Amministratori IT - Panoramica delle opzioni di collaborazione esterna in Microsoft 365

Con Microsoft 365, gli utenti possono collaborare con persone esterne all'organizzazione in diversi modi. Gli utenti possono condividere file, invitare guest in team, avere riunioni con partecipanti esterni e chattare con persone di altre organizzazioni. Questo articolo illustra le opzioni di collaborazione esterna disponibili e i collegamenti al contenuto necessario per configurare ognuno di essi.

La tabella seguente illustra i modi principali in cui gli utenti esterni all'organizzazione possono accedere alle risorse di Microsoft 365:

Persone all'esterno dell'organizzazione non hanno accesso a meno che un utente dell'organizzazione non avvii una di queste attività. È possibile disabilitare una di queste impostazioni se non si vuole consentire tale attività nell'organizzazione.

Se si dispone di processi aziendali o requisiti relativi alla collaborazione con organizzazioni esterne, vedere Onboarding di fornitori attendibili per la collaborazione in Microsoft 365.

Condivisione di documenti, siti e team con account guest

La condivisione di documenti, siti e team con persone esterne all'organizzazione usa account guest. Gli account guest sono un tipo di account nell'ID Microsoft Entra gestito tramite Microsoft Entra collaborazione B2B. Possono essere usati per condividere le risorse nell'organizzazione con chiunque abbia un indirizzo di posta elettronica, incluse le persone in altri ambienti cloud di Microsoft 365. È possibile gestire gli account guest nello stesso modo in cui si gestiscono gli utenti nell'organizzazione. Gli utenti guest non richiedono una licenza per la maggior parte delle funzionalità di collaborazione.

Gli utenti guest possono accedere solo alle risorse che si condividono in modo specifico con loro.

Se il guest ha un account aziendale o dell'istituto di istruzione in un'altra organizzazione o un account Microsoft, può accedere con il nome utente e la password normali. Se hanno un tipo di account diverso, ad esempio un account Gmail, possono accedere usando un passcode monouso inviato al proprio indirizzo di posta elettronica.

Con gli ospiti è possibile:

• Invitali a gruppi, team o siti di SharePoint di Microsoft 365 in cui possono collaborare con persone dell'organizzazione.
• Condividere un singolo file o una cartella con essi che possono visualizzare o modificare a seconda delle autorizzazioni concesse.

Per informazioni su come pianificare la collaborazione con guest in Microsoft 365, vedere i riferimenti seguenti:

• Pianificare la collaborazione esterna

• Configurare la condivisione di file sicura e la collaborazione con Microsoft Teams

Per informazioni su come configurare Microsoft 365 per la collaborazione con guest, vedere i riferimenti seguenti:

• Collaborare con gli utenti guest a un documento

• Collaborare con gli utenti guest a un sito

• Collaborare con gli utenti guest in un team

Canali condivisi

I canali condivisi sono un tipo di canale di Teams che consente di condividere con persone esterne al team, incluse le persone in altre organizzazioni di Microsoft 365. Mentre i canali condivisi sono attivati per impostazione predefinita in Teams, la collaborazione esterna con i canali condivisi è disabilitata per impostazione predefinita. La collaborazione esterna con i canali condivisi usa Microsoft Entra connessione diretta B2B che consente di aggiungere persone di altre organizzazioni di Microsoft 365 ai canali di Teams senza la necessità di creare un account guest.

I canali condivisi hanno un particolare vantaggio rispetto agli account guest in quanto non richiedono ai partecipanti esterni di cambiare account nel client desktop di Teams o di accedere all'organizzazione. Possono usare il loro normale account aziendale o dell'istituto di istruzione e accedere direttamente al canale.

La condivisione di canali con persone esterne all'organizzazione richiede che l'organizzazione e l'organizzazione esterna configurino entrambe una relazione organizzativa in Microsoft Entra B2B Direct Connect.

Per informazioni su come configurare Microsoft 365 per la collaborazione esterna con canali condivisi, vedere i riferimenti seguenti:

• Pianificare la collaborazione esterna

• Canali condivisi in Microsoft Teams

• Collaborare con i partecipanti esterni in un canale

Chat e riunioni esterne

Gli utenti dell'organizzazione possono chattare, aggiungere utenti alle riunioni e usare audio o videoconferenze in Teams con gli utenti delle organizzazioni esterne di Microsoft 365. Per impostazione predefinita, gli utenti dell'organizzazione possono comunicare in questo modo con tutti gli altri domini di Microsoft 365. Persone in altre organizzazioni possono comunicare in questo modo con gli utenti se conoscono l'indirizzo di posta elettronica dell'utente. Se si vuole disabilitare la funzionalità, è possibile consentire o bloccare domini specifici o bloccare tutti i domini.

È anche possibile consentire agli utenti dell'organizzazione di comunicare con persone esterne all'organizzazione che usano account Teams non gestiti da un'organizzazione, nonché Skype for Business (online e locali) e utenti Skype.

