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Esercitazione: da una cartella di lavoro di Excel a un report Power BI in Microsoft Teams

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SI APPLICA A: Power BI Desktop Servizio Power BI

È necessario presentare alla propria responsabile entro la fine della giornata un report con le cifre delle ultime vendite e degli ultimi profitti realizzati, Tuttavia, i dati più recenti sono in file che si trovano nel portatile. In passato sarebbero state necessarie ore per creare un report e l'ansia sarebbe salita.

Nessun problema. Power BI consente di creare un report straordinario e di condividerlo in Microsoft Teams in pochissimo tempo.

Screenshot del report Financial Sample ultimato.

In questa esercitazione si userà Power BI per caricare un file di Excel, creare un nuovo report e condividerlo con i colleghi. Si apprenderà come:

  • Preparare i dati in Excel.
  • Scaricare i dati di esempio.
  • Creare un report nel servizio Power BI.
  • Aggiungere a un dashboard gli oggetti visivi del report.
  • Condividere un collegamento al dashboard.
  • Condividere il dashboard in Microsoft Teams

Prerequisiti

Preparare i dati in Excel

Si prenderà un file di Excel come esempio.

  1. Prima di caricare il file di Excel in Power BI, è necessario organizzare i dati in una tabella flat. In una tabella flat ogni colonna contiene lo stesso tipo di dati, ad esempio testo, data, numero o valuta. La tabella deve contenere una riga di intestazione, ma senza colonne o righe che visualizzano i totali.

    Screenshot dei dati organizzati in Excel.

  2. Successivamente, formattare i dati come una tabella. Nella scheda Home di Excel selezionare Formatta come tabella nel gruppo Stili.

  3. Selezionare uno stile di tabella da applicare al foglio di lavoro.

    Il foglio di lavoro di Excel è ora pronto per essere caricato in Power BI.

    Screenshot dei dati formattati come tabella.

Caricare il file di Excel nel servizio Power BI

Il servizio Power BI si connette a molte origini dati, inclusi i file di Excel che risiedono nel computer in uso.

  1. Per iniziare, accedere al servizio Power BI. Se non si è ancora iscritti, è possibile farlo gratuitamente.

  2. In Area di lavoro personale selezionare Nuovo>Report.

    Screenshot dell'area di lavoro personale, che evidenzia il menu a discesa Nuovo e l'opzione Nuovo report.

  3. Selezionare Excel.

    Screenshot dell'area di lavoro personale, con l'opzione di origine dati Excel.

  4. Selezionare Carica file e trascinare o passare al percorso del file di Excel.

    Screenshot della finestra di dialogo Power Query, che evidenzia la finestra di dialogo Connetti a origine dati.

    A questo punto è disponibile un modello semantico Financial Sample. Power BI ha anche creato automaticamente un dashboard vuoto. Se il dashboard non viene visualizzato, aggiornare il browser.

  5. Se non è stato eseguito l'accesso, è necessario accedere prima di poter caricare il file Excel. Selezionare Avanti.

  6. Nella finestra Scegli dati di Power Query, selezionare la tabella Financials nella cartella di lavoro di Excel e selezionare Crea.

    Screenshot della finestra Scegli dati di Power Query, selezionare la tabella Financials.

Creare il report

Il report viene aperto nella Visualizzazione di modifica e visualizza il canvas del report vuoto. A destra sono presenti i riquadri Filtri, Visualizzazioni e Dati. I dati della tabella della cartella di lavoro di Excel vengono visualizzati nel riquadro Dati. In alto è indicato il nome della tabella, financials, sotto il quale Power BI elenca le intestazioni di colonna come campi individuali.

I simboli Sigma nell'elenco dei dati indicano che Power BI ha rilevato che tali campi sono numerici. Power BI può anche rilevare campi geografici e campi di data.

Screenshot del riquadro Dati, che mostra le colonne di Excel come campi nella tabella Financials.

  1. Per avere più spazio per il canvas del report, ridurre a icona il riquadro Filtri.

  2. È ora possibile iniziare a creare le visualizzazioni. Supponiamo che il responsabile voglia vedere i profitti nel tempo. Nel riquadro Dati trascinare Profit nel canvas del report.

    Per impostazione predefinita, Power BI visualizza un istogramma con una colonna.

    Screenshot di un istogramma con una colonna.

  3. Trascinare Data nell'istogramma.

    Power BI aggiorna l'istogramma per visualizzare i profitti per anno.

    Screenshot di un istogramma per anno nell'editor di report.

  4. Passare il puntatore del mouse sul grafico e selezionare le frecce doppie tramite fork per mostrare i trimestri, quindi selezionarle di nuovo per visualizzare i mesi.

    Screenshot di un istogramma per mese nell'editor di report.

    Il mese di dicembre 2014 è stato quello più redditizio.

    Suggerimento

    Se i valori del grafico non soddisfano le aspettative, controllare le aggregazioni. Ad esempio, nell'area Valori selezionare il campo Profit appena aggiunto e assicurarsi che i dati vengano aggregati nel modo desiderato. In questo esempio verrà usato Somma.

Creare una mappa

La manager desidera sapere quali sono i paesi/le aree geografiche più produttivi. La responsabile sarà stupita nel vedere una visualizzazione mappa.

