チームと OKR と Viva ゴールについて伝える方法

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効果的なコミュニケーションを行うことは OKR チャンピオンであることの主な要素で、OKR プログラムの成功に大きな影響を与えます。 OKR チャンピオンは、トレーニング、導入の推進、チームが変化に対応するためのサポートを担当するため、明確かつ効果的にコミュニケーションを取る能力が非常に重要です。

1. 準備状態の評価

ユーザーの働き方を変え、新しいテクノロジを採用することが、ユーザーの受け入れをどのように受け入れているかを判断することが重要です。 ロールアウト計画には、組織の準備状態が反映されている必要があります。

準備状態と変化に対する意欲を判断するには、次のことを行う必要があります。

• 共有されたニーズとビジョンを作成する: 変化の理由と今アクションを行うことの必要性を共有する
• 必要な変化について説明する: 現在の状態はどのようなもので、将来の状態はどのようなものでしょうか?
• コミットメントを結集させる: 主要な関係者を特定し、経営陣の支援を強固にする。抵抗を分析する。

次の質問をして、準備状態を判断します。

• 以前に新しいテクノロジを展開したときの成功要因は何だったか? 落とし穴は何だったか?
• 組織で他の主要なロールアウトやイベントが発生しているか?
• 認識を広めるためにどの内部リソースを活用できるか? たとえば、既存のコミュニケーション チャネル、トレーニング ケイデンス、リーダーシップ イベントなどです。
• このロールアウトに関連するメリットとリスクは何か?
• メリットを強調するにはどうすればよいか?
• リスクを軽減するにはどうすればよいか?

2. 計画

成功基準を定義する

• Viva ゴールで何を達成しようとしていますか?
• Viva ゴールの成功はどのように見えますか? 具体的に指定します。 増加および減少させたい内容は何か? また、どの程度そうしたいか? 将来の状態について説明します。 OKR フレームワークを使用して Viva ゴールの成功を定義し、自分またはチームにこの OKR を割り当てることもできます。

主な成果とマイルストーンを特定する

• 主要な結果は導入に基づいて改善する必要があり、リーダーシップは Viva ゴールがビジネスに与える影響を示します
• マイルストーンを確立します。 今どこにいて、1 四半期後にどこにいたいか? 2 四半期後、 1 年後はどこか?

ユーザーの満足度とベンチマークに対する進行状況を収集して測定する方法を決定します。

たとえば、従業員 NPS、内部調査データ、Viva ゴールのユーザー データなどがあります。

コア チームを編成する

新しいテクノロジと方式を採用するには、ビジネス全体からの賛同とサポートが必要です。 組織にとって重要なテクノロジとビジネスの成果を橋渡しするのに役立つ主なグループとチーム メンバーを次に示します。 各グループまたはメンバーは、実装と導入において特定の役割があり、早期かつ頻繁に関与する必要があります。

ロール	責任
エグゼクティブ スポンサー	Viva ゴールの高レベルのビジョンと価値を全社的に伝える
スーパー チャンピオン	Viva ゴールの導入によってビジネス目標が確実に実現されるようにする
チャンピオン	Viva ゴールの伝道と異議処理の管理に役立つ
プロジェクト リード	Viva ゴールのデプロイ プロセスと物流を監視する
テナント管理者 (IT スペシャリスト)	Viva ゴールの展開とロールアウトのすべての技術的側面を監視する
部門リーダー (関係者)	部門が Viva ゴールを使用し、エンゲージメントを促進する方法を特定する
早期導入者	Viva ゴールを早い段階で使用し、フィードバックを提供して、組織全体への広範な立ち上げの前に問題を解決する
従業員トレーニング リーダー	Viva ゴールに関するトレーニング コンテンツの管理と伝達
OKR コミュニティ/L&D リーダー	OKR に焦点を当てた内部コミュニティの構築と管理を所有し、幅広いディスカッションを可能にし、全社的な学習機会を調整します。

