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Microsoft 365 グループのフォルダーとルールの管理機能

  • [アーティクル]

ユーザーは、フォルダーを作成し、Microsoft 365 グループ内にルールを設定することで、グループの電子メールを効果的に整理できます。 グループ メールボックスにフォルダーを作成すると、ユーザーは手動で、ルールを使用して、別のフォルダーにメッセージを移動およびコピー できます。

ヒント

現在、この機能はOutlook on the web (旧称 Outlook Web App または OWA) でのみ使用できます。

Outlook でMicrosoft 365 グループのフォルダーとルール機能を有効にする

既定では、フォルダーとルール機能はorganizationでオフになっています。 管理者は、機能の現在の状態を表示し、オフにするか、オンにすることができます。

  • organizationの [フォルダーとルール] 機能の現在の状態を表示するには、PowerShell Exchange Onlineに接続し、次のコマンドを実行します。

    Get-OrganizationConfig | Format-List IsGroupFoldersAndRulesEnabled

  • organizationで [フォルダーとルール] 機能を有効にするには、次のコマンドを実行します。

    Set-OrganizationConfig -IsGroupFoldersAndRulesEnabled $true
    • 既定では、この機能を有効にした後、フォルダーの作成、フォルダーの名前の変更、グループ メールボックス内のフォルダー間のメッセージの移動とコピーを行うアクセス許可をグループ所有者のみが持ちます。 グループ メンバーにアクセス許可を付与するには、「 メンバーのアクセス許可を有効にするオプション 」セクションを参照してください。
    • グループ所有者またはグループ メンバーがフォルダー間でメッセージを移動できないようにするには、「 メッセージの移動」機能のブロック に関するセクションを参照してください。

  • organizationの [フォルダーとルール] 機能をオフにするには、次のコマンドを実行します。

    Set-OrganizationConfig -IsGroupFoldersAndRulesEnabled $false

    グループ メールボックスにフォルダーとルールが既に作成された後で機能をオフにすると、次の操作が実行されます。

    • 既存のフォルダーとルールは引き続きレンダリングされます。
    • 既存のルールは引き続き実行されます。
    • フォルダーの作成、削除、または更新はブロックされます。
    • メッセージの移動またはコピーはブロックされます。

ヒント

IsGroupFoldersAndRulesEnabled パラメーターの値に関係なく、受信トレイ フォルダーは常に表示され、グループ メールボックスに削除済みアイテムがある場合は [削除済みアイテム] フォルダーも表示されます。

[メンバーのアクセス許可を有効にする] オプション

グループ メンバーがグループ メールボックスにフォルダーとトリアージ メッセージを作成できるようにするには、次のレベルでアクセス許可を有効にする必要があります。

  • organization (管理者)。
  • グループ (グループ所有者)。

既定では、アクセス許可は両方のレベルでオフになっています。

  • organizationのアクセス許可の現在の状態を表示するには、Exchange Online PowerShell に接続し、次のコマンドを実行します。

    Get-OrganizationConfig | Format-List IsGroupMemberAllowedToEditContent

  • organizationでアクセス許可を有効にするには、次のコマンドを実行します。

    Set-OrganizationConfig -IsGroupMemberAllowedToEditContent $true

organization レベルでアクセス許可を有効にした後、グループの所有者は、所有するグループ メールボックスに対するアクセス許可を有効にして、グループ メンバーが次の操作を実行できるようにします。

  • フォルダーを作成します。
  • フォルダーの名前を変更します。
  • メッセージを移動および削除します。

グループ所有者は、Outlook on the webの次の手順を使用して、Microsoft 365 グループでこれらのアクセス許可を有効にすることができます。

  1. グループ所有者としてサインインしているときに、[ https://outlook.office.com/groups/home] に移動します。

  2. 開いた [グループ] ページで、Microsoft 365 グループを選択します。

  3. 開いたグループの詳細ページで、[設定] を選択します。

  4. 開いた [グループ設定 ] ポップアップで、[ グループの編集] を選択します。

  5. 開いた [グループの編集] ページで、[すべてのメンバー] を選択すると、[アクセス許可] セクションで、グループ内のメール フォルダーとルールを作成、編集、移動、コピー、削除できます。

    すべてのメンバーは、Outlook on the webの Microsoft 365 グループのプロパティで選択したグループ設定内のメール フォルダーとルールを作成、編集、移動、コピー、削除できます。

    [グループの編集] ページが完了したら、[保存] を選択します。

[メッセージの移動] 機能をブロックする

管理者は、organization内のすべてのグループ メールボックスの [メッセージの移動] オプションをブロックできます。

ヒント

グループ メールボックス内のメッセージを移動する機能をブロックすることは、Outlook Desktop App のグループ メールボックスではフォルダーを使用できないため、Outlook on the webと Outlook Desktop App の両方を使用する組織で役立ちます (受信トレイ フォルダーからのみメッセージを取得します)。

グループ メールボックス内のメッセージを移動する機能をブロックすると、グループ メールボックス内のメッセージを移動する受信トレイ ルールも作成できなくなります。

  • organization内のグループ メールボックスの [メッセージの移動] 機能の現在の状態を表示するには、PowerShell Exchange Onlineに接続し、次のコマンドを実行します。

    Get-OrganizationConfig | Format-List BlockMoveMessagesForGroupFolders

  • organizationのグループ メールボックスでメッセージの移動機能をブロックするには、次のコマンドを実行します。

    Set-OrganizationConfig -BlockMoveMessagesForGroupFolders $true