Stile e tono

Il tono nella scrittura è l'atteggiamento che lo scrittore trasmette al lettore. Non è necessariamente quello che dici, ma come lo dici. Il tono è progettato per creare una risposta o un'emozione specifica nel lettore; crea una personalità che può coinvolgere o respingere gli utenti.

Nota: le linee guida relative al testo dell'interfaccia utente vengono presentate in un articolo separato.

Concetti relativi alla progettazione

Il tono di Windows

Usa il tono di Windows per ispirare la fiducia comunicando agli utenti a livello personale, essendo accurato, incoraggiante, approfondito, obiettivo e incentrato sull'utente. Il tono di Windows si sforza anche di essere leggero, stimolante, semplice e affidabile.

Non usare un tono distraente, decrescente o arrogante. Evitare gli estremi della voce "macchina" (dove l'altoparlante viene rimosso dalla lingua) e la voce "rappresentante vendite" (dove la scrittura cerca di venderci qualcosa, per rallegrarci, per rallegrarci, per sorvolare tutto come "semplice".")

La ricerca di Microsoft dimostra che nel software, spesso c'è:

• Uso eccessivo della terminologia e del gergo informatico, che molti utenti non capiscono o non interpretano erroneamente.
• Uso incoerente della terminologia.
• Impenetrabile, spesso involontariamente patronizzazione dei messaggi, che gli utenti faticano a decifrare.

Questi problemi rendono gli utenti confusi, intelligenti, sconcertati e alla fine sconcertati dalla loro esperienza con il software.

Rinnovata attenzione alla qualità dei messaggi, incluso il tono del testo, implica che la lingua stessa è un ingrediente importante nella soddisfazione complessiva dei clienti. Supportare gli utenti con diversi livelli di conoscenze tecniche, in particolare utenti principianti, per sfruttare tutte le operazioni che il programma può fare.

Se fai solo una cosa...

Assicurarsi che il testo sia accurato, incoraggiante, approfondito, obiettivo e incentrato sull'utente. Essere semplici e affidabili, e dove appropriato usare un tono leggero e stimolante.

Linee guida

Usa il tono di Windows

Il tono nel programma deve essere:

• Accurata. Gli utenti dovrebbero sentirsi rassicurati che le informazioni sono tecnicamente accurate. Se le informazioni non sono accurate, l'esperienza degli utenti con tale attività specifica è rovinata e perde fiducia in qualsiasi altra assistenza che leggono da tale fonte.
• Incoraggiare. Usare il linguaggio che comunica che il software consente agli utenti di eseguire operazioni, invece di consentire loro di eseguire le operazioni. Ad esempio, usare "puoi" anziché "Windows ti consente" o "questa funzionalità ti consente". (Eccezione: è possibile usare "consenti" quando si fa riferimento alle funzionalità, ad esempio le funzionalità di sicurezza, che consentono o negano un'azione.
• Penetranti. Gli utenti devono credere che l'utente (e per estensione l'applicazione) sappia quando una determinata attività è complicata e che li guiderà attraverso di esso. Allo stesso tempo, trattare gli utenti come persone intelligenti che hanno bisogno di aiuto con un particolare problema.
• Obiettivo. A volte gli utenti vogliono una spiegazione più completa; spesso anche se vogliono solo sapere cosa hanno bisogno di andare avanti. Ciò richiede l'obiettività, per riconoscere che l'obiettivo (produttività, curiosità, divertimento) è l'obiettivo dell'utente, non quello dello scrittore. Richiede anche di liberare qualsiasi nozione predisposita sull'utente.
• Incentrato sull'utente. Scrivere dal punto di vista dell'utente e preferibilmente dal punto di vista delle operazioni che è possibile eseguire per l'utente. Gli utenti dovrebbero sentire che troveranno informazioni rilevanti e accessibili a loro.