3. 展開

最終的な目標は、すべてのチーム メンバーの毎日の作業をビジネス成果に結び付けることができるように、組織全体で Viva ゴールを運用できるようにすることです。

ただし、OKR 成熟度モデルを進み、展開に関連する管理を変更するに従って、ユーザー パイロットを使用して組織を OKR にイージングすることをお勧めします。

ユーザー パイロットの利点は 2 つあります。最初に、組織の文化内で手法がどのように機能するかをすぐに学習し、課題と機会に関する洞察を得ることができます。 2 つ目に、パイロット グループは、組織の残りの部分に示す例として機能します。 パイロット グループが目標を達成すると、より多くのグループは参加するためのモチベーションを得ることができます。

ユーザー パイロットを実施する 3 つの方法を次に示します。

リーダーシップのみのパイロット グループ

OKR プログラムをロールアウトする最も一般的な方法の 1 つは、トップダウンです。 このルートを進むことのメリットは、リーダーシップがプログラムを完全に後押しし、OKR が非常に適切に調整されていることです。

その方法を次に示します。

• 第 1 四半期に、OKR はエグゼクティブ チームによって設定されます。 OKR は本質的に透過的であるため、組織全体がこれらの目標を確認できます。
• その第 1 四半期全体で、週に 1 回の頻度のチェックインが例として設定されます。 会議の議題が OKR の測定を中心に構成されます。
• 第 1 四半期が正常に終わると、チーム マネージャーがトレーニングを受けます。 シニア リーダーシップ チームに合わせて、OKR を策定します。
• 1 または 2 四半期が経過したら、チーム マネージャーは主な成果を展開します。 この時点で、個々のチーム メンバーが関与します。
• 参加者に OKR リーダーシップ プログラムのラーニング パスをオンデマンドで受けるように依頼します。 これにより、パイロットのすべての参加者が、OKR の方法とソフトウェアについて従業員を教育し、関与させ、スキルアップすることができると感じるようになります。

部署のパイロット グループ

もう 1 つの一般的なロールアウト方法は、1 つの個別の部署またはグループ (マーケティング部門、IT 部門、製品エンジニアリング チームなど) で上から下へのロールアウトを実行し、チーム マネージャーと個々の従業員が関与することです。

その方法を次に示します。

• 上級管理職の正式または非公式なサポートにより、グループは1〜2四半期のチェックインに週単位のケイデンスを採用し、何が機能するのかを実験し、アジャイル変更を加えます。 その過程で、チーム マネージャーは成功、課題、推奨事項に関して経営陣に報告します。
• 個々の部署と経営陣がペースに慣れてきたら、組織の残りの部分に OKR をロールアウトするためのトレーニング計画が策定されます。 この計画では、組織全体でのプロセスができるだけスムーズになるように、個々の部署で得た教訓を活用します。
• 参加者に OKR リーダーシップ プログラムのラーニング パスをオンデマンドで受けるように依頼します。 これにより、パイロットのすべての参加者が、OKR の方法とソフトウェアについて従業員を教育し、関与させ、スキルアップすることができると感じるようになります。

別のオプション: ビッグ バン理論

Microsft は OKR プログラムのパイロットに "ハイハイ - 歩く - 走る" アプローチに同意しますが、変化の過程で組織を効率的かつ効果的にリードできる成熟企業では、組織全体で OKR を一度に開始することを選択する場合があります。

この "ビッグ バン" アプローチの利点は、企業が開始時の最初の勢いを活用して、組織全体で OKR のメリットをより迅速に実現できることです。 ただし、このアプローチでは多くの場合、より多くのリソースが必要になるため、会社のリーダーシップが完全に購入され、コミュニケーションが明確であり、ロールアウトが Viva ゴールの概要ラーニング パスでサポートされている場合に最も成功します。

どのパスを選択しても、組織にとって最適なものを見つけることが重要です。 変化に慣れるには、通常、数四半期かかるため、根気強く続ける必要があります。 すぐにしