Usare le impostazioni dei criteri per gestire i controlli della privacy per App di Microsoft 365 per grandi imprese

Microsoft si impegna a fornire le informazioni e i controlli necessari per scegliere le modalità di raccolta e utilizzo dei dati quando si usa Microsoft Teams, incluso in Microsoft 365 Apps for Enterprise.

A partire dalla versione 1904 di App di Microsoft 365 per grandi imprese, sono disponibili nuove impostazioni dei criteri che consentono di controllare le impostazioni relative agli aspetti seguenti:

• Dati di diagnostica sul software client di Office in uso che vengono raccolti e inviati a Microsoft.

• Esperienze connesse che usano funzionalità basate sul cloud per offrire funzionalità avanzate di Office agli utenti.

Di seguito sono illustrate le cinque nuove impostazioni dei criteri:

• Configure the level of client software diagnostic data sent by Office to Microsoft (Configura il livello dei dati di diagnostica sul software client inviati da Office a Microsoft)
• Allow the use of connected experiences in Office that analyze content (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office che analizzano il contenuto)
• Allow the use of connected experiences in Office that download online content (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office che scaricano contenuti online)
• Allow the use of additional optional connected experiences in Office (Consenti l'uso di altre esperienze connesse facoltative in Office)
• Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office

Queste impostazioni dei criteri possono essere implementate tramite Criteri di gruppo o Criteri cloud. Se si usa Criteri di gruppo, è necessario scaricare l'ultima versione dei file dei modelli amministrativi (ADMX/ADML) dall'Area download Microsoft.

Se si usa lo strumento di gestione dei Criteri di gruppo, tutte queste impostazioni dei criteri si trovano in Configurazione utente\Criteri\Modelli amministrativi\Microsoft Office 2016\Privacy\Centro protezione.

Tali nuove impostazioni dei criteri si applicano anche alle versioni desktop di Project e Visio incluse in alcuni piani di abbonamento, come Project Piano 5 o Visio Piano 2. Si applicano anche a Microsoft 365 Apps per le aziende.

Alcune impostazioni dei criteri esistenti non saranno più applicabili ad App di Microsoft 365 per grandi imprese. Inoltre, l'interfaccia utente presenterà modifiche nella sezione delle impostazioni di privacy che è opportuno conoscere, perché gli utenti potrebbero notarle e chiedere spiegazioni.

Come per tutte le nuove impostazioni dei criteri, prima dell'implementazione a livello di organizzazione è opportuno eseguire test accurati in un ambiente limitato e controllato per assicurarsi che abbiano l'effetto desiderato.

Impostazione dei criteri per i dati di diagnostica

I dati di diagnostica vengono usati per mantenere Office sicuro e aggiornato, rilevare, diagnosticare e risolvere i problemi e apportare miglioramenti ai prodotti.

Si può usare l'impostazione dei criteri Configure the level of client software diagnostic data sent by Office to Microsoft per scegliere il livello dei dati di diagnostica sul software client inviati a Microsoft.

Se si abilita questa impostazione dei criteri, è necessario scegliere il livello dei dati di diagnostica inviati a Microsoft. Le opzioni disponibili sono Required (Indispensabili), Optional (Facoltativi) e Neither (Nessuno).

• Scegliendo Obbligatorio verranno inviati a Microsoft i dati minimi necessari per mantenere Office sicuro, aggiornato e correttamente funzionante nel dispositivo in cui è installato.

• Scegliendo Facoltativo verranno inviati a Microsoft dati aggiuntivi che contribuiscono a migliorare i prodotti e forniscono ulteriori informazioni per facilitare il rilevamento, la diagnostica e la risoluzione dei problemi. Questi dati possono essere usati anche in forma aggregata per eseguire il training e migliorare le esperienze basate sull'apprendimento automatico, come le azioni consigliate, il completamento del testo e la guida contestuale. Se si sceglie di inviare i dati di diagnostica facoltativi, sono inclusi anche i dati indispensabili.

