Sottoscrizioni di posta elettronica per report e dashboard nel servizio Power BI

SI APPLICA A: Power BI Desktop Servizio Power BI

Sottoscrivere se stessi e altri utenti a report, dashboard e report impaginati di Power BI. Si riceve un messaggio di posta elettronica in base a una pianificazione impostata. Il messaggio di posta elettronica contiene uno snapshot e un collegamento al report o al dashboard o a un allegato completo del report o del dashboard. Se si è un amministratore dell'area di lavoro, imparare su come gestire le sottoscrizioni nell'area di lavoro, tra cui come assumere le sottoscrizioni di proprietà di altri utenti.

Sottoscrivere un report o un dashboard nel servizio Power BI

Rimanere aggiornati sui dashboard e sui report più importanti non è mai stato così facile. Una volta eseguita la sottoscrizione ai report e ai dashboard che interessano, Power BI invia uno snapshot nella posta in arrivo. Si indica a Power BI la frequenza con cui si vogliono ricevere i messaggi di posta elettronica e in che momento. Configurare fino a 24 sottoscrizioni per report o dashboard e specificare destinatari, frequenze e orari univoci per ogni sottoscrizione.

Requisiti

I requisiti si applicano agli utenti dell'organizzazione e a utenti guest di Microsoft Entra Business to Business (B2B). Per creare manualmente una sottoscrizione, sono necessarie le autorizzazioni per accedere al report o al dashboard specifico e o:

• Una licenza di Power BI Pro o Premium per utente (PPU), o
• Accesso a un'area di lavoro supportata da una capacità Power BI Premium

L'amministratore di Fabric (in precedenza amministratore di Power BI) deve abilitare le sottoscrizioni nel tenant. Se si è un amministratore, vedere Abilitare le sottoscrizioni nel portale di amministrazione di Power BI e vedere Gli utenti guest B2B possono configurare ed essere iscritti alle sottoscrizioni di posta elettronica.

Sottoscrivere un report o un dashboard

Sia che si sottoscriva un dashboard, una pagina del report o un report completo, il processo è simile. Un singolo pulsante consente di effettuare la sottoscrizione ai dashboard e ai report del servizio Power BI. La sottoscrizione a un report offre altre opzioni di campo, quindi viene usato un report per l'esempio.

La sottoscrizione a un report impaginato è leggermente diversa, come descritto in Sottoscrivere report impaginati.

1. Aprire il report e, nella barra dei menu in alto, selezionare Sottoscrivi.

2. Selezionare Crea una sottoscrizione e assegnare un nome alla sottoscrizione. Per impostazione predefinita, alla sottoscrizione viene assegnato lo stesso nome della pagina o del dashboard del report. Facoltativamente, modificare il nome della sottoscrizione impostando un valore più significativo.

   

3. Usare il dispositivo di scorrimento verde per attivare e disattivare la sottoscrizione. Lo spostamento del dispositivo di scorrimento sulla posizione Disattivato non comporta l'eliminazione della sottoscrizione. Per eliminare la sottoscrizione, selezionare l'icona a forma di cestino.

4. Modificare o aggiungere destinatari in base all'indirizzo di posta elettronica, assicurandosi di avere almeno uno.

5. Se il report si trova in un'area di lavoro supportata da una licenza Premium o Premium per utente (PPU), aggiungere il report completo come allegato anziché una sola pagina del report. Le etichette di riservatezza vengono applicate all'allegato di posta elettronica. Selezionare PDF o PowerPoint per il formato allegato. L'allegato rispetta tutte le etichette sulla privacy per il report. Le dimensioni dell'allegato sono limitate a non più di 20 pagine e meno di 25 MB.

   

6. Selezionare una data di inizio e, facoltativamente, una data di fine per la sottoscrizione. Per impostazione predefinita, la data di inizio è la data di creazione della sottoscrizione e la data di fine è un anno dopo. È possibile modificarla impostando una data nel futuro in qualsiasi momento prima della scadenza della sottoscrizione. Quando una sottoscrizione raggiunge una data di fine, viene interrotta finché non viene riabilitata. Si ricevono delle notifiche prima della data di fine pianificata in cui viene chiesto se si intende prorogare la sottoscrizione.

