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Utilizza le app Richiesta hardware e Gestione hardware

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Una volta completate le fasi di configurazione e impostazione, le app sono pronte per essere Condividi e utilizzate.

Utilizzare l'app Richiesta Hardware

L'app Hardware Request è semplice e intuitiva, pertanto non è richiesta alcuna formazione specifica da parte dell'utente per il processo di richiesta. L'app ti guida attraverso la creazione e l'invio di una richiesta per avviare il flusso di lavoro per l'approvazione nell'app di gestione. Questo articolo fornisce una breve panoramica delle funzioni supportate nell'app Richiesta hardware.

Screenshot della home page dell'app Richiesta hardware.

Crea una nuova richiesta per hardware

L'app Hardware Request semplifica il modo in cui acquisti e invii richieste di nuovo hardware. Esegui questi passaggi per iniziare:

  1. Nella home page, Seleziona Crea nuova richiesta per andare alla pagina Seleziona dai dispositivi disponibili . Qui puoi vedere un riquadro separato per ogni tipo di prodotto .

    Screenshot della pagina di selezione del tipo di dispositivo dell'app Richiesta hardware.

  2. Dallapagina di selezione del dispositivo, eseguire una delle operazioni riportate di seguito:

    1. Seleziona un riquadro per accedere ai prodotti all'interno di una specifica tipologia di prodotto.
    2. Filtra per descrizione prodotto in Ricerca rapida. . In questo modo si riduce il numero di riquadri e il conteggio dei prodotti in ciascuno di essi prima di selezionare un tipo di dispositivo.

  3. Dalla visualizzazione della categoria prodotto, puoi aggiungere filtri per marca o sottotipo oppure effettuare una ricerca nella descrizione del prodotto.

  4. Per ogni richiesta di prodotto, assicuratevi di indicare la quantità. Puoi digitare la quantità o Seleziona più (+).

  5. Seleziona Aggiungi al carrello.

  6. Ripetere i passaggi finché il carrello non è pieno di tutti gli articoli necessari.

  7. Seleziona ha utilizzato il carrello della spesa per completare l'acquisto.

  8. Nella pagina di pagamento puoi aggiungere le seguenti informazioni:

    • Titolo della richiesta - dai un nome alla tua richiesta

    • Gruppo aziendale - Seleziona il tuo gruppo aziendale

    • Richiesto per conto di - se stai richiedendo per un altro individuo, Seleziona il suo nome dal menu a discesa

    • Dettagli aggiuntivi - fornisci tutti i dettagli che potrebbero essere utili

  9. Rivedere ogni richiesta hardware e la relativa quantità per garantirne l'accuratezza. Se necessario, hai la possibilità di Seleziona rimuovere .

  10. Seleziona Invia richiesta. Una volta completata la procedura, verrà visualizzata la pagina Richiesta inviata .

Visualizza richieste per l'hardware

Una volta inviata una richiesta nell'app Richiesta hardware, puoi visualizzarne lo stato di avanzamento. Prova ad eseguire questi passaggi:

  1. Nella home page, Seleziona Visualizza le mie richieste.
  2. Visualizza le tue richieste. La pagina Richieste personali mostra una tabella con tutte le tue richieste. I campi della tabella sono:
    • Titolo richiesta
    • Responsabile approvazione
    • Stato approvazione
    • Fase
    • Inviata il (data)
    • Completata in (data)
  3. Seleziona ha servito per visualizzare maggiori dettagli su una richiesta specifica.

Visualizza dispositivi

Puoi anche visualizzare i dispositivi a te assegnati. Prova ad eseguire questi passaggi:

  1. Nella home page, Seleziona Visualizza i miei dispositivi.

  2. Visualizza i tuoi dispositivi. La pagina Cespiti personali mostra una tabella con tutte i dispositivi assegnati. I campi sono:

    • Nome dispositivo
    • Numero cespite
    • Produttore
    • Data consegna (data)
    • Aggiornamento idoneo (data)

Utilizzare l'app Gestione hardware

Le richieste hardware vengono gestite da un team nell'app Gestione hardware. Questa sezione illustra gli scenari di gestione hardware più probabili che potresti incontrare in qualità di gestore hardware.