È possibile sviluppare ulteriormente la comunicazione con gli utenti:

• Leggero. Una voce leggera si sente facile da affrontare e veloce da comprendere. Non è difficile o oneroso ed evita di sforzarsi di essere profondi o gravi.
• Ispirato. Una voce stimolante motiva gli utenti, stimolandoli a intervenire. Un certo entusiasmo contrassegna questo tipo di voce, dandogli una personalità più coinvolgente che gli utenti del tono del computer sono spesso venuti a aspettarsi dai loro computer.
• Semplice. Una voce semplice è candita e aperta, libera da pretese o inganno.
• Affidabile. Una voce affidabile è degna di fiducia, affidabile, accurata e onesta. Ci vogliono solo alcune imprecisioni per perdere la fiducia dell'utente, ma potrebbe richiedere molto tempo per guadagnare quella fiducia.

Al contrario, assicurarsi di evitare i toni seguenti, che sono molto più probabilità di ricevere una reazione negativa:

• Tono macchina. Si sente come avere uno scambio impersonale, inflessibile con un computer o un robot.
• Tono aziendale. Si sente come avere un monologo con una società impersonale e potente.
• Tono delle forze dell'ordine. Sembra di essere interrogato con una sbarra di domande intrusive.
• Tono avvocato. Sembra di essere chiesto di eseguire un atto legalmente significativo.
• Tono del rappresentante di vendita. Sembra di essere chiesto di comprare o provare qualcosa, con qualsiasi preoccupazione di essere sorvolato.
• Superiore, decrescente o tono arrabbiato. Sembra che il software stia sminuindo gli utenti, parlando con loro o sconvolto con loro. In genere, questo tono è molto tecnico, attira l'attenzione superflua sugli errori dell'utente e si sente scortese.
• Tono vantato. Si sente come il software si vanta dei suoi risultati o altrimenti attira troppo attenzione a se stesso.
• Tono capovolto. Si sente come gli obiettivi e le emozioni degli utenti non vengono presi sul serio, o il loro uso del programma viene preso per scontato.

Usare il linguaggio reale

• Usa parole quotidiane quando puoi evitare parole che non diresti a qualcun altro di persona. Ciò è particolarmente efficace se stai spiegando un concetto o un'azione tecnica complessa. Si supponga di guardare la spalla dell'utente e spiegare come eseguire l'attività.

  Accettabile:

  Usare questa procedura per modificare la password.

  Meglio:

  Seguire questa procedura per modificare la password.

• Usare parole brevi e semplici quando possibile. Parole più brevi sono più conversazionali, risparmiano spazio sullo schermo e sono più facili da analizzare.

  Accettabile:

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  Meglio:

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• Non inventare parole o applicare nuovi significati alle parole standard. Si supponga che gli utenti siano più familiari con il significato stabilito di una parola che con un significato speciale dato dal settore tecnologico. Quando è necessario un termine di settore, fornire una definizione nel contesto. Evitare il gergo, ma ricordare che alcune espressioni specifiche per l'utilizzo del computer, hacker, masterizzare un CD e così via, sono già parte del discorso quotidiano.

  Risposta errata:

  È possibile usare le cartelle per raggruppare i preferiti.

  Risposta corretta:

  È possibile usare le cartelle per classificare i preferiti.

• Non usare simboli come sostituto di parole semplici.

  Risposta errata:

  utenti e computer

  utenti e computer

  dominio/gruppo di lavoro

  Numero di utenti

  Risposta corretta:

  utenti e computer

  dominio o gruppo di lavoro

  numero di utenti

Essere precisi

• Scegliere parole con un significato chiaro.

  Accettabile:

  Dopo aver creato la tabella, è possibile apportare modifiche.

  Mantenere attivato il firewall, perché disattivarlo potrebbe creare un rischio per la sicurezza.

  Meglio:

  Poiché la tabella è stata creata, è possibile apportare modifiche.

  Mantenere attivato il firewall, perché disattivarlo potrebbe creare un rischio per la sicurezza.

• Omettere parole inutile: non usare due o tre parole quando si farà.

  Dettagliato:

  Per modificare la password, seguire questa procedura:

  Meglio:

  Per cambiare la password:

• Evitare le adverbe non necessarie.

  Risposta errata:

  Non è terribilmente difficile modificare la password.

  Risposta corretta:

  Non è difficile modificare la password.

• Scegliere verbi a parola singola su verbi multi-parola.

