Descrizione dei componenti di un flusso cloud
Quando si iniziano a creare flussi Power Automate, è importante notare che ogni flusso cloud include due parti principali.
Trigger: determina cosa avvia il flusso
Azioni: determinano cosa fa il flusso
Trigger
I trigger sono l'azione di avvio di un flusso. Può trattarsi ad esempio dell'arrivo di un nuovo messaggio e-mail nella casella di posta o dell'aggiunta di un nuovo elemento a un elenco di SharePoint. Un flusso ha un unico trigger.
Mentre il trigger di un flusso deve essere uno solo, è possibile scegliere tra alcuni diversi tipi:
Quando qualcosa cambia: questo tipo di trigger viene eseguito quando i dati vengono modificati. Può trattarsi, ad esempio, della creazione di un nuovo elemento in SharePoint, dell'aggiornamento di un lead in Dynamics o dell'eliminazione di un evento da Outlook. I trigger Quando qualcosa cambia sono i più usati.
In base a pianificazione: è possibile impostare un flusso in modo che si attivi in un determinato orario e con una frequenza specifica. Questa pianificazione consente processi come la verifica, ogni giorno alle 8:00, della presenza di account da rinnovare in sospeso e, in caso affermativo, l'invio di un messaggio e-mail alle persone interessate.
Alla selezione di un pulsante: questo trigger può avere diverse forme. Può trattarsi del caso in cui un pulsante virtuale di flusso viene eseguito tramite l'app per dispositivi mobili e si fa clic su un pulsante fisico con opzioni di terze parti, oppure potrebbe trattarsi del caso in cui si sceglie un pulsante all'interno di Power Apps. Questa funzionalità offre al creatore e/o agli utenti il controllo per eseguire un flusso su richiesta.
Azioni
Le azioni sono ciò che deve accadere quando si richiama un trigger. Ad esempio, il trigger del nuovo messaggio e-mail avvia l'azione di creazione di un nuovo file in OneDrive. Un tipico flusso Power Automate prevede più azioni.
Una volta descritti i trigger e le azioni, è possibile esaminare il modo in cui si usano insieme nella creazione di un flusso. Questo esempio riguarda l'approvazione di ordini fornitore. Le approvazioni sono processi spesso completati manualmente ma che potrebbero essere facilmente eseguiti con un flusso Power Automate.
Un'organizzazione può creare facilmente un'app per le richieste di acquisto usando Microsoft Power Apps. Gli utenti che hanno bisogno di effettuare un acquisto avviano il processo dell'ordine fornitore accedendo all'app Power Apps Ordine fornitore creando una richiesta di ordine fornitore. In questi casi, il trigger è la selezione da parte dell'utente di un pulsante di invio nell'app Power Apps. Una volta inviata la richiesta, le informazioni vengono inviate a un flusso Power Automate.
È a questo punto che entrano in gioco le azioni. La prima azione del flusso consiste nell'identificare il responsabile dell'utente che ha avviato la richiesta di ordine fornitore. In questo caso il flusso usa un connettore Microsoft 365 per recuperare automaticamente il responsabile dell'utente da Microsoft Entra. Successivamente crea una richiesta di approvazione in Microsoft Teams. La richiesta di approvazione viene assegnata al responsabile identificato nell'azione Recupera il responsabile.
L'immagine mostra un esempio del punto di partenza del flusso:
Spesso le organizzazioni prevedono procedure diverse per supportare diversi tipi di scenari. Ad esempio, un'azienda potrebbe avere stabilito un criterio per cui le richieste di acquisto di valore superiore a $10,000.00 devono essere inviate a un vicepresidente prima di essere completate. È possibile incorporare facilmente questa logica in un flusso usando le condizioni. In questo caso, dopo che il responsabile riceve la richiesta di approvazione e la approva, il flusso include una condizione per verificare se il valore della richiesta è superiore a $10,000.00. In caso affermativo, è presente un'altra azione che invia una richiesta di approvazione al vicepresidente in Microsoft Teams. Se il valore è inferiore a $10,000.00, l'elemento viene ufficialmente approvato e la richiesta viene inviata.
L'immagine fornisce un esempio generale del possibile aspetto del flusso.
Anche se questo flusso include molti punti di decisione, ognuna delle decisioni viene gestita senza la necessità di scrivere alcun codice. Una volta attivato, il flusso gestisce automaticamente le richieste di ordine fornitore. Il processo di approvazione diventa parte delle attività quotidiane degli utenti.
Uso dei dati di origini diverse
Quando si sviluppa o si crea qualsiasi tipo di automazione, l'accesso ai dati è importante. Senza l'accesso corretto ai dati, l'esecuzione dell'automazione potrebbe non avvenire nel modo previsto. Power Automate semplifica la connessione ai dati con oltre 1000 connettori che è possibile usare per collegarsi facilmente a dati e servizi sul Web e in locale.
Alcune origini dati comuni includono:
Microsoft Dataverse
Salesforce
Dynamics 365
Google Drive
Office 365
Oracle
Come illustrato nell'esempio precedente, non è necessario scegliere una sola origine dati. Microsoft Power Platform supporta facilmente più connessioni dati, consentendo di riunire i dati di molte piattaforme in un'unica automazione.
Dopo aver visto come funziona un flusso Power Automate, è il momento di esaminare alcuni scenari in cui le organizzazioni possono usare i flussi Power Automate con altri servizi.