自動化された仕入先請求プロセスの概要

この記事では、仕入先請求書の処理を自動化する機能と、自動化プロセスを使用する利点について説明します。 この機能は、機能管理でオンにされている機能で構成されています。 これらの機能は、仕入先請求書にのみ適用され、請求仕訳帳または仕入帳仕訳帳ページで使われる請求書には適用されません。

組織は多くの場合、サード パーティの光学式文字認識 (OCR) サービス プロバイダを使用して紙の請求書を処理します。 サービス プロバイダーは、機械可読請求書メタデータを返します。 自動化を支援するため、買掛金勘定自動化機能によって、買掛金勘定からこれらのコンポーネントを使用することができます。

一部の買掛金勘定の仕入先請求プロセスを自動化することができます。 これらのプロセスには、インポートした仕入先請求書をワークフローに送信すること、および転記された製品受領書の明細行を保留中の仕入先請求書の明細行に照合することが含まれます。 自動化プロセスは、各プロセスを実行するときに、仕入先請求書の進捗状況に関する情報を表示します。 この機能により、買掛金勘定の担当者およびマネージャーは仕入先請求書をより効率的に処理することができます。 また、情報を手動で入力および処理する際に発生する可能性のあるエラーおよび非能率性を減らすこともできます。

自動化プロセスを使用して、次のタスクを実行することができます。

• 仕入先に前払の請求書を自動的に適用する
• インポートした請求書をワークフロー システムに自動的に送信する。
• 製品受領書を保留中の仕入先請求書の明細行と照合する。
• 仕入先請求書が転記される前に転記をシミュレートする。
• ワークフローと自動化の履歴をすばやく、効率的に表示する。
• 仕入先請求書処理の自動化の結果を表示および分析する。
• 複数の請求書の自動処理を再開します。

インポートした仕入先請求書をワークフロー システムに送信

継続的な買掛金勘定請求プロセスの一部として、インポートした請求書をシステムをワークフロー システムに自動送信できます。 プロセスは指定した頻度で (毎時間または毎日のいずれか)、バックグラウンドで実行されます。 インポートした請求書をワークフロー システムに自動的に送信する機能では、プロセスをインポートした請求書で開始する必要があります。 手動操作なしで請求書を開始から終了まで処理できるようにするには、自動化された転記タスクをワークフロー コンフィギュレーションに含める必要があります。

発注書 (PO) に関連付けられている請求書、および発注書以外の調達カテゴリと非在庫明細行が含まれている請求書は、ワークフロー システムに自動的に送信できます。 手動で入力された請求書および仕入先コラボレーションの請求ワークスペースを使い作成された請求書は、手動でワークフロー システムに送信する必要があります。 インポートされた請求書に対して、前払申請の処理を手動で実行する必要があります。 インポートされた請求書の転記前または転記後に、前払いを手動で適用できます。 仕入先請求書ページを使用して、前払いを手動で未転記の標準請求書に適用できます。 転記後、仕入先ページでこのベンダーからの他の請求書に手動で適用するための決済済みの前払いが利用可能になります (買掛金勘定 > 共通 > 仕入先 > すべての仕入先 > 請求書タブ > 適用)。

自動化機能は、インポートした仕入先請求書をワークフロー システムに送信するための会社固有のルールを定義したり、保留中の仕入先請求書明細行に転記された製品受領書明細行を照合したりするための、柔軟なフレームワークを提供します。

製品受領書とスリーウェイ マッチング ポリシーが適用された請求書明細行を照合

スリーウェイ マッチングポリシーが定義されている請求書行に対して、計上された製品受領書を自動的に照合することができます。 プロセスは、照合した製品受領書の数量と請求書の数量が等しくなるまで実行されます。 このプロセスの一部として、プロセスが失敗して終了するまでに、システムが製品受領書を請求明細行と照合する最大回数を指定できます。 プロセスは、毎時間または毎日、バックグラウンドで実行されます。 自動照合プロセスは、ワークフロー システムに請求書を送信するプロセスの一部として実行できます。 または、スタンドアロン プロセスとして実行することもできます。

仕入先請求書の転記の事前検証

転記のシミュレーションでは、仕入先請求書の転記プロセス中に実行される検証ステップは完了しますが、勘定は更新されません。 プロセスを実行するために、保留中の仕入先請求書ページで 1 つの請求書または複数の請求書を選択することができ ます。

仕入先請求書のワークフローおよび自動化履歴情報を表示するための拡張エクスペリエンス

仕入先請求書ワークフロー履歴の分かりやすいビューが提供されます。 仕入先請求書ワークフローの履歴は、仕入先請求書から直接アクセスできます。 したがって、情報を見つけるために必要なクリックの回数を減らすことができます。 組織でインポート済の仕入先請求書を自動的にワークフローに送信する機能が有効になっている場合は、インポートした請求書の自動化履歴が提供されます。 自動化履歴は、現在のプロセスステップだけでなく、すでに完了したステップを特定する際にも役立ちます。 ステップに失敗した場合、失敗の理由を説明するための詳細な情報を提供します。

分析とメトリック

仕入先請求書入力ワークスペースにより、自動化プロセスによって作成されなかった仕入先請求書に集中することができます。 ワークスペースのタイルは、ワークフロー システムに正常に送信またはインポートされなかったか、または製品受領書と照合されなかった仕入先請求書に関する情報を一覧表示します。 Microsoft Power BI メトリックスも提供され、買掛金勘定マネージャーは仕入先請求書の自動化の効率について洞察を得ることができます。

複数の請求書の自動化処理を再開

インポートされた請求書が自動化プロセスを使いワークフローに正常に送信されなかった場合、システムはこの請求書を以降の自動処理から削除します。 自動化されたプロセスがワークフローに再提出する前に、買掛金勘定の担当者が請求書を確認し、編集することができます。 同じ修正で複数の請求書のエラー原因が解決できる場合は、自動請求処理の再開 ページで自動処理を再開することができます。

請求書受領日の値の追跡

請求書の受信日の値は、会社が仕入先から請求書を受け取った日付を示します。 自動化プロセスを通じて請求書の進捗状況を追跡する開始点を提供します。 この値は、仕入先請求書のインポート データに含まれます。 手動で作成した請求書の場合は、日付を指定できます。 値の入力がない場合、既定で現在の日付が使用されます。

インポートされた請求書の金額とインポートされた消費税額の追跡

仕入先請求書のインポートされた請求額およびインポートされた消費税額の値は、仕入先請求書のインポート ファイルで提供できます。 通常、これらの値は外部のプロバイダーによってスキャンされ、インポート ファイルに含まれる請求書から取得されます。 請求書は買掛金で処理されるため、値は請求書データに基づいて計算されます。 請求書は、インポートされた値が計算された値と一致する場合にのみ転記できます。 値を照合することで、請求書には仕入先に支払うべき金額が正確に反映されます。 組織でワークフロー システムにインポートされた請求書の自動送信を許可している場合、必要に応じて請求書をワークフロー システムに送信する前に、インポートされた合計と計算された合計の一致を要求できます。