Descrizione delle funzionalità di Power Automate
Scaricare regolarmente allegati e-mail per poi caricare i file nel database è un'operazione comune e ricorrente in moltissime aziende. Ogni azienda in ogni settore prevede attività ripetitive che hanno un impatto sulla loro organizzazione. Il processo per ottenere l'approvazione di un nuovo ordine fornitore potrebbe comportare il prelievo di un apposito modulo dalla scrivania. Un dipendente potrebbe dover accedere a un sito Web ogni mattina per trovare i numeri giornalieri e quindi salvarli in un altro sistema. Processi ripetitivi come questi non solo possono richiedere molto tempo, ma possono anche essere soggetti a errori. Se un utente commette degli errori nell'immissione dei dati, il risultato potrebbe essere il mancato rispetto di una scadenza o una perdita finanziaria.
Microsoft Power Automate è progettato per la gestione delle attività ripetitive da parte dei computer. Fornisce a chiunque sia a conoscenza del processo aziendale la capacità di creare un flusso ripetibile che, una volta attivato, entra in azione ed esegue il processo.
Di seguito sono indicati le funzionalità e gli scenari comuni di Power Automate:
Automazione di attività ripetitive come lo spostamento di dati da un sistema all'altro.
Assistenza all'utente durante una procedura affinché possa completarne le diverse fasi. Ad esempio, un'organizzazione di vendita potrebbe voler guidare i venditori attraverso il processo di vendita dei prodotti ai clienti.
Automatizzazione dei processi dei siti Web e basati su desktop con funzionalità di automazione robotica dei processi (RPA). Ad esempio, un utente che lavora in una banca deve aggiornare quotidianamente i tassi di cambio. Per portare a termine questa operazione, l'utente usa RPA per accedere al sito Web e recuperare i tassi di cambio. Quindi salva i tassi sul desktop e le aggiorna in un foglio di calcolo aziendale.
Power Automate funziona creando flussi. Questi flussi vengono quindi usati per operazioni quali interagire con sistemi diversi, guidare gli utenti attraverso un processo o rendere gli utenti più produttivi automatizzando le attività quotidiane.
Tipi di flussi
Esistono tre tipi principali di flussi Power Automate:
Flussi dei processi di business: questi flussi vengono usati nelle app basate su modello per aiutare le persone a svolgere il proprio lavoro. Forniscono infatti un'esperienza utente semplificata che guida le persone nell'esecuzione dei processi definiti dall'organizzazione per le interazioni che devono essere intraprese per arrivare a una conclusione di qualche tipo.
Flussi cloud: sono i flussi più utilizzati. I flussi cloud iniziano con un trigger come la ricezione di un messaggio e-mail da una persona specifica o una menzione dell'azienda nei social media. Una volta attivati, generalmente includono anche una o più azioni come la creazione di un record in un sistema diverso o l'invio di una richiesta di approvazione a qualcuno.
Flussi desktop: si tratta di flussi di automazione robotica dei processi (RPA) che permettono di registrarsi eseguendo azioni sul desktop o in un Web browser. È quindi possibile attivare un flusso, affinché tale processo venga eseguito automaticamente. È inoltre possibile trasmettere i dati al processo o estrarli da esso, automatizzando anche i processi di business "manuali".
Flussi dei processi di business
I flussi dei processi di business vengono usati nelle app basate su modello per aiutare gli utenti a svolgere il proprio lavoro. In genere rappresentano un processo che un utente segue fino al completamento. Forniscono un'esperienza utente semplificata per fornire loro il modo migliore per avanzare fino a una conclusione di qualche tipo.
Di seguito sono elencati alcuni scenari comuni in cui le organizzazioni potrebbero usare i flussi dei processi di business:
Processo di vendita: le organizzazioni possono creare flussi dei processi di business incentrati sulle vendite che guidano i venditori attraverso l'intero processo di vendita, assicurandosi che stiano seguendo le procedure di vendita comprovate dell'organizzazione per massimizzare le loro possibilità di aggiudicarsi il contratto.
Risoluzione dei casi: i centri di assistenza potrebbero creare flussi dei processi di business incentrati sui servizi che guidano gli agenti attraverso il processo di creazione di un caso, risoluzione dei problemi del caso e infine risoluzione del caso stesso.
Pianificazione degli eventi: un'azienda di pianificazione degli eventi potrebbe usare un flusso del processo aziendale per assicurarsi di non saltare un passaggio durante la pianificazione di un evento. Possono esistere fasi del processo per prenotare la sede, pianificare il rinfresco, definire i dettagli dell'intrattenimento e altro ancora.