L'app Hardware Management è progettata per essere flessibile e adattarsi a diversi scenari. L'obiettivo è sempre che i dati di sistema riflettano il modo in cui richieste, risorse e budget esistono nel mondo reale.

Esamina e approva una richiesta che richiede un acquisto

Il flusso di lavoro per il processo di richiesta inizia con l'importante decisione di approvare o rifiutare. Per prendere questa decisione, al gestore hardware vengono fornite quante più informazioni rilevanti possibili. Poiché questa decisione viene presa prima dell'acquisto, tu o altri gestori hardware potete intervenire dall'app Gestione hardware, Microsoft Teams o Microsoft Outlook.

Utilizza l'app Gestione hardware per le richieste che richiedono un acquisto

Per esaminare e approvare una richiesta che richiede un acquisto, procedere come segue direttamente nell'app Gestione hardware.

  1. Seleziona Richieste nel riquadro sinistro dell'app Gestione hardware.

  2. Seleziona un Richieste aperte per visualizzare un elenco delle richieste aperte (Nota: l'ordinamento predefinito è in base alla Data di invio (in ordine decrescente) con le richieste più recenti in cima).

  3. Seleziona il collegamento ipertestuale Nome richiesta della richiesta che si desidera esaminare. Ti porta alla scheda Richiesta hardware Generale .

    Screenshot della gestione di una richiesta che richiede un ordine di acquisto nell'app Gestione hardware.

    La scheda Richiesta hardware Generale fornisce una panoramica della richiesta. Le informazioni contenute nella pagina di panoramica ti aiutano a decidere se approvare o rifiutare la richiesta. La panoramica include queste sezioni:

    • Dettagli
      • Name
      • Gruppo aziendale
      • Inviato da
      • Richiede indicatore di acquisto
      • Numero
      • Inviato il data/ora
      • Completato in data
      • Richiesto per
      • Numero richiesta
    • Approvazione
      • Status
      • Commenti
      • Approvato da
      • Approvato in data
      • Dettagli aggiuntivi: input come testo libero dalla richiesta
    • Elementi
      • Descrizione del prodotto
      • quantity
      • price
    • Ordini di acquisto
    • Risorse
    • Intestazione: contiene il tracker di stato che consente a amministratore di identificare rapidamente in quale punto del processo si trova la richiesta e ha funzioni eseguibili per ogni passaggio nel processo

  4. Seleziona sulla Recensione passaggio nel tracker di stato.

  5. Aggiorna lo stato di approvazione da In attesa a Approvato.

  6. Mantieni l'impostazione predefinita su Sì per Richiedi acquisto? poiché si tratta di uno scenario di acquisto.

  7. Seleziona Esegui flusso su Notifica revisione completata. In questo modo l'utente richiedente viene informato dell'azione di approvazione.

  8. Seleziona Prossimo passaggio per andare al passaggio Acquisto.

Usare Teams per le richieste che richiedono un acquisto

Può essere configurato in modo da avere un elemento del flusso di lavoro per le Approvazioni impostate per loro in Teams. Il flusso di lavoro arriva quando viene inviata una richiesta hardware insieme a una notifica in Attività. Per avviare lo scenario del processo di approvazione, procedere come segue:

  1. Seleziona Approvazioni nel riquadro sinistro dell'app Gestione hardware.

  2. Scegli la richiesta da esaminare e si aprirà una scheda con i dettagli rilevanti per la richiesta:

    • Stato – Richiesto in questo caso (alla fine lo stato sarà Approvato o Rifiutato)
    • Name
    • Inviato da
    • Numero
    • Dettagli aggiuntivi: input come testo libero dalla richiesta
    • Articoli: l'elenco include la descrizione del prodotto, la quantità e il prezzo
    • Allegati: documenti rilevanti per la revisione
    • Flusso di stato: mostra i tempi dell'azione dal richiedente al responsabile dell'approvazione
    • Commenti: consente a te, in qualità di approvatore, di utilizzare testo libero per spiegare la decisione

  3. Seleziona Approvare per avanzare al Acquistare passaggio.

Scopri di più sulle approvazioni in Microsoft Teams.

