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Gestire gli account utente di OneDrive senza licenza

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In qualità di amministratore IT, è possibile che si verifichino situazioni in cui alcuni utenti hanno account OneDrive non gestiti e senza licenza all'interno dell'organizzazione. Gli account OneDrive senza licenza possono comportare rischi per la sicurezza e la conformità, oltre a creare confusione e duplicazione dei file.

Questo articolo illustra come identificare, monitorare e gestire gli account OneDrive senza licenza nell'organizzazione.

Modifiche ai criteri di archiviazione per gli account OneDrive senza licenza

Importante

A partire dal 27 gennaio 2025, qualsiasi account utente di OneDrive senza licenza da più di 93 giorni subirà le azioni seguenti:

  • Gli account OneDrive senza licenza soggetti a criteri di conservazione, periodo di conservazione o blocco legale verranno archiviati automaticamente dopo 93 giorni dalla rimozione della licenza. Anche se questi account rimarranno visibili agli amministratori tramite gli strumenti di amministrazione, né gli amministratori né gli utenti finali avranno accesso al contenuto. L'accesso rimarrà limitato fino a quando gli amministratori non eserciranno azioni specifiche. Si noti che queste modifiche non si applicano ai clienti EDU, GCC o DoD.
  • Gli account senza licenza non coperti da criteri di conservazione o blocco legale verranno spostati nel Cestino dopo 93 giorni dalla rimozione della licenza.

Creazione di report

Gli account OneDrive senza licenza non sono associati a una sottoscrizione di Microsoft 365 o Office 365 nell'organizzazione. Un account di OneDrive può diventare senza licenza quando la licenza non è attivata o è scaduta.

È anche possibile riscontrare account OneDrive senza licenza quando vengono creati gli account, ma non viene assegnata una licenza. Il monitoraggio degli account senza licenza può essere utile per determinare il rischio di questi account e pianificare la migrazione o l'eliminazione degli account utente.

Ottenere report su account OneDrive senza licenza

È possibile identificare gli account OneDrive senza licenza usando l'interfaccia di amministrazione di SharePoint. La procedura seguente illustra come usare l'interfaccia di amministrazione di SharePoint per generare un report di account OneDrive senza licenza:

  1. Accedere all'interfaccia di amministrazione di SharePoint con l'account aziendale o dell'istituto di istruzione.
  2. Passare a Report e selezionare Report utente.
  3. In Utilizzo di OneDrive selezionare Utenti senza licenza.
  4. È possibile scaricare il report come file CSV.
  5. A partire da gennaio 2025 è disponibile un'interfaccia utente interattiva. È possibile selezionare un nome utente per visualizzare i dettagli.

Il report mostra il nome utente, l'indirizzo di posta elettronica, il tipo di account e la data dell'ultima attività di ogni account OneDrive senza licenza.

La tabella seguente fornisce altre informazioni sui dati visualizzati nel report sugli account OneDrive senza licenza:

Colonna Descrizione
Account senza licenza Numero totale di account OneDrive non concessi in licenza a partire dalla data di generazione del report.
Spazio di archiviazione usato Spazio di archiviazione totale utilizzato da questi account OneDrive senza licenza a partire dalla data del report.
Periodo di conservazione Account senza licenza con un periodo di conservazione impostato durante il processo di rimozione della licenza o di eliminazione dell'account utente. Il periodo di conservazione viene rispettato e il contenuto rimane in uno stato archiviato fino alla scadenza del periodo.
Criterio di conservazione Account senza licenza soggetti a criteri di conservazione configurati in Microsoft Purview. I criteri di conservazione vengono rispettati e il contenuto rimane in uno stato archiviato fino alla scadenza dei criteri.
Utente attivo senza licenza Account in cui la licenza dell'utente è stata rimossa, ma l'account non è stato eliminato come parte del processo di eliminazione dell'utente. A partire da gennaio 2025, gli utenti a cui non è stata assegnata una licenza ma sono ancora considerati attivi nel sistema vengono eliminati anziché archiviati.
Account duplicato Account senza licenza creati quando un dipendente si trasferisce in un paese o in una società diversa all'interno dell'organizzazione. Se questi account duplicati non sono necessari, è consigliabile usare il file CSV scaricabile dall'interfaccia di amministrazione di SharePoint per identificarli ed eliminarli. Se non viene eseguita alcuna azione, gli account vengono archiviati automaticamente a partire da gennaio 2025 e comportano addebiti per l'archivio.

