Pianificare l'archiviazione delle versioni nelle raccolte documenti
I limiti della cronologia delle versioni configurati devono soddisfare gli obiettivi di ripristino dell'organizzazione. Nelle sezioni seguenti vengono indicate le opzioni e le decisioni che l'amministratore deve prendere in considerazione quando si configurano i limiti di versione per l'organizzazione.
Durante la pianificazione della strategia di archiviazione delle versioni, considerare queste aree decisionali chiave:
- Determinare il limite predefinito per la cronologia delle versioni della nuova raccolta documenti per l'organizzazione.
- Identificare eventuali eccezioni necessarie dai limiti predefiniti dell'organizzazione.
- Determinare se il contenuto corrente deve essere aggiornato per allinearsi ai limiti predefiniti della cronologia delle versioni dell'organizzazione.
Determinare i limiti di versione predefiniti per le nuove raccolte documenti nell'organizzazione
Per impostare limiti predefiniti appropriati per l'organizzazione, valutare le opzioni di ripristino e l'utilizzo dell'archiviazione associati alle tre modalità di archiviazione disponibili in SharePoint. Ciò consente di valutare in che modo i limiti predefiniti potrebbero influire sull'accesso degli utenti alle versioni dei documenti e sullo spazio di archiviazione complessivo utilizzato da tali versioni.
| Selezionare questa opzione: | Per: | Vantaggi |
|---|---|---|
| Automatico (scelta consigliata) | Ottimizzare automaticamente l'archiviazione archiviando le versioni in base alla data di creazione. Con questa impostazione, gli utenti hanno accesso alla maggior parte delle versioni create di recente. Con l'età delle versioni, vengono archiviate meno versioni precedenti. Nessun altro input è necessario per gli amministratori. |
Uso dell'archiviazione: L'impostazione automatica è l'impostazione consigliata che offre agli utenti l'accesso a versioni di valore elevato ottimizzando al tempo stesso l'uso dell'archiviazione delle versioni. Opzioni di ripristino: Questa impostazione garantisce che la cronologia delle versioni ai timestamp chiave sia sempre disponibile per il ripristino anche nel file senza modifiche di nuovo file. |
| Manuale con il limite di versione principale e il periodo di scadenza impostati | Archiviare le versioni solo fino al periodo di scadenza configurato e all'interno dei limiti di conteggio delle versioni principali configurate. Con questa impostazione, gli utenti hanno accesso a tutte le versioni entro il periodo di conteggio e scadenza. |
Uso dell'archiviazione: Questa impostazione è l'opzione migliore per garantire l'impatto della quota più bassa dall'archiviazione delle versioni perché taglia le versioni precedenti alla scadenza configurata. Opzioni di ripristino: Quando viene impostato un limite di scadenza, è possibile che tutti i file senza modifiche recenti vengano tagliati se i criteri di versione aggiornati lo determinano. Ad esempio, se un file non viene modificato in sei mesi e vengono applicati criteri di scadenza della versione di sei mesi, tutte le versioni del file vengono eliminate. |
| Manuale con limiti di versione principali e nessun set di tempo | Archiviare sempre il numero configurato di versioni indipendentemente dall'età della versione. Gli utenti hanno accesso a tutte le versioni entro il limite di conteggio. |
Uso dell'archiviazione: Questa impostazione può comportare un consumo elevato di quote dalle versioni se si ha un rapporto elevato di file modificati pesantemente o se si impostano i limiti troppo elevati. Opzioni di ripristino: Questa impostazione è l'opzione migliore per archiviare un numero impostato di versioni che offrono un comportamento prevedibile di archiviazione delle versioni. |
Consiglio
- Prima di aggiornare i limiti predefiniti, prendere in considerazione l'esecuzione di un report di analisi "simulazione" in un sito o una raccolta per comprendere l'impatto sull'archiviazione delle versioni dei limiti automatici o manuali.
- Fornire agli utenti informazioni sui limiti predefiniti della cronologia delle versioni dell'organizzazione. Indicare ai proprietari del sito se si dispone di un processo e di criteri per richiedere di più.
L'immagine seguente illustra le opzioni di ripristino e l'uso dell'archiviazione per ogni impostazione:
Scenario di esempio
Si prenda un esempio di file in cui sono state create 500 versioni in maggio, giugno e luglio. Si confrontino le versioni disponibili in ogni limite di versione:
Limiti manuali: 500 versioni principali con scadenza di 60 giorni: Non vengono archiviate più di 500 versioni e vengono eliminate anche le versioni precedenti a 60 giorni. In questo file, tutte le versioni vengono infine eliminate con l'età delle versioni.
Limiti manuali: 500 versioni principali senza limiti: Tutte le versioni entro il limite di conteggio di 500 continuano a essere archiviate.
Limiti automatici: nelle impostazioni automatiche le versioni precedenti intermittenti vengono eliminate nel tempo, con conseguente riduzione dell'archiviazione delle versioni del 96% in sei mesi rispetto ai limiti di conteggio. Gli utenti hanno sempre accesso a un set di versioni anche quando non è presente alcuna nuova attività di modifica dei file.
Informazioni sull'archiviazione delle versioni in Limiti automatici
L'algoritmo alla base dei limiti di cronologia delle versioni automatica si basa sul principio di progettazione che ripristina il valore di una versione che diminuisce con l'invecchiamento della versione. Quando è selezionato Limite automatico, SharePoint elimina (elimina) le versioni precedenti intermittenti che hanno meno probabilità di essere usate, mantenendo al tempo stesso versioni di valore elevato sufficienti. Nel caso in cui siano necessari ripristini, garantisce che gli utenti abbiano accesso a più versioni nel passato recente e meno indietro nel tempo.
