Pianificare tipi di contenuto e flussi di lavoro in SharePoint Server

SI APPLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

Questo articolo descrive i tipi di contenuto e i flussi di lavoro e fornisce indicazioni su come pianificarne l'integrazione nella soluzione di gestione dei documenti di SharePoint Server. Un tipo di contenuto è una raccolta riutilizzabile di metadati (colonne), flusso di lavoro, comportamento e altre impostazioni per una categoria di elementi o documenti in un elenco o una raccolta documenti di SharePoint Server. I tipi di contenuto consentono di gestire le impostazioni per una categoria di informazioni in modo centralizzato e riutilizzabile. Un flusso di lavoro consente di collegare un processo aziendale agli elementi in SharePoint Server.

Prima di usare il foglio di lavoro Tipo di contenuto e pianificazione del flusso di lavoro (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) incluso in questo articolo per pianificare i tipi di contenuto e i flussi di lavoro, assicurarsi di aver letto Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti in SharePoint Server e aver completato i fogli di lavoro "Analizza utilizzo documento" e "Partecipanti al documento" associati a tale articolo.

Panoramica dei tipi di contenuto

Un tipo di contenuto definisce gli attributi di un elemento di elenco, di un documento o di una cartella. Ogni tipo di contenuto può specificare quanto segue:

• Proprietà da associare a elementi del tipo

• Metadati da associare a elementi del tipo

• Flussi di lavoro che possono essere avviati da elementi del tipo

• Criteri di gestione delle informazioni da associare a elementi del tipo.

• Modelli di documento (per tipi di contenuto per documenti)

• Funzionalità personalizzate

È possibile associare un tipo di contenuto a un elenco o a una raccolta. In tal modo, si specifica che l'elenco o la raccolta può includere elementi di quel tipo di contenuto e che il comando Nuovo nell'elenco o nella raccolta consentirà di creare nuovi elementi di quel tipo.

Le raccolte documenti e gli elenchi possono includere più tipi di contenuto. Una raccolta può ad esempio contenere sia i documenti che gli elementi grafici relativi a un progetto. Quando un elenco o una raccolta include più tipi di contenuto, si verifica quanto segue:

• Per impostazione predefinita, il comando Nuovo nell'elenco o nella raccolta consente agli utenti di scegliere fra tutti i tipi di contenuto disponibili quando creano un nuovo elemento. I proprietari di tipi di contenuto possono configurare il comando Nuovo in modo che vengano visualizzati solo alcuni tipi di contenuto.

• Vengono visualizzate le colonne associate a tutti i tipi di contenuto disponibili.

È possibile definire tipi di contenuto personalizzati nella raccolta tipi di contenuto di un sito. Un tipo di contenuto personalizzato deve derivare, direttamente o indirettamente, da un tipo di contenuto di base, ad esempio documento o elemento. Dopo essere stato definito in un sito, un tipo di contenuto personalizzato è disponibile in tale sito e in tutti i siti dipendenti da esso. Per rendere un tipo di contenuto più ampiamente disponibile all'interno di una raccolta siti, definirlo nella raccolta tipi di contenuto del sito principale. In SharePoint Server è anche possibile creare un tipo di contenuto personalizzato all'interno di un hub di tipo di contenuto definito in un'istanza del servizio metadati gestiti. Quando viene creato nel relativo hub, il tipo di contenuto è disponibile per le altre raccolte siti che fanno parte delle applicazioni Web associate all'istanza del servizio metadati gestiti in questione.

Se ad esempio nell'organizzazione viene utilizzato un determinato modello di contratto, nella raccolta tipi di contenuto del sito principale di una raccolta siti è possibile creare un tipo di contenuto che definisca i metadati per tale contratto, il relativo modello e i flussi di lavoro necessari per esaminare e completare il contratto. In tal modo, tutte queste funzionalità saranno incluse in qualsiasi raccolta documenti della raccolta siti a cui si associa il tipo di contenuto Contratto e gli autori potranno creare nuovi contratti basati sul modello.

Nei siti basati su SharePoint Server, ogni elemento di elenco o raccolta predefinito, ad esempio Contatto, Attività o Documento, ha un tipo di contenuto principale corrispondente nella raccolta dei tipi di contenuto del sito. Quando si pianificano i tipi di contenuto, è possibile utilizzare queste definizioni di tipo di contenuto di base come punti di partenza e basare i nuovi tipi di contenuto su quelli esistenti a seconda delle esigenze specifiche.

I tipi di contenuto sono organizzati in una gerarchia che consente a un tipo di contenuto di ereditare le caratteristiche da un altro tipo di contenuto. Grazie a tale ereditarietà, le classi di documenti possono condividere le caratteristiche all'interno di un'organizzazione, mentre i team possono personalizzare tali caratteristiche per siti o elenchi specifici.

