Guida dell'amministratore di Dynamics 365 for Outlook

Dynamics 365 for Outlook è in grado di sincronizzare i messaggi e-mail, i contatti, le attività e gli appuntamenti tra Office Outlook e Dynamics 365 (sincronizzazione tra client e server). In modo analogo a sincronizzazione lato server, i filtri di sincronizzazione vengono utilizzati per sincronizzare i dati di messaggistica da Dynamics 365 a Outlook o Exchange. La registrazione manuale o basata su regole di posta in arrivo eseguita manualmente viene utilizzata per sincronizzare i dati di messaggistica da Exchange o Outlook in Dynamics 365.

Quando si utilizza Dynamics 365 for Outlook, vi sono alcuni concetti di sincronizzazione utili da comprendere. Si noti che, per disporre di una di queste funzionalità di Dynamics 365 for Outlook, ogni utente di Dynamics 365 for Customer Engagement deve eseguire il componente aggiuntivo di Dynamics 365 for Outlook e il record della cassetta postale dell'utente di Dynamics 365 deve essere configurato in modo appropriato.

Se si seleziona Dynamics 365 for Outlook come metodo di sincronizzazione dei dati di messaggistica nel record della cassetta postale dell'utente, la posta elettronica, i contatti, le attività e gli appuntamenti creati in Outlook vengono sincronizzati con le app Dynamics 365 o Customer Engagement (on-premises).

Concetti della sincronizzazione di Dynamics 365 for Outlook

Si prenda nota dei seguenti concetti quando si utilizza Dynamics 365 for Outlook come agente di sincronizzazione:

1. Organizzazione per la sincronizzazione. Per la sincronizzazione può essere designata una sola organizzazione. Se sono state configurate più organizzazioni di Dynamics 365, l'organizzazione per la sincronizzazione può essere configurata in Dynamics 365 Configuration Wizard. La Configurazione guidata è un'applicazione inclusa con Dynamics 365 for Outlook. Si noti che è comunque possibile connettersi a organizzazioni aggiuntive tramite Dynamics 365 for Outlook. Tuttavia, quando un'organizzazione non è definita come organizzazione per la sincronizzazione in Dynamics 365 for Outlook, i dati di messaggistica in Outlook non vengono sincronizzati con l'organizzazione in questione.

2. Cassetta postale per la sincronizzazione. Sola una cassetta postale di Exchange o POP3 può essere definita per un singolo utente di Dynamics 365 for Customer Engagement. Non è possibile definire più cassette postali né eseguire il mapping di più utenti di Dynamics 365 for Customer Engagement a una singola cassetta postale di posta elettronica POP3 o di Exchange. Questa cassetta postale è denominata cassetta postale principale.

3. Sincronizzazione dell'istanza Dynamics 365 for Outlook. Solo un'istanza di Dynamics 365 for Outlook può essere designata come istanza di Dynamics 365 for Outlook per la sincronizzazione. Se si accede a un'organizzazione da un altro PC che esegue Dynamics 365 for Outlook che non corrisponde all'istanza di Dynamics 365 for Outlook per la sincronizzazione, verrà visualizzato un messaggio di dialogo in cui si chiede se si desidera designare l'istanza di Dynamics 365 for Outlook corrente come istanza di Dynamics 365 for Outlook per la sincronizzazione. Si noti che, quando si sceglie di non impostare l'istanza di Dynamics 365 for Outlook come istanza per la sincronizzazione, è comunque possibile connettersi all'organizzazione di Dynamics 365 for Customer Engagement ed eseguire le attività, ma i dati di messaggistica in non verranno sincronizzati con l'organizzazione di Dynamics 365 for Customer Engagement.

4. Sincronizzazione dati in modalità Offline. La funzionalità Offline utilizza SQL Server Express come archivio dati locale. Quando si attiva la modalità Offline o si torna alla modalità Online, Dynamics 365 for Outlook esegue la sincronizzazione dei record per i tipi di entità specificati con Dynamics 365 for Customer Engagement o Customer Engagement (on-premises). Quando si attiva la modalità Offline o si torna a quella Online, viene eseguito un processo di sincronizzazione separato che non fa parte della sincronizzazione dei dati di messaggistica descritta in questo argomento. La funzionalità Offline consente agli utenti di creare, modificare o eliminare record offline i record che possono essere sincronizzati in un secondo momento a Dynamics 365 for Customer Engagement o a Customer Engagement (on-premises) quando Dynamics 365 for Outlook torna nuovamente alla modalità Online.