Opzioni di gestione dell'account OneDrive senza licenza

Dopo aver identificato l'account OneDrive senza licenza, è possibile scegliere di concedere in licenza o eliminare l'account. Se non viene eseguita alcuna azione, l'account viene archiviato automaticamente a partire da gennaio 2025.

Assegnare la licenza all'account OneDrive senza licenza

Prima dell'archivio dell'account OneDrive senza licenza: per assegnare una licenza a un account OneDrive senza licenza, è necessario assegnare una sottoscrizione di Microsoft 365 o Office 365 all'utente che include OneDrive. L'assegnazione di una licenza consente all'utente di accedere ai file di OneDrive con l'account aziendale o dell'istituto di istruzione e consente di gestire le impostazioni e i criteri.

È anche possibile assegnare licenze in blocco usando uno dei metodi seguenti:

Dopo l'archiviazione dell'account OneDrive senza licenza : l'account deve essere riattivato dallo stato archiviato prima di poter assegnare una licenza. Se all'account archiviato è associato un utente, l'amministratore IT può concedere all'utente una licenza valida e l'account viene riattivato automaticamente entro 24 ore. Se l'account archiviato non ha un utente associato (ad esempio, se l'identità è stata eliminata), è consigliabile che gli amministratori spostino qualsiasi contenuto attivamente necessario in un sito di SharePoint o in un account OneDrive attivo e concesso in licenza.

Eliminare l'account OneDrive senza licenza

Prima dell'archivio dell'account OneDrive senza licenza : per eliminare un account OneDrive senza licenza, è necessario rimuovere l'utente dall'organizzazione ed eliminare i dati. È possibile usare il interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, PowerShell o microsoft API Graph per eliminare definitivamente l'utente.

Dopo aver eliminato l'account senza licenza, sia l'account OneDrive che i relativi file vengono spostati nel Cestino. Dopo 93 giorni, verrà eliminato definitivamente e l'utente non è più in grado di accedere al proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

Dopo l'archiviazione dell'account OneDrive senza licenza : un account può essere eliminato dallo stato archiviato senza riattivazione. Tuttavia, se l'account è soggetto a criteri di conservazione, l'account senza licenza non può essere eliminato e l'amministratore riceve un messaggio di errore.

Archiviare l'account OneDrive senza licenza

Se non viene eseguita alcuna azione, l'account rimane archiviato tramite Microsoft 365 Archive. L'archiviazione dell'account consente di mantenere l'account OneDrive e i relativi dati per lunghi periodi di tempo nel caso in cui sia necessario recuperarlo in un secondo momento.

Per gli account OneDrive appena senza licenza, sarà dopo 93 giorni dalla rimozione della licenza o dall'eliminazione dell'utente. Ad esempio, un account OneDrive non concesso in licenza il 1° agosto 2025 non sarà accessibile agli utenti a partire dal 2 novembre 2025. Per gli account OneDrive senza licenza con rimozione della licenza prima del 26 ottobre 2024, gli account verranno archiviati tra la fine di gennaio 2025 e la fine di marzo 2025.

Accedere all'account OneDrive senza licenza

Se si vuole accedere ai dati dell'account OneDrive senza licenza ora inaccessibile, è necessaria la riattivazione ed è necessario eseguire i prerequisiti seguenti per configurare l'archivio di Microsoft 365:

  1. Configurare e collegare la sottoscrizione di Azure in Syntex con pagamento in base al consumo.
  2. Deve avere autorizzazioni di amministratore globale o amministratore di SharePoint.
  3. Abilitare l'archivio di Microsoft 365 Fatturazione dell'account senza licenza (la fatturazione è disponibile a partire da dicembre 2024).

Al termine dell'installazione e dopo l'attivazione della riattivazione, potrebbero essere richieste fino a 24 ore prima che l'account diventi accessibile. Una volta riattivato, l'account rimane attivo per 30 giorni prima di essere archiviato di nuovo automaticamente.

Nota

Queste modifiche non si applicano ai clienti EDU, GCC o DoD.

Addebiti da account archiviati

Dopo aver abilitato la fatturazione per gli account OneDrive senza licenza, gli account OneDrive senza licenza archiviati che non vengono eliminati inizieranno a incorrere in addebiti sia per l'archiviazione mensile che per la riattivazione dell'account ad hoc. Se la fatturazione viene eseguita per riattivare un determinato account senza licenza, la tariffa di riattivazione viene applicata per $ 0,60/GB per tale account e da quel mese in poi, la tariffa di archiviazione di $ 0,05/GB/mese è applicabile per tutti gli account senza licenza all'interno dell'organizzazione per più di 93 giorni.