Tutti i documenti relativi ai risultati finali per gli utenti in un'azienda possono ad esempio richiedere un insieme di metadati quali il numero di conto, il numero di progetto e il manager di progetto. Creando un tipo di contenuto Risultato finale cliente di livello principale dal quale ereditano tutti gli altri tipi di documenti relativi ai risultati finali per i clienti, si garantisce che le informazioni necessarie, quali i numeri di conto e i numeri di progetto, vengano associate a tutte le varianti dei documenti relativi ai risultati finali per i clienti dell'organizzazione. Si noti che, se il proprietario del tipo di contenuto aggiunge un'altra colonna obbligatoria al tipo di contenuto Risultato finale cliente di livello principale, tale proprietario potrà propagare le modifiche a tutti i tipi di contenuto che ereditano da questo, aggiungendo così la nuova colonna a tutti i documenti relativi ai risultati finali per i clienti.

Integrazione delle proprietà con Office

Nel sistema di Microsoft Office, quando un utente modifica un documento da un server di gestione documenti di SharePoint Server, nella parte superiore del documento viene visualizzato un pannello informazioni documento. In tale riquadro è visualizzato un modulo modificabile con le proprietà del documento nel server.

SharePoint Server semplifica la personalizzazione del modulo delle proprietà per un tipo di contenuto. Quando si configura un tipo di contenuto, è possibile avviare InfoPath, che genera un modulo di proprietà predefinito basato sulle proprietà del tipo di contenuto. Il modulo predefinito include gli stessi controlli, layout e schema che InfoPath userebbe se non fosse stato definito alcun modulo personalizzato. È quindi possibile personalizzare e distribuire il modulo come qualsiasi altro modulo di InfoPath. È ad esempio possibile aggiungere a un modulo il logo, i tipi di carattere e la combinazione colori della propria società, connettere il modulo a un'origine dati personalizzata, aggiungere logica condizionale e progettare funzionalità del modulo che siano disponibili per gli utenti in base ai relativi ruoli.

Oltre a modificare le proprietà nel pannello Informazioni documento, gli autori che usano Word possono inserire nei propri documenti le proprietà definite nel server. Se ad esempio le proprietà del documento includono il nome di un manager di progetto, tale nome può essere inserito nella pagina del titolo, nel piè di pagina o in qualsiasi altra parte del documento in cui tale nome venga utilizzato. Se viene assegnato un nuovo manager a un progetto, è possibile aggiornare la proprietà Manager di progetto nel server Document Management. Il nome aggiornato verrà quindi utilizzato in ogni istanza della proprietà inserita in un documento.

Utilizzo dei metadati con i tipi di contenuto

I metadati sono informazioni relative a un documento che vengono utilizzate per categorizzare e classificare il contenuto. I metadati sono associati a un tipo di contenuto come colonna. I metadati possono fornire informazioni contestuali sul documento associandolo a un autore, un soggetto, un gruppo di destinatari, una lingua e così via. A differenza delle proprietà, i metadati vengono archiviati come colonne e possono essere indicizzati e cercati dal motore di ricerca di SharePoint.

I metadati aggiunti a livello di raccolta siti possono essere associati ai tipi di contenuto. L'utilizzo dei metadati con i tipi di contenuto consente a tutti i tipi di contenuto successivi di ereditare alcuni o tutti i metadati derivati dal tipo di contenuto padre a livello di raccolta siti. È quindi possibile aggiungere ulteriori metadati a un livello inferiore, ad esempio a livello di singolo documento.

Modelli di colonna

Ogni elemento di metadati associato a un tipo di contenuto è una colonna, ovvero una posizione all'interno di un elenco in cui archiviare le informazioni. Le raccolte o gli elenchi vengono spesso visualizzati graficamente come colonne di informazioni. A seconda della visualizzazione associata all'elenco, le colonne possono tuttavia essere visualizzate in altri formati, ad esempio come giorni in una visualizzazione calendario. Nei moduli associati a un elenco o a una raccolta le colonne vengono visualizzate come campi.

È possibile definire colonne da utilizzare in più tipi di contenuto. A tale scopo, è necessario crearle in una raccolta modelli di colonna. È disponibile una raccolta di questo genere in ogni sito di una raccolta siti. Come nel caso dei tipi di contenuto, le colonne definite nella raccolta modelli di colonna di un sito sono disponibili in tale sito e in tutti i siti dipendenti da esso.

Tipi di contenuto per cartelle

I tipi di contenuto per cartelle definiscono i metadati associati a una cartella in un elenco o in una raccolta. Quando si applica un tipo di contenuto per cartelle a un elenco o a una raccolta, il comando Nuovo nell'elenco o nella raccolta includerà il tipo di contenuto per cartelle, consentendo agli utenti di creare cartelle di quel tipo.

In un elenco o in una raccolta è possibile definire visualizzazioni che siano disponibili solo nelle cartelle di un determinato tipo di contenuto. Tale funzionalità è utile se si desidera che una cartella includa solo un particolare tipo di documento e che le visualizzazioni in tale cartella mostrino solo le colonne rilevanti per il tipo di documento contenuto nella cartella.

Usando il modello a oggetti di SharePoint Server, è possibile personalizzare il comando Nuovo per un tipo di contenuto cartella in modo che quando un utente crea una nuova cartella di quel tipo, la cartella venga prepopolata con più file e documenti in base ai modelli archiviati nel server. Tale funzionalità ad esempio è utile per implementare un tipo di documento composto che richiede più file per contribuire a un singolo documento relativo ai prodotti finali.

