Configurare SharePoint eSignature
Nota
SharePoint eSignature è disponibile nelle aree selezionate. Se la posizione di un tenant è un'area supportata, SharePoint eSignature sarà disponibile per tale tenant. Per i tenant abilitati per più aree geografiche nelle regsioni supportate, eSignature sarà disponibile solo nell'area geografica principale. SharePoint eSignature verrà implementata in altre aree entro la fine dell'anno.
Il servizio eSignature di SharePoint è configurato nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Prima di iniziare, determinare se questa funzionalità è adatta alle proprie esigenze leggendo la sezione Prima di iniziare.
Prerequisiti
Licenze
Prima di poter usare SharePoint eSignature, è necessario collegare una sottoscrizione di Azure in Syntex con pagamento in base al consumo. L'opzione eSignature di SharePoint viene fatturata in base al tipo e al numero di transazioni.
Autorizzazioni
Per poter accedere al interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e configurare SharePoint eSignature, è necessario essere un amministratore di SharePoint o un amministratore globale.
Importante
Microsoft consiglia di usare i ruoli con il minor numero di autorizzazioni. Ciò consente di migliorare la sicurezza per l'organizzazione. Amministratore globale è un ruolo con privilegi elevati che deve essere limitato agli scenari di emergenza quando non è possibile usare un ruolo esistente.
Nota
Se si richiederanno firme a destinatari esterni, è necessario abilitare Microsoft Entra'integrazione B2B per SharePoint e OneDrive e la condivisione guest. I destinatari esterni sono persone esterne all'organizzazione e vengono caricati come guest nel tenant. Microsoft Entra B2B fornisce l'autenticazione e la gestione dei guest. Per altre informazioni, vedere Destinatari esterni più avanti in questo articolo.
Configurare SharePoint eSignature
Nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 selezionare Imposta.
In File e contenuto selezionare Automatizzare i processi di contenuto con Syntex.
Nella pagina Automatizzare i processi di contenuto con Syntex selezionare Vai alle impostazioni di Syntex.
Nella sezione Servizi immagine & documento della pagina Syntex selezionare eSignature.
Nel pannello eSignature selezionare Consenti agli utenti dell'organizzazione di usare eSignature.
Seleziona Salva.
Aggiungere altri provider di firme
Nella sezione Servizi immagine & documento della pagina Syntex selezionare eSignature.
Nel pannello eSignature , nella sezione Quali provider di firme è possibile usare? selezionare i provider da usare.
Seleziona Salva.
Nota
Anche se la fatturazione con pagamento in base al consumo deve essere configurata per l'uso di eSignature, non vengono addebitati costi per l'uso di altri provider di firme.
Gestire i siti
Per impostazione predefinita, SharePoint eSignature è attivato per le raccolte in tutti i siti di SharePoint. Seguire questa procedura per limitare i siti in cui gli utenti possono usare eSignature.
Nella sezione Servizi immagine & documento della pagina Syntex selezionare eSignature.
Nel pannello eSignature selezionare Siti selezionati (fino a 100) nella sezione Dove è possibile usare eSignature? . Seguire le istruzioni per selezionare i siti o caricare un elenco CSV con un massimo di 100 siti. Assicurarsi di aggiungere il sito del centro contenuti se si vuole includerlo. È quindi possibile gestire le autorizzazioni di accesso al sito per i siti selezionati.
Seleziona Salva.
Nota
La prima richiesta di eSignature in un tenant di Microsoft 365 potrebbe richiedere un po' più tempo del solito. Può richiedere alcuni secondi a pochi minuti; tuttavia, le richieste successive vengono eseguite normalmente. È consigliabile che gli amministratori creino la prima richiesta eSignature in un sito di SharePoint come passaggio finale dell'installazione.
Disattiva eSignature
Nella sezione Servizi immagine & documento della pagina Syntex selezionare eSignature.
Nel pannello eSignature deselezionare la casella di controllo Consenti agli utenti dell'organizzazione di usare eSignature .
Destinatari esterni
Microsoft Entra B2B
Microsoft Entra B2B fornisce l'autenticazione e la gestione dei nuovi guest. I firmatari o i destinatari esterni vengono considerati guest all'interno del tenant. Per poter inviare richieste a nuovi firmatari all'esterno dell'organizzazione, è necessario abilitare Microsoft Entra'integrazione B2B per SharePoint e OneDrive. Valutare se soddisfa i requisiti di conformità e sicurezza durante l'abilitazione di eSignature.
Se un utente guest viene eliminato dal tenant mentre la richiesta è ancora in corso, non sarà più in grado di accedere al documento di richiesta o al documento firmato finale. In questi casi, sarà necessario inviare di nuovo la richiesta eSignature. Prima di eliminare un utente guest, assicurarsi che non siano coinvolti in alcuna richiesta in corso. Questa impostazione non influisce sugli utenti guest di Azure Active Directory esistenti.