7. Usare l'elenco a discesa Ripeti per selezionare una frequenza per la sottoscrizione. È possibile scegliere ogni ora, ogni giorno, ogni settimana, ogni mese o dopo l'aggiornamento dati (una volta al giorno). La maggior parte delle opzioni richiede anche di impostare un fuso orario.

   Suggerimento

   Per ricevere un messaggio di posta elettronica di sottoscrizione solo in determinati giorni, selezionare Oraria o Settimanale e quindi selezionare le caselle di controllo Giorno settimana. Se si seleziona Ogni mese, immettere il giorno o i giorni del mese nei quali si vuole ricevere il messaggio di posta elettronica di sottoscrizione.

   • Se si sceglie Oraria, Giornaliera, Settimanale o Mensile, scegliere un'ora pianificata per la sottoscrizione. È possibile eseguirla all'ora, oppure a 15, 30 o 45 minuti dalla fine di un determinato fuso orario. Se si sceglie Ogni ora, selezionare l’Ora pianificata in cui si vuole avviare la sottoscrizione, e viene eseguita ogni ora dopo l’ora pianificata.
   • Se si sceglie una cadenza mensile per le sottoscrizioni ai report, è possibile specificare i giorni specifici del mese o selezionare l'opzione Ultimo giorno del mese. Se si sceglie Ultimo giorno del mese, il report verrà recapitato in quel giorno.

Se la sottoscrizione è pronta, selezionare Salva. Per rendere più precisa la sottoscrizione, selezionare Altre opzioni.

1. Facoltativamente, aggiungere un oggetto e un messaggio per i destinatari.

2. Selezionare la pagina Report da visualizzare nell'immagine di anteprima. Se è stata attivata o disattivata Allega report completo a On, vengono visualizzate tutte le pagine del report elencate nell'elenco a discesa. In caso contrario, è presente solo la pagina del report attiva elencata nell'elenco a discesa. Per sottoscrivere più pagine di un report, selezionare il dispositivo di scorrimento Collega report completo oppure selezionare Nuova sottoscrizione e scegliere una pagina diversa dall'elenco a discesa.

   Suggerimento

   Per impostazione predefinita, una sottoscrizione di report eredita il nome della pagina del report attiva. È consigliabile modificare il nome della sottoscrizione se si seleziona una pagina del report diversa.

3. Includere informazioni aggiuntive nel messaggio di posta elettronica. Selezionare almeno una di quese caselle di controllo.

   • Autorizzazione per visualizzare il report o il dashboard in Power BI: concedere ai destinatari l'autorizzazione per aprire e visualizzare il report o il dashboard nel servizio Power BI (app.powerbi.com). Questa opzione non è disponibile in tutte le situazioni.
   • Collegamento al report o al dashboard in Power BI: includere un pulsante "Vai al report" nel corpo del messaggio di posta elettronica collegato al report o al dashboard nel servizio Power BI.
   • Immagine di anteprima (solo per i report di Power BI): includere un'anteprima della pagina del report nel corpo del messaggio di posta elettronica.

   Attenzione

   Le etichette di riservatezza non vengono applicate alla posta elettronica o all'immagine di anteprima di una sottoscrizione. Per proteggersi da questo problema, disattivare Immagine di anteprima.

   • Data Activator, Attivare un avviso usando Data Activator: selezionare questa opzione per informazioni su come usare Data Activator per impostare avvisi sugli oggetti visivi del report.

Si riceve un messaggio di posta elettronica e uno snapshot del report o del dashboard in base alla pianificazione impostata. Sottoscrizioni con la frequenza impostata su Dopo l'aggiornamento dei dati inviano un messaggio di posta elettronica solo dopo il primo aggiornamento pianificato per quel giorno. Tutte le date/ore vengono normalizzate in formato UTC quando si verifica la presenza del primo aggiornamento del set di dati del giorno.

Etichette di riservatezza

Le etichette di riservatezza vengono applicate agli allegati di posta elettronica della sottoscrizione, ma non al testo di posta elettronica o alle immagini di anteprima della sottoscrizione.

• La creazione di una sottoscrizione che allega una copia di un report (incluso il report impaginato) al messaggio di posta elettronica della sottoscrizione è una funzionalità di Power BI Pro.

