Avviare procedure comuni per le modifiche
Dopo aver usato la tecnologia Microsoft 365 per contribuire al cambiamento, le organizzazioni si interessano spesso allo sffruttamento delle buone pratiche consigliate. Consultare:
- Procedure generali di modifica e considerazioni per l'iniziativa di modifica
- Procedure comuni specifiche dello scenario e tattiche sfruttate negli scenari di lavoro comuni
Pratiche generali per il cambiamento
Prendere in considerazione le procedure consigliate seguenti con le iniziative di modifica:
Coinvolgere attivamente sponsor e stakeholder. Gli sponsor svolgono un ruolo cruciale per stimolare il cambiamento. È possibile dotare gli sponsor di punti chiave e metodi di comunicazione per svolgere il ruolo di modello a seguire. Gli sponsor possono anche assistere nella creazione di un gruppo di supporto che abbracci l'intera organizzazione. Esempio: quando i responsabili invitano le persone ad adottare Microsoft Teams, comunicano con loro tramite Teams o e-mail?
Comunicare quale vantaggio riceve la persona. Comunicare il valore che il cambiamento apporterà non solo all'organizzazione, ma anche al singolo dipendente. Esempio: ridurre il tempo trascorso in riunioni improduttive potrebbe lasciare ai dipendenti più tempo da dedicare a progetti di maggiore importanza.
Delegare e creare sicurezza psicologica. I dipendenti possono essere restii a provare qualcosa di nuovo per timore delle possibili conseguenze. Esempio: il responsabile di un reparto invia a tutti i dipendenti un messaggio con cui condivide il suo entusiasmo e approvazione per il loro impegno verso il cambiamento.
Fornire indicazioni pratiche e chiare. Cos'è che le persone devono fare diversamente e quali indicazioni possono aiutarli ad adottare i nuovi comportamenti? Esempio: e-mail che vengono inviate a tutti i responsabili con suggerimenti e consigli su come stabilire delle significative sessioni individuali di coaching.
Condividere i successi. Validare i giusti comportamenti condividendo maggiormente i successi raggiunti. Esempio: durante un'assemblea generale, viene messo in evidenza il reparto che rispetta maggiormente il tempo dedicato alla produzione.
Fornire accesso a maggiori informazioni. Comunicare ai dipendenti dove o a chi rivolgersi per ricevere maggiori informazioni. Esempio: creare un sito Web con domande frequenti e materiale formativo, oltre a un indirizzo e-mail a cui le persone possano indirizzare eventuali domande.
Pratiche comuni specifiche per vari scenari
Di seguito sono riportati alcuni scenari e tattiche comuni per l'azione:
- Riduzione dell'eccesso di riunioni
- Sviluppo dell'efficacia manageriale
- Riduzione delle barriere nell'organizzazione
Riduzione dell'eccesso di riunioni
Il sovraccarico delle riunioni è un carico frequente per i dipendenti e può essere misurato tramite le metriche di Viva Insights. Il seguente elenco di tattiche comuni può aiutare a risolvere il sovraccarico da riunioni.
Pianificare riunioni più brevi. Il tempo di lavoro aumenta proporzionalmente alla durata che si assegna a questi incontri. Cambiare dunque la durata standard delle riunioni da 60 a 45 minuti e da 30 a 25 minuti.
Creare una norma per la programmazione del "tempo produttivo". Spesso le persone si sentono sovraccariche a causa di attività collaborative che richiedono più tempo del previsto. Per "tempo produttivo" si intende un blocco di tempo senza riunioni, che i dipendenti possono quindi dedicare alle attività più importanti.
Invitare meno persone. Nella preparazione dell'agenda, includere lo scopo della partecipazione di ogni partecipante. Questo esercizio di selezione pone in evidenza invitati non necessari, come persone la cui presenza risulta facoltativa o che, di tale riunione, solo richiede delle note riepilogative.
Eliminare le riunioni ricorrenti. Rivalutare con cadenza trimestrale la necessità di tenere riunioni ricorrenti, le quali consumano gran parte del tempo. Provare a cancellarne qualcuna, con la possibilità di inserirla nuovamente in agenda se necessario.
Rifiutare la partecipazione a una riunione. I responsabili che rifiutano di partecipare alle riunioni dove la loro presenza non è necessaria, allegandone brevemente il motivo, risultano di supporto ai dipendenti come modello che promuove abitudini salutari.
Usare Viva Insights per abbreviare le riunioni. Quando l'organizzatore prepara un invito a una riunione della durata di un'ora, visualizzerà un promemoria di stimolo ad abbreviarla di 15 minuti.
Usare Microsoft Teams per evitare le riunioni. I canali di Teams offrono ai membri del team un nuovo metodo per ottenere risposta alle proprie domande e per fornire aggiornamenti senza la necessità di una riunione.
Sviluppo dell'efficacia manageriale
La relazione tra un dipendente e il suo responsabile può farsi più efficace con un coaching adeguato, ma anche generare ridondanza, qualora i dipendenti non vengano resi autonomi. Il seguente elenco di tattiche comuni può aiutare a stimolare l'efficacia dei responsabili.
Abilitare Insights per i responsabili. Viva Insights offre dashboard che consentono ai manager di identificare i modi per migliorare il comportamento del team.
Pianificare riunioni individuali ricorrenti. Richiedere ai responsabili di incontrarsi con i subalterni per 30 minuti almeno due volte al mese e di renderli responsabili del raggiungimento di questo obiettivo.
Preparare i temi di discussione dell'incontro individuale, pur mantenendosi flessibili. Le riunioni individuali funzionano al meglio se hanno una struttura non troppo rigida, in modo da consentire una creazione collaborativa. Iniziare concordando i punti di discussione e assegnare un tempo adeguato ai temi più importanti.
Stabilire diritti decisionali chiari. Creare linee guida chiare per quando i manager sono necessari per una decisione e identificare chi all'interno di un team più vicino all'azione è responsabile delle decisioni.
Usare Teams e OneNote per condividere le note delle riunioni. I dipendenti possono condividere le note delle riunioni allegandovi decisioni e attività con i responsabili, come modo alternativo per mantenerli sempre informati.
Riduzione delle barriere nell'organizzazione
Obiettivi interfunzionali. Creare obiettivi interfunzionali per i responsabili di team isolati e assegnare contatti interdipartimentali per la comunicazione tra diversi team.
Community tra diversi team. Creare uno spazio in cui persone con interessi simili possano condividere idee, informazioni e risorse.
Creare connessioni all'interno della propria rete di conoscenze. I responsabili possono contribuire ad ampliare le reti di contatto del team, attraverso un esame dei propri contatti principali e identificando corrispondenze con altri membri del team a livello di interessi e competenze.
Aggiungere collaboratori importanti tramite Viva Insights. Mantenere aggiornato il proprio elenco delle persone importanti. Seguire i passaggi indicati nella pagina Rete.