大規模な現場チームにシフトを展開する

概要

Microsoft Teams の Shifts アプリ は、現場担当者の接続と同期を維持するために、チームのスケジュールを作成、更新、管理するのに役立つスケジュール管理ツールです。

Shifts の使用を開始するには、フロント ライン マネージャーが、オープン シフトの要求の有効化、シフトのスワップ、シフト、タイム オフ要求、それぞれのチームのタイム クロックの提供などの Shifts 設定の構成を担当します。 また、フロントライン マネージャーは、シフトの作成と割り当てを開始するためにスケジュール グループを作成する必要もあります。

管理者は、すべての現場チームでこれらの Shifts 設定を標準化し、Teams 管理センターで大規模に現場チームに Shifts を展開することで、それらを一元的に管理できるようになりました。 オンまたはオフにする機能を選択し、すべての現場チームで一様に設定されるスケジュール グループと休暇の理由を作成できます。 現場マネージャーは、必要最小限のセットアップで、すぐに使えるシフトの使用を開始できます。

前提条件

• Teams 管理センターで現場の動的なチームを展開するエクスペリエンスを使用して、organizationの現場チームを作成しました。
• デプロイ プロセスを実行している管理者は、グローバル管理者である必要があります。

現場チームのシフトを設定する

1. Teams 管理センターの左側のナビゲーションで、[現場展開]> [現場アプリの管理] の順に選択します。

2. [現場アプリの管理] ページで、表の [チームにシフトを展開 する] の横にある [ セットアップ] を選択します。

   

3. セットアップと前提条件の情報を確認し、[ 次へ] を選択します。

Shifts 設定を構成する

現場チームに対して有効にする Shifts 機能を選択します。 機能には、オープン シフトの作成と要求、シフトの交換、シフトの提供、タイムアウト要求、タイム クロックが含まれます。 Shifts 設定の詳細については、こちらをご覧ください。

1. [ Shift requests]\(シフト要求\) で、許可するシフト要求の種類を設定します。

   • シフトを開く: 現場担当者が入力されていないシフトを公開し、現場担当者がそれらのシフトを表示および要求できるようにするには、オンにします。
   • シフト要求の交換: 現場担当者が他の従業員や現場マネージャーとシフトを交換して要求を承認または拒否できるようにするには、オンにします。
   • シフト要求を提供する: 現場担当者が他の従業員や現場マネージャーにシフトを提供して要求を承認または拒否できるようにします。

2. タイムアウト要求を許可するかどうかを選択します。 この設定がオンの場合、現場担当者は休暇を要求でき、現場マネージャーは要求を承認または拒否できます。

   この設定をオフにした場合でも、現場マネージャーは従業員に休暇を割り当てることができます。

3. 休暇の理由を追加します。

   

   [ 休暇の理由] で、[ 追加] を選択し、作成する各休暇理由について次の手順を実行します。

   1. 一意の名前を付けます。 40 文字を超えることはできません。
   2. アイコンを選択します。
   3. 一意のコードを入力します。 コードは必須フィールドであり、最大 100 文字の英数字を使用できます。 たとえば、A01 です。 これらのコードは、Shifts を展開した後は変更できません。 コードを使用すると、すべての人事システムで均一性が確保され、現場のチームやアプリ全体で合理化されたエクスペリエンスが実現します。

   休暇の理由に、現場のorganizationでサポートされているものが反映されていることを確認します。 現場担当者は、現場担当者に休暇を割り当てるときに、これらの休暇の理由を使用します。 また、 タイムオフ要求をオンにした場合、現場担当者は休暇を要求するときに、これらの休暇の理由から選択します。

4. [ タイム クロック] で、[ クロックイン/クロック アウト] をオンまたはオフにします。この設定がオンの場合、現場担当者はシフトやレコードの区切りを入退出でき、現場マネージャーはチームのタイム レポートをエクスポートできます。

5. 設定の選択が完了したら、[ 次へ] を選択します。

スケジュール グループを作成する

この手順では、organizationのスケジュール所有者を特定し、現場チーム全体でスケジュール グループを作成および管理する方法を定義します。

• チーム所有者と同様に、スケジュール所有者は、チームのスケジュールを作成および管理する現場マネージャーです。 スケジュール所有者の詳細については、こちらをご覧ください。
• スケジュール グループは、チーム内の共通の特性に基づいて従業員をさらにグループ化するために使用されます。 たとえば、スケジュール グループには、部署またはジョブの種類を指定できます。

スケジュール所有者にスケジュール グループの作成と管理を許可するか、Teams 管理センターで一元的に行うことができます。

1. [グループ ID] ボックスに、organizationのスケジュール所有者を含むグループのグループ ID を入力します。

   注:

   グループのグループ ID を見つけるには、Azure portalにサインインし、[Microsoft Entra ID] を選択し、[グループ] を選択します。 目的のグループを選択し、[ オブジェクト ID ] フィールドの値をコピーします。