• Per gli utenti con sottoscrizioni gratuite, il messaggio di posta elettronica della sottoscrizione per un report (incluso il report impaginato) non contiene un'etichetta di riservatezza nel testo del messaggio di posta elettronica o nell'immagine di anteprima della sottoscrizione.

• Per assicurarsi che la sottoscrizione abbia un'etichetta di riservatezza, disattivare Immagine anteprima nella schermata Sottoscrizioni.

• Per le sottoscrizioni ai dashboard, non è possibile allegare una copia del dashboard al messaggio di posta elettronica. Pertanto, il messaggio di posta elettronica della sottoscrizione non ha un'etichetta di riservatezza nell'immagine di testo o anteprima.

Sottoscrizione di altri utenti

Per creare una sottoscrizione che ne includa altre, oltre ai requisiti necessari per creare sottoscrizioni personalizzate, è necessario:

• Una licenza Pro o PPU con ruolo Collaboratore, Membro o Amministratore in tale area di lavoro. Si è certi di avere il ruolo Collaboratore, Membro o Amministratore in un'area di lavoro se è possibile modificare report o dashboard in tale area di lavoro. Altre informazioni sui ruoli nelle aree di lavoro.

• Per far parte dell'organizzazione. Gli utenti guest B2B non possono sottoscrivere altri utenti solo se stessi. Per altre informazioni, vedere Utenti guest B2B possono configurare e sottoscrivere sottoscrizioni tramite posta elettronica.

• Se il report o il dashboard non è ospitato in una capacità Premium, come indicato dall'icona a forma di rombo, è comunque possibile sottoscrivere altri utenti. Tuttavia, devono avere anche una licenza Power BI Pro o Premium per utente (PPU).

  

Usare gli alias di posta elettronica del gruppo

Quando si crea una sottoscrizione, è possibile aggiungere altri indirizzi di posta elettronica nello stesso dominio alla sottoscrizione. Se il report o il dashboard è ospitato in una capacità Premium, è possibile sottoscrivere alias di gruppo, indipendentemente dal fatto che si trovino nel dominio o meno. Non è necessario sottoscrivere singoli indirizzi di posta elettronica. Gli alias sono basati sull'istanza corrente di Active Directory.

Esistono diversi modi per creare un gruppo di Microsoft 365. Ad esempio, è possibile creare un gruppo in Outlook, un gruppo di distribuzione in Teams o un gruppo di sicurezza abilitato alla posta elettronica. Il gruppo di distribuzione di Microsoft 365 per Teams non funziona per l'abilitazione della posta elettronica, quindi non può essere usato per la condivisione diretta e le sottoscrizioni di posta elettronica.

Salvare le modifiche apportate a un report sottoscritto

Includi modifiche

Quando si sottoscrive un report creato da un altro utente, è possibile apportare modifiche a tale report. A questo punto, è possibile creare una nuova sottoscrizione che acquisisce tali modifiche oppure salvare le modifiche con la sottoscrizione esistente.

L'opzione Includi modifiche personali non viene visualizzata fino a quando non si apportano modifiche a un report condiviso con l'utente. Dopo aver apportato le modifiche necessarie, aprire una sottoscrizione esistente o creare una nuova sottoscrizione per tale pagina del report. Poiché sono state apportate modifiche al report originale, è ora disponibile l'intestazione Modifiche personali e l'opzione Includi modifiche personali.

Quando Includi modifiche personali è deselezionata, Power BI ignora tutte le modifiche apportate al report e mantiene la sottoscrizione al report come pubblicato dall'autore. Quando si seleziona Includi modifiche personali, Power BI aggiorna la sottoscrizione, incluse tutte le modifiche apportate al report. Le modifiche includono:

• filtri (riquadro filtro)
• filtri dei dati
• oggetti visivi personalizzati
• filtro incrociato o evidenziazione incrociata
• drill-down o drill-up
• bookmarks
• spotlights
• modalità messa a fuoco

Prima che Power BI aggiorni la sottoscrizione, è possibile visualizzare in anteprima la sottoscrizione precedente e confrontarla con il nuovo stato del report. Il confronto tra le due versioni consente di decidere se aggiornare o meno la sottoscrizione.

