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制限付き SharePoint Search

  • [アーティクル]

重要

制限付き SharePoint Search は、Microsoft 365 Copilotのお客様向けに設計されています。

制限付き SharePoint Search は、Microsoft 365 のSharePoint 管理者以上として、アクセス許可をチェックしてデータ ガバナンスを適用した SharePoint サイトの一覧 ("許可リスト") を維持するのに役立つ設定です。 許可リストは、organization全体の検索と Copilot エクスペリエンスに参加できる SharePoint サイトを定義します。 既定では、[制限付き SharePoint 検索] 設定はオフになり、許可されるリストは空です。

制限付き SharePoint Search を使用すると、organization全体の検索と Copilot エクスペリエンスの両方を、任意の SharePoint サイトのキュレーションセットに制限できます。 さらに、制限付き SharePoint 検索を有効にした場合でも、organizationのユーザーは、所有しているファイルやコンテンツ、または以前に Copilot でアクセスしたファイルやコンテンツと対話できます。

制限付き SharePoint Search では、サイトのアクセス許可を確認および監査する時間が与えられます。 SharePoint Advanced Management と Microsoft Purview を使用して包括的なデータ セキュリティを実装しながら、Copilot の展開の勢いを維持するために、制限付き SharePoint Search を提供します。 これらのソリューションを組み合わせることで、データの検出、保護、ガバナンスのための完全なソリューションが提供され、安全でマネージドなデータ ライフサイクルが確保されます。

制限付き SharePoint Search では、組織が以下を許可することで、過度の懸念事項に対処できます。

  • 管理者またはサイト所有者がサイト コンテンツに対するアクセス許可をチェックできるようになるまで、サイトがorganization全体の検索結果や Copilot エクスペリエンスに表示されないようにする。
  • 既存のサイトのアクセス許可を尊重し、サイト所有者が個々のサイトのアクセス許可を管理できるようにします。

制限付き SharePoint Search が有効になっている場合、顧客のエクスペリエンスは次の方法で影響を受けます。

  • 検索結果は、許可リスト上のサイト、ユーザーが頻繁にアクセスするサイト、ユーザーが既にアクセス許可を持っているサイト、およびユーザーが最近アクセスしたファイルに制限されます。 この機能をオンにすると、Copilot 以外のユーザーであっても、全体的な検索機能に影響します。
  • Copilot には参照可能な情報が少ないため、正確で包括的な応答を提供する能力に影響を与える可能性があります。

制限付き SharePoint Search を有効にした場合でも、organizationのユーザーは常に自分が所有しているファイルやコンテンツとやり取りできるか、Copilot で以前にアクセスしたことに注意してください。

制限付き SharePoint Search のしくみ

Microsoft 365 のSharePoint 管理者以上は、次のことが可能です。

  • 制限付き SharePoint Search の現在の状態を確認する (有効または無効)
  • 制限付き SharePoint 検索を有効または無効にする
  • 広く使用されている上位 100 のサイトを特定して許可リストをキュレーションする
  • サイト URL を指定して、許可された一覧からサイトを追加または削除する
  • 許可リスト内のサイトの完全な一覧を取得する

制限付き SharePoint Search は既定でオフになっています。 有効にした場合、Copilot および Copilot 以外のユーザーは、次のコンテンツを検索して使用できます。

  • 管理者 ( 最大 100 個の SharePoint サイトを含む) によって設定された、サイトの既存のアクセス許可を尊重する、キュレーションされた SharePoint サイトの許可リスト。
  • アクセスできるユーザーの OneDrive ファイル、チャット、メール、予定表。
  • 頻繁にアクセスする SharePoint サイトのファイル。
  • ユーザーと直接共有されたファイル。
  • ユーザーが表示、編集、または作成したファイル。

注:

  • 最大 100 個の SharePoint サイトの制限にはハブ サイトが含まれますが、関連付けられているサイトは含まれません。 ハブ サイトを有効にすると、ハブ サイトの関連付けられているサイトが許可リストに含まれますが、100 サイトの制限にはカウントされません。 この方法を使用すると、既存の制約に従いながら、柔軟性が向上します。 ハブ サイトを選択するときは、関連付けられているすべてのサイトに適切なアクセス許可があることを確認します。
  • 過去 3 つの箇条書きから含まれるファイルの合計数 (頻繁にアクセスされるサイト、ユーザーと直接共有されているファイル、ユーザーが表示、編集、または作成したファイル) は、過去 2,000 個のエンティティに制限されます。

