurs de ces attributs. Si vous utilisez ces filtres facultatifs, le nombre d’employés mesurés reflète un nombre réduit.
Afficher le rapport par Cet attribut est l’attribut principal regroupé-par affiché dans toutes les pages suivantes. Vous pouvez modifier cet attribut à tout moment ; toutes les pages de rapport suivantes affichent les valeurs regroupées par le nouvel attribut.
Exclusions facultatives Utilisez les cases à cocher pour :
  • Exclure les employés qui ne sont probablement pas des travailleurs du savoir (c’est-à-dire ceux qui passent moins de cinq heures par semaine en moyenne dans des réunions, des e-mails et/ou des appels et des conversations Teams).
  • Exclure les semaines qui sont probablement des semaines de vacances ou des semaines de congés payés, ou les semaines pendant laquelle les personnes sont sur d’autres types de congés.
Sélectionner la langue préférée pour votre rapport Modifiez la langue de votre rapport.

Remarque

À l’heure actuelle, les exclusions facultatives répertoriées ci-dessus ne sont pas disponibles si vous choisissez d’afficher le rapport dans le navigateur. Les exclusions facultatives ne sont disponibles que si vous téléchargez le modèle Power BI et l’ouvrez dans Power BI Desktop.

À propos du rapport

Le rapport sur l’efficacité des réunions comprend plusieurs pages de rapport qui vous aident à déterminer si votre organisation applique des habitudes de réunion saines.

À l’exception des deux premières pages, chaque page de rapport suit un format similaire : une moyenne de groupe d’ensemble pour la métrique, puis une répartition de cette moyenne de métrique par l’attribut organisationnel sélectionné. Ces moyennes sont calculées sur la période d’agrégation que vous avez sélectionnée dans paramètres de rapport. Vous pouvez également voir la tendance de la moyenne du groupe de la date de début à la date de fin sélectionnée, ou sélectionner Pourquoi cela est important pour une explication de l’objectif derrière la page. Enfin, chaque page se termine par une suggestion Agir, dans laquelle vous pouvez choisir Explorer plus pour accéder à des détails supplémentaires sur les actions suggérées.

Vue d’ensemble

Obtenez une vue d’ensemble de tous les insights inclus dans le rapport : trois insights qui traitent de la quantité d’heures de réunion et six insights qui traitent de la qualité des heures de réunion.

Informations sur la qualité des heures de réunion

Tous les insights qui montrent la qualité des heures de réunion, tels que les préavis volumineux et longs ou courts, sont mesurés en pourcentage de toutes les heures de réunion de personnes qui présentent ces caractéristiques. Par exemple, supposons que deux personnes rejoignent une réunion de 30 minutes. Une personne rejoint à l’heure et l’autre en retard. Cette réunion avait 60 minutes cumulatives de temps de réunion, mais 30 de ces minutes ont été rejointes en retard. Par conséquent, 50 % du temps de réunion a été rejoint en retard.

Icônes de déplacement

L’icône Augmentation la plus importante fait ressortir l’insight qui a le plus augmenté dans la période d’agrégation, par rapport à la période précédente. Cela peut être intéressant en fonction de la taille de l’augmentation. L’icône Diminution la plus importante indique l’insight qui a le plus diminué dans la période d’agrégation, comme les réunions jointes ou terminées tardivement par rapport à la période précédente. Cela peut être une cause de fête.

Comparaisons basées sur le temps

En fonction de la période d’agrégation sélectionnée, vous verrez des comparaisons d’un mois à l’autre ou des comparaisons d’une semaine à l’autre par défaut. Si vous sélectionnez 4 dernières semaines, le rapport affiche des calculs d’un mois à l’autre comparant les quatre dernières semaines aux quatre semaines antérieures. Si vous sélectionnez 1 dernière semaine, le rapport affiche des calculs d’une semaine à l’autre en comparant la dernière semaine à la semaine précédente.

Cycle de vie des réunions

Cette page présente des insights similaires à ceux de la page de vue d’ensemble, mais en fonction des phases du cycle de vie des réunions : avant, pendant et après.

Lors de l’organisation de réunions efficaces, il peut être utile de réfléchir à la réunion dans les trois phases suivantes :

  • Avant la réunion, réfléchissez à qui sont les participants appropriés, combien de temps vous aurez besoin, qui sont vos parties prenantes requises, si elles sont disponibles, etc.

  • Pendant la réunion : assurez-vous de commencer à l’heure, de parcourir votre ordre du jour et de permettre aux personnes de participer.

  • Après la réunion : évaluez-la, demandez des commentaires et envoyez des notes et des éléments d’action.

Heures consacrées aux réunions

Parfois, il est choquant d’apprendre combien de temps votre organisation consacre aux réunions. Une fois que vous avez compris cet investissement, il est facile de commencer à poser des questions sur la façon de réduire le temps de réunion non productif. Sur cette page, comprenez la valeur du temps consacré aux réunions. Si cette valeur ne vaut pas la peine d’être suivie dans votre organisation, vous pouvez toujours accéder à Paramètres et définir cette valeur sur 0.

Volumineuses et longues

Découvrez le pourcentage d’heures de réunion qui sont volumineuses (neuf invités ou plus, y compris l’organisateur) et longues (plus d’une heure). Vous pouvez voir l’évolution de ces données au fil du temps, ainsi que la répartition en pourcentage des réunions : petites et courtes, longues, grandes, et grandes et longues.

Court préavis

Découvrez les réunions qui sont planifiées avec un bref préavis, c’est à dire le pourcentage d’heures de réunion que les organisateurs planifient moins de 24 heures avant le début de cette réunion.

Conflits

Comprendre la fréquence des réunions qui se chevauchent et la disponibilité des participants. Cette page affiche le pourcentage d’heures de réunion pour lesquelles un employé a eu des réunions qui se sont chevauchées dans son calendrier.

Participation tardive

Affichez le pourcentage d’heures de réunion pour lesquelles les employés ont rejoint une réunion Teams après cinq minutes après l’heure de début planifiée.

Fin tardive

Affichez le pourcentage d’heures de réunion pour lesquelles les employés ont mis fin à une réunion Teams après une minute après l’heure de fin planifiée.

Multitâche

Découvrez comment le multitâche affecte votre organisation. Vous pouvez voir le pourcentage d’heures de réunion pour lesquelles une personne a envoyé ou lu des e-mails ou des conversations pendant une réunion. Cette page fournit également des catégories de multitâches en fonction du nombre d’heures de collaboration et des tendances de multitâche.

Après les réunions

Même après avoir quitté une salle de réunion (physiquement ou virtuellement), la réunion n’est pas terminée. Assurez-vous que vous diffusez toujours des éléments d’action clairs et les étapes suivantes. Réfléchissez également à la façon dont la réunion s’est déroulée pour vous assurer que votre prochaine réunion est plus efficace que la précédente. Obtenez quelques conseils utiles sur cette page pour vous assurer que cette tendance reste positive.

Glossaire

Affichez les métriques et autres termes clés utilisés dans le rapport.

Conseils Power BI, FAQ et résolution des problèmes

Pour plus d'informations sur le partage du rapport et d'autres conseils Power BI, la résolution de problèmes ou la consultation de la FAQ, voir Conseils, FAQ et dépannage Power BI.

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