  Accettabile:

  Quando si blocca il computer, ...

  Meglio:

  Quando si blocca il computer, ...

• Non convertire verbi in sostantivi e sostantivi in verbi.

  Risposta errata:

  Per proteggere la password del computer in uso...

  Per stabilire la connettività...

  Risposta corretta:

  Per proteggere il computer con una password...

  Per connettersi...

Essere coerenti

• La terminologia coerente promuove l'apprendimento e una migliore comprensione dei concetti tecnici. L'incoerenza costringe gli utenti a capire se parole e azioni diverse significano la stessa cosa.

  Esempi:

  interruttore, attiva/disattiva

  avviare, eseguire, avviare, avviare, avviare, eseguire

  abilitare, attivare, attivare

  burn, copy

• La sintassi coerente consente di impostare le aspettative degli utenti. Una volta impostate queste aspettative, gli utenti possono analizzare più rapidamente il testo che usa una sintassi coerente. Ad esempio, se le istruzioni vengono sempre scritte in forma imperativa, gli utenti impareranno a prestare maggiore attenzione alle frasi imperative.

Forme contratte

• Le contrazioni prestano un ritmo più breve, snappier, più colloquiale per scrivere. Usarli in base alle esigenze e nel contesto. Non usare contrazioni con nomi di prodotto o altri sostantivi appropriati.

Colloquialismi, idiomi e slang

• È consigliabile usare colloquialismi o gergo solo in situazioni speciali, ad esempio tour del prodotto, schermate di installazione o contenuto che non verranno localizzati. Recenti studi hanno dimostrato che gli utenti godono della parola imprevista o di una frase familiare. Tenere presente che l'uso di colloquialismi e slang può essere difficile e costoso da tradurre in modo efficace, quindi tale linguaggio è meglio usato in modo succoso.

  Esempi:

  D'altra parte, nel Registro di sistema sono presenti alcuni valori che non devono essere modificati.

  Con SDSL, la linea è dedicata all'uso di Internet, quindi non si verificano ingorghi di traffico di punta su Internet, come si potrebbe con il servizio via cavo.

Person

• Rivolgersi all'utente, direttamente o indirettamente.

• Usare la seconda persona (you, your) per indicare agli utenti cosa fare. Spesso la seconda persona è implicita.

  Esempi:

  Scegliere le immagini da stampare.

  Scegli un account. (implicito)

• Usare la prima persona (io, io, il mio) per consentire agli utenti di dire al programma cosa fare.

  Esempio:

  Stampa le foto sulla mia fotocamera.

• Usiamo in modo succoso. Il plurale di prima persona può suggerire una presenza aziendale scoraggiante. Tuttavia, può essere preferibile usare il nome dell'applicazione. È consigliabile usare anziché è consigliabile.

• Evitare riferimenti di terze persone (l'utente) perché creano un tono più formale e meno personale.

Voce

• Usa la voce attiva, che enfatizza la persona o la cosa che esegue l'azione. È più diretto e personale della voce passiva, che può creare confusione o suono formale.

  Accettabile:

  Le icone possono essere disposte in base al nome in ordine alfabetico.

  Quando un assistente digitale personale (PDA) o un portatile è collegato...

  Meglio:

  È possibile disporre le icone in ordine alfabetico in base al nome dell'icona.

  Quando si collega qualsiasi Assistente digitale personale (PDA) o portatile...

• Utilizzare la voce passiva solo per evitare una costruzione wordy o imbarazzante; quando l'azione anziché il doer è l'obiettivo della frase; quando il soggetto è sconosciuto; o nei messaggi di errore, quando l'utente è l'oggetto e potrebbe sentirsi incolpare per l'errore se è stata usata la voce attiva.

  Risposta corretta:

  La nuova icona dovrebbe essere visualizzata nell'angolo superiore sinistro.

  Aggiornamenti devono essere scaricati e installati prima di poter funzionare.

• Le istruzioni di frase in forma positiva e sottolineano ciò che gli utenti possono eseguire, anziché ciò che non possono.

Atteggiamento verso l'utente

• Siate educati, solidali e incoraggianti. L'utente non deve mai sentirsi condescendato, incolpato o intimidito.

