Descrivere Gestione record
Le organizzazioni di tutti i tipi richiedono una soluzione di gestione per i record normativi, legali e critici nei dati aziendali. Gestione record Microsoft Purview aiuta un'organizzazione a rispettare gli obblighi legali. È anche utile per dimostrare la conformità alle normative e aumentare l'efficienza grazie all'eliminazione regolare degli elementi che non è più necessario conservare, che non sono più importanti o che non sono più necessari per scopi aziendali. Gestione record Microsoft Purview include molte funzionalità, tra cui:
- Assegnazione di etichette al contenuto come record.
- Definizione di criteri di conservazione ed eliminazione nell'etichetta del record.
- Attivazione della conservazione in base agli eventi.
- Revisione e convalida dell'eliminazione.
- Prova dell'eliminazione dei record.
- Esportazione delle informazioni sugli elementi eliminati.
Quando il contenuto viene etichettato come record usando un'etichetta di conservazione, accade quanto indicato di seguito:
- Vengono applicate restrizioni per bloccare determinate attività.
- Le attività vengono registrate.
- Viene conservata una prova dell'eliminazione alla fine del periodo di conservazione.
Per consentire di contrassegnare gli elementi come record, un amministratore configura le etichette di conservazione.
Elementi come documenti ed e-mail possono quindi essere contrassegnati come record in base a tali etichette di conservazione. Gli elementi possono essere contrassegnati come record, ma possono essere visualizzati anche come record normativi. I record normativi forniscono altri controlli e restrizioni, ad esempio:
- Non è possibile rimuovere un'etichetta normativa quando un elemento è stato contrassegnato come record normativo.
- I periodi di conservazione non possono essere accorciati dopo l'applicazione dell'etichetta.
Per altre informazioni sul confronto delle restrizioni tra record e record normativi, vedere la sezione "Confrontare le restrizioni per le azioni consentite o bloccate" nell'articolo "Informazioni sulla gestione dei record", collegato nell'unità di riepilogo e risorse di questo modulo.
La differenza più importante è che se il contenuto è stato contrassegnato come record normativo, nessuno, nemmeno un amministratore globale, può rimuovere l'etichetta. Contrassegnare un elemento come record normativo può avere conseguenze irreversibili e questa operazione deve essere usata solo quando necessario. Di conseguenza, questa opzione non è disponibile per impostazione predefinita e deve essere abilitata dall'amministratore usando PowerShell.
Casi d'uso comuni per la Gestione record Microsoft Purview
Esistono diversi modi in cui è possibile usare Gestione record Microsoft Purview in un'organizzazione, tra cui:
- Consentire ad amministratori e utenti di applicare manualmente le azioni di conservazione e di eliminazione per documenti ed e-mail.
- Applicare automaticamente azioni di conservazione e di eliminazione a documenti ed e-mail.
- Consentire agli amministratori del sito di impostare azioni predefinite di conservazione e di eliminazione per tutto il contenuto in un set di documenti, una cartella o una raccolta di SharePoint.
- Consentire agli utenti di applicare automaticamente le azioni di conservazione e di eliminazione ai messaggi e-mail tramite le regole di Outlook.
Per garantire che la Gestione record Microsoft Purview venga usata correttamente nell'organizzazione, gli amministratori possono collaborare con i creatori di contenuti alla creazione di materiali di formazione. La documentazione deve spiegare come applicare le etichette per incentivarne l'uso e assicurare una comprensione coerente.