Vendita di una casa: una società immobiliare potrebbe usare un flusso del processo aziendale per aiutare i propri agenti a preparare una casa per la giornata dedicata alle visite. Ciò potrebbe includere fasi per l'acquisizione dei dettagli dell'ispezione, lo staging della proprietà e il coordinamento con il personale per garantire che qualcuno sia disponibile in quel momento.
Nell'immagine, vediamo un esempio di un flusso del processo aziendale usato per guidare un agente attraverso il processo di valutazione di un'offerta da parte un potenziale acquirente.
Durante ogni fase, ci sono informazioni che devono essere registrate. In base alle informazioni acquisite, le fasi del flusso del processo aziendale potrebbero cambiare. Ad esempio, dal momento che il campo Controfferta è impostato su Sì, viene visualizzata la fase di controfferta. Se il campo Controfferta fosse stato impostato su No, la fase non sarebbe apparsa.
Flussi cloud
Come indicato, i flussi cloud sono i flussi Power Automate più comuni. I flussi cloud usano i connettori per interagire con diversi servizi. Attualmente sono disponibili oltre 1,000 connettori predefiniti. Questi connettori permettono di interagire con dati di altri prodotti Microsoft e dati di fornitori non Microsoft come Google, Salesforce, Oracle e altri.
È possibile creare tre tipi principali di flussi cloud:
Flussi automatizzati: questi flussi vengono attivati automaticamente da un evento. Potrebbe trattarsi dell'arrivo di un messaggio e-mail da una persona specifica o di una menzione dell'azienda nei social media. Questi sono i flussi cloud più usati.
Flussi istantanei: questi flussi vengono avviati automaticamente e vengono eseguiti con il clic di un pulsante. È possibile automatizzare le attività ripetitive dai dispositivi mobili o desktop. Ad esempio, è possibile usare un flusso istantaneo per inviare immediatamente un promemoria al team premendo un pulsante nel dispositivo mobile.
Pianificati: questi flussi vengono eseguiti in base a una pianificazione definita. Potrebbero essere usati per attivare i caricamenti giornalieri di dati su Microsoft SharePoint o su un database.
Ora che abbiamo preso in esame i tipi di flussi cloud che è possibile creare, vediamo alcuni scenari comuni in cui le organizzazioni potrebbero usare i flussi cloud.
Approvazioni: possono essere usati per automatizzare i processi di approvazione come l'approvazione delle fatture, le richieste di ferie, l'approvazione dei progetti e altro ancora.
Integrazione dell'applicazione: possono essere usati per consentire a un'applicazione di interagire con un'altra applicazione. Ad esempio, un tecnico sul campo potrebbe usare un'app dedicata per richiedere una parte. Un flusso Power Automate potrebbe ordinare automaticamente la parte nel sistema di magazzino dell'azienda.
Miglioramento della produttività: gli utenti finali possono creare flussi Power Automate personali per eseguire automaticamente operazioni come il salvataggio degli allegati ricevuti via e-mail in posizioni specifiche come SharePoint o OneDrive.
Esempi più avanzati di organizzazioni che usano i flussi Power Automate potrebbero includere:
Interfacciamento con un'API (Application Programming Interface) personalizzata creata da una società di servizi finanziari per recuperare automaticamente i tassi di prestito più recenti e quindi calcolare il tasso di un singolo in base al punteggio di credito.
Creazione di un sistema di archiviazione dati intelligente che consenta la scannerizzazione del contenuto dei documenti ricevuti. Il documento viene automaticamente archiviato in una posizione specifica in base al tipo e potrebbe anche essere contrassegnato secondo necessità.
Poiché sono disponibili centinaia di modelli per supportare diversi scenari, chiunque può creare un flusso cloud con la massima facilità.
Flussi desktop
I flussi desktop vengono usati per simulare l'interazione dell'utente con un'applicazione o un sito Web. I flussi desktop sono spesso indicati come RPA. È come un computer che riproduce attività e passaggi che altrimenti sarebbero svolti da un individuo. In Power Automate, questi tipi di flussi vengono creati mediante Power Automate per desktop. I flussi desktop sono diversi dai flussi cloud. Un flusso cloud esegue un'azione basata su chiamate API, mentre un flusso desktop è come una macro in quanto riproduce in ordine i passaggi registrati in precedenza.
Di seguito sono elencati alcuni scenari comuni in cui un'organizzazione potrebbe usare i flussi desktop:
Miglioramento della produttività dei dipendenti: è possibile creare un flusso desktop per replicare le azioni di un utente finale che esegue attività ripetitive. Un esempio potrebbe essere l'interazione con un sito Web specifico come un sito di tassi di interesse e la successiva immissione di tali informazioni in un'altra applicazione come un foglio di calcolo Excel.
