Scenario: generare automaticamente documenti di routine con Microsoft Syntex
Usare la funzionalità di assembly di contenuto in Microsoft Syntex per creare modelli moderni per i file che devono essere creati regolarmente. I file possono quindi essere generati in base a questi modelli, tramite richiesta manuale o tramite un'automazione.
Funzionalità usate:
- Assemblaggio contenuti
- Elenchi di SharePoint
- Power Automate
Report di manutenzione di routine
È possibile usare l'assembly di contenuto per automatizzare la generazione di report di ispezione o manutenzione giornalieri. Questi report hanno in genere un sacco di testo standardizzato con determinati campi o valori immessi dall'utente dopo l'ispezione.
Oggi, gli utenti ispezionano fisicamente le parti e quindi compilano un elenco o un modulo o report cartacei fisici. Ciò comporta un maggiore lavoro nella trasformazione di questi dati in contenuti digitali che possono essere usati ulteriormente.
Per implementare una soluzione Microsoft Syntex:
Configurare una raccolta documenti in cui archiviare i report.
Configurare un elenco di SharePoint con le colonne necessarie che devono essere compilate dai ruoli di lavoro in prima linea.
Passare alla raccolta documenti e creare un modello moderno usando un report esistente. Creare campi per i valori immessi dai ruoli di lavoro in prima linea. Associare i campi alle colonne dell'elenco di SharePoint configurato in precedenza.
Creare ora un flusso di Power Automate usando l'azione "Genera documento usando Microsoft Syntex" e usare il trigger "Quando viene creato un elemento elenco". Questa azione garantisce che ogni volta che una nuova voce viene aggiunta da un ruolo di lavoro in prima linea all'elenco, viene generato un nuovo report.
Usando Microsoft Forms, è possibile creare un modulo per i ruoli di lavoro in prima linea per immettere i valori nell'elenco o esporre l'elenco stesso per aggiungere valori.
È ora possibile esaminare tutti i report giornalieri man mano che vengono creati in base ai valori immessi dai lavoratori in prima linea nel modulo.
Nota
Anche se questo esempio usa un elenco di SharePoint come origine dati, è possibile usare qualsiasi origine dati come trigger per la generazione di documenti se si ha accesso al connettore di Power Automate richiesto.