• Scegliendo Nessuno, nessun dato di diagnostica sul software client di Office in esecuzione nel dispositivo dell'utente viene inviato a Microsoft. Questa opzione, tuttavia, limita in modo significativo la capacità di Microsoft di rilevare, diagnosticare e risolvere i problemi che gli utenti potrebbero riscontrare durante l'uso di Office.

Se si disabilita o non si configura questa impostazione dei criteri, sia i dati di diagnostica facoltativi che quelli necessari vengono inviati a Microsoft.

Per altre informazioni sui dati di diagnostica, consultare i seguenti articoli:

• Panoramica dei controlli di privacy per App di Microsoft 365 per grandi imprese
• Dati di diagnostica indispensabili per Office
• Dati di diagnostica facoltativi per Office
• Uso di Visualizzatore dati di diagnostica con Office

Impostazioni dei criteri per le esperienze connesse

App di Microsoft 365 per grandi imprese è costituito da applicazioni software client ed esperienze connesse progettate per consentire agli utenti di creare, comunicare e collaborare in modo più efficace. Collaborare con altri su un documento archiviato su Microsoft OneDrive o tradurre il contenuto di un documento Word in una lingua diversa sono esempi di esperienze connesse.

Siamo consapevoli del fatto che gli amministratori possono voler scegliere i tipi di esperienze connesse disponibili agli utenti durante l'uso delle applicazioni di Office. Per questo motivo, sono ora disponibili quattro nuove impostazioni dei criteri:

• Allow the use of connected experiences in Office that analyze content (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office che analizzano il contenuto)
• Allow the use of connected experiences in Office that download online content (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office che scaricano contenuti online)
• Allow the use of additional optional connected experiences in Office (Consenti l'uso di altre esperienze connesse facoltative in Office)
• Allow the use of connected experiences in Office (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office)

Se non si configurano queste impostazioni dei criteri, saranno disponibili tutte le esperienze connesse. In questo modo gli utenti potranno usare tutte le caratteristiche e le funzionalità accessibili tramite App di Microsoft 365 per grandi imprese. Per soddisfare determinati requisiti dell'organizzazione, tuttavia, può essere necessario disattivare alcune o tutte queste esperienze connesse.

Se si sceglie di non fornire agli utenti determinati tipi di esperienze connesse, il comando di menu o della barra multifunzione corrispondente sarà disabilitato oppure gli utenti riceveranno un messaggio di errore quando provano a usarle. In questo caso, a Microsoft non verranno inviati i dati di servizio obbligatori per tali esperienze connesse.

Gli utenti non saranno in grado di attivare o disattivare queste esperienze connesse incluse in Microsoft 365 Apps for enterprise se hanno eseguito l'accesso a Office con le credenziali dell'organizzazione, dette anche account aziendale o dell'istituto di istruzione.

Impostazione dei criteri per le esperienze connesse che analizzano il contenuto

Si tratta di esperienze che usano il contenuto di Office per fornire consigli di progettazione, suggerimenti di modifica, informazioni dettagliate e funzionalità simili. Per esempio, PowerPoint Designer o Translator. Per un elenco di queste esperienze connesse, vedi Esperienze connesse che analizzano i contenuti.

Si può usare l'impostazione dei criteri Allow the use of connected experiences in Office that analyze content (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office che analizzano il contenuto) per decidere se concedere agli utenti l'utilizzo di questi tipi di esperienze connesse. Se non si configurano queste impostazioni dei criteri, queste esperienze connesse saranno disponibili agli utenti.

Si noti che, disabilitando l'impostazione dei criteri Allow the use of connected experiences in Office (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office), le esperienze connesse che analizzano il contenuto non saranno disponibili per gli utenti.

Impostazione dei criteri per le esperienze connesse che scaricano contenuti online

Si tratta di esperienze che consentono di cercare e scaricare contenuti online, inclusi modelli, immagini, modelli 3D, video e materiali di riferimento per migliorare i documenti. Ad esempio, modelli di Office o Avvio rapido di PowerPoint. Per un elenco di queste esperienze connesse, vedi Esperienze connesse che scaricano contenuti online.