Usare Outlook per le richieste che richiedono un acquisto

È possibile configurare questa opzione in modo che le e-mail vengano inviate alla tua posta in arrivo di Outlook o a quella di un altro gestore hardware quando viene inviata una richiesta. Per avviare questo scenario di processo di approvazione, segui questi passaggi:

  1. Quando ricevi un'e-mail con una richiesta hardware, apri semplicemente l'e-mail per rivedere i dettagli rilevanti per la richiesta:

    • Stato – Richiesto in questo caso (eventualmente Approvato o Rifiutato)
    • Name
    • Inviato da
    • Numero
    • Dettagli aggiuntivi: input come testo libero dalla richiesta
    • Elementi
      • description
      • quantity
      • price
    • Allegati: documenti rilevanti per la revisione
    • Flusso di stato: mostra i tempi dell'azione dal richiedente al responsabile dell'approvazione
    • Commenti: consente al responsabile dell'approvazione di spiegare la decisione

  2. Seleziona Approvare per avanzare al Acquistare passaggio.

Nota

L'approvazione stessa non attiva automaticamente l'acquisto. L'ordine di acquisto viene effettuato separatamente.

Esamina e approva una richiesta che non richiede un acquisto

Le richieste che non richiedono l'acquisto passaggio (asset già presenti nell'inventario) devono essere gestite in modo leggermente diverso. Poiché ci sono meno passaggi, il processo è più semplice:

Utilizza l'app Gestione hardware per una richiesta che non richiede un acquisto

Per analizzare uno scenario in cui si utilizza l'app Gestione hardware per elaborare una richiesta che non richiede un acquisto, procedere come segue:

  1. Seleziona Richieste nel riquadro sinistro dell'app Gestione hardware.

  2. Seleziona Richieste aperte per visualizzare un elenco delle richieste aperte (Nota: l'ordinamento predefinito è in base alla data di invio (in ordine decrescente) con le richieste più recenti in cima).

  3. Seleziona il collegamento ipertestuale Nome richiesta della richiesta che si desidera esaminare. Ti porta alla scheda Richiesta hardware Generale che fornisce una panoramica della richiesta. Le informazioni ti aiutano a decidere se approvare o rifiutare la richiesta. La pagina di panoramica include le seguenti sezioni:

    • Dettagli
      • Name
      • Gruppo aziendale
      • Inviato da
      • Richiede indicatore di acquisto
      • Numero
      • Inviato il data/ora
      • Completato in data
      • Richiesto per
      • Numero richiesta
    • Approvazione
      • Status
      • Commenti
      • Approvato da
      • Approvato in data
    • Dettagli aggiuntivi: mostra l'input di testo libero relativo alla richiesta
    • Elementi
      • description
      • quantity
      • price
    • Ordini di acquisto
    • Risorse
    • Intestazione: contiene il tracker di stato che aiuta a identificare rapidamente le fasi del processo di richiesta e contiene la funzione eseguibile per ogni passaggio nel processo.

  4. Seleziona Recensione nel tracker di stato.

  5. Aggiorna il campo Stato approvazione da In attesa a Approvato.

  6. Per Richiedi acquisto?, modifica l'impostazione predefinita da Sì a No poiché in questo scenario non è richiesto alcun acquisto.

  7. Seleziona Esegui flusso per Notifica revisione completata. Questa azione notifica al richiedente l'azione di approvazione.

  8. Seleziona Fase successiva per avanzare alla Consegna passaggio.

Nota

Modificare una richiesta Richiedi acquisto? dall'impostazione predefinita Sì a No non può essere eseguito in Teams o Outlook. Per questa funzione è necessario utilizzare l'app Gestione Hardware.

Esaminare e approvare una richiesta di inventario misto

Quando la richiesta include sia articoli in acquisto che articoli a disposizione, è necessario un approccio ibrido.

È meglio visualizzare la richiesta come Richiede l'acquisto? Sì con singoli elementi assegnati come risorse esistenti. Per esaminare e approvare una richiesta di inventario misto nell'app Gestione hardware, procedere come segue:

  1. Aggiungere un commento di approvazione per indicare all'acquirente quali articoli verranno assegnati dall'inventario cespite esistente (ad esempio, il caricabatterie USB-C non deve essere acquistato; assegnarlo dall'inventario).
  2. Vai al blocco Risorse , Seleziona i puntini di sospensione (…), quindi Seleziona Aggiungi cespite esistente.
  3. Inserisci il nome del cespite in Cerca record ed esegui la ricerca.
  4. Seleziona il cespite e quindi Seleziona Aggiungi. Questa azione assegna cespite alla richiesta.

