Crea il tuo team e soddisfa i requisiti
Identificare gli stakeholder principali
Dopo aver deciso di usare Viva Connections, il primo passaggio consiste nell'identificare gli stakeholder principali. Gli stakeholder principali sono le persone che definiranno le priorità per le attività, gli strumenti e le risorse che devono essere semplificate e supportate da Viva Connections.
Un team tipico di stakeholder include:
Partner aziendali (da gruppi come risorse umane, specialisti delle comunicazioni e sostenitori della tecnologia) per identificare i flussi di lavoro e le attività più importanti che possono essere supportati da Viva Connections.
Amministratori di SharePoint e Microsoft Teams che possono aiutare con le attività nelle interfacce di amministrazione.
Proprietari e autori del sito di SharePoint per il sito home che gestiranno il contenuto, la progettazione dello spostamento e la creazione e l'aggiornamento del dashboard.
Altri proprietari e autori di siti potrebbero essere coinvolti nell'aggiornamento di contenuti o post di notizie rilevanti per l'esperienza Viva Connections.
I leader dell'organizzazione (a volte chiamati sponsor esecutivi) e gli early adopter (a volte chiamati campioni) che possono aiutare gli altri membri dell'organizzazione ad annunciare e ridimensionare Viva Connections.
La tabella che segue illustra alcuni dei principali soggetti coinvolti in ciascuna fase del processo di implementazione, con i relativi ruoli e responsabilità. Questi stakeholder saranno i vostri esperti goto quando si tratta delle fasi di pianificazione, costruzione e lancio. Gli stakeholder decideranno quali scenari saranno utili per ogni business unit, come personalizzare la piattaforma e come aiutare l'organizzazione a passare all'uso di Viva Connections.
| Coordinare e pianificare | Creare e configurare | Distribuire e lanciare |
|---|---|---|
| Gli stakeholder amministrativi principali includono in genere: Professionisti delle risorse umane, che gestiscono i membri del team e supervisionano la struttura e l'efficienza dell'azienda e dell'organizzazione. Specialisti della comunicazione interna, che facilitano e gestiscono la comunicazione tra i dipendenti e i vari team interni. Coordinatori e specialisti delle comunicazioni, che eseguono e gestiscono comunicazioni a livello aziendale e gestione del marchio. Assistenti amministrativi, che completano e supervisionano varie attività amministrative Collaborare con gli stakeholder e i partner aziendali dell'organizzazione (da gruppi come risorse umane, specialisti delle comunicazioni e sostenitori della tecnologia) per identificare i flussi di lavoro e le attività più importanti che è possibile completare in Viva Connections. |
L'amministratore di SharePoint imposterà un sito home (se non è già disponibile) nell'interfaccia di amministrazione. Gli amministratori di SharePoint potrebbero anche aiutare a modernizzare i siti e le pagine di SharePoint classici dove necessario. L'amministratore di Microsoft Teams aggiungerà la versione di Viva Connections dell'organizzazione come app e sceglierà le impostazioni nell'interfaccia di amministrazione di Teams. I proprietari e gli autori del sito Home progetteranno il contenuto del sito Home, la struttura di spostamento e il dashboard. Altri proprietari e autori di siti potrebbero essere coinvolti nell'aggiornamento di contenuti o post di notizie rilevanti per l'esperienza Viva Connections. |
Collaborare con i promotori (early adopter) per aiutare gli altri utenti dell'organizzazione a implementare Viva Connections. Sfruttare gli sponsor esecutivi che possono aiutare a evangelizzare Viva Connections in riunioni aziendali di grandi dimensioni e in ampie comunicazioni. I proprietari di azienda (ad esempio HR) e i manager a tutti i livelli possono aiutare team e singoli individui a cogliere il valore e ad adottare nuovi modi di lavorare. |
Prima di finalizzare l'elenco degli stakeholder principali, rispondere a queste domande:
- Chi può rappresentare i processi, i ruoli e le aree più importanti che devono essere supportati da Viva Connections?
- In che modo i membri del team possono contribuire a identificare scenari e attività chiave per i dipendenti in ogni unità o a livello di organizzazione?
- Quali ruoli e aree richiedono maggiore supporto?
- Chi nell'organizzazione ha una linea di vista per i leader, gli annunci dell'organizzazione e la cultura generale?
- Chi sono i migliori rappresentanti per creare e gestire flussi di lavoro e attività ridondanti?