次の図は、8 つの関連サイトを持つ HR Hub サイトの例を示しています。関連付 けられたサイトを含むハブ サイトの図。 関連付けられている 8 つのサイトと HR Hub サイトはすべて、許可リスト内の 1 つのサイトとしてカウントされます。

Contoso Electronics のマーケティング スペシャリストである Alex Wilber について考えてみましょう。 organizationが制限付き SharePoint Search を使用する前に、Alex は、OneDrive ファイル、チャット、電子メール、所有または訪問したコンテンツなどの独自の個人的なコンテンツだけでなく、アクセス許可の確認やAccess Control Lists (ACL) の検疫を受けていない一部のサイトのコンテンツも表示でき、データ ガバナンスが適用されていません。 たとえば、Contoso Electronics には、重要なビジネス情報を含む予算作成サイトがあります。 ほとんどのユーザーはこのサイトについて知らないので、サイト所有者は適切なアクセス許可を設定していないため、正しいデータ ガバナンス プロセスに従っていません。 サイトは、Alex など、表示が許可されていない一部のユーザーが開いている可能性があります。 Alex が Copilot に予算情報を求めると、Copilot は予算作成サイトから情報を取得します。

Contoso Electronics の IT 管理者は、制限付き SharePoint Search を使用して、許可された一覧から検索できるサイトを制限します。 SPAC と SPAC DAG レポートチェックし、この予算作成サイトを許可リストから除外することにしました。 RSS を有効にした後でも、Alex は自分が所有している、最近アクセスした、または直接共有されたものにアクセスできますが、サイトが許可リストに含まれており、アクセス許可がない限り、他のサイトにはアクセスできません。 Alex が Copilot に今の予算作成について同じ質問をした場合、Copilot はそのサイトの情報を表示しません。

注:

サイトスコープ検索は、このコントロールの影響を受けません。 このコントロールは、 最新の検索 と副操縦エクスペリエンスに影響します。

よく寄せられる質問

代わりに RSS を使用して "拒否リスト" を作成できますか?

いいえ。この機能は制限付き SharePoint Search の一部ではありません。 ただし、SharePoint Advanced Management には、SharePoint サイト用の制限付きAccess Controlと呼ばれる同様の機能が用意されています。 顧客が SharePoint Advanced Management を使用する準備ができていない場合は、代わりに、SharePoint で次の設定を無効にするように評価できます。 詳細については、「 このサイトの検索結果への表示を許可する」を参照してください。

注:

[検索結果にこのサイトの表示を許可する] をオフにすると、organization全体の検索とサイト固有の検索の両方にサイト コンテンツが表示されなくなります。

制限付き SharePoint Search は、SharePoint に依存しない他のサービスに影響しますか? たとえば、Exchange、To-do、Planner、Loopなどです。

はい。Enterprise Search が有効になっていて、検索結果が影響を受けるので SharePoint コンテンツやファイルを含めることができるすべての製品。

制限付き SharePoint Search は、Microsoft インデックスに基づく他の機能に影響しますか? たとえば、Purview や SharePoint の高度な管理機能などです。

いいえ。制限付き SharePoint Search は、Microsoft インデックスに基づくその他の機能には影響しません。

RSS を有効にした後、どのくらいの時間がかかりますか?

RSS は有効になってから 1 時間以内に有効になります。

ハブ サイトの URL を指定した場合、それに関連付けられているすべての子サイトまたはサイトも含まれますか? これらの他のサイトは、許可されたリスト内の 100 個のサイトにカウントされますか?

ハブ サイト (許可リストの URL) のみが 100 に含まれます。 ハブ サイトの下のサブ サイトは 100 の制限に対してカウントされませんが、RSS はサブ サイトで有効です。

次に何をしますか?

制限付き SharePoint Search を設定し、organizationのMicrosoft 365 Copilotを有効にした後、SharePoint サイトのアクティビティと使用状況を評価して、許可される一覧を調整する必要があります。 Microsoft SharePoint 管理 Center と Microsoft Purview を使用して、organizationの検索範囲と Copilot エクスペリエンスを徐々に増やすことができます。 制限付き SharePoint Search では、既存のサイトのアクセス許可が適用されるため、サイトの所有者や管理者と連携して、Microsoft SharePoint Advanced Management を使用して、特定のユーザーとグループの 高度なアクセス ポリシー と 高度なサイト コンテンツ ライフサイクル管理 を追加できます。 さらに、Microsoft Purview は、Copilot に対するorganizationのデータセキュリティとコンプライアンスを強化します。