Visualizzare in anteprima e aggiornare la sottoscrizione

1. Prima di tutto, personalizzare il report in base a condizioni quali paese/area geografica, team/reparto e categoria.

2. Applicare le modifiche apportate al report in modo che si trovi nello stato che si vuole sottoscrivere o condividere. Le modifiche possono includere l'applicazione di filtri, contenuti in evidenza, drill, filtri dei dati o evidenziazione incrociata.

3. Selezionare Sottoscrivi nella barra dei menu superiore dell'area di disegno report per riaprire il riquadro Sottoscrizioni.

4. Selezionare l'icona a forma di matita per modificare i dettagli della sottoscrizione esistente. Ad esempio, modificare la frequenza di recapito, aggiungere un messaggio di posta elettronica, modificare le autorizzazioni e altro ancora.

5. Selezionare Altre opzioni>Includi modifiche>Anteprima per visualizzare una versione di sola visualizzazione della sottoscrizione originale inviata ai sottoscrittori. Utilizzare questo confronto per decidere se si desidera sovrascrivere lo stato originale del report sottoscritto.

6. Selezionare Torna alla sottoscrizione e selezionare l'icona a forma di matita.

7. Per aggiornare la sottoscrizione esistente per includere le modifiche apportate al report, selezionare Altre opzioni>Includi modifiche>Aggiorna. Aggiorna modifica la sottoscrizione in modo da includere le nuove modifiche.

8. Salvare la sottoscrizione.

Personalizzare le sottoscrizioni

Se sei l'autore del report, Includi modifiche personali è un ottimo modo per creare sottoscrizioni personalizzate per i destinatari.

Esaminare e testare la sottoscrizione

La pagina Sottoscrizioni tiene traccia di tutte le sottoscrizioni per il report corrente.

Per esaminare una sottoscrizione, selezionare la freccia a sinistra della sottoscrizione.

Per testare la sottoscrizione, selezionare Esegui ora per inviare immediatamente il messaggio di posta elettronica. Non attiva un aggiornamento dei dati del modello semantico sottostante.

Gestire le sottoscrizioni

Le sottoscrizioni vengono gestite a livello di area di lavoro. Gli autori di sottoscrizioni e gli utenti assegnati al ruolo di amministratore possono visualizzare e gestire la sottoscrizione. Gli amministratori nell'area di lavoro possono modificare e assumere il controllo di tutte le sottoscrizioni all'interno dell'area di lavoro. L'amministratore di Fabric può visualizzare i log e attivare e disattivare determinate funzionalità della sottoscrizione.

Sottoscrizioni per utenti esterni all'organizzazione

Sottoscrivere utenti esterni

È possibile sottoscrivere guest B2B esterni a un report o un dashboard se il report o il dashboard è ospitato in una capacità Premium. Gli utenti guest B2B possono sottoscrivere se stessi, ma non possono aggiungere sottoscrizioni per altri utenti esterni.

• Se si aggiunge una sottoscrizione per un report o un dashboard per guest B2B esterni, questi ricevono una notifica di condivisione subito dopo aver selezionato Salva nel riquadro di sottoscrizione. Questa notifica viene inviata solo ai guest esterni, non a quelli interni, perché gli utenti esterni richiedono un collegamento di invito per visualizzare il report o la dashboard.

• Le aree di lavoro Premium per utente non sono qualificate come aree di lavoro con capacità Premium.

• La condivisione del contenuto con un collega all'esterno del dominio non richiede una capacità Premium. Ad esempio, se si è aaron@contoso.com, è possibile condividere con anyone@fabrikam.com, ma non è possibile sottoscrivereanyone@fabrikam.com, a meno che tale contenuto non sia ospitato in una capacità Premium.

Gli utenti guest B2B possono configurare e sottoscrivere sottoscrizioni tramite posta elettronica

Gli guest B2B possono creare la propria sottoscrizione di contenuto a cui hanno accesso. Gli utenti dell'organizzazione possono anche effettuare sottoscrizioni. Prima di tutto, un membro dell'organizzazione aggiunge e sottoscrive l'utente guest B2B al contenuto di posta elettronica. Per altre informazioni sugli utenti guest B2B e su come aggiungerli all'organizzazione, vedere Distribuire il contenuto agli utenti guest esterni con Microsoft Entra B2B.