Rifiutare una richiesta

Dopo l'esame, si può decidere se una richiesta non debba essere accolta. La richiesta potrebbe essere duplicata, errata o eccedere il budget. In questo caso è necessario rifiutare la richiesta. In questo modo si garantisce che non venga effettuato alcun acquisto o che non vengano intraprese ulteriori azioni. Puoi rifiutare una richiesta direttamente in Teams, Outlook o nell'app Gestione hardware.

Utilizza l'app Richiesta hardware per rifiutare una richiesta

Per rifiutare una richiesta direttamente nell'app Gestione hardware, procedi come segue:

  1. Seleziona Richieste nel riquadro sinistro dell'app Gestione hardware.

  2. Seleziona Apri Richiesta per visualizzare un elenco di richieste (Nota: l'ordinamento predefinito è in base alla data di "Inviata il" (in ordine decrescente) con le richieste più recenti in cima).

  3. Seleziona il collegamento ipertestuale Nome richiesta della richiesta che si desidera esaminare. Ti porta alla scheda Richiesta hardware Generale che fornisce una panoramica della richiesta. Le informazioni ti aiutano a decidere se approvare o rifiutare la richiesta. La pagina di panoramica include le seguenti sezioni:

    • Dettagli
      • Name
      • Gruppo aziendale
      • Inviato da
      • Richiede indicatore di acquisto
      • Numero
      • Inviato il data/ora
      • Completato in data
      • Richiesto per
      • Numero richiesta
    • Approvazione
      • Status
      • Commenti
      • Approvato da
      • Approvato in data
    • Dettagli aggiuntivi: mostra l'input di testo libero relativo alla richiesta
    • Elementi
      • description
      • quantity
      • price
    • Ordini di acquisto
    • Risorse
    • Intestazione: contiene il tracker di stato che aiuta a identificare rapidamente le fasi del processo di richiesta e contiene la funzione eseguibile per ogni passaggio nel processo

  4. Seleziona la Recensione passaggio nel tracker di stato.

  5. Aggiornare il campo Stato approvazione da In sospeso a Rifiutato.

  6. Seleziona Esegui flusso su Notifica revisione completata. Questa azione notifica all'utente che effettua la richiesta l'azione di approvazione.

Usa Teams per rifiutare una richiesta

I responsabili dell'hardware hanno un elemento del flusso di lavoro per Approvazione in Teams che arriva quando viene inviata una richiesta, insieme a una notifica in Attività. Per iniziare con il processo di rifiuto di una richiesta hardware tramite Teams, procedi nel seguente modo:

  1. Seleziona Approvazioni nel riquadro sinistro di Teams.

  2. Seleziona la richiesta da esaminare e si aprirà una scheda con i dettagli rilevanti per la richiesta:

    • Stato – mostra Richiesto in questo caso (eventualmente Approvato o Rifiutato)
    • Name
    • Inviato da
    • Numero
    • Dettagli aggiuntivi: mostra l'input di testo libero relativo alla richiesta
    • Articoli: elenca i prodotti con descrizione, quantità e prezzo
    • Allegati: mostra i documenti rilevanti da rivedere
    • Flusso di stato: mostra i tempi dell'azione dal richiedente al responsabile dell'approvazione
    • Commenti: consente al responsabile dell'approvazione di spiegare la decisione

  3. Seleziona Rifiuta.

Usa Outlook per rifiutare una richiesta

I responsabili dell'hardware ricevono un'e-mail nella Posta in arrivo di Outlook che arriva quando una richiesta viene inviata ed è pronta per una revisione. Per rifiutare una richiesta hardware tramite Outlook, procedere come segue:

  1. Apri la richiesta di revisione dell'e-mail. L'e-mail contiene i dettagli rilevanti per la richiesta:
    • Stato – Richiesto in questo caso (eventualmente Approvato o Rifiutato)
    • Name
    • Inviato da
    • Numero
    • Dettagli aggiuntivi: mostra l'input di testo libero relativo alla richiesta
    • Articoli: elenca la descrizione del prodotto, la quantità e il prezzo
    • Allegati: mostra i documenti rilevanti per la revisione
    • Flusso di stato: mostra i tempi dell'azione dal richiedente al responsabile dell'approvazione
    • Commenti: consente al responsabile dell'approvazione di spiegare la decisione
  2. Seleziona Rifiuta.