  Accettabile:

  Impossibile eliminare il nuovo documento di testo: l'accesso viene negato.

  Meglio:

  Questo file è protetto e non può essere eliminato senza autorizzazioni specifiche.

• Colpire il giusto equilibrio: essere caldi verso l'utente senza essere troppo intimo o troppo business-like. Si supponga di aiutare un amico a usare il prodotto per la prima volta. Questa persona non è il tuo migliore amico o altro significativo, ma invece un vicino o un amico di famiglia. Gli utenti dovrebbero sentirsi a proprio agio e a casa quando si usa il programma, ma la lingua non dovrebbe sentirsi presumpente o troppo familiare.

• Limitare le situazioni in cui l'utente può disagiare in qualche modo, ad esempio:

  • All'utente viene chiesto di eseguire un'operazione scomoda, ad esempio l'attesa, la ripetizione di un'attività o l'aggiornamento di un programma.

    Risposta corretta:

    Attendere mentre Windows copia i file nel computer.

  • L'utente non può completare un'attività a causa di una funzionalità mancante, un difetto di progettazione o un bug del programma.

    Risposta corretta:

    Impossibile salvare utilizzando il formato specificato. Selezionare un altro formato.

  • L'utente è uscito dal suo modo di essere utile, come partecipando a un programma di feedback dei clienti o inviando un report sui bug.

    Risposta corretta:

    Per migliorare l'esperienza di backup di Fabrikam, partecipare al programma di feedback dei clienti di Fabrikam.

  È anche consigliabile usare per favore ogni volta che la sua assenza verrebbe considerata curt.

  

  In questo esempio, i messaggi di errore inline sarebbero curt senza per favore.

• Usare spiacenti solo nei messaggi di errore che causano gravi problemi per l'utente (ad esempio, perdita di dati, l'utente non può continuare a usare il computer o l'utente deve ottenere assistenza da un rappresentante tecnico). Non scusarsi se il problema si è verificato durante il normale funzionamento del programma (ad esempio, se l'utente deve attendere che venga trovata una connessione di rete).

  Risposta corretta:

  Il backup di Fabrikam ha rilevato un problema irreversibile ed è stato arrestato.

Struttura e lunghezza delle frasi

• Poiché gli utenti spesso analizzano il testo, effettuare ogni conteggio delle parole. Frasi semplici e concise (e paragrafi) non solo risparmiare spazio sullo schermo, ma sono i mezzi più efficaci per comunicare che un'idea o un'azione è importante. Usa il tuo miglior giudizio: fai frasi strette, ma non così stretto che il tono sembra brusco e amichevole.

• Evitare ripetizioni. Esaminare ogni finestra ed eliminare parole e istruzioni duplicate. Non evitare testo importante, essere espliciti quando necessario, ma non essere ridondanti e non spiegare le cose che vanno senza dire.

• Usare frammenti di frase, se appropriato. I frammenti di frase sono brevi e punzonati, e, come in genere prendono la forma interrogativa, sono un buon modo per coinvolgere direttamente l'utente.

  Risposta corretta:

  Salvare le modifiche in "My Foto"?

  Hai mai salvato un file e poi non ti sei ricordato dove l'hai salvata?

• Iniziare le frasi con congiunzioni (e, ma, o) se è necessario.

• Sostituire elenchi e tabelle per frasi complesse. Gli elenchi (numerati o puntati) e le tabelle sono più chiare e facili da analizzare.

• Usare costruzioni grammaticali parallele. Il parallelismo richiede che le parole e le frasi con la stessa funzione abbiano la stessa forma. Usare il linguaggio parallelo ogni volta che si esprimono idee di peso uguale e per gli elementi dell'interfaccia utente paralleli in funzione (ad esempio intestazioni, etichette, elenchi o titoli di pagina).

  Risposta corretta:

  Ascolto

  Guarda

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  Collect

  Questi elementi sono paralleli perché sono tutti verbi imperativi a parola singola.

  Risposta errata:

  Musica

  Video

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  Ascolto

  Questi elementi non sono paralleli perché Musica e Video sono sostantivi, ma Share e Listen sono verbi.