Interazione con un sistema legacy: molte organizzazioni usano ancora applicazioni legacy proprietarie prive di API moderne che potrebbero essere usate da un flusso cloud. In questi casi, è comunque possibile automatizzare l'interazione con l'applicazione legacy senza dover ricostruire l'app da zero.
Automazione dell'interazione con il sito Web: molti utenti devono interagire quotidianamente con siti Web specifici per immettere dettagli o acquisire informazioni. Per motivi di sicurezza, molte aziende non forniscono l'accesso alle loro API per permette di eseguire l'automazione diretta con la loro piattaforma. Un flusso desktop è un ottimo modo per imitare l'interazione dell'utente e fornire una soluzione automatizzata.
Automazione del lavoro con il software di emulazione del terminale: molte organizzazioni usano software di emulazione del terminale come Citrix per ridurre i costi dell'hardware. Accesso degli utenti a desktop simulati. Molti di questi utenti svolgono attività ripetitive. È possibile usare i flussi desktop per imitare le sequenze di tasti dell'utente e automatizzare l'attività.
Questi sono solo alcuni esempi di come un'organizzazione potrebbe usare i flussi desktop. Vediamo un altro esempio. In questo esempio, una società immobiliare usa un sito Web per vedere se le nuove proprietà hanno elementi ambientali collegati alla proprietà. Se ve ne sono, la società acquisisce uno screenshot del report e lo registra in Excel. Questo video illustra in che modo un flusso desktop potrebbe automatizzare questo processo in seguito all'immissione della nuova proprietà nell'app basata su modello di gestione delle proprietà.
Scenario aziendale
Spesso, un flusso desktop fa parte di una soluzione di automazione complessiva più ampia. Ad esempio, un'azienda che si occupa di gestione eventi offre diversi livelli di pacchetti ai propri clienti per consentire loro di risparmiare sui costi dell'evento. Ciò significa che i clienti non devono pagare separatamente per ogni servizio. L'azienda di gestione eventi paga i fornitori per conto del cliente. Ad esempio, nel caso dell'organizzazione di un matrimonio, prenota la sede, si fa carico del catering, si occupa dell'intrattenimento e talvolta incarica un fiorista dell'allestimento floreale. Al termine dell'evento, ciascun fornitore invia all'azienda una fattura per i servizi forniti.
Il processo è il seguente:
Le fatture fornitore vengono ricevute come allegati di posta elettronica in una casella di posta elettronica dedicata.
Gli allegati alla fattura vengono scaricati dal messaggio e-mail e scansionati per determinare il servizio associato alla fattura. Dettagli quali il fornitore, la data della fattura e l'importo della fattura vengono estratti dall'allegato.
Ogni fattura viene inviata a una persona specifica per essere valutata e approvata o respinta in base ai servizi forniti.
Le persone ricevono la richiesta e interagiscono con la stessa in Teams.
Una volta approvata la fattura, viene creata una nuova fattura nell'app di fatturazione legacy dell'azienda di gestione eventi.
Il numero della fattura viene generato una volta immessa la fattura. Al fornitore viene inviato un messaggio e-mail per confermare l'avvenuta elaborazione della fattura. Il messaggio include il numero della fattura.
L'immagine mostra un dettaglio generico dell'aspetto di questa automazione in un flusso Power Automate.
L'intero processo viene eseguito con un flusso cloud.
Il flusso cloud viene attivato automaticamente quando si riceve un messaggio e-mail nella cassetta postale dedicata in Outlook.
AI Builder permette di estrarre dall'allegato dettagli quali il fornitore, la data della fattura e l'importo della fattura.
Viene inviata una richiesta di approvazione alla persona appropriata in Microsoft Teams. La richiesta include i dettagli della fattura estratti dalla fattura stessa.
Una volta completata la richiesta di approvazione, una condizione valuta se la fattura è stata approvata o rifiutata.
In base allo stato di approvazione:
Approvata: se la richiesta è stata approvata, il flusso cloud esegue un flusso desktop creato per interagire con l'applicazione legacy. I dettagli della fattura come il fornitore, la data della fattura e l'importo vengono usati nella creazione del record della fattura.
- Una volta registrata la fattura, il numero della fattura viene acquisito e viene creato un nuovo messaggio e-mail in Outlook. Il messaggio e-mail include lo stato e il numero della fattura.
Rifiutata: se la fattura è stata rifiutata, il flusso cloud crea un nuovo messaggio e-mail in Outlook, informando il fornitore che la fattura non è stata approvata.