Configurare le sale e le aree di lavoro per la funzionalità "Ricerca sala" in Outlook

"Ricerca sala" è una funzionalità basata sul Web che è possibile configurare per consentire agli utenti di trovare le sale riunioni e le aree di lavoro disponibili per l'utilizzo. Per essere visualizzata in "Ricerca sala", ogni sala riunioni e area di lavoro deve essere configurata in Exchange Online. Ognuno di questi spazi è configurato rispettivamente con una cassetta postale della sala o una cassetta postale dell'area di lavoro, entrambe le quali sono un tipo specifico di cassetta postale delle risorse. Per riservare questi spazi, gli utenti devono includere la cassetta postale associata nella convocazione della riunione.

Poiché le sale e le aree di lavoro sono luoghi fisici e possono essere presenti più spazi di questo tipo in un edificio, è consigliabile organizzarle in gruppi logici denominati "elenchi delle sale" per gestirle facilmente nella funzionalità "Ricerca sala".

Ogni elenco di sale è un gruppo di distribuzione appositamente designato. I relativi membri sono le cassette postali delle risorse per ogni sala e area di lavoro che fa parte dell'elenco. Anche se non esiste alcun limite massimo per il numero di sale e di aree di lavoro che possono essere aggiunte a un elenco delle sale, il numero massimo di sale e aree di lavoro che è possibile restituire in una ricerca in "Ricerca sala" corrisponde a 100. Per garantire prestazioni ottimali, è consigliabile che ogni elenco delle sale disponga di un massimo di 50 cassette postali e cassette postali dell'area di lavoro.

Gli elenchi delle sale possono essere organizzati in base a:

• Edifici
• Intervalli di piani all'interno di un edificio
• Ali all'interno di un edificio
• Stanze simili all'interno di un edificio

Configurare le proprietà per le sale e le aree di lavoro

Uno dei vantaggi significativi legato all'utilizzo della funzionalità "Ricerca sala" è la possibilità di cercare le sale e le aree di lavoro in base alla città e all'elenco delle sale. È quindi possibile perfezionare ulteriormente tali risultati filtrando in base alle funzionalità fornite da questi spazi, ad esempio i dispositivi di conferenza e le opzioni di accessibilità e così via.

Dopo aver impostato le proprietà Città, Piano e Capacità per tutte le camere e le aree di lavoro, sarà possibile esplorare gli elenchi delle camere in base a una città specifica in Room Finder e filtrare le camere e le aree di lavoro in base alla capacità e al livello del piano in cui si trovano. Facoltativamente, è anche possibile impostare la proprietà FloorLabel per fornire un nome descrittivo per le informazioni sul piano, ad esempio Terra, Seminterrato, Lobby e così via. Tuttavia, è importante che ogni elenco di camere includa solo camere e aree di lavoro della stessa città.

Se le sale e le aree di lavoro in un elenco delle sale provengono da città diverse, l'elenco delle sale verrà visualizzato nei risultati solo quando viene eseguito un filtro in base alla città in cui si trova la maggioranza di sale e aree di lavoro. Ad esempio, se un elenco di sale include Sala1 nella Città A, Sala2 nella Città A e Sala3 nella Città B, l'elenco delle sale verrà visualizzato solo filtrando per le sale nella città A.

La funzionalità "Ricerca sala" visualizza gli elenchi delle sale come valori per il filtro Edificio. Non usa la proprietà Edificio che potrebbe essere specificata per le sale e le aree di lavoro. Gli elenchi delle sale consentono di supportare la compatibilità con le versioni precedenti per gli elenchi delle sale esistenti. Per garantire la compatibilità con l'inoltro, è consigliabile popolare la proprietà Edificio durante la configurazione delle sale e delle aree di lavoro.

Per aggiungere informazioni sulle funzionalità nelle sale e nelle aree di lavoro specifiche dell'organizzazione, ad esempio le macchine per il caffè e i tavoli per le conferenze, utilizzare la proprietà Categorie. In "Ricerca sala", le categorie definite verranno visualizzate nel menu a discesa del filtro Funzionalità.

Elenco di attività per la configurazione delle sale e delle aree di lavoro

Per configurare correttamente le sale e le aree di lavoro, è necessario completare le attività seguenti:

1. Configurare le sale e creare cassette postali della sala e cassette postali dell'area di lavoro in base alle esigenze.

   Se si deve configurare le cassette postali della sala in un ambiente ibrido, consultare la sezione Ulteriori informazioni.

2. Configurare proprietà quali CountryOrRegion, State, City, Building, Floor, FloorLabel e Capacity per le camere e le aree di lavoro.

3. Creare elenchi delle sale e aggiungervi le sale e le aree di lavoro.

Si consideri, ad esempio, che per un'organizzazione che usa contoso.com come dominio, è necessario configurare sale riunioni e aree di lavoro in Building A. Questo edificio si trova nella città di Seattle che si trova nello stato di Washington nella Stati Uniti d'America. Se l'edificio A ha un totale di 50 sale e aree di lavoro disposte su tre piani, ecco le attività che devono essere completate in modo che gli utenti possano trovare tali sale nella funzionalità "Ricerca sala".

1. Creare una cassetta postale della sala per ogni sala riunioni e impostare "Seattle" come City, "Washington" come State, "Stati Uniti of America" come CountryorRegion, un valore di capacità della sala per la proprietà Capacity e i valori per le proprietà Floor e FloorLabel. Se room1 si trova al piano 1 e ha una capacità di 5, eseguire i cmdlet seguenti:

   New-Mailbox -Organization contoso.com -Name room1 -DisplayName "Conference Room 1" -Room
   
   Set-Place room1@contoso.com -CountryOrRegion "US" -State "Washington" -City "Seattle" -Floor 1 -FloorLabel “Ground” -Capacity 5
   

Nota: nel cmdlet Set-Place usare la proprietà Floor per specificare il piano in cui si trova una sala o un'area di lavoro. Nel Places tipo di risorsa della sala API usare il parametro FloorNumber.