Gli account guest non vengono usati come parte di chat e riunioni esterne. I partecipanti esterni rimangono connessi alla propria organizzazione o a Skype e possono comunicare direttamente con gli utenti dell'organizzazione. Non hanno accesso ai team o ai canali.

Per informazioni su come configurare Microsoft 365 per chat e riunioni esterne, vedere i riferimenti seguenti:

• Usare l'accesso guest e l'accesso esterno per collaborare con persone esterne all'organizzazione

• Gestire l'accesso esterno in Microsoft Teams.

Partecipazione a riunioni anonime

Persone dall'esterno dell'organizzazione possono partecipare alle riunioni nei modi seguenti:

• Se hanno eseguito l'accesso all'organizzazione con un account guest, partecipano alle riunioni come guest.

• Se hanno eseguito l'accesso a un'organizzazione diversa con un account aziendale o dell'istituto di istruzione e entrambe le organizzazioni si considerano attendibili nell'accesso esterno o fanno parte della connessione alle riunioni tra cloud, partecipano alle riunioni come partecipante esterno.

• Se non è un partecipante guest o esterno, deve partecipare alle riunioni in modo anonimo.

Se l'impostazione di partecipazione anonima è abilitata per l'organizzazione, gli utenti anonimi possono partecipare a una riunione usando un collegamento alla riunione condiviso con loro (ad esempio un collegamento nell'invito alla riunione). Viene richiesto di immettere un nome visualizzato di propria scelta quando si partecipa alla riunione in modo anonimo. A seconda delle impostazioni della sala di attesa, l'utente anonimo può essere automaticamente ammesso alla riunione o aggiunto a una sala di attesa in cui l'organizzatore della riunione (o i partecipanti alla riunione con il ruolo relatore) può consentire o negare l'accesso alla riunione.

Non è possibile verificare l'identità degli utenti anonimi prima, durante o dopo la riunione.

È possibile controllare la possibilità degli utenti anonimi di partecipare alle riunioni a livello di organizzazione e tramite le impostazioni dei criteri di riunione. Per informazioni sulla configurazione dell'aggiunta anonima per le riunioni, vedere Gestire l'accesso anonimo dei partecipanti alle riunioni di Teams.

Accesso non autenticato a file e cartelle

In Microsoft 365 è possibile condividere file e cartelle in Teams, SharePoint e OneDrive usando collegamenti non autenticati o Chiunque . Tutti i collegamenti consentono l'accesso all'elemento condiviso a chiunque abbia il collegamento. Tutti i collegamenti possono essere condivisi con altri utenti, consentendo a tali persone di accedere al file o alla cartella.

Gli utenti che usano un collegamento Chiunque non devono eseguire l'autenticazione e non è possibile controllarne l'accesso. I proprietari di file e cartelle possono revocare l'accesso in qualsiasi momento eliminando il collegamento.

I collegamentiChiunque non possono essere usati con i file in un sito del canale condiviso di Teams.

Per informazioni sull'uso della condivisione anonima di file e cartelle, vedere i riferimenti seguenti:

• Gestire le impostazioni di condivisione

• Procedure consigliate per la condivisione di file e cartelle con utenti non autenticati

Condivisione e riunioni tra cloud

È possibile collaborare con gli utenti in altri ambienti cloud di Microsoft Azure , ad esempio tra Microsoft Azure Commercial e Microsoft Azure per enti pubblici, nei modi seguenti:

• Accesso guest tra cloud : è possibile condividere documenti, siti e team con organizzazioni che si trovano in altri ambienti cloud di Microsoft Azure.

• Riunioni tra cloud : è possibile incontrare persone in altri ambienti cloud di Microsoft Azure con un'esperienza di riunione autenticata che non richiede account guest.

Entrambe le opzioni richiedono l'abilitazione delle connessioni all'altro ambiente cloud e la configurazione di una relazione organizzativa con l'organizzazione specifica con cui si vuole collaborare.

Per informazioni sulla configurazione dell'accesso guest tra cloud, vedere Collaborare con gli utenti guest di altri ambienti cloud di Microsoft 365.

Per informazioni sulla configurazione di riunioni tra cloud, vedere Incontrare persone in altri ambienti cloud di Microsoft 365.

Organizzazioni multi-tenant

Se l'organizzazione gestisce più tenant di Microsoft 365, è possibile configurare un'organizzazione multi-tenant in Microsoft 365 per facilitare la collaborazione e l'accesso alle risorse tra tenant. Le organizzazioni multi-tenant sincronizzano gli utenti tra tenant usando Microsoft Entra utenti di collaborazione B2B. Con il nuovo client desktop di Microsoft Teams, gli utenti possono cercare utenti in altri tenant, ricevere notifiche in tempo reale da tutti i tenant dell'organizzazione multi-tenant e partecipare a chat, riunioni e chiamate in tutti i tenant senza dover cambiare tenant.

Per informazioni su come configurare un'organizzazione multi-tenant, vedere Pianificare le organizzazioni multi-tenant in Microsoft 365 e Configurare un'organizzazione multi-tenant in Microsoft 365.

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