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受領した請求書を処理する手順は、会社によって異なり、会社の規模、構造、組織によってさまざまです。 通常、請求書は次のいずれかのステータスになります。

• 登録済み
• 承認済み
• 支払済

Dynamics 365 Finance では、さまざまな会社の手順に対応できるように、受領した請求書を管理するいくつかの方法をサポートしています。 システムには、会社のニーズに応じて異なる請求仕訳帳があります。 請求書処理には次のタイプがあります。

• 請求書の登録と承認
• 請求仕訳帳
• 仕入先請求書

各請求書タイプを確認してみましょう。

仕入帳

仕入帳に記帳する目的は、会社に送付された時点で請求書を事前登録し、承認用に請求管理グループに転送することです。 請求書登録仕訳帳には、従業員は次の情報を登録します。

• 仕入先
• 請求書番号
• 金額
• 請求書の承認者

同じ従業員が検証し、転記プロファイルで指定された勘定に仕訳を転記します。 通常、その貸借勘定は仮勘定となり、仕訳帳明細行で指定された従業員が自ら金額を承認し、再仕訳します。

セキュリティ上の理由から、仕訳帳明細行を入力できるユーザーは一度に 1 人に限られます。

請求仕訳帳明細行をすべて入力した後、転記ボタンをクリックして請求仕訳帳を転記します。 仕入帳 ページにアクセスするには、買掛金勘定 > 請求書 > 仕入帳の順番に移動します。

このアプリケーションの仕入帳では、次の転記オプションの使用ができます。

• 転記および移動 - エラーのない明細行を元帳に転記し、エラーのある明細行を新しい仕訳帳に移行します。
• 転記 - 選択した明細行を転記します。 エラーがある場合は、明細行が元帳に転記されず、エラー メッセージが表示されます。

仕訳帳明細行を転記する場合は、明細行を請求管理グループに転記します。 請求書承認仕訳帳では、請求管理グループから請求書承認仕訳帳にそれらを転送できます。

請求管理グループと承認仕訳帳

仕入帳の明細行を転記すると、転記が請求管理グループに表示されます。

請求管理グループの転記を表示するには、買掛金勘定 > 請求書 > 請求管理グループに移動します。

請求管理グループには、承認待ちの請求書に関する関連情報が表示されます。

シナリオ

買掛金勘定係の April は、仕入帳に受領した請求書を登録し、その登録を転記します。 April は、承認をもらうために紙の請求書を会計マネージャーの Phyllis に送付します。 Phyllis は、署名または印鑑で請求書を承認し、請求書を 4 月に返送します。 April は、請求書承認仕訳帳に承認を登録して転記します。 これで、請求書の支払いを行う準備が整いました。

請求管理グループには、仕入帳から生じた発注書からの請求書が保管されます。 買掛金勘定 > 請求書 > 請求管理グループの順に移動した後、発注書ボタンを選択し、発注書を選択して承認します。

買掛金勘定 > 請求書 > 請求書承認を利用して、自分に割り当てられた登録済の請求書をすべて表示し、1 つ、複数またはすべてを選択して、請求書承認仕訳帳に追加できます。

その後、各伝票の経費勘定を確認してから、仕訳帳の勘定科目を転記する必要があります。

これを行うと、財務によって請求管理グループのトランザクションが取り消され、その後、登録済の伝票に割り当てられた仕入先の転記プロファイルで割り当てられた仕入先の集計勘定が更新されます。

請求仕訳帳

請求仕訳帳には請求書を直接入力できます。 既定では、ログインしたユーザーと仕訳帳明細行を入力したユーザーが、請求書を承認します。

請求仕訳帳は、発注書と関連のない仕入先から受け取った請求書をユーザーが入力するためのものです。 通常は経費で非在庫商品に対して使用されます。 ユーザーが受領した請求書を入力した直後に転記できます。 買掛金勘定 > 請求書 > 請求仕訳帳で、請求仕訳帳を表示および使用できます。

シナリオ

Contoso 社の買掛金勘定係の April は、請求書を新しい請求仕訳帳に直接入力し、承認して仕訳帳を転記します。 これで、請求書の支払いを行う準備が整いました。

このビデオで請求仕訳帳を使用する方法の詳細について学ぶことができます。  

消費税を除外した未収購買レポート

未収購買レポートには、指定した締日時点で入力および転記されている未請求の製品受領書に関する詳細が表示されます。 レポートには、1 つまたは複数の未収購買勘定の調整に使用できるデータが含まれています。

次のいずれかの条件に当てはまる場合は、請求書の詳細がレポートに表示されます。

• 受入トランザクションの日付が締日と同じか締日より前であり、請求書トランザクションの日付が締日より後である。
• 請求書トランザクションの日付が締日と同じか締日より前であり、受入トランザクションの日付が締日より後である。

修正された受入を含む場合の締日フィールドを使用すると、転記日またはバージョン日付に基づいてレポートを生成できます。 この機能によって、買掛金勘定担当者は、未収購買の情報をより柔軟に調整し、構成することができます。