Si può usare l'impostazione dei criteri Allow the use of connected experiences in Office that download online content (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office che scaricano contenuti online) per decidere se concedere agli utenti l'utilizzo di questi tipi di esperienze connesse. Se non si configurano queste impostazioni dei criteri, queste esperienze connesse saranno disponibili agli utenti.

Si noti che, disabilitando l'impostazione dei criteri Allow the use of connected experiences in Office (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office), le esperienze connesse che scaricano contenuti online non saranno disponibili per gli utenti.

Impostazioni dei criteri per le esperienze connesse facoltative

Oltre alle esperienze connesse menzionate in precedenza, che sono incluse in App di Microsoft 365 per grandi imprese, esistono alcune esperienze connesse facoltative a cui si può scegliere di permettere l'accesso agli utenti con l'account dell'organizzazione. Ad esempio, la funzionalità Mappe 3D di Excel, che usa Bing. Per altri esempi, vedere Panoramica delle esperienze connesse facoltative in Office.

Queste esperienze connesse sono diverse, perché non rientrano nel contratto commerciale tra l'organizzazione e Microsoft. Le esperienze connesse opzionali sono offerte da Microsoft direttamente agli utenti e sono disciplinate dal Contratto di Servizi Microsoft anziché dalle Condizioni del prodotto Microsoft. In alcuni casi, tramite queste esperienze connesse facoltative vengono forniti contenuti o funzionalità di terze parti e potrebbero essere applicabili altre condizioni. Per altre informazioni, vedere Panoramica delle esperienze connesse facoltative in Office.

Si può usare l'impostazione dei criteri Allow the use of additional optional connected experiences in Office (Consenti l'uso di altre esperienze connesse facoltative in Office) per decidere se concedere agli utenti l'utilizzo di questi tipi di esperienze connesse. Se non si configurano queste impostazioni dei criteri, queste esperienze connesse facoltative saranno disponibili agli utenti.

Anche se si sceglie di rendere disponibili queste esperienze facoltative connesse agli utenti, questi avranno la possibilità di disattivarle come gruppo nella finestra di dialogo delle impostazioni di privacy. Gli utenti avranno questa possibilità solo se hanno eseguito l'accesso a Office con le loro credenziali dell'organizzazione (dette anche account aziendale o dell'istituto di istruzione), non se l'hanno fatto con un indirizzo e-mail personale.

Inoltre, alcune di queste esperienze connesse facoltative sono anche considerate esperienze connesse che analizzano il contenuto o che scaricano contenuti online. Ad esempio, Inserisci immagini online è un'esperienza connessa facoltativa con tecnologia Microsoft Bing, ma è anche considerata un'esperienza connessa che scarica contenuti online. Di conseguenza, disabilitando l'impostazione dei criteri Allow the use of connected experiences in Office that download online content (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office che scaricano contenuti online), Inserisci immagini online non sarà disponibile per gli utenti. Non sarà disponibile neanche se è stata abilitata l'impostazione dei criteri Allow the use of additional optional connected experiences in Office (Consenti l'uso di altre esperienze connesse facoltative in Office). Per altre informazioni su quali esperienze connesse analizzano il contenuto o scaricano contenuto online, vedere Esperienze connesse in Office.

Esiste una sola eccezione. L'impostazione dei criteri Consenti l'uso di altre esperienze connesse facoltative in Office non controlla le esperienze che richiedono di connettere l'account LinkedIn all'account Microsoft aziendale o dell'istituto di istruzione. Per controllare questi tipi di esperienze, come le informazioni di LinkedIn su una scheda profilo in Outlook, vedi LinkedIn nelle app e nei servizi Microsoft e Integrare le connessioni dell'account LinkedIn in Microsoft Entra ID.

