Creare un'organizzazione consapevole dei costi
Come descritto in Motivazioni: perché si passa al cloud?, esistono molti motivi validi per l'adozione del cloud da parte di un'azienda. Quando la riduzione dei costi è un driver principale, è importante creare un'organizzazione consapevole dei costi.
Garantire la coscienza dei costi non è un'attività unica. Analogamente ad altri argomenti relativi all'adozione del cloud, è iterativo. Il diagramma seguente illustra questo processo per concentrarsi su tre attività interdipendenti: visibilità, responsabilitàe ottimizzazione. Questi processi si svolgono a livello macro e micro, descritti in dettaglio in questo articolo.
figura 1: Struttura dell'organizzazione consapevole dei costi.
Processi generali consapevoli dei costi
Visibilità: Affinché un'organizzazione sia consapevole dei costi, ha bisogno di visibilità su tali costi. La visibilità in un'organizzazione consapevole dei costi richiede report coerenti per i team che adottano il cloud, i team finanziari che gestiscono i budget e i team di gestione responsabili dei costi. Questa visibilità viene ottenuta stabilendo:
- L'ambito corretto per la reportistica.
- Organizzazione delle risorse appropriata (gruppi di gestione, gruppi di risorse, sottoscrizioni).
- Chiare strategie di assegnazione dei tag.
- Controlli di accesso adeguati (Azure RBAC).
responsabilità: La responsabilità è importante quanto la visibilità. La responsabilità inizia con budget chiari per le attività di adozione. I bilanci dovrebbero essere ben stabiliti, comunicati chiaramente e basati su aspettative realistiche. La responsabilità richiede un processo iterativo e una mentalità orientata alla crescita per guidare il giusto livello di responsabilità.
Ottimizzazione: Ottimizzazione è l'azione che crea riduzioni dei costi. Durante l'ottimizzazione, le allocazioni delle risorse vengono modificate per ridurre il costo del supporto di vari carichi di lavoro. Questo processo richiede iterazione e sperimentazione. Ogni riduzione dei costi riduce le prestazioni. Trovare il giusto equilibrio tra il controllo dei costi e le aspettative delle prestazioni degli utenti finali richiede input da più parti.
Le sezioni seguenti descrivono i ruoli che i vari team svolgono nello sviluppo di un'organizzazione consapevole dei costi.
Team di strategia del cloud
La creazione di coscienza dei costi nelle attività di adozione del cloud inizia a livello di leadership. Per essere efficaci a lungo termine, il team di strategia cloud deve includere un membro del team finanziario. Se nella struttura finanziaria i responsabili aziendali sono responsabili dei costi delle soluzioni, devono essere invitati a unirsi al team. Oltre alle attività principali assegnate in genere al team di strategia del cloud, anche tutti i membri del team di strategia cloud devono essere responsabili di:
Visibilità: Il team di strategia del cloud e il team di governance del cloud è necessario conoscere i costi effettivi delle attività di adozione del cloud. Data la visualizzazione a livello esecutivo di questo team, devono avere accesso a più ambiti di costo per valutare le decisioni di spesa. In genere, un dirigente deve avere visibilità dei costi totali relativi a tutte le spese cloud. Tuttavia, come membri attivi del team di strategia cloud, devono anche essere in grado di visualizzare i costi per unità di business o per unità di fatturazione per convalidare showback, chargeback o altri modelli di contabilità cloud .
Responsabilità: I budget devono essere stabiliti tra la strategia cloud, la governance del cloude i team di adozione del cloud in base alle previste attività di adozione. Quando si verificano deviazioni dal budget, il team di strategia del cloud e il team di governance del cloud devono collaborare per determinare rapidamente il miglior corso di azione per correggere le deviazioni.
Ottimizzazione: Durante le attività di ottimizzazione, il team di strategia cloud può rappresentare l'investimento e il valore restituito di carichi di lavoro specifici. Se un carico di lavoro ha un valore strategico o un impatto finanziario sull'azienda, è necessario monitorare attentamente le attività di ottimizzazione dei costi. Se non c'è alcun impatto strategico sull'organizzazione e nessun costo intrinseco per prestazioni scarse di un carico di lavoro, il team di strategia cloud può approvare l'ottimizzazione eccessiva. Per guidare queste decisioni, il team deve essere in grado di visualizzare i costi in un ambito per progetto.
Team di adozione del cloud
Il team di adozione del cloud è al centro di tutte le attività di adozione. Quindi, sono la prima linea di difesa contro l'overspending. Questo team ha un ruolo attivo in tutte e tre le fasi della coscienza dei costi.
visibilità :
- Consapevolezza: È importante che il team di adozione del cloud abbia visibilità sugli obiettivi di risparmio sui costi dell'iniziativa. Semplicemente dicendo che lo sforzo di adozione del cloud contribuirà a ridurre i costi è una ricetta per l'errore. Visibilità specifica è importante. Ad esempio, se l'obiettivo è ridurre il TCO del data center del 3% o le spese operative annuali del 7%, divulgare tali obiettivi in anticipo e chiaramente.