Ad esempio, se un'organizzazione ha 100 account OneDrive senza licenza, ognuno dei quali consuma 1 TB per un totale di 100 TB e l'imposizione avviene tra gennaio e marzo 2025, i 100 account senza licenza vengono archiviati automaticamente. Se l'organizzazione deve riattivare un account specifico nell'ottobre 2025 e configurare la fatturazione, devono sostenere i costi seguenti:

  • Una tariffa di riattivazione una tantum di $0,60/GB per 1 TB, per un totale di $614,40.
  • Una tariffa di archiviazione mensile di $ 0,05/GB per 100 TB, pari a $ 5.120 al mese a partire da ottobre 2025.

Nota

Gli account OneDrive senza licenza non possono utilizzare la quota di archiviazione di SharePoint inutilizzata, anche se l'archivio di Microsoft 365 è configurato all'interno del tenant. Gli account di OneDrive senza licenza archiviati verranno fatturati per l'intera quantità di spazio di archiviazione utilizzato.

Usare Microsoft Purview nello stato archiviato

Gli account di OneDrive archiviati rispettano completamente i criteri di conservazione, le impostazioni e il blocco per controversia legale e il blocco di eDiscovery. Ad esempio, se l'azienda ha un criterio di conservazione di cinque anni, rimane invariato se l'account OneDrive è attivo o archiviato. L'archiviazione non reimposta la sequenza temporale dei criteri o dei blocchi di conservazione.

Microsoft Purview eDiscovery e Ricerca contenuto sono ancora individuabili nel contenuto archiviato. L'esportazione del contenuto che supporta i risultati della ricerca non richiede la riattivazione manuale dell'account archiviato e il completamento richiede fino a 24 ore.

Le modifiche apportate ai criteri di conservazione si applicano agli account archiviati. Ad esempio, se la società riduce i criteri di conservazione da cinque anni a tre anni, questo aggiornamento viene sincronizzato con tutti gli account archiviati, per tutti gli account che soddisfano il periodo di conservazione aggiornato, tali account vengono spostati nel Cestino e inizia il processo del Cestino.

Account OneDrive senza licenza e tenant dell'istruzione

Un tenant per l'istruzione è qualsiasi tenant con più del 50% di licenze per l'istruzione. Qualsiasi tenant con meno del 50% di licenze per l'istruzione è considerato commerciale. Tuttavia, per qualsiasi tenant dell'istruzione, gli account OneDrive senza licenza usano l'archiviazione in pool e possono comportare rischi per la sicurezza e la conformità. Gli amministratori IT possono visualizzare gli account senza licenza nella pagina Account di OneDrive per identificare gli account senza licenza e intervenire.

Domande frequenti

1. Che cos'è un account OneDrive senza licenza?

Risposta: Quando un dipendente lascia un'organizzazione o viene rimossa una licenza, l'account di OneDrive non viene concesso in licenza dopo che l'amministratore ha eseguito uno dei due passaggi seguenti:

Rimozione della licenza:

  • Go to the SharePoint admin center.
  • Espandere Fatturazione e selezionare Prodotti.
  • Selezionare la sottoscrizione e selezionare Rimuovi licenze.

Eliminazione utente:

  • Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint espandere Utenti e selezionare Utenti attivi.
  • Eliminare l'utente.

Per altre informazioni sull'eliminazione di utenti, vedere Eliminare un utente dall'organizzazione.

2. Il database ODB senza licenza può sfruttare la quota di archiviazione SPO inutilizzata?

Risposta: No. Sono indipendenti. Gli account OneDrive senza licenza non possono usare la quota di archiviazione di SharePoint inutilizzata, anche se è stato configurato l'archivio di Microsoft 365 nel tenant di SharePoint.

3. Qual è il risultato se un account OneDrive senza licenza viene ripristinato dal Cestino, 90 giorni dopo la rimozione della licenza? L'account viene archiviato automaticamente?

Risposta: Sì. Se sono trascorsi 93 giorni dalla rimozione della licenza, il ripristino di un account OneDrive senza licenza dal Cestino può portare all'archiviazione automatica.

4. Quando verrà archiviato un account senza licenza?

Risposta: Per gli account OneDrive appena senza licenza, sarà dopo 93 giorni dalla rimozione della licenza o dall'eliminazione dell'utente. Ad esempio, un account OneDrive non concesso in licenza il 1° agosto 2025 non sarà accessibile agli utenti a partire dal 2 novembre 2025. Per gli account OneDrive senza licenza con rimozione della licenza prima del 26 ottobre 2024, gli account verranno archiviati tra la fine di gennaio 2025 e la fine di marzo 2025.

