Pianificare la gestione del ciclo di vita

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Teams fornisce un set completo di strumenti per implementare processi di gestione del ciclo di vita della collaborazione per l'organizzazione. La pianificazione della gestione del ciclo di vita è importante, perché equivale a creare un piano per lavorare in modo efficiente. I progetti sono in genere costituiti da un inizio, una parte centrale e una fine. I progetti possono anche essere creati e utilizzati in talmente tanti modi che non sempre è facile capire in che fase del ciclo di vita si trovino. Avere un piano per la gestione del ciclo di vita consente di tenere traccia dei progetti dell'organizzazione nel passaggio tra queste fasi.

Concetti relativi al ciclo di vita

Tutti i concetti e le definizioni seguenti hanno effetto sulle decisioni da assumere per la gestione del ciclo di vita.

• Teams- Un team è una raccolta di persone, contenuti e strumenti che facilitano la collaborazione. Per ogni team si definiscono i membri e le autorizzazioni e i criteri ad essi applicabili. Teams è basato sui gruppi di Microsoft 365 e le modifiche apportate alla sincronizzazione dell'appartenenza ai gruppi di Microsoft 365 con il team. Come per gli altri gruppi di Microsoft 365, il provisioning del team viene eseguito automaticamente con una cassetta postale di Exchange, un sito di SharePoint, un blocco appunti di OneNote e altre risorse all'interno di Office 365 o Microsoft 365. Esistono tre tipi di team:

  • I team a livello di organizzazione forniscono agli utenti delle organizzazioni di piccole e medie dimensioni una modalità automatica di partecipazione a un singolo team per la collaborazione.
  • I team pubblici sono aperti e chiunque nell'organizzazione può accedervi direttamente.
  • I team privati sono costituiti solo da utenti invitati.

• Canali: i canali sono gli spazi di collaborazione all'interno di un team in cui viene concretamente svolto il lavoro. Per ogni canale, viene creata automaticamente una cartella nel sito SharePoint per archiviare tutti i file condivisi con tale canale. È anche possibile estendere i canali con app attinenti alla sequenza di lavoro corrispondente, ad esempio si può aggiungere una dashboard di Power BI a un canale per tenere traccia della riuscita di un aspetto del progetto.

  • Canali standard: i canali standard sono visibili a tutti i membri del team.

  • Canali privati: i canali privati sono simili ai canali standard, ma limitano l'accesso a conversazioni, file e app a un sottoinsieme limitato di membri del team.

  • Canali condivisi : i canali condivisi consentono di condividere i canali con qualsiasi utente o gruppo con l'identità di Microsoft Entra nell'organizzazione. (La funzionalità è in fase di sviluppo. Per lo stato più recente, controllare la roadmap con la funzionalità ID_70766.)

• Tipi di utenti e ruoli di amministratore dei team: i tipi di utenti del team determinano il livello di controllo di un membro del team:

  • Il creatore del team ha le autorizzazioni necessarie per creare un gruppo o un team nella directory.

  • Il proprietario del team gestisce l'appartenenza e le impostazioni del team.

  • Il membro del team è un membro dell'organizzazione che partecipa a un team.

  • Un guest è un utente esterno all'organizzazione.

Fasi del ciclo di vita dei team

In generale, un team ha uno scopo allineato a un progetto o al raggiungimento di un obiettivo. Anche se un team è stato creato sulla base di un interesse condiviso, l'appartenenza al team probabilmente cambierà nel corso del tempo e la discussione potrebbe diventare obsoleta, ma riemergere in modo leggermente diverso in un altro team.

Ogni team ha un inizio, quando viene creato e vengono configurati i canali, una parte centrale, quando viene effettivamente usato per collaborare e svolgere parte di un flusso di lavoro e, a volte, una fine, quando il team ha completato il suo scopo e ha raggiunto la fine della vita utile.

Fase 1: inizio

La fase iniziale riguarda la definizione dello scopo e dei membri del team; la creazione del team e dei relativi canali; l'invito dei membri del team; l'impostazione delle autorizzazioni per i singoli membri. Gli aspetti principali da prendere in considerazione nella fase iniziale sono i seguenti:

• Qual è lo scopo del team?
• Chi appartiene al team?
• Il team sarà pubblico o privato?
• I nuovi membri possono aggiungersi in autonomia o vengono aggiunti dai proprietari del team?
• Chi avrà le autorizzazioni necessarie per creare canali o aggiungere schede, bot e connettori?
• Quali canali iniziali verranno aggiunti al team?

Fase 2: parte centrale

Nella fase centrale, la collaborazione avviene secondo un flusso di lavoro predeterminato, con i membri del team che interagiscono al fine di realizzare obiettivi comuni all'interno dei canali del team. I punti decisionali che devono essere presi in considerazione in questa fase includono:

• Chi monitorerà l'utilizzo per identificare i problemi?
• Quali metriche verranno usate per determinare l'integrità di un team?
• Identificare i team che hanno raggiunto la fine della vita utile.
• Identificare i team non integri che hanno ancora uno scopo, ma devono essere rivitalizzati.

Fase 3: fine

La fase finale si verifica quando un team ha concluso il suo ciclo di vita utile, in genere alla fine di un progetto. In questa fase, si riconosce formalmente la chiusura del team e si eliminano i team non più necessari;

Teams viene eliminato con una "eliminazione temporanea" che l'IT può invertire per un massimo di 30 giorni. L'eliminazione dei team non influisce sulle chat o sui contenuti conservati in ottemperanza ai criteri di conformità. Anche per i canali esiste l'eliminazione temporanea e possono essere ripristinati entro un massimo di 21 giorni.

