Gestire l'elenco consentito per ricerca con restrizioni di SharePoint

Come amministratore di SharePoint o versione successiva in Microsoft 365, è possibile configurare un elenco consentito di Ricerca di SharePoint con restrizioni con un massimo di 100 siti di SharePoint selezionati. Per la ricerca copilot e a livello di organizzazione, oltre ai contenuti a cui hanno già accesso, tramite condivisione diretta, visita o proprietario, gli utenti dell'organizzazione potranno raggiungere solo i siti nell'elenco consentito, in base alle autorizzazioni correnti di questi siti.

La configurazione dell'elenco consentito in Ricerca SharePoint con restrizioni consente di esaminare e controllare le autorizzazioni del sito. Ma quali siti devono essere inclusi nell'elenco consentito? Questo articolo presenta le strategie e le tecniche per la cura dell'elenco consentito.

Passaggi per creare l'elenco di elementi consentiti curati

Per creare un elenco di siti consentiti per Ricerca SharePoint con restrizioni, è consigliabile iniziare creando un elenco iniziale di siti. Si lavora quindi con gli amministratori del sito e gli stakeholder per valutare le autorizzazioni ed esaminare i siti. Infine, è possibile applicare l'elenco con script di PowerShell come amministratore di SharePoint o versione successiva in Microsoft 365.

Passaggio 1: Ottenere un elenco iniziale di siti

Ogni organizzazione potrebbe avere criteri diversi per i siti che si sceglie di cercare nell'organizzazione e individuabili da Copilot. È possibile usare le funzionalità di SharePoint Amministrazione Center (SPAC) per identificare i siti che possono far parte dell'elenco consentito in base ai propri criteri. Per mantenere gestibile l'elenco, è consigliabile iniziare con i due tipi di siti seguenti quando per l'elenco consentito:

• I siti "noti": gli amministratori del sito di SharePoint conoscono già un set di siti dell'organizzazione che possono partecipare in tutta sicurezza alla ricerca a livello di organizzazione e all'esperienza Copilot. Questi siti possono essere inclusi nell'elenco consentito.

• I principali siti attivi e condivisi: l'elenco consentito influisce su ciò che gli utenti possono visualizzare nei risultati della ricerca a livello di organizzazione e nell'esperienza Copilot. Per ottimizzare la ricerca degli utenti e l'esperienza Copilot, l'ipotesi è che i principali siti attivi e condivisi debbano essere inclusi nell'elenco consentito. A seconda della licenza, è possibile usare il report SharePoint Amministrazione Center (SPAC) o SharePoint Amministrazione Center Data access governance (DAG) Activity(sharing) per identificare i siti più attivi e condivisi.

Passaggio 2: Esaminare le autorizzazioni del sito

Dopo aver visualizzato l'elenco dei siti (fino a 100), assicurarsi che le autorizzazioni del sito e i controlli del contenuto siano implementati abbastanza bene da renderli visibili per la ricerca e l'esperienza Copilot. È possibile collaborare con gli amministratori del sito e gli stakeholder per valutare le autorizzazioni ed esaminare i siti.

Passaggio 3: Usare gli script di PowerShell per applicare l'elenco consentito

Dopo aver esaminato le autorizzazioni nei siti curati, è possibile usare gli script di PowerShell per attivare Ricerca sharePoint con restrizioni, aggiungere e rimuovere siti. È anche possibile usare gli script di PowerShell per ottenere l'elenco di tutti i siti nell'elenco consentito.

Trovare i siti più attivi e condivisi

È possibile trovare i siti più attivi usando SharePoint Amministrazione Center (SPAC). Se si dispone di licenze Microsoft 365 E5 o microsoft - Gestione avanzata SharePoint, è anche possibile usare il dag SPAC per trovare i siti più condivisi.