5. In che modo influisce su eDiscovery in Microsoft Purview?

Risposta: Microsoft Purview eDiscovery e Ricerca contenuto sono ancora individuabili nel contenuto archiviato. L'esportazione del contenuto che supporta i risultati della ricerca non richiede la riattivazione manuale dell'account archiviato e il completamento richiede fino a 24 ore.

6. In che modo influisce sui criteri di conservazione, sull'impostazione di conservazione o sul blocco per controversia legale?

Risposta: Gli account di OneDrive archiviati rispettano completamente i criteri di conservazione, le impostazioni e i blocchi per controversia legale. Ad esempio, se l'azienda ha un criterio di conservazione di cinque anni, rimane invariato se l'account OneDrive è attivo o archiviato. L'archiviazione non reimposta la sequenza temporale dei criteri o dei blocchi di conservazione.

Nota

Se un account di OneDrive viene conservato a causa di criteri di conservazione, impostazione di conservazione o blocco per controversia legale ed è stato archiviato a causa della mancata licenza per 93 giorni o più, si pagheranno comunque i costi di archiviazione degli archivi mensili.

7. È possibile eliminare un account senza licenza senza riattivazione dell'archivio?

Risposta: Sì. Un account senza licenza archiviato può essere eliminato dallo stato di archiviazione. Tuttavia, se l'account è in criteri di conservazione, l'account senza licenza non può essere eliminato e l'amministratore riceve un messaggio di errore.

8. Quando mi verranno addebitati i costi?

Risposta: Dopo aver fornito un metodo di pagamento, la fatturazione segue il ciclo di routine per il contenuto archiviato. Se non sono presenti criteri di conservazione e la fatturazione viene interrotta, il contenuto viene eliminato entro un periodo di 93 giorni. Se un criterio di conservazione è ancora attivo, il criterio viene rispettato indipendentemente dallo stato di fatturazione. Se l'account non dispone di conservazione e fatturazione, inizia il ciclo di vita dell'eliminazione del contenuto di 93 giorni.

Ad esempio, se la fatturazione viene eseguita per riattivare un determinato account senza licenza, la tariffa di riattivazione viene applicata per $ 0,60/GB per tale account e, da quel mese in poi, la commissione di archiviazione di $ 0,05/GB/Mese viene applicata per tutti gli account senza licenza all'interno dell'organizzazione più lunghi di 90 giorni.

9. Quali sono le indicazioni sugli "account duplicati"?

Risposta: Un account duplicato viene creato quando un dipendente passa a un paese/area geografica diverso o a una società diversa all'interno dell'organizzazione. Se gli account duplicati non sono desiderati, è consigliabile usare il file CSV scaricabile in SharePoint Amministrazione Center per identificare gli account ed eliminarli. Per gli account OneDrive senza licenza già archiviati, può essere eliminato dallo stato archiviato senza la necessità di riattivazione.

10. Dopo aver avviato la riattivazione di un account da Microsoft 365 Archive, per quanto tempo è necessario attendere la disponibilità dei dati?

Risposta: L'accesso all'account richiede fino a 24 ore. Una volta riattivato, l'account rimane attivo per un totale di 30 giorni prima che venga archiviato di nuovo automaticamente.

11. È previsto un addebito per l'uso della funzionalità di blocco di eDiscovery?Risposta: Rispettiamo il blocco e l'addebito di eDiscovery di conseguenza. Il blocco di eDiscovery funziona allo stesso modo dei criteri di conservazione e del blocco legale.

12. Qual è il processo di relicense di un account una volta archiviato?

Risposta: Se all'account archiviato è associato un utente, l'amministratore IT può concedere all'utente una licenza valida e l'account viene riattivato automaticamente entro 24 ore. Se l'account archiviato non ha un utente associato (ad esempio, se l'identità è stata eliminata), è consigliabile che gli amministratori spostino qualsiasi contenuto attivamente necessario in un sito di SharePoint o in un account OneDrive attivo e concesso in licenza.

13. Se viene apportata una modifica ai criteri di conservazione, la sincronizzazione verrà modificata fino ai siti archiviati?

Risposta: Sì. Ad esempio, se i criteri di conservazione aziendale vengono abbreviati da cinque anni a tre anni, questa modifica viene sincronizzata con tutti gli account archiviati e il processo del Cestino inizia per gli account che hanno completato i criteri di conservazione.