Quando un gruppo o un team viene eliminato, viene eliminata anche la maggior parte delle informazioni dei servizi collegati, con alcune eccezioni. Qualsiasi contenuto protetto da un criterio di conservazione rimane disponibile tramite ricerche di eDiscovery. Comprendere gli effetti dell'eliminazione di un team per evitare potenziali perdite di dati.

• Guest : quando un team viene eliminato, i guest non vengono rimossi dall'ID Microsoft Entra.

• SharePoint: tutti i file nei canali del team vengono archiviati nel sito SharePoint del gruppo associato. In alcuni casi, in SharePoint potrebbero esistere contenuti diversi da documenti, ad esempio elenchi o pagine. Se si elimina un canale, la cartella o il relativo contenuto non verrà eliminato dalla raccolta documenti di SharePoint.

• Planner: l'eliminazione del gruppo comporta anche l'eliminazione di eventuali piani associati. Per mantenere i dati, è possibile esportare il piano in un foglio di calcolo, copiare e spostare le attività in un altro piano oppure copiare l'intero piano prima di eliminare il team.

• Moduli: l'eliminazione del gruppo comporta anche l'eliminazione di tutti i moduli associati. Quando un team viene eliminato, è possibile duplicare il modulo, esportare i risultati in un foglio di calcolo o semplicemente eliminare il modulo.

• Power Automate: i flussi creati in Power Automate e associati a un gruppo o a un team non appartengono al gruppo. Sono di proprietà del creatore e sono semplicemente condivisi con altri utenti e gruppi. Di conseguenza, non sono interessati se un gruppo o un team viene eliminato.

• Power BI: i dati e le aree di lavoro Power BI possono funzionare indipendentemente da gruppi e team. Se è necessario il report dopo l'eliminazione del gruppo o del team, è possibile copiarlo dall'area di lavoro esistente in un'altra area di lavoro all'interno di Power BI.

• Dataverse per Teams: se il team viene eliminato, verrà eliminato anche l’ambiente dataverse per Teams creato. L'ambiente Dataverse per Teams può essere eliminato dall'interno del team dal proprietario del team. Per conservare i dati, è possibile aggiornare un ambiente dataverse per Teams su un ambiente di database Dataverse. Il ciclo di vita dell'ambiente aggiornato non sarà più associato al ciclo di vita del team. Se il team viene eliminato, l'ambiente aggiornato rimane.

• Project : i progetti e le roadmap creati in Project per il Web sono associati a gruppi Microsoft 365 e hanno approcci all'off-boarding simili ai Power BI. È possibile assegnare il progetto a un altro gruppo o esportare dati dal progetto o dalla roadmap.

Gli aspetti importanti da prendere in considerazione nella fase finale includono quanto segue:

• Definire a cosa corrisponda la fine del ciclo di vita di un team.
• Decidere se mantenere disponibile il contenuto archiviato di un team e per quanto tempo.
• Documentare le procedure consigliate e l'analisi di fine progetto.
• Archiviare i dati, se necessario.

Automazione durante il ciclo di vita

È possibile configurare e gestire il ciclo di vita di Teams tramite l'interfaccia di amministrazione di Teams, l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e l'interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra. Se si desidera automatizzare attività di gestione specifiche durante tutto il ciclo di vita del team, è possibile farlo usando gli strumenti di automazione di PowerShell e dell’API Graph.

Per ulteriori informazioni, vedere Opzioni per il ciclo di vita di gruppi, team e Yammer.

Informazioni sui flussi di lavoro del ciclo di vita

I flussi di lavoro del ciclo di vita (anteprima) sono una nuova funzionalità di governance delle identità che consente alle organizzazioni di gestire gli utenti di Microsoft Entra automatizzando questi tre processi di base del ciclo di vita:

• Joiner: quando un utente entra nell'ambito della necessità di accesso. Un esempio è un nuovo dipendente che entra a far parte di un’azienda o di un'organizzazione.
• Mover: quando un singolo utente si sposta tra i limiti all'interno di un'organizzazione. Questo spostamento potrebbe richiedere più accesso o autorizzazione. Un esempio è quello di un utente che lavorava nel marketing e che ora fa parte dell'organizzazione delle vendite.
• Leaver: quando un individuo esce dall'ambito di accesso necessari. Questo spostamento potrebbe richiedere la rimozione dell'accesso. Ad esempio, un dipendente che va in pensione o un dipendente che viene licenziato. I flussi di lavoro contengono processi specifici che vengono eseguiti automaticamente sugli utenti durante il loro ciclo di vita. I flussi di lavoro sono costituiti da attività e condizioni di esecuzione.

Le attività sono azioni specifiche che vengono eseguite automaticamente quando viene attivato un flusso di lavoro. Una condizione di esecuzione definisce l'ambito di chi è interessato e il momento in cui un flusso di lavoro viene eseguito. Ad esempio, l'invio di un messaggio di posta elettronica a un manager sette giorni prima del valore nell'attributo NewEmployeeHireDate dei nuovi dipendenti può essere descritto come flusso di lavoro. È costituito da:

• Attività: Inviare un’email.
• Chi (ambito): Nuovi dipendenti.
• Quando (trigger): sette giorni prima del valore dell'attributo NewEmployeeHireDate.

Un flusso di lavoro automatico pianifica un trigger in base agli attributi dell'utente. L'ambito dei flussi di lavoro automatici è possibile tramite un'ampia gamma di attributi estesi e utente, ad esempio il reparto a cui appartiene un utente.

I flussi di lavoro del ciclo di vita possono anche integrarsi con la capacità delle attività delle app logiche di estendere i flussi di lavoro per scenari più complessi attraverso le app logiche esistenti.