Informativa sulla privacy

Per utilizzare Microsoft Dynamics 365 for Outlook, devi effettuare l'accesso utilizzando le tue credenziali (un indirizzo e-mail e una password). È possibile decidere di salvare queste informazioni a livello locale per non doverle reinserire a ogni apertura di Outlook. Se scegli di salvare queste informazioni localmente, Dynamics 365 for Outlook si connetterà automaticamente a Microsoft Dynamics 365 (online) a ogni apertura di Outlook.

Dopo il primo accesso e utilizzo di Dynamics 365 for Outlook, la connessione tra il computer dell'utente e Dynamics 365 (online) rimarrà sempre attiva ogni volta che accedi a Internet. Puoi scegliere di disattivare la connessione tra il tuo computer e Dynamics 365 solo mediante un'impostazione di configurazione, ma se disabiliti la connessione, le prestazioni di Dynamics 365 for Outlook potrebbero peggiorare.

Se utilizzi Dynamics 365 for Outlook per tener traccia dei messaggi e-mail, il thread e-mail sarà visibile agli utenti dell'organizzazione autorizzati a visualizzarlo.

Per ogni messaggio e-mail ricevuto, Dynamics 365 for Outlook invierà a Dynamics 365 (online) l'indirizzo e-mail del mittente e del destinatario e l'oggetto del messaggio verranno. In questo modo in Dynamics 365 (online) è possibile verificare o meno se un particolare messaggio deve essere archiviato dal servizio Dynamics 365 (online). Dopo aver impostato la registrazione, una copia dell'elemento viene conservata nel servizio Dynamics 365 e sarà visibile agli altri utenti dell'organizzazione che dispongono delle autorizzazioni appropriate. Quando viene disattivata la registrazione di un elemento, la copia dell'elemento viene automaticamente eliminata dal servizio Dynamics 365 (online) solo se l'elemento è di proprietà dell'utente.

Se utilizzi Microsoft Dynamics 365 for Outlook, quando passi alla modalità offline, viene creata e archiviata nel computer locale una copia dei dati che stai utilizzando. I dati vengono trasferiti da Dynamics 365 (online) al computer mediante una connessione protetta e viene mantenuto un collegamento tra la copia locale e Dynamics 365 Online. La volta successiva che esegui l'accesso a Dynamics 365 (online), i dati locali verranno sincronizzati con Dynamics 365 (online).

L'amministratore stabilisce se gli utenti dell'organizzazione sono autorizzati o meno a passare alla modalità offline con Microsoft Dynamics 365 for Outlook utilizzando i ruoli di sicurezza.

Gli utenti e gli amministratori possono configurare le entità scaricate tramite la sincronizzazione offline utilizzando l'impostazione Filtri sincronizzazione nella finestra di dialogo Opzioni. In alternativa, gli utenti e gli amministratori possono configurare i campi scaricati (e caricati) utilizzando Opzioni avanzate nella finestra di dialogo Filtri sincronizzazione.

Con Dynamics 365 (online), quando utilizzi la funzionalità Sincronizzazione con Outlook, i dati di Dynamics 365 che stai cercando di sincronizzare verranno "esportati" in Outlook. Viene mantenuto un collegamento tra le informazioni in Outlook e le informazioni in Dynamics 365 (online) per garantire che queste restino sempre attuali. La sincronizzazione Outlook scarica solo gli ID record Dynamics 365 pertinenti che devono essere utilizzati quando un utente tenta di registrare e impostare un elemento di Outlook. I dati aziendali non sono memorizzati nel dispositivo.

Un amministratore stabilisce se gli utenti dell'organizzazione sono autorizzati a sincronizzare i dati Dynamics 365 in Outlook tramite i ruoli di sicurezza.