Opzioni di configurazione

• 7 minuti

Prima di usare la fatturazione fornitore e OCR, è necessario impostare i parametri richiesti in Finance. È inoltre possibile usare questo tempo per determinare quale funzionalità si desidera abilitare per l'uso con il servizio OCR. Le funzionalità che è possibile abilitare includono:

• Applicazione automatica di pagamenti anticipati alle fatture importate.
• Invio di fatture che sono state importate in un flusso di lavoro per abbinare le righe di fattura fornitore in sospeso.

Dopo avere abilitato Automazione fattura fornitore, è possibile iniziare a usare la funzionalità nell'attività.

Esempio

Per un esempio della funzionalità usata, si consideri lo scenario in cui Contoso Entertainment si occupa di fatture e fornitori diversi.

I fornitori di Contoso Electronics inviano le fatture usando il portale Collaborazione fornitore in Finance. Quando si invia una fattura, un impiegato della contabilità fornitori di Contoso la elabora manualmente e quindi la invia al flusso di lavoro di approvazione. Per semplificare questo processo, Contoso può implementare le funzionalità OCR in modo che, quando si invia una fattura, questa venga automaticamente inviata al servizio del flusso di lavoro di Dynamics 365. Questo approccio consente a Contoso di disporre di un processo di fatturazione del fornitore che è possibile elaborare senza alcun intervento manuale.

Parametri

Per esaminare i vari elementi di impostazione per la configurazione di OCR, accedere a Contabilità fornitori > Impostazione > Parametri contabilità fornitori. Se la funzionalità Automazione fattura fornitore è abilitata, la scheda Automazione fattura fornitore viene visualizzata nei parametri. In caso contrario, la scheda non è visibile. Come mostrato nello screenshot seguente, la scheda Automazione fattura fornitore contiene diverse impostazioni che è possibile modificare per abilitare determinati comportamenti nel processo di fatturazione.

Quando si usa OCR in Finance, considerare i seguenti parametri chiave e le relative funzioni:

• Invia automaticamente le fatture importate al flusso di lavoro: questo parametro è disponibile nella scheda Flusso di lavoro fattura fornitore. Se si lascia questa opzione impostata su No, è necessario inviare le fatture manualmente. Se si imposta questo interruttore su Sì, le fatture fornitore importate vengono inviate automaticamente al sistema del flusso di lavoro. Se si imposta l'interruttore su Sì, questo processo funziona solo se il flusso di lavoro della fattura fornitore è impostato correttamente per la persona giuridica per la quale si sta lavorando.

• Associa entrate prodotti a righe di fattura prima dell'invio automatico: questo parametro è disponibile nella Scheda dettaglio Abbina automaticamente entrate prodotti. Se questo interruttore è impostato su Sì, non è possibile inviare la fattura importata nel sistema tramite OCR automaticamente a un flusso di lavoro a meno che la quantità di entrata prodotti abbinata non sia uguale alla quantità della fattura. Questo parametro garantisce che non si verifichino discrepanze da una corrispondenza errata a causa di fatture fornitore importate. Quando la quantità entrata prodotti corrisponde alla quantità della fattura, la fattura viene inviata automaticamente al flusso di lavoro.

• Applica automaticamente pagamento anticipato per fatture importate: questo parametro è disponibile nella Scheda dettagli Applica automaticamente pagamenti anticipati. Se questa opzione è impostata su Sì, il sistema cerca automaticamente i pagamenti anticipati esistenti per un ordine fornitore specifico al momento dell'importazione di queste fatture fornitore. Se esistono dei pagamenti anticipati, viene creata una riga aggiuntiva per applicare il pagamento anticipato alle fatture fornitore pertinenti che sono state importate.

• Blocca processo di automazione di follow-up in caso di errore nell'applicazione del pagamento anticipato: questo parametro è disponibile nella Scheda dettagli Applica automaticamente pagamenti anticipati. Se questo interruttore è impostato su Sì, le fatture importate vengono bloccate se non è possibile applicare un pagamento anticipato. Se è bloccato, il processo di automazione delle fatture non è in grado di elaborare il pagamento anticipato finché non viene applicato manualmente.

• Opzione quantità: è possibile abilitare questo parametro aggiuntivo per la gestione delle righe fattura e semplificare il compito di un addetto alla contabilità fornitori perché le righe fattura possono essere create automaticamente. Questa situazione si verifica quando, ad esempio, un ordine fornitore è stato parzialmente fatturato e la fattura viene quindi importata. Invece di dover tornare indietro manualmente e immettere di nuovo le righe, il parametro Opzione quantità consente all'addetto alla contabilità fornitori di saltare il passaggio di immissione delle righe perché la fattura importata gestisce questo passaggio.

Questi parametri sono alcuni di quelli che occorre conoscere insieme alle altre funzionalità della sezione Automazione fattura fornitore nella pagina Parametri. Un'altra considerazione in questa impostazione è la possibilità di includere un'attività di registrazione automatizzata all'interno dell'editor del flusso di lavoro. Questa attività permette di elaborare una fattura fornitore importata attraverso il flusso di lavoro senza intervento manuale e termina con la registrazione della fattura.

Integrazione con il modello predefinito personalizzato in Invoice Capture

È possibile usare un modello predefinito personalizzato per il riconoscimento OCR. Spesso i clienti ricevono fatture con layout complessi e modelli predefiniti che non sono in grado di restituire un risultato di riconoscimento accurato. Ciò crea colli di bottiglia nel processo poiché il team della contabilità fornitori deve dedicare del tempo alla correzione e alla revisione di tali fatture.

Per semplificare il processo, è possibile caricare una fattura di esempio, assegnare tag ai campi desiderati e infine addestrare e pubblicare il modello predefinito personalizzato AI Builder.

Inoltre, il modello predefinito personalizzato permette di specificare ed estrarre campi aggiuntivi oltre a quelli offerti dal modello standard. Questi campi aggiuntivi devono essere oggetto di mapping tra il modello e la fattura durante il processo di configurazione.

Una volta completata la configurazione, i nuovi campi vengono automaticamente estratti e trasferiti da Invoice Capture a Dynamics 365 Finance, garantendo che il sistema soddisfi i requisiti specifici dell'organizzazione.