Aggiornare le azioni di miglioramento e portare i dati di conformità in Compliance Manager

Panoramica

Compliance Manager consente alle organizzazioni di inserire i dati e le prove delle attività di conformità esistenti nella soluzione Compliance Manager. Il caricamento di un file di Excel appositamente formattato consente alle organizzazioni che non hanno accesso a Compliance Manager di eseguire la migrazione delle attività di conformità completate in altri sistemi in Compliance Manager e di iniziare rapidamente ad aumentare il punteggio di conformità complessivo.

Questo processo di caricamento offre anche agli utenti di Compliance Manager nuovi ed esistenti maggiore flessibilità e possibilità di aggiornare le azioni di miglioramento su larga scala. Ad esempio, è possibile:

• Aggiungere i risultati dei test e l'evidenza a più azioni di miglioramento testate in un sistema diverso da Compliance Manager.
• Assegnare azioni di miglioramento a vari utenti in base al potenziale punteggio delle azioni.
• Aggiornare lo stato di implementazione o di test di più azioni di miglioramento contemporaneamente.
• Modificare il tipo di test delle azioni di miglioramento da automatico a manuale.

Introduzione

Per eseguire la migrazione dei dati esistenti in Compliance Manager o per eseguire un aggiornamento in blocco delle azioni di miglioramento, è possibile iniziare da una delle due posizioni in Compliance Manager:

• Dalla pagina Valutazioni : consente di aggiornare valutazioni specifiche con informazioni provenienti da altrove, ad esempio i risultati dei test o le prove per le azioni testate da un sistema separato.
• Dalla pagina Azioni di miglioramento : semplifica l'aggiornamento di più azioni contemporaneamente, ad esempio l'assegnazione agli utenti, la modifica dello stato di implementazione o test e l'aggiunta di note ed evidenze.

Per avviare il processo di migrazione dei dati o di aggiornamento delle azioni, seguire la procedura descritta di seguito.

Migrazione del lavoro esistente in Compliance Manager

Se non si ha familiarita' con Compliance Manager, i passaggi seguenti illustrano il flusso di lavoro di base per portare le attività di conformità esistenti in Compliance Manager:

1. Creare una valutazione: Compliance Manager può consigliare valutazioni che potrebbero essere più rilevanti per l'organizzazione oppure crearne una tramite un processo guidato. Per istruzioni, vedere Creare valutazioni .

2. Esportare azioni di miglioramento: si esporterà un file di Excel contenente i dati delle azioni da aggiornare. Potrebbe essere più opportuno avviare l'esportazione dalla pagina Valutazioni , ma è anche possibile esportarla dalla pagina Azioni di miglioramento . Vedere i passaggi descritti di seguito.

3. Aggiornare il file di Excel per l'azione di miglioramento: usare le istruzioni nella scheda Come aggiornare le azioni del file di Excel per aggiungere le informazioni.

4. Caricare il file di Excel: caricare il file di Excel modificato selezionando il comando Carica azioni nella pagina Azioni di valutazione o miglioramento .

Aggiornamento di più azioni di miglioramento contemporaneamente

Per aggiornare contemporaneamente lo stato, l'evidenza, le note o altri dati in più azioni di miglioramento, si seguirà il flusso di base descritto di seguito:

1. Esportare le azioni di miglioramento. Esportare le azioni di miglioramento che si desidera aggiornare, fissando dalla pagina Azioni di miglioramento o dalla pagina Valutazioni . L'esportazione è un file di Excel scaricato contenente i dati delle azioni di miglioramento. Vedere i passaggi descritti di seguito.

2. Aggiornare il file di Excel dell'azione di miglioramento. Usare le istruzioni riportate nella scheda How to update actions (Come aggiornare le azioni ) del file di Excel per aggiungere o aggiornare le informazioni nel file di Excel appositamente formattato.

3. Caricare il file di Excel. Caricare il file di Excel modificato selezionando il comando Carica azioni nella pagina Azioni di valutazione o miglioramento .

Passaggi per l'aggiornamento delle azioni

I passaggi seguenti illustrano il processo per l'inserimento dei dati delle attività di conformità nelle valutazioni e l'aggiornamento delle azioni di miglioramento.

1. In Compliance Manager iniziare dalla pagina Valutazioni o dalla pagina Azioni di miglioramento .

2. Esportare le azioni di miglioramento da aggiornare:

   a. Dalla pagina Azioni di miglioramento : trovare le azioni di miglioramento da aggiornare e selezionare la casella di controllo a sinistra dei nomi. Selezionare quindi il comando Esporta azioni sopra l'elenco di azioni.

   b. Nella pagina Valutazioni trovare la valutazione o le valutazioni da aggiornare e selezionare la casella di controllo a sinistra dei nomi. Selezionare quindi il comando Esporta azioni sopra l'elenco delle valutazioni.

3. Verrà scaricato un file di Excel che contiene tutti i dati correlati alle azioni. Aprire il file e fare riferimento alle istruzioni di formattazione nella scheda denominata Come aggiornare le azioni.

4. Modificare le informazioni nella scheda Aggiornamento azioni del foglio di calcolo in base alle istruzioni di formattazione. Salvare quindi la versione aggiornata del file di Excel nel computer.

5. Nella pagina Valutazioni o Azioni di miglioramento selezionare il comando Aggiorna azioni , che aprirà l'aggiornamento guidato delle azioni di miglioramento.

6. Nella prima pagina della procedura guidata sono elencati i prerequisiti principali: tutte le azioni di miglioramento devono essere associate ad almeno una valutazione e che i dati devono essere formattati in un file di Excel per il caricamento. Selezionare le caselle accanto ai promemoria, quindi continuare il processo selezionando Avanti.

7. Nella pagina Importa azioni di miglioramento aggiornate selezionare Sfoglia per individuare il file di Excel aggiornato dal percorso salvato e quindi selezionare Avanti. Se si verificano problemi con il formato del file, un messaggio di errore fornirà istruzioni per risolvere il problema. Caricare di nuovo il file corretto, quindi selezionare Avanti.

8. Nella pagina Verifica e fine esaminare il riepilogo che mostra il numero di azioni che verranno aggiornate, le valutazioni associate e il modo in cui influiscono sul punteggio di conformità. Da qui è possibile caricare un file diverso o continuare con il caricamento selezionando Aggiorna azioni.

9. Quando il file è stato caricato correttamente, verrà visualizzata una schermata di conferma. Selezionare Fine per uscire dalla procedura guidata e tornare alla pagina in cui è stato avviato il processo delle azioni di aggiornamento.

La maggior parte degli aggiornamenti avrà effetto immediatamente, ma potrebbe essere necessario un giorno prima che tutte le informazioni aggiornate vengano pienamente riflesse in Compliance Manager.