Oltre agli utenti guest B2B esterni che soddisfano i requisiti per sottoscrivere se stessi, l'amministratore tenant di Power BI deve attivare un'impostazione per consentire agli utenti guest B2B di creare sottoscrizioni di posta elettronica. Per altre informazioni su come attivare questa impostazione, vedere Esportare e condividere le impostazioni del tenant.

Sottoscrivere report impaginati

Sottoscrivere se stessi o altri report impaginati

L'amministratore di Power BI deve abilitare le sottoscrizioni nel tenant. Inoltre, è necessario abilitare le opzioni del tenant pertinenti:

• Esporta in Excel
• Esporta in CSV
• Esporta report come presentazioni di PowerPoint o documenti PDF
• Esportare i report come documenti MHTML
• Esporta report come documenti Word
• Esporta report come documenti XML
• Creare sottoscrizioni di posta elettronica (Impostazioni tenant>Esportare e condividere le impostazioni>Creare sottoscrizioni di posta elettronica)

In generale, il processo per la sottoscrizione di report impaginati equivale alla sottoscrizione di report e dashboard, ma esistono alcune differenze che vale la pena notare. Questa sezione descrive queste differenze e altre considerazioni da tenere presenti quando si sottoscrivono report impaginati.

Parametri dei report impaginati

I report impaginati consentono di specificare la visualizzazione del report che gli utenti ricevono nella sottoscrizione impostando i parametri nel riquadro della sottoscrizione.

• Le sottoscrizioni possono essere inviate con i parametri attualmente selezionati o i parametri predefiniti per il report. È possibile impostare valori di parametro diversi per ogni sottoscrizione creata per il report.

Aggiornare i parametri per una sottoscrizione di report impaginata esistente

Se si dispone di una sottoscrizione esistente a un report impaginato e si desidera aggiornare i parametri applicati al report, seguire questa procedura.

1. Eseguire di nuovo il rendering del report impaginato con i nuovi parametri.

2. Aprire la pagina Sottoscrizioni.

3. Selezionare Usare i valori correnti (report visualizzati).

4. Seleziona Salva.

Considerazioni specifiche per le sottoscrizioni di report impaginate

• È possibile sottoscrivere altri utenti dell'organizzazione a report impaginati che si connettono a qualsiasi origine dati attualmente supportata, inclusi Azure Analysis Services o modelli semantici di Power BI. Tenere presente che l'allegato del report riflette i dati in base alle autorizzazioni.
• È possibile configurare un numero illimitato di sottoscrizioni per ogni report impaginato.
• Gli utenti guest B2B possono creare solo sottoscrizioni per se stessi.
• La dimensione massima dell'allegato è 25 MB.
• A differenza delle sottoscrizioni per dashboard o report di Power BI, la sottoscrizione contiene un allegato dell'output dell'intero report. Sono supportati i tipi di allegati seguenti: PDF, presentazione di PowerPoint (PPTX), cartella di lavoro di Excel (XLSX), documento di Word (DOCX), file CSV e XML.
• Facoltativamente, includere un'immagine di anteprima del report nel corpo del messaggio di posta elettronica. L'immagine può differire leggermente dalla prima pagina del documento di report allegato, a seconda del formato allegato selezionato.
• Con i report impaginati, non esiste l'opzione di frequenza Dopo l'aggiornamento dei dati. Si ottengono sempre i valori più recenti dall'origine dati sottostante.
• Le sottoscrizioni di report impaginate nel servizio Power BI sono simili alle sottoscrizioni standard di posta elettronica nel server di report di Power BI e in SQL Server Reporting Services. Nel servizio Power BI, le sottoscrizioni guidate dai dati sono denominate Sottoscrizioni dinamiche. Altre informazioni sulla Creazione di una sottoscrizione dinamica per un report di Power BI (anteprima) - Power BI.
• I report relativi alle sottoscrizioni hanno un tempo di esecuzione limite di 60 minuti. Se l'esecuzione del report richiede più di 60 minuti, si verifica un errore di timeout.

Considerazioni e limitazioni

Per informazioni sulla risoluzione dei problemi relativi alla funzionalità delle sottoscrizioni, vedere Risolvere i problemi relativi alle sottoscrizioni di Power BI.