Autenticazione
I destinatari esterni potrebbero dover eseguire l'autenticazione prima di poter accedere a un documento per la firma. Il tipo di autenticazione richiesto dai destinatari esterni dipende dalla configurazione per i guest a livello di SharePoint o a livello di tenant. Inoltre, se il guest appartiene a un'organizzazione con un tenant di Microsoft 365, è possibile che la configurazione dell'organizzazione influisca sull'esperienza di autenticazione quando tenta di firmare il documento. Per altre informazioni, vedere Collaborazione con guest in un sito.
Accesso condizionale
Un determinato accesso condizionale potrebbe determinare se i destinatari esterni (firmatari esterni all'organizzazione o al tenant di Microsoft 365) sono in grado di firmare un documento. A seconda della configurazione dell'amministratore, i firmatari esterni potrebbero non essere in grado di accedere e leggere il documento per la firma. In alcuni altri casi, potrebbero essere in grado di accedere al documento per la firma, ma l'operazione di firma non riesce. Un modo comune per risolvere questo errore consiste nell'aggiungere il servizio Microsoft eSignature all'elenco delle app approvate tramite il Interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra.
Nota
Quando si usano altri provider di firme elettroniche, le impostazioni all'interno di Microsoft 365 non influiscono sulla possibilità di inviare richieste all'esterno a destinatari esterni.
Archiviazione e conservazione dei documenti
Memorizzazione dei documenti
SharePoint eSignature consente a un richiedente di avviare una richiesta di firma da un documento PDF salvato in una raccolta di SharePoint in cui è abilitato eSignature. Dopo aver firmato tutte le parti necessarie, il servizio eSignature di SharePoint salva una copia del documento firmato nella cartella del documento originale (cartella di origine). Il mittente riceve una notifica in un messaggio di posta elettronica che include un collegamento per visualizzare il documento e un collegamento separato alla cartella di SharePoint in cui è stato salvato il documento firmato.
Prima dell'invio di una richiesta di firma e al completamento della richiesta, vengono eseguiti alcuni controlli per assicurarsi che il mittente disponga dell'autorizzazione per scrivere nel documento e nella cartella di origine. Se l'autorizzazione cambia quando la richiesta di firma è in corso, il servizio potrebbe non essere in grado di salvare una copia del documento firmato nella cartella di origine. Questo evento può verificarsi quando:
Il mittente della richiesta non ha più accesso alla cartella di origine. Ad esempio, l'accesso del mittente è stato revocato dal proprietario della cartella di origine o da un amministratore di SharePoint.
L'autorizzazione iniziale di scrittura del mittente alla cartella di origine è stata declassata solo per la visualizzazione.
La cartella di origine è stata eliminata.
Conservazione dei documenti
Quando viene creata una richiesta di firma per un documento in SharePoint, il servizio SharePoint eSignature crea una copia funzionante del documento. È questa copia funzionante che viene inviata a tutti i destinatari per la firma ed è il modo in cui il mittente può tenere traccia dello stato delle richieste. La copia di lavoro della richiesta viene archiviata in una raccolta documenti nascosta in SharePoint. La firma verrà aggiunta alla copia di lavoro del documento di richiesta solo dopo che tutte le parti hanno firmato. Se una parte non ha firmato, il documento viene visualizzato come non firmato, anche se una parte ha già aggiunto la firma.
La copia di lavoro della richiesta viene archiviata e conservata per cinque anni oppure in base ai criteri di conservazione dei documenti stabiliti dall'amministratore di SharePoint o tenant. Altre informazioni sui criteri di conservazione.
Scadenza dei collegamenti URL nella posta elettronica
Ogni notifica di posta elettronica inviata in relazione a una richiesta di firma contiene un collegamento URL che consente al destinatario di visualizzare, esaminare e firmare il documento. Quando una richiesta raggiunge uno stato terminale (quando lo stato è Completato, Annullato o Rifiutato), il destinatario ha 30 giorni per visualizzare, scaricare e archiviare il documento in una posizione preferita. Dopo la scadenza, il collegamento non può più essere usato per accedere al documento.
Per una maggiore protezione, quando un mittente annulla una richiesta, i destinatari perdono immediatamente l'accesso al documento della richiesta. La notifica tramite posta elettronica ricevuta dai destinatari non conterrà un collegamento URL per visualizzare la richiesta.
Altri provider di firme elettroniche
Al termine del processo di firma, quando tutte le parti necessarie hanno firmato, una copia del documento firmato viene salvata automaticamente in SharePoint. Il documento firmato viene salvato in una cartella specifica del provider di una cartella app speciale in SharePoint. Ogni raccolta documenti ha una cartella specifica del provider in cui vengono salvati tutti i documenti firmati tramite tale provider. Il documento firmato verrà archiviato nel percorso della cartella Raccolta documenti\App\Documenti firmati\Provider.
Nota
Per quanto tempo una copia del documento firmato viene conservata nella piattaforma dell'altro provider dipende esclusivamente dalle impostazioni dei criteri di archiviazione e conservazione dei documenti per il servizio provider.