- Telemetria: Il team deve avere visibilità sull'impatto delle loro decisioni. Durante le attività di migrazione o innovazione, le decisioni hanno un effetto diretto sui costi e sulle prestazioni. Il team deve bilanciare questi due fattori concorrenti. Il monitoraggio delle prestazioni e dei costi limitato ai progetti attivi del team è importante per fornire la necessaria visibilità.
Responsabilità: Il team di adozione del cloud deve essere a conoscenza di tutti i budget predefiniti associati ai loro sforzi di adozione. Quando i costi reali non sono allineati al budget, è possibile creare la responsabilità. La responsabilità non equivale a penalizzare il team di adozione per il superamento del budget, perché l'eccesso di budget può derivare dalle decisioni necessarie in merito alle prestazioni. Al contrario, la responsabilità significa educare il team sugli obiettivi e sul modo in cui le decisioni influiscono su tali obiettivi. Inoltre, la responsabilità include offrire un dialogo in cui il team può comunicare sulle decisioni che hanno portato a una spesa eccessiva. Se queste decisioni non sono allineate agli obiettivi del progetto, questo impegno offre una buona opportunità per collaborare con il team di strategia del cloud per prendere decisioni migliori.
Ottimizzazione: Questo sforzo è un'azione di bilanciamento, in quanto l'ottimizzazione delle risorse può ridurre le prestazioni dei carichi di lavoro supportati. In alcuni casi non è possibile realizzare risparmi previsti o preventivati per un carico di lavoro perché il carico di lavoro non viene eseguito in modo adeguato con le risorse preventivate. In questi casi, il team di adozione del cloud deve prendere decisioni saggie e segnalare le modifiche al team di strategia del cloud e al team di governance del cloud in modo che i budget o le decisioni di ottimizzazione possano essere corretti.
Team di governance del cloud
In genere, il team di governance del cloud stabilisce protezioni per la gestione dei costi nel cloud. Questo impegno è incentrato sulle seguenti attività correlate allo sviluppo di un'organizzazione consapevole dei costi:
Visibilità: Il team di governance del cloud lavora come collega del team di strategia cloud per pianificare i budget per l'adozione del cloud. Questi due team collaborano anche per esaminare regolarmente le spese effettive. Il team di governance del cloud è responsabile di garantire report sui costi coerenti e telemetria delle prestazioni affidabile.
Responsabilità: Quando si verificano deviazioni del budget, il team di strategia del cloud e il team di governance del cloud devono collaborare per determinare rapidamente la migliore linea d'azione per rimediare alle deviazioni. In genere, il team di governance del cloud agisce su tali decisioni. A volte l'azione può essere un semplice ri-addestramento per il team di adozione del cloud interessato . Il team di governance del cloud può anche aiutare a ottimizzare gli asset distribuiti, modificare le opzioni di sconto o persino implementare opzioni di controllo dei costi automatizzate, ad esempio bloccando la distribuzione di asset non pianificati.
Ottimizzazione: Dopo la migrazione o la creazione degli asset nel cloud, è possibile usare gli strumenti di monitoraggio per valutare le prestazioni e l'utilizzo di tali asset. I dati di monitoraggio e prestazioni appropriati possono identificare gli asset che devono essere ottimizzati. Il team di governance del cloud è responsabile della distribuzione coerente degli strumenti di monitoraggio e creazione di report sui costi. Possono anche aiutare i team di adozione a identificare le opportunità per ottimizzare in base ai dati di telemetria sulle prestazioni e sui costi.
Centro cloud di eccellenza
Anche se in genere non è responsabile della gestione dei costi, il CCoE può avere un impatto significativo sulle organizzazioni consapevoli dei costi. Molte decisioni IT fondamentali influiscono sui costi su larga scala. Quando il CCoE svolge il proprio ruolo, i costi possono essere ridotti per diversi sforzi di adozione del cloud.
Visibilità: Qualsiasi gruppo di gestione o gruppo di risorse che ospita gli asset IT principali deve essere visibile al team CCoE. Il team può usare questi dati per generare opportunità da ottimizzare.
Responsabilità: Anche se in genere non è responsabile dei costi, il CCoE può ritenersi responsabile della creazione di soluzioni ripetibili che riducono al minimo i costi e ottimizzano le prestazioni.
Ottimizzazione: Data la visibilità del CCoE su più distribuzioni, il team è in una posizione ideale per fornire consigli di ottimizzazione e per aiutare i team di adozione a migliorare la regolazione degli asset.
Passaggi successivi
La pratica di queste responsabilità a ogni livello dell'azienda aiuta a guidare un'organizzazione consapevole dei costi. Per iniziare ad agire su queste linee guida, esaminare l'introduzione sull'idoneità dell'organizzazione per identificare le strutture del team corrette.