Generali

• Se si verificano errori, il pulsante Salva o Salva e Chiudi verrà disabilitato. È necessario correggere tutti gli errori per salvare la sottoscrizione.
• I guest interni sono utenti che dispongono di un account nella directory di Microsoft Entra, ma solo l'accesso a livello di guest nell'organizzazione. I guest B2B esterni accedono con un account Microsoft Entra esterno, un'identità social o un altro provider di identità esterno. Gli utenti guest interni non possono creare sottoscrizioni di posta elettronica in Power BI.
• Se non è possibile usare la funzionalità di sottoscrizione, contattare l'amministratore di Fabric o l'help desk IT. L'organizzazione può disabilitare questa funzionalità o il limite massimo di sottoscrittori potrebbe essere raggiunto.
• Power BI sospende automaticamente l'aggiornamento nei modelli semantici associati ai dashboard e ai report che non vengono visitati da più di due mesi. Tuttavia, se si aggiunge una sottoscrizione a un dashboard o un report, l'aggiornamento non viene sospeso anche nel caso in cui non sia stato visitato.
• Al giorno dell'ora legale, si ricevono i messaggi di posta elettronica di sottoscrizione e il giorno dopo aver ricevuto due messaggi di posta elettronica per sottoscrizione.

Sicurezza a livello di riga

• Per report, dashboard o report impaginati di Power BI che usano un modello semantico con sicurezza a livello di riga, prestare attenzione quando si creano sottoscrizioni per se stessi e altri utenti. Power BI avvisa che i dati contengono la sicurezza a livello di riga. Accanto all'intestazione dei destinatari viene visualizzata un'icona a forma di informazioni a bolle. Se si passa il puntatore del mouse sull'icona, è possibile visualizzare il messaggio di avviso. Tuttavia, gli utenti spesso scorrono oltre il messaggio di avviso.

  L'immagine statica inviata nel messaggio di posta elettronica della sottoscrizione visualizza i dati in base al proprietario della sottoscrizione. Per questo motivo, quando si creano sottoscrizioni, prestare attenzione a assicurarsi che le informazioni riservate non siano incluse nell'immagine statica. Oltre all'immagine statica, il report o il dashboard stesso viene aperto (o meno) e visualizza i dati in base alle autorizzazioni dell'utente.

Report di Power BI

• Le sottoscrizioni alle pagine dei report sono associate al nome della pagina del report. Se si esegue la sottoscrizione a una pagina del report e la pagina viene rinominata, è necessario ricreare la sottoscrizione. Analogamente, se la pagina del report viene eliminata, le sottoscrizioni non esisteranno.
• Se si accede a un report usando un segnalibro, la sottoscrizione verrà eseguita anche sul segnalibro (i filtri saranno uguali a quello del segnalibro) e non rispetto ai filtri applicati quando viene creata la sottoscrizione. È possibile aggirare questo problema creando un segnalibro con i filtri necessari e creando una sottoscrizione.

App

• Per le app power BI che si installano, è possibile creare sottoscrizioni solo per altri utenti se si è il proprietario dell'app.

• Le sottoscrizioni create all'interno delle app possono essere visualizzate e gestite dall'area di lavoro associata dagli utenti con il ruolo di amministratore in tale area di lavoro. L'amministratore dell'area di lavoro dovrà installare l'app per visualizzare le sottoscrizioni.

Funzionalità non supportate

• Operazioni di aggiornamento semantico del modello usando un endpoint XMLA.

• Le sottoscrizioni di posta elettronica non sono supportate quando l'impostazione di amministrazione Collegamento privato di Azure>Blocca l'accesso a Internet pubblico è abilitata in Power BI. In questo caso, tutte le sottoscrizioni hanno esito negativo.

• Gli oggetti visivi di Power BI seguenti non sono supportati. Quando si sottoscrive un report contenente questi oggetti visivi, viene visualizzato un simbolo di errore.

  • Oggetti visivi personalizzati di Power BI. L'unica eccezione è costituita dagli oggetti visivi personalizzati di Power BI che sono certificati.
  • Oggetti visivi ESRI ArcGIS
  • Oggetti visivi R
  • Oggetti visivi di Power Apps
  • Oggetti visivi Python
  • Oggetti visivi di Power Automate
  • Oggetto visivo del report impaginato
  • Oggetti visivi di Visio

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