Procedure consigliate per la creazione del team di stakeholder:
Creare Viva Connections con l'aiuto di diverse persone, inclusi i proprietari di diverse business unit che hanno una conoscenza completa dei processi aziendali, delle conoscenze del dominio dei flussi di lavoro e delle conoscenze sulla gestione delle modifiche.
Coinvolgere gli stakeholder nel processo di pianificazione per assicurarsi che le esigenze di tutti gli utenti dell'organizzazione siano rappresentate in modo che Viva Connections possano avere il massimo impatto possibile.
Includere alcuni professionisti tecnici, persone delle risorse umane, specialisti delle comunicazioni e dipendenti delle operazioni, per citarne alcuni.
Iniziare con i suggerimenti dei professionisti delle risorse umane, quindi utilizzare i suggerimenti delle singole unità aziendali sotto forma di valutazione delle esigenze per prendere le decisioni finali. I professionisti delle risorse umane hanno in genere una conoscenza significativa del lavoro svolto dai dipendenti.
Soddisfare i requisiti tecnici
Il team di stakeholder può contribuire a prendere decisioni e a definire le priorità per soddisfare i requisiti tecnici. Se l'organizzazione non ha già un sito home con spostamento globale personalizzato, questa sarà la prima assegnazione del team. Entrambi i requisiti trarranno vantaggio dalle diverse prospettive del team di pianificazione relative a ruoli e aree diverse.
- Se l'organizzazione dispone già di un sito home e di una struttura di spostamento globale personalizzata, ma si usano ancora siti e pagine classici, valutare la possibilità di modernizzare in modo strategico siti e pagine chiave per l'esperienza di Viva Connections.
- Se l'organizzazione ha già un sito home, una struttura di spostamento globale personalizzata e siti moderni, sono stati soddisfatti i requisiti tecnici per Viva Connections.
Passaggio 1: Creare un sito home: creare un sito di comunicazione di SharePoint e impostarlo come sito home nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint. I siti home attivano funzionalità speciali e forniscono un portale di destinazione per l'intera organizzazione.
Passaggio 2: Personalizzare la struttura di spostamento globale:abilitare la navigazione globale per la barra dell'applicazione SharePoint. I collegamenti di spostamento nel riquadro di spostamento globale vengono ereditati dall'esperienza di Viva Connections. Senza abilitare e personalizzare la navigazione globale, non saranno presenti collegamenti nella scheda Risorse nell'app per dispositivi mobili.
Passaggio 3: Controllare e modernizzare siti e contenuti: i siti che non sono stati modernizzati verranno aperti in una finestra del browser separata anziché in Microsoft Teams. È consigliabile modernizzare siti e pagine per mantenere la visualizzazione in Teams durante l'uso di Viva Connections.
Informazioni su come Lamna Healthcare crea il proprio team di pianificazione
In qualità di Internal Communications Manager di Lamna Healthcare, si inizia a raccogliere il team di stakeholder per pianificare la distribuzione di Viva Connections valutando chi può contribuire a renderlo vantaggioso per i diversi ruoli e aree geografiche. Questi individui fungeranno da comitato di pianificazione Viva Connections e garantiranno che la piattaforma sia il più utile possibile per tutti i gruppi di dipendenti.
Per prima cosa contattare il team delle risorse umane, che è in stretto contatto con i dipendenti di Lamna ed è anche responsabile del mantenimento della loro salute mentale e del loro benessere. Si sa che la collaborazione con i professionisti delle risorse umane può aiutarti a capire quale funzionamento quotidiano può essere semplificato e automatizzato per i dipendenti.
Successivamente, si reclutano i proprietari aziendali di ogni business unit per ottenere altre informazioni sulle diverse attività e aree geografiche. Si tenta di ottenere proprietari di aziende che supervisionano ruoli come medici, infermieri, professionisti IT, stagisti studenti, amministratori di ufficio, personale di janitorial e altri dipendenti.
Quindi, si richiede anche l'input da parte di specialisti della comunicazione di reparto e proprietari di siti di SharePoint in modo da poter comprendere meglio come aiutano a comunicare notizie e risorse sia a livello di organizzazione che di reparto.
Infine, si invitano gli amministratori di Microsoft Teams e SharePoint di Lamna Healthcare e un team di esperti IT a completare i requisiti tecnici e consigliare altre decisioni tecniche.
Collaborando con un'ampia gamma di stakeholder che lavorano direttamente con tutte le business unit dell'ospedale, si ottengono informazioni dettagliate su come informare, connettere e coinvolgere al meglio i dipendenti. È anche possibile ottenere informazioni dettagliate su quali attività e scenari nel lavoro quotidiano dei dipendenti possono essere semplificati con Viva Connections.