Acquista

Una volta approvata, la richiesta è pronta per l'acquisto. Tutti gli articoli che richiedono l'acquisto vengono aggiunti a un Ordine di acquisto nel sistema di acquisto della tua azienda. Per fare in modo che l'app Gestione hardware rifletta la realtà di quell'ordine di acquisto, aggiorna la richiesta con le informazioni sull'ordine di acquisto. Prova ad eseguire questi passaggi:

  1. Seleziona i puntini di sospensione (…) nel riquadro Ordini di acquisto nella richiesta e Seleziona + Aggiungi nuovo ordine di acquisto.

  2. Inserisci i campi e Seleziona Salva.

    Campi obbligatori per un acquisto:

    • Nome (Nota: il nome dell'ordine di acquisto potrebbe essere in linea con la richiesta)
    • Gruppo aziendale: mostra il gruppo finanziariamente responsabile dell'acquisto
    • Budget – indica da dove devono essere allocati i fondi

    Campi facoltativi per un acquisto:

    • Numero PO (assegnato esternamente)
    • Numero
    • Richiesta Hardware
    • Valuta

  3. Una volta inserito l'ordine di acquisto, eseguire il flusso di notifica per comunicare il completamento della fase. Dalla panoramica, seleziona Acquista all'interno del flusso di lavoro, quindi seleziona Esegui flusso per Notifica acquisto completato. Nella finestra che appare, Seleziona Esegui nuovamente Flow .

  4. Per far avanzare il flusso di lavoro, seleziona Acquista nel flusso di lavoro e poi Seleziona Fase successiva.

Ricevi

Una volta ricevuta la spedizione dei prodotti ordinati, sei pronto per creare risorse, comunicare la ricezione e far avanzare il flusso di lavoro nell'app Gestione hardware. Per aggiornare la richiesta, procedi come segue:

  1. Seleziona Richieste nel riquadro sinistro dell'app Gestione hardware.
  2. Creare risorse per i beni ricevuti.
    1. Seleziona Ricevi all'interno del flusso di lavoro
    2. Seleziona Esegui flusso per Crea risorse
    3. Nella finestra, Seleziona Esegui nuovamente Flow
  3. Comunicare l'evento di ricezione al richiedente.
    1. Seleziona Ricevi all'interno del flusso di lavoro
    2. Seleziona Esegui flusso per Notifica ricezione completata
    3. Nella finestra, Seleziona Esegui nuovamente Flow
  4. Migliorare il flusso di lavoro.
    1. Seleziona Ricevi nel flusso di lavoro
    2. Selezionare Fase successiva
    3. Seleziona Ricevi nel flusso di lavoro
    4. Seleziona Esegui flusso per Notifica ricezione completata
    5. Nella finestra, Seleziona Esegui nuovamente Flow

Consegna

Ora che i beni sono disponibili, è il momento di consegnarli. Una volta che il richiedente è in possesso dei beni, segui questi passaggi per aggiornare la richiesta:

  1. Seleziona Richieste nel riquadro sinistro dell'app Gestione hardware.
  2. Crea risorse per ogni articolo consegnato.
    1. Seleziona Consegna all'interno del flusso di lavoro
    2. Seleziona Esegui flusso per Imposta le risorse come consegnate
    3. Nella finestra che viene visualizzata, seleziona nuovamente Esegui flusso
  3. Comunicare l'evento di consegna al richiedente.
    1. Seleziona Consegna all'interno del flusso di lavoro
    2. Seleziona Esegui flusso per Notifica consegna completata
    3. Nella finestra che si apre, immetti la data per Consegnato il
    4. Seleziona nuovamente Esegui flusso
  4. Migliorare il flusso di lavoro.
    1. Seleziona Consegna nel flusso di lavoro e seleziona Fase successiva