L'archiviazione delle versioni in Impostazione automatica è determinata dall'algoritmo seguente:
Quando vengono create le versioni, gli utenti hanno accesso alle versioni seguenti:
- Tutte le versioni create entro il limite di 500 conteggi nei primi 30 giorni.
- Versioni orarie (versioni create all'inizio dell'ora) tra 30 e 60 giorni.
- Versioni giornaliere (versioni create all'inizio di ogni giorno) tra 60 e 180 giorni.
- Le versioni settimanali (le versioni create all'inizio della settimana) oltre i 180 giorni o più sono disponibili a tempo indeterminato fino al raggiungimento del limite massimo di 500 conteggi.
Il servizio taglia le versioni intermedie man mano che vengono raggiunti gli elementi cardine precedenti.
Si prenda un esempio di file con un modello di creazione della versione coerente tra i mesi di giugno e gennaio. In Impostazione automatica, le versioni intermittenti vengono eliminate con l'età delle versioni che comporta una riduzione di circa il 94% nell'archiviazione delle versioni usata rispetto all'applicazione solo dei limiti di conteggio.
Determinare i limiti di versione right Count o Expiration
Nel considerare i limiti da impostare, è consigliabile un approccio bilanciato:
Impostando limiti di conteggio troppo elevati o impostando limiti di scadenza per una durata più lunga o mai in scadenza, archivia la maggior parte delle versioni create, offrendo agli utenti la maggior parte delle versioni da cui eseguire il ripristino. Tuttavia, una percentuale elevata di file modificati attivamente può comportare versioni che usano una risorsa di archiviazione elevata.
L'impostazione di limiti di conteggio o scadenza troppo bassi può causare la perdita di dati a causa di modifiche irreversibili che influiscono sulla capacità dell'utente di annullare le modifiche indesiderate e altri scenari di ripristino.
Identificare eventuali eccezioni necessarie dalle impostazioni predefinite dell'organizzazione
Poiché le impostazioni predefinite dell'organizzazione vengono applicate a tutte le nuove raccolte documenti create nell'organizzazione, potrebbe essere necessario impostare limiti di cronologia delle versioni distinti per singoli siti di SharePoint, account utente di OneDrive o singole raccolte documenti per soddisfare i requisiti aziendali.
Quando si divergono dai limiti predefiniti, è consigliabile limitare le eccezioni per mantenere la coerenza con le procedure di archiviazione delle versioni dell'organizzazione e mantenere sincronizzati i criteri di archiviazione delle versioni. Ad esempio, valutare se i requisiti aziendali possono essere soddisfatti interrompendo l'ereditarietà in alcune raccolte documenti invece di applicare le modifiche su larga scala nell'intero sito.
Decidere se gli aggiornamenti ai limiti di cronologia delle versioni dell'organizzazione verranno applicati al contenuto esistente
Quando si aggiornano i limiti di versione dell'organizzazione, valutare come aggiornare le impostazioni della libreria e le versioni dei file esistenti. Evitare di influire sul contenuto esistente applicando i limiti dell'organizzazione solo alle nuove librerie o allineando il contenuto esistente ai limiti di versione dell'organizzazione aggiornando le impostazioni correnti della libreria e tagliando le versioni dei file.
| Se si desidera | Passaggi da seguire |
|---|---|
| Applica le impostazioni predefinite dell'organizzazione solo alle nuove librerie: | Aggiornare la versione predefinita dell'organizzazione limita le nuove librerie per applicare i nuovi limiti a tutte le nuove librerie create nell'organizzazione senza influire sul contenuto esistente, inclusi i limiti correnti impostati per le librerie esistenti o le versioni di file esistenti. |
| Applica le impostazioni predefinite dell'organizzazione alle nuove librerie, aggiorna le impostazioni nelle librerie esistenti ma non taglia le versioni esistenti: | Seguire questa procedura per gestire le nuove versioni di file create in librerie nuove ed esistenti senza influire sulle versioni di file esistenti: 1. Aggiornare il limite di versione predefinito dell'organizzazione per applicare i nuovi limiti a tutte le nuove librerie create nell'organizzazione. 2. Aggiornare i limiti per le raccolte documenti esistenti in ogni sito senza interrompere l'ereditarietà per consentire alle nuove raccolte documenti create nel sito di ereditare i limiti di cronologia delle versioni a livello di organizzazione. |
| Applicare le impostazioni predefinite dell'organizzazione alle nuove librerie, aggiornare le impostazioni nelle librerie esistenti e tagliare le versioni di file esistenti: | Seguire questa procedura per allineare completamente le librerie e le versioni di file nuove ed esistenti ai limiti dell'organizzazione: 1. Aggiornare il limite di versione predefinito dell'organizzazione per applicare i nuovi limiti a tutte le nuove librerie create nell'organizzazione. 2. Aggiornare i limiti per le raccolte documenti esistenti in ogni sito senza interrompere l'ereditarietà per consentire alle nuove raccolte documenti create nel sito di ereditare i limiti di cronologia delle versioni a livello di organizzazione. 3. Tagliare le versioni esistenti in ogni sito accodando un processo per eliminare definitivamente le versioni esistenti. |