Impostazioni dei criteri per la maggior parte delle esperienze connesse

Si può usare l'impostazione dei criteri Allow the use of connected experiences in Office (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office) per decidere se concedere agli utenti l'utilizzo della maggior parte delle esperienze connesse accessibili tramite App di Microsoft 365 per grandi imprese. Se si disabilita l'impostazione dei criteri, i tipi seguenti di esperienze connesse non saranno disponibili agli utenti:

• Esperienze che analizzano il contenuto
• Esperienze che scaricano contenuti online
• Esperienze connesse facoltative

Inoltre, se disabiliti questa impostazione di criterio, viene disabilitata anche la maggior parte delle altre esperienze connesse, come la creazione condivisa e l'archiviazione di file online. Per un elenco di queste altre esperienze connesse, vedere Esperienze connesse in Office.

Anche se si disabilita questa impostazione dei criteri, tuttavia, alcune funzioni di Office continueranno a essere disponibili, ad esempio la sincronizzazione di una cassetta postale in Outlook, e Teams e Skype for Business continueranno a funzionare. Rimarranno disponibili anche i servizi essenziali, come il servizio di gestione licenze, che conferma che si disponga di una regolare licenza di Office.

Impostazioni dei criteri esistenti che vengono sostituite dalle nuove impostazioni dei criteri

Due impostazioni dei criteri esistenti non saranno più applicabili ad App di Microsoft 365 per grandi imprese, a partire dalla versione 1904. Sono le seguenti:

• Invia informazioni personali, disponibile in Configurazione utente\Criteri\Modelli amministrativi\Microsoft Office 2016\Privacy\Centro protezione.

• Opzioni contenuto online, disponibile in Configurazione utente\Criteri\Modelli amministrativi\Microsoft Office 2016\Strumenti | Opzioni | Generale | Opzioni servizio...\Contenuto online.

A partire dalla versione 1904, la configurazione di queste due impostazioni dei criteri esistenti non avrà effetto in App di Microsoft 365 per grandi imprese. Non sono più applicabili perché la funzionalità corrispondente è stata sostituita da queste nuove impostazioni dei criteri:

• Allow the use of connected experiences in Office that analyze content (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office che analizzano il contenuto)
• Allow the use of connected experiences in Office that download online content (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office che scaricano contenuti online)
• Allow the use of additional optional connected experiences in Office (Consenti l'uso di altre esperienze connesse facoltative in Office)
• Allow the use of connected experiences in Office (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office)

Le nuove impostazioni dei criteri offrono un livello di controllo superiore rispetto alle due impostazioni esistenti. Ad esempio, in precedenza usando l'impostazione dei criteri Invia informazioni personali venivano disattivati sia Avvio rapido di PowerPoint che Ricerca intelligente. Ora, con le nuove impostazioni dei criteri, se si usa Allow the use of connected experiences in Office that analyze content (Consenti l'uso delle esperienze connesse in Office che analizzano il contenuto) per disattivare questo tipo di esperienze connesse, viene disattivato solo Ricerca intelligente. Avvio rapido di PowerPoint sarà ancora disponibile per gli utenti.

Le impostazioni dei criteri continueranno a comparire nello strumento Gestione Criteri di gruppo perché sono ancora applicabili alle versioni con contratto multilicenza di Office 2016 e Office 2019, ad esempio Office Professional Plus 2019.

Informazioni sulle impostazioni dei criteri esistenti per il controllo delle esperienze connesse

Come è già noto, esistono già alcune impostazioni dei criteri che consentono di controllare le esperienze connesse. Ecco alcuni esempi:

• opzioni di PowerPoint Designer, in Configurazione utente\Criteri\Modelli amministrativi\Microsoft Office 2016\Strumenti | Opzioni | Generale | Opzioni servizio...\PowerPoint Designer

• Disattiva Avvio rapido, in Configurazione utente\Criteri\Modelli amministrativi\Microsoft PowerPoint 2016\Opzioni di PowerPoint\Generale

È comunque possibile usare queste impostazioni dei criteri esistenti per disattivare singole esperienze connesse. Tenere presente, però, che se si usa una delle nuove impostazioni dei criteri, quest'ultima potrebbe disattivare un'esperienza connessa che è stata attivata tramite un criterio diverso.