Completamento

Aggiorna la richiesta per riflettere che il processo è completo. Prova ad eseguire questi passaggi:

  1. Seleziona Richieste nel riquadro sinistro dell'app Gestione hardware.
  2. Comunica il completamento al richiedente.
    1. Seleziona Completa all'interno del flusso di lavoro
    2. Seleziona Esegui flusso per Notifica richiesta completata
    3. Nella finestra che viene visualizzata, seleziona nuovamente Esegui flusso
  3. Completare il flusso di lavoro.
    1. Seleziona Completa nel flusso di lavoro
    2. Immetti una data per Completato il e quindi seleziona Fine

Riassegna una richiesta

Potrebbe essere necessario riassegnare una richiesta a un approvatore diverso da quello selezionato per impostazione predefinita al momento dell'invio tramite l'app di richiesta. Puoi completare l'azione dall'app Gestione hardware o da Teams.

Utilizza l'app Richiesta hardware per riassegnare una richiesta

Per riassegnare una richiesta a un diverso approvatore, procedi come segue:

  1. Seleziona Richieste nel riquadro sinistro dell'app Gestione hardware.

  2. Seleziona Assegna per visualizzare la finestra Assegna richiesta hardware .

    Nota

    A seconda delle dimensioni della finestra, potrebbe essere necessario selezionare i puntini di sospensione (…) per visualizzare Assegna.

  3. Per Assegna a, Seleziona Utente o Team. Per utente o team, puoi visualizzare tutto o filtrare per vedere solo gli utenti o solo i team.

  4. Una volta effettuata la selezione per la riassegnazione, Seleziona Assegna.

Usa Teams per riassegnare una richiesta

Per riassegnare una richiesta a un approvatore diverso in Teams, procedi nel seguente modo:

  1. Nella sezione scheda, Seleziona Riassegna.
  2. Inizia a digitare il nome in Riassegna a (i suggerimenti vengono forniti in base all'input).
  3. Una volta selezionato un nome, Seleziona Conferma per completare la riassegnazione.

Notifica che l'hardware è idoneo per l'aggiornamento

A ogni cespite viene assegnata una data di Aggiorna idoneo il . La data viene calcolata in base a:

  • Termine di aggiornamento (mesi) nella politica di aggiornamento per il prodotto
  • Consegnato il data del cespite

Un flusso per Notifica aggiornamento cespiti idonei viene eseguito periodicamente. Per i cespiti attivi che hanno superato la data di aggiornamento, viene inviata una notifica per informare il proprietario del cespite. Anche il cespite stesso viene aggiornato per riflettere la data in cui è stata inviata la notifica. Trascorso tale termine potrà essere richiesto il bene sostitutivo, secondo i criteri. Una volta consegnata la sostituzione, i cespiti più vecchi possono essere aggiornati allo stato Ritirato.

Importazione di massa per acquisto in blocco

Per creare risorse acquistate in blocco, utilizzare l'integrazione online di Excel. Importare in blocco queste risorse e associare l'importazione a un ordine di acquisto per motivi di riepilogazione del budget senza richiesta.

Ottieni informazioni dettagliate su richieste e risorse hardware

L'app è dotata di una serie di report basati su Power BI che consentono di monitorare le attività delle richieste, i budget e le risorse per consentire operazioni efficienti. Seleziona Dashboard e poi Report nel riquadro di sinistra per iniziare.

Dashboard di Richiesta hardware

Il dashboard di Richiesta hardware fornisce una visualizzazione grafica dell'attività delle richieste. Seleziona il periodo dal menu a discesa (Oggi, Ieri, Questa settimana, Ultima settimana...) per il filtro della data Inviato il desiderato. I grafici vengono aggiornati con le visualizzazioni per:

  • Per stato
  • Per fase
  • Attività per numero
  • Attività per importo

Screenshot di Dashboard Richiesta Hardware nell'app canvas Richiesta Hardware.

Report Richiesta Hardware

Cambia la visualizzazione da Dashboard Richiesta hardware a Report Gestione hardware per visualizzare report dettagliati con totali e grafici nell'intestazione per:

  • Costi preventivati
  • Richieste
  • Asset