Esercizio - Creazione di una richiesta di approvazione
Questa unità contiene informazioni su come creare uno scenario per le aziende che si avvale delle approvazioni.
In questo scenario, chiunque abbia accesso alla raccolta di SharePoint può aggiungere un documento. Quando il documento viene creato, viene avviato un processo di approvazione che consente a determinati utenti di approvare il documento. Se il documento viene approvato, rimane nella raccolta documenti. Se viene rifiutato, viene spostato in una cartella separata.
Prerequisiti
Accesso a Power Automate
Un account Microsoft Office 365 con accesso a SharePoint
Nota
Sarà necessario creare la raccolta documenti nel proprio tenant SharePoint.
Passaggio 1: creazione di una raccolta documenti
La prima operazione da effettuare consiste nel creare una raccolta.
Nella home page del sito di SharePoint selezionare + Nuovo>Raccolta documenti>Raccolta vuota.
Assegnare alla raccolta il nome Raccolta approvazioni, quindi selezionare Crea.
Nella nuova raccolta documenti, in cima, scegliere + Nuovo e selezionare Cartella.
Assegnare alla cartella il nome Documenti rifiutati, quindi selezionare Crea.
A questo punto si crea il flusso di approvazione.
Accedere quindi a Power Automate Maker Portal all'indirizzo make.powerautomate.com.
Nell'area di testo Copilot, digitare Quando viene creato un file (solo proprietà), aggiungi un'azione di inizio e attesa dell'approvazione e aggiungi una condizione in base al risultato dell'approvazione.
Selezionare Genera.
Copilot genera un flusso in base alla richiesta specificata. È possibile continuare a conversare avanti e indietro con Copilot per perfezionare il flusso in base alle proprie esigenze. Una volta soddisfatti della struttura del flusso, selezionare Avanti.
Nota
Copilot potrebbe aver aggiunto azioni di ambito ai lati vero e falso della condizione. Questo flusso di esempio non utilizzerà le azioni Ambito, ma poiché le azioni Ambito contengono altre azioni, queste sono state lasciate nel flusso. Per altre informazioni sull'azione Ambito, vedere: Raggruppare ed eseguire azioni per ambito - App per la logica di Azure | Microsoft Learn
Rivedere le connessioni. Se non si è già connessi, selezionare i 3 punti e scegliere Aggiungi nuova connessione. Una volta stabilite correttamente le connessioni, selezionare il pulsante Crea flusso nella parte inferiore della schermata.
Selezionare il trigger Quando viene creato un file (solo proprietà) e, a sinistra, scegliere il sito di SharePoint e Raccolta approvazioni.
Selezionare l'azione Avvia e attendi un'approvazione. Il pannello delle proprietà si apre sul lato sinistro.
Scegliere Approva/Rifiuta - Primo a rispondere dall'elenco a discesa Tipo di approvazione.
Utilizzando Copilot sul lato destro, digitare Aggiorna il campo del titolo in Approvazione documento.
Nel campoNodo assegnazione immettere l'indirizzo e-mail dell'organizzazione. (Questa operazione è a scopo di test. Si può sempre tornare indietro e scegliere un responsabile dell'approvazione diverso in un secondo momento, se lo si desidera.)
Posizionare il cursore nel campo Collegamento elemento e selezionare l'icona a forma di fulmine accanto alla casella. Questa icona richiama il contenuto dinamico per questa sezione.
Cercare Collega all'elemento.
Scegliere Collega all'elemento nella finestra a comparsa.
Selezionare l'azione Condizione per rivedere ciò che Copilot ha selezionato automaticamente come condizione. Verifica che la proprietà Risultato dell'azione Avvia e attendi un'approvazione sia sulla sinistra e Approva sia sulla destra.
Selezionare l'icona + sotto il lato False della condizione, quindi scegliere Aggiungi un'azione.
Cercare sposta e scegliere l'azione Sposta file.
Scegliere l'indirizzo del sito di SharePoint dal primo elenco a discesa.
Sotto File da spostare, usare l'icona del fulmine per il contenuto dinamico e trovare/selezionare Identificatore dal contenuto del trigger SharePoint (potrebbe essere necessario cercarlo).
Scegliere lo stesso sito di SharePoint per l'Indirizzo sito di destinazione.
Per Cartella di destinazione, selezionare l'icona di cartella sul lato destro. Trovare la Raccolta approvazioni e selezionare la freccia a destra del nome. Selezionare quindi il nome della cartella Documenti rifiutati.
Sotto l'opzione Se un altro file è già presente scegliere Sposta con un nuovo nome.
Fare clic su Salva per salvare il flusso.
Per testare il flusso creato, tornare alla Raccolta approvazioni di SharePoint e aggiungere un nuovo documento.
Dopo poco tempo, viene visualizzata un'approvazione nella sezione delle approvazioni di Power Automate Maker Portal. Se l'app Approvazioni è attivata per l'organizzazione all'interno di Teams, è lì che verrà visualizzata la notifica di approvazione; in caso contrario, sarà disponibile nelle approvazioni di Power Automate.
Per essere certi che il flusso sposti un elemento rifiutato nella cartella Documenti rifiutati, selezionare l'approvazione e scegliere Rifiuta come risposta. Tornare quindi alla Raccolta approvazioni di SharePoint. Una volta aggiornato il browser, il documento dovrebbe essere visibile nella cartella Documenti rifiutati.
Complimenti. Si è creato un flusso di approvazione tramite Copilot che consente agli utenti di approvare o rifiutare i documenti in una raccolta documenti di SharePoint.
È possibile modificare o estendere facilmente questo flusso di approvazione per adattarlo meglio alle proprie esigenze. In alternativa, si possono utilizzare i modelli di Power Automate per le approvazioni come punto di partenza per creare i propri flussi di approvazione.