In generale, se un'impostazione dei criteri è configurata per attivare una specifica esperienza connessa e allo stesso tempo un'altra impostazione dei criteri è configurata per disattivare le esperienze connesse di questo tipo, tale specifica esperienza connessa viene disattivata per gli utenti.

Modifiche correlate alla privacy dell'interfaccia utente di Office

L'interfaccia utente di App di Microsoft 365 per grandi imprese presenterà modifiche relative alla privacy che gli utenti potrebbero notare, chiedendo spiegazioni. Queste modifiche sono il risultato diretto dei nuovi controlli della privacy e delle nuove impostazioni dei criteri disponibili a partire dalla versione 1904.

Finestra di dialogo sulle esperienze connesse facoltative

Se si è scelto di fornire agli utenti le esperienze connesse facoltative, la prima volta che apriranno un'app di Office dopo l'aggiornamento alla versione 1904 o successiva verrà visualizzata una finestra di dialogo informativa. Questa finestra di dialogo indica agli utenti che l'amministratore ha concesso loro la possibilità di usare le esperienze connesse facoltative e che possono modificare l'impostazione in File>Account>Privacy dell'account.

Impostazioni di privacy rimosse dall'interfaccia utente di Office

Le impostazioni seguenti sono state rimosse da File>Opzioni>Centro protezione>Impostazioni Centro protezione...>Opzioni privacy:

• Consentendo a Office di accedere e apportare miglioramenti al prodotto in base ai contenuti di Office nel dispositivo, si ottenfono modelli, informazioni, consigli e servizi.

• Consentire a Office di connettersi ai servizi online Microsoft per fornire funzionalità appropriate in base all'utilizzo e alle preferenze.

Inoltre, in File>Opzioni>Generale è stata rimossa l'opzione per abilitare i servizi intelligenti di Office.

L'amministratore dell'organizzazione può ora controllare le impostazioni equivalenti a queste attraverso le nuove impostazioni dei criteri descritte in precedenza.

Impostazioni di privacy aggiunte all'interfaccia utente di Office

Gli elementi seguenti sono stati aggiunti all'interfaccia utente di Office:

• In File>Account, gli utenti vedranno una nuova opzione per Privacy dell'account>Gestisci impostazioni. È in Gestisci impostazioni che gli utenti possono disattivare le esperienze connesse facoltative, se l'amministratore ha concesso questa possibilità.

• In File>Opzioni>Centro protezione>Impostazioni Centro protezione>Opzioni della privacy è disponibile un'opzione per abilitare l'uso di Visualizzatore dati di diagnostica nel dispositivo.

Controllare le impostazioni di privacy modificando il registro di sistema

Alcuni amministratori preferiscono modificare le impostazioni direttamente nel Registro di sistema, ad esempio usando uno script, invece di usare Criteri di gruppo o Criteri cloud. È possibile usare le seguenti informazioni per configurare le impostazioni di privacy direttamente nel registro di sistema.

Per creare un file con estensione .reg per le impostazioni di privacy, aprire il Blocco note e copiare le seguenti righe. Modificare i valori in base alle proprie esigenze e quindi salvare il file. Assicurarsi che il nome del file abbia estensione .reg

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\common\privacy]
"disconnectedstate"=dword:00000001
"usercontentdisabled"=dword:00000001
"downloadcontentdisabled"=dword:00000001
"controllerconnectedservicesenabled"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\common\clienttelemetry]
"sendtelemetry"=dword:00000002

Ad esempio, è possibile utilizzare questo file con estensione .reg con il comando regedit.exe in uno script per configurare le impostazioni di privacy per l'utente.