2. 次のいずれかのオプションを選択して、スケジュール グループの管理方法を定義します。

   重要

   設定のために送信した後、選択内容を変更することはできません。

   • スケジュール グループは、スケジュール所有者によって作成および管理されます。スケジュール所有者は、チームのスケジュール グループを作成および管理します。 Shifts でスケジュール グループを追加、名前変更、削除できます。
   • スケジュール グループは、Teams 管理センターで作成および管理されます。Shifts のスケジュール グループ構造を作成および管理します。 スケジュールの所有者は、Shifts でスケジュール グループを追加、名前変更、または削除することはできません。 このオプションを使用すると、チーム間でスケジュール グループを標準化できます。これにより、異なるチーム間のシフトのワークフローを自動化できます。

3. Teams 管理センターでスケジュール グループを作成および管理するオプションを選択した場合は、[ 追加 ] を選択してスケジュール グループを追加します。

   

   作成するスケジュール グループごとに、次の手順を実行します。

   1. 一意の名前を付けます。 40 文字を超えることはできません。 この名前は、現場マネージャーと作業者が Shifts スケジュールに表示する名前です。
   2. 一意のコードを入力します。 コードは必須フィールドであり、最大 100 文字の英数字を使用できます。 これらのコードは、Shifts を展開した後は変更できません。 コードを使用すると、すべての人事システムで均一性が確保され、現場のチームやアプリ全体で合理化されたエクスペリエンスが実現します。

4. 完了したら、[次へ] を選択します。

セットアップの確認と完了

設定を確認します。 変更する必要がある場合は、[ 戻る] を選択し、必要な設定を変更します。 準備ができたら、[ セットアップの完了] を選択します。

セットアップが完了すると、テーブルのセットアップ状態が [完了 ] に変わります。

現場のチームにシフトを展開する

セットアップが完了したら、現場のチームに Shifts を展開する準備が整います。

1. [現場のアプリの管理] ページで、表の [チームにシフトを展開 する] の横にある [デプロイ] を選択 します。

   

2. Shifts を展開するチームを選択し、[ 次へ] を選択します。

   注:

   Teams 管理センターで展開 現場の動的チーム エクスペリエンスを通じてチームを展開していない場合、チームは表示されません。 シフトは、現場の動的チームにのみ大規模に展開できます。

   

3. 選択したチームごとに、シフトでチームのスケジュールのタイム ゾーンを設定します。 タイム ゾーンには、チームの場所が反映されている必要があります。

   また、すべてのチームに自動的に適用される既定のタイム ゾーンを設定することもできます。 既定のタイム ゾーンを設定する場合でも、特定のチームに異なるタイム ゾーンを選択できます。

   

   注:

   現場マネージャーは、シフトでチームのタイム ゾーン設定を変更できます。 最前線のマネージャーに、シフトの使用を開始する前にタイム ゾーンを確認し、必要に応じて調整するように依頼する場合があります。

4. 完了したら、[デプロイ] を選択 します。 シフトをデプロイするチームの数によっては、このプロセスに時間がかかる場合があります。 最新の状態を取得するには、[現場アプリの管理] ページを更新します。

   デプロイが完了すると、デプロイの状態がテーブルに [デプロイ済み] と表示されます。 Shifts カードには、Shifts が展開されている現場チームの数が表示されます。 これらのチームの一覧を含む CSV ファイルをダウンロードすることもできます。

   

   このプロセスを繰り返して、まだ展開されていない現場チームに Shifts を展開できます。 Shifts が有効になっているチームにシフトを再デプロイすることはできません。

Shifts の設定を編集する

1. 以前に設定した Shifts 設定を編集する場合は、[ Shifts をチームに展開] を選択します。 これにより、シフトを既に展開したチームと、今後 Shifts を展開するチームの Shifts 設定を編集できます。

   

2. シフト要求の設定、休暇の理由、所有者グループ ID のスケジュール、グループ設定のスケジュールなど、すべての Shifts 設定が表示されます。

   

   • トグルをオンまたはオフに切り替えることで、シフト要求の設定、タイムアウト要求、およびクロックイン/クロック アウトをオン または オフにすることができます。

   • 初期セットアップ時と同様に、休暇の理由を追加、編集、削除できます。 ただし、前に設定したオフ時間の理由から、タイムオフ コードを編集することはできません。

   • すべてのスケジュール所有者を含むグループを識別するスケジュール所有者グループ ID を変更できます。

   • スケジュール グループの管理の選択を [ スケジュール グループが作成され、スケジュール所有者によって管理される] から [ Teams 管理センターでグループが作成および管理されるスケジュール ] に変更することはできません。また、その逆も同様です。 以前に Teams 管理センターでスケジュール グループを作成および管理するオプションを選択した場合は、初期セットアップ時と同様にスケジュール グループを追加、編集、削除できます。 ただし、前に設定したスケジュール グループのスケジュール グループ コードを編集することはできません。

3. 編集した後、[適用] を選択 します。 このアクションは、Shifts を既にデプロイしたすべてのチームに変更を適用します。 これらの Shifts 設定は、Shifts を展開する新しいチームにも適用されます。

エラーのトラブルシューティング

デプロイ プロセス中にエラーが発生した場合は、[現場アプリの管理] ページを更新した後、テーブルの状態が [エラー ] と表示されます。

エラー CSV ファイルをダウンロードするリンクを選択し、その中の情報を使用してエラーの解決に役立ちます。 Shifts 設定のセットアップ中にエラーが発生した場合は、[ Shifts をチームに展開 ] を選択して、Shifts 設定を再送信または編集します。 次に、 デプロイ エクスペリエンスを再実行します。

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