手順 2 - 元従業員のメールボックスの内容を保存する
この手順では、ユーザーに訴訟ホールドまたはインプレースホールドを設定するか、Outlook データを .pst ファイルにエクスポートします。
ユーザーのデータを .pst ファイルに保存またはエクスポートする
ユーザーが組織にログインできないようにブロックしたら、メールボックスの内容を保存できます。 元従業員のメールボックスの内容を保存するには、2 つの方法があります。
ユーザー アカウントを削除する前に、メールボックスに訴訟ホールドまたはインプレース ホールドを配置します。 これは 2 番目のオプションよりもはるかに複雑ですが、エンタープライズ プランにアーカイブと法的ホールドが含まれており、訴訟が発生する可能性があり、技術的に強力な IT 部門がある場合は、実行する価値があります。
メールボックスを "非アクティブなメールボックス" に変換した後、管理者、コンプライアンス責任者、またはレコード マネージャーは、Exchange Onlineの電子情報開示ツールIn-Place使用して、コンテンツにアクセスして検索できます。
非アクティブなメールボックスはメールを受信できません。また、組織共有のアドレス帳や他の一覧に表示されません。
メールボックスに保留を設定する方法については、「Exchange Onlineで非アクティブなメールボックスを管理する」を参照してください。
または
以前の従業員のメール アドレスを Outlook on Desktop のバージョンに追加し、データを .pst ファイルにエクスポートします。 必要に応じて、別のメール アカウントにデータをインポートすることができます。 「手順 4 - 別の従業員に OneDrive と Outlook のデータへのアクセス権を付与する」を参照してください。