I set di documenti sono una funzionalità di SharePoint Server che consente di usare Office per gestire i risultati finali che si estendono su più documenti. I set di documenti sono speciali tipi di cartelle che vengono utilizzati per gestire un singolo risultato finale, o prodotto di lavoro, in cui possono essere inclusi più documenti provenienti da più percorsi diversi. È possibile creare set di documenti usando modelli estendibili forniti con SharePoint Server. È inoltre possibile personalizzare i modelli di set di documenti per rappresentare i prodotti di lavoro rilevanti per l'organizzazione. I set di documenti includono inoltre il controllo delle versioni, che consente di acquisire lo stato dell'intero set di documenti in diversi momenti del relativo ciclo di vita. Per altre informazioni sui set di documenti, vedere Pianificare i set di documenti in SharePoint Server 2013.

Pianificazione dei tipi di contenuto per documenti

La prima fase della pianificazione dei tipi di contenuto del documento consiste nel rivedere ogni tipo di documento elencato nel foglio di lavoro Analizza utilizzo documento (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) per determinare se un tipo di contenuto esistente funzionerà per questo tipo di documento. Ogni tipo di contenuto per documenti dovrebbe ereditare le relative impostazioni direttamente dal tipo di contenuto Documento di base o da un tipo di contenuto che deriva da tale tipo. In questo modo, si garantisce la presenza delle colonne di base, quali Titolo e Creato da, per i tipi di documento ed è possibile associare un modello al tipo di contenuto. Se è sufficiente un tipo di contenuto di base (ad esempio Documento), immettere il nome del tipo di contenuto nella colonna Content Type del foglio di lavoro "Analyze document usage data worksheet".

Per informazioni sulla modifica dei tipi di contenuto principali, scaricare il white paper "Linee guida per la modifica dei tipi di contenuto predefiniti e delle colonne del sito" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Pianificazione dei tipi di contenuto per elenchi

Gli elementi di un tipo di contenuto per elenchi includono le colonne dei metadati associati al tipo di contenuto e i flussi di lavoro che possono essere eseguiti sugli elementi di quel tipo di contenuto. Utilizzare un tipo di contenuto per elenchi per definire un tipo di elemento di elenco specifico per la soluzione. Ad esempio, in una soluzione per call center in cui gli addetti effettuano indagini e risolvono i problemi tecnici dei clienti è possibile utilizzare un tipo di contenuto per elenchi per standardizzare i dati di ogni intervento tecnico e per tenere traccia dell'intervento mediante un flusso di lavoro.

Pianificazione dei flussi di lavoro

I flussi di lavoro implementano processi aziendali in documenti, pagine Web, moduli ed elementi di elenco in SharePoint Server. Possono essere associati a raccolte, elenchi o tipi di contenuto.

Nella gestione dei documenti utilizzare i flussi di lavoro per inviare documenti da un utente all'altro in modo che ognuno possa completare le attività di gestione di propria competenza, ad esempio la revisione dei documenti, l'approvazione della pubblicazione o la gestione dell'eliminazione. Utilizzare inoltre flussi di lavoro personalizzati per spostare i documenti da un sito a un altro o da una raccolta all'altra. È ad esempio possibile progettare un flusso di lavoro per copiare un documento da un sito all'altro quando il documento è pianificato per l'archiviazione.

SharePoint Server include il flusso di lavoro a tre stati, che è possibile usare per gestire i processi aziendali che tengono traccia dello stato di un elemento in tre stati o fasi. SharePoint Server include anche i flussi di lavoro seguenti che soddisfano le esigenze di gestione dei documenti:

• Raccogliere commenti e suggerimenti Invia un documento per la revisione.

• Approvazione Invia un documento per l'approvazione, spesso come prerequisito per la pubblicazione.

• Disposizione Gestisce la scadenza e l'eliminazione dei documenti.

• Raccogliere firme Instrada un documento per le firme.

Associare un flusso di lavoro a un tipo di contenuto se si desidera renderlo disponibile ogni volta che tale tipo di contenuto è in uso. Il tipo di contenuto ordine di acquisto ad esempio può richiedere l'approvazione di un responsabile prima del completamento della transazione. Per garantire che il flusso di lavoro di approvazione sia sempre disponibile quando viene avviato un ordine di acquisto, creare un tipo di contenuto Ordine di acquisto e associargli il flusso di lavoro di approvazione. Aggiungere quindi il tipo di contenuto Ordine di acquisto a qualsiasi raccolta documenti in cui verranno archiviati ordini di acquisto.

Per pianificare i flussi di lavoro per la soluzione di gestione dei documenti, analizzare ogni tipo di contenuto per documenti che si prevede di implementare e identificare i processi aziendali che devono essere disponibili per l'esecuzione sul contenuto di quel tipo. Identificare quindi i flussi di lavoro che sarà necessario rendere disponibili per tale contenuto.

Di seguito è riportata una tabella di esempio in cui vengono analizzati i flussi di lavoro per un tipo di contenuto contratto.

Tabella: flussi di lavoro per un tipo di contenuto contratto