• Uso di SharePoint Amministrazione Center (SPAC): se l'organizzazione dispone di SharePoint, è possibile accedere a SPAC. È possibile ottenere questo elenco di siti usando la funzionalità siti attivi SPAC con la maggior parte delle visualizzazioni di pagina e dei file negli ultimi 30 giorni. Questo può essere un indicatore per accedere all'elenco dei siti interessati dal pubblico più ampio possibile nell'organizzazione.

• Uso del report attività (condivisione) del dag SPAC per identificare i siti che sono stati condivisi più di frequente negli ultimi 28 giorni.

Usare SharePoint Amministrazione Center (SPAC) per trovare i siti più attivi

Gli amministratori possono usare le funzionalità di SharePoint Amministrazione Center (SPAC) per identificare i siti che possono far parte dell'elenco consentito in base ai criteri. La pagina Siti attivi nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint consente di visualizzare i siti di SharePoint nell'organizzazione. In base alle esigenze dell'organizzazione, è possibile ordinare e filtrare i siti in base a colonne quali Ultima attività, Visualizzazioni pagina, Visite alle pagine. È possibile cercare siti e personalizzare le colonne e le viste.

Passaggio 1: Nel riquadro sinistro SPAC selezionare "Siti attivi".

Passaggio 2: Usando la funzionalità di ordinamento e filtro dei siti attivi, è possibile gestire i primi 100 siti in base alle esigenze dell'organizzazione e creare una visualizzazione personalizzata.

Passaggio 3: Spostare prima di tutto le colonne scorrendo verso destra e facendo clic su "Personalizza colonne".  

Usare le frecce su e giù accanto al nome di ogni colonna per spostare le visualizzazioni pagina e i file accanto all'URL, quindi è facile visualizzare insieme le colonne importanti per l'analisi.  

Passaggio 4: Per creare una visualizzazione personalizzata dei primi 100 siti ordinati per "visualizzazioni pagina" per gli ultimi 30 giorni, eseguire le operazioni seguenti:

1. Selezionare la freccia accanto all'intestazione di colonna delle visualizzazioni pagina e selezionare Da grande a piccola.

2. Selezionare la freccia accanto all'intestazione di colonna Dell'ultima attività selezionare l'opzione Filtra in base all'ultima attività>Ultimi 30 giorni.

3. È possibile usare le altre colonne per ordinare o filtrare in base alle proprie esigenze.

Passaggio 5: Al termine dell'ordinamento e del filtro, è possibile creare una visualizzazione personalizzata in base all'impostazione corrente e salvarla per un uso futuro. Per creare una visualizzazione personalizzata, selezionare Tutti i siti>Salva visualizzazione con nome.

Immettere un nome per la visualizzazione personalizzata:

La visualizzazione personalizzata salvata è ora disponibile per la scelta dal menu a discesa la prossima volta.

  Passaggio 6: Esportare i siti e gestire l'elenco nel file CSV che è possibile usare per aggiungere all'elenco selezionando la scheda Esporta .

Il file CSV esportato è simile al file CSV seguente:

Usare il report attività dag SPAC (condivisione) per trovare la maggior parte dei siti condivisi

Il report dag SPAC (report di governance dell'accesso ai dati per i siti di SharePoint) fa parte dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint. Gli amministratori con licenze Microsoft 365 E5 o Microsoft - Gestione avanzata SharePoint possono accedere a questo report. Questo report consente di identificare i potenziali siti attivi e condivisi negli ultimi 28 giorni.  

Passaggio 1: Nel riquadro sinistro selezionare Report>Governance dell'accesso ai dati. Selezionare il report Collegamenti di condivisione .

Passaggio 2: Nella pagina Sharing Links (Collegamenti di condivisione ) del riquadro destro selezionare il report Collegamenti chiunque .

Passaggio 3:Il report dei collegamenti "Chiunque" fornisce un elenco di siti in cui è stato creato il numero più alto di collegamenti Chiunque. Questi collegamenti consentono a chiunque di accedere a file e cartelle senza accedere. Questi siti potrebbero essere ottimi candidati per consentire la ricerca a livello di tenant/organizzazione.

Risorse

Microsoft 365 Copilot : procedure consigliate con SharePoint