1. Creare una cassetta postale dell'area di lavoro per ogni area di lavoro nell'edificio e impostare "Seattle" come City, "Washington" come State, "Stati Uniti of America" come CountryOrRegion, un valore di capacità dell'area di lavoro per la proprietà Capacity e i valori per le proprietà Floor e FloorLabel. Se workspace1 si trova al piano 1 e ha una capacità di 5, eseguire i cmdlet seguenti:

   New-Mailbox -Organization contoso.com -Name workspace1 -DisplayName "Workspace 1" -Room | Set-Mailbox -Type Workspace 
   
   Set-Place workspace1@contoso.com -CountryOrRegion "US" -State "Washington" -City "Seattle" -Floor 1 -FloorLabel "Ground" -Capacity 5
   

   È anche possibile configurare la valutazione automatica della capacità dell'area di lavoro eseguendo il cmdlet seguente:

   Set-CalendarProcessing workspace1@contoso.com -EnforceCapacity $true
   

2. Selezionare una delle opzioni seguenti:

   • Creare un elenco di sale che utilizza un nome, ad esempio Edificio A, e aggiungervi tutte le 50 sale e aree di lavoro. Per creare l'elenco delle sale e aggiungervi sala1, eseguire i cmdlet seguenti:

     New-DistributionGroup -Organization contoso.com -Name "Building A" -RoomList -ManagedBy admin@contoso.com
     
     Add-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com -Member room1@contoso.com
     

   • Creare un elenco di sale diverso per ogni piano dell'edificio, ad esempio Edificio A-Piano 1 e aggiungere tutte le sale e le aree di lavoro di ogni piano all'elenco delle sale corrispondente. Eseguire i seguenti cmdlet:

     New-DistributionGroup -Organization contoso.com -Name "Building A-Floor 1" -RoomList -ManagedBy admin@contoso.com
     
     Add-DistributionGroupMember -Identity BuildingA-Floor1@contoso.com -Member room1@contoso.com
     

Per la sala denominata sala1:
L'indirizzo SMTP principale è room1@contoso.com.
Il nome visualizzato nella funzionalità "Ricerca sala" sarà Sala conferenze 1.

Per l'elenco delle sale denominato Edificio A:
L'indirizzo SMTP principale è BuildingA@contoso.com.
Il nome visualizzato nella funzionalità "Ricerca sala" sarà Edificio A.

Per l'elenco delle sale denominato Edificio A-Piano 1:
L'indirizzo SMTP principale è BuildingAFloor1@contoso.com.
Il nome visualizzato nella funzionalità "Ricerca sala" sarà Edificio A-Piano1.

Verificare le proprietà delle sale e delle aree di lavoro

Se una sala o un'area di lavoro configurata non viene visualizzata nei risultati di "Ricerca sala", verificare che sia configurata correttamente.

Eseguire i comandi seguenti nell'elenco delle sale a cui appartiene la cassetta postale o la cassetta postale dell'area di lavoro:

$FormatEnumerationLimit=-1

Get-DistributionGroup -Identity BuildingA@contoso.com

Get-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com

$members = Get-DistributionGroupMember -Identity BuildingA@contoso.com | select Name | foreach {Get-Place -Identity $_.Name | Format-List}

$members

Se nell'output di questi cmdlet vengono visualizzati i risultati seguenti, la sala o l'area di lavoro è configurata correttamente:

• Per tutte le sale e le aree di lavoro, il segmento del relativo indirizzo SMTP dopo il carattere @ è identica all'indirizzo SMTP presente nell'elenco delle sale della proprietà Località.

• Tutte le sale e le aree di lavoro hanno lo stesso valore per la proprietà Città.

Se questi risultati non vengono visualizzati per tutte le sale e le aree di lavoro, riconfigurare le proprietà solo per le sale e le aree di lavoro che non hanno gli stessi risultati delle altre.

Trovare le sale e le aree di lavoro

Dopo che le proprietà per le sale e le aree di lavoro sono configurate correttamente e raggruppate negli elenchi delle sale, gli utenti possono visualizzare questi valori nei client Outlook seguenti:

• Outlook per Windows
• Outlook sul Web
• Outlook per Mac
• Outlook per iOS
• Outlook per Android

Per informazioni su come utilizzare la funzionalità "Ricerca sala" in questi client, consultare Utilizzare l'Assistente pianificazione e Ricerca sala nelle riunioni in Outlook.

Ulteriori informazioni

Se si dispone di un ambiente ibrido con server Exchange locale e Exchange Online, per configurare le cassette postali e gli elenchi delle sale, attenersi alle istruzioni seguenti:

• Creare un elenco delle sale su un server locale e sincronizzarlo con il cloud. 
• Creare una cassetta postale della sala locale e sincronizzarla con il cloud. 
• Creare una cassetta postale della sala sincronizzata remota in Exchange Online eseguendo il cmdlet New-RemoteMailbox insieme all'opzione -Room in Exchange Management Shell.
• Aggiungere sia la cassetta postale della sala locale che la cassetta postale della sala sincronizzata remota all'elenco delle sale locali eseguendo il cmdlet Add-DistributionGroupMember in Exchange Management Shell.
• Configurare le proprietà in entrambe le cassette postali della sala utilizzando il cmdlet Set-User in Exchange Management Shell.