  1. Selezionare un'area vuota nel canvas del report.

  2. Dal riquadro Dati trascinare il campo Paese sul canvas del report, quindi trascinare il campo Profit sulla mappa.

    Power BI crea una mappa di visualizzazione con bolle che rappresenta il profitto relativo di ogni località.

    Screenshot dell'oggetto visivo mappa nell'editor di report.

    Si può vedere che i profitti europei e dell'area nordamericana sono circa gli stessi.

Creare un oggetto visivo per visualizzare i segmenti di vendita

Visualizzazione delle vendite per prodotti e segmenti di mercato È facile.

  1. Selezionare il canvas vuoto.

  2. Nel riquadro Dati selezionare i campi Vendite, Prodotto e Segmento.

    Power BI crea un istogramma a colonne raggruppate.

    Screenshot di un istogramma a colonne raggruppate nell’editor di report.

  3. Modificare il tipo di grafico scegliendo una delle icone nel menu Visualizzazioni. Ad esempio, modificarlo in un istogramma in pila.

    Screenshot di un istogramma in pila nell’editor di report.

  4. Per ordinare il grafico, selezionare Altre opzioni (...) >Ordina per.

Migliorare l'aspetto degli oggetti visivi

Apportare le modifiche seguenti nella scheda Formato del riquadro Visualizzazioni.

Screenshot della scheda Formato nel riquadro Visualizzazioni.

  1. Selezionare l'istogramma Profitto per anno, trimestre, mese e giorno. Nella sezione Titolo impostare il valore Dimensioni testo su 16 pt. Impostare Ombreggiatura su Sì.

  2. Selezionare l'istogramma in pila Sales by Product and Segment. Nella sezione Titolo impostare il valore Dimensioni testo del titolo su 16 pt. Impostare Ombreggiatura su Sì.

  3. Selezionare la mappa Profit by Country. Nella sezione Stili mappa impostare Tema su Gradazioni di grigio. Nella sezione Titolo impostare il valore Dimensioni testo del titolo su 16 pt. Impostare Ombreggiatura su Sì.

Aggiungere un titolo al report

  1. Selezionare l'opzione Casella di testo.

  2. Trascinare la casella nell'angolo in alto a sinistra. Digitare "Vendite nel mondo" nella casella.

    Screenshot della creazione di una casella di testo nel report.

  3. Selezionare il testo e impostare le dimensioni del carattere su 36.

    Screenshot della formattazione del titolo nel report.

Aggiungi a un dashboard

È possibile aggiungere tutti gli oggetti visivi al dashboard vuoto creato da Power BI per impostazione predefinita.

  1. Passare il puntatore del mouse su un oggetto visivo e selezionare Aggiungi oggetto visivo.

    Screenshot di un oggetto visivo, con evidenziata l'icona visiva di aggiunta.

  2. Prima di poter aggiungere un oggetto visivo al dashboard, è necessario salvare il report. Assegnare un nome al report e selezionare Salva.

  3. Aggiungere ogni oggetto visivo al dashboard creato da Power BI, Financial Sample.xlsx.

  4. Quando si aggiunge l'ultimo oggetto visivo, selezionare Vai al dashboard.

  5. Power BI ha aggiunto automaticamente al dashboard un riquadro segnaposto Financial Sample.xlsx. Selezionare Altre opzioni (...)>Elimina riquadro.

    Screenshot di Altre opzioni per un riquadro.

  6. Ridisporre e ridimensionare i riquadri nel modo desiderato.

Il dashboard e il report sono pronti.

Ora è necessario condividere il dashboard con la responsabile. Con i colleghi che dispongono di un account Power BI, è possibile condividere il dashboard e il report sottostante. Possono modificare i report, ma non possono salvare le modifiche. Se consentito, possono ricondividerli con altri utenti o creare un nuovo report basato sul modello semantico sottostante.

  1. Per condividere il report, nella parte superiore del dashboard, selezionare Condividi.

    Screenshot dell'area di lavoro personale, con l'icona di condivisione.

  2. Nella schermata Condividi dashboard immettere gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari nel campo Immettere un nome o gli indirizzi di posta elettronica e aggiungere un messaggio facoltativo.

  3. Selezionare l’opzione Invia notifica tramite posta elettronica. Scegliere le altre opzioni desiderate:

    • Consentire ai destinatari di condividere questo dashboard
    • Consentire ai destinatari di creare contenuto con i dati associati a questo dashboard

    Screenshot del riquadro Condividi dashboard con tutte le opzioni selezionate.

  4. Selezionare Concedi accesso.

Condividi su Microsoft Teams

È anche possibile condividere i report e i dashboard direttamente con i colleghi su Microsoft Teams.

  1. Per la condivisione su Teams, nella parte superiore del dashboard selezionare Avvia chat in Teams.

    Screenshot dell'area di lavoro personale, con l'opzione Chat in Teams.

  2. Power BI visualizza la finestra di dialogo Condividi su Teams. Immettere il nome di una persona, di un gruppo o di un canale e selezionare Condividi.

    Screenshot della finestra di dialogo Condividi su Teams.

  3. Il collegamento viene visualizzato nei post di tale persona, gruppo o canale.

    Screenshot di un post di esempio in Microsoft Teams.

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