ドキュメント ライブラリと OneDrive のバージョン履歴の制限の概要

バージョン履歴の制限は、バージョンを SharePoint ドキュメント ライブラリまたは OneDrive アカウントに格納する方法を制御します。 制限は、organization、サイト、ライブラリ、または OneDrive ユーザー アカウント レベルで設定できます。管理者とサイト所有者は、コンテンツの回復と監査の要件をより適切に管理できます。 Microsoft 365 のグローバル管理者と SharePoint 管理者は、organization レベルでバージョン履歴の制限を設定できます。 これらの設定は、既存または新しい SharePoint サイト、および新しい OneDrive サイトの既定のライブラリに関係なく、すべての新しいライブラリにユニバーサルに適用されます。 サイト所有者は、所有するサイトのバージョン設定を構成することで、organization レベルのバージョン設定を上書きできます。 サイト所有者は、所有するライブラリとリストのバージョン設定を構成することで、organizationまたはサイト設定を上書きできます。

次の表は、ドキュメント ライブラリのバージョン履歴の制限を管理するさまざまな方法をまとめたものです。

バージョン履歴の制限の適用方法

バージョン履歴の制限は、次の方法で適用されます。

• 既定のorganization制限: 組織の既定の設定は、サイト レベルの設定が構成されていないサイトで作成されたすべての新しいライブラリに適用されます。
• サイトの制限: サイトのバージョン履歴の制限を構成することで、サイトの継承を解除できます。 サイトでバージョン制限が構成されている場合、設定はサイト上に作成されたすべての新しいライブラリに適用されます。
• ライブラリの制限: ライブラリ レベルで継承を解除して、ライブラリに格納されているファイルのバージョン制限を定義することができます。

次の例では、既定のorganization制限は、マーケティング サイトと販売サイトで作成された新しいライブラリに適用されます。これらのサイトにはサイト レベルの制限が適用されていないためです。 法的サイトには、サイト レベルの制限が適用され、organizationの既定値からの継承が破損しています。 法的サイトで作成されたライブラリは、法的サイト レベルで適用される制限に従います。

次の図は、新しいドキュメント ライブラリにバージョン制限を適用するワークフローを示しています。 新しいライブラリが作成されると、サイト レベルの設定チェックが実行されます。 サイト設定が定義されていない場合、organizationの既定の設定が新しいライブラリに適用されます。

バージョン制限の種類

管理者は、organizationで作成されたすべての新しいライブラリのバージョン制限を構成するために使用できる 2 つのバージョン履歴設定があります。

自動設定

最適化されたバージョン ストレージには、自動設定をお勧めします。 これは、ストレージ用に最適化しながら、バージョン履歴が提供するデータ復旧の利点を組み合わせたものになります。 管理者の場合、この設定では、エンド ユーザーの多様化するニーズを満たすために必要なバージョン数や年齢制限を見積もることなく、最適なストレージ オプションが提供されます。
詳細については、「 自動制限の下のバージョン ストレージ」を参照してください。

手動設定

手動設定を使用すると、管理者はメジャー バージョンの数に対してカウント制限を設定したり、有効期限とカウントの制限を設定することができます。 このオプションを選択すると、管理者は次の方法で構成できます。

• 有効期限のあるメジャー バージョンの制限: バージョンは、メジャー バージョンの設定された数を超えた後、または設定された期間の後に削除されます。 たとえば、365 日の有効期限を持つ 500 のメジャー バージョンを格納するようにライブラリを構成した場合、システムは 500 個以下のバージョンを格納し、365 日を超えるバージョンを自動的に削除します。

• 有効期限のないメジャー バージョンの制限: バージョンは、メジャー バージョンの設定された数を超えると削除されます。 たとえば、500 のメジャー バージョンを格納するようにライブラリが構成されている場合、ファイルまたは項目ごとに 500 個以下のバージョンが格納されます。

  詳細については、 適切な数または有効期限のバージョン制限の決定に関するページを参照してください。

バージョン ストレージの動作

SharePoint のバージョン ストレージは、ライブラリで構成された制限、ユーザー削除アクティビティ、保持ポリシーなど、いくつかの要因によって決まります。 次の表は、さまざまなシナリオと予想されるバージョン ストレージの動作を列挙しています。

次の表は、シナリオと予想されるバージョン ストレージの動作を列挙しています。

バージョン管理イベントの監査

バージョン履歴アクティビティの監視に役立つ監査イベントは、Microsoft Purview コンプライアンス ポータルで使用できます。 監査イベントは、次のアクティビティに対してログに記録されます。

• organizationバージョン履歴の制限に加えられた変更。
• サイトのバージョン履歴の制限に加えられた変更。
• ライブラリのバージョン履歴の制限に加えられた変更。
• ユーザーは、バージョン ストレージ使用状況レポートを生成するためにジョブをキューに入れます。
• ユーザーは、サイトのすべてのライブラリのバージョン履歴の制限を更新するためにジョブをキューに入れます。
• ユーザーは、ライブラリまたはサイト上のファイルのバージョン履歴を一括削除するためにジョブをキューに入れます。
• ユーザーは、ファイルのバージョン履歴からバージョンを削除します。
• 期限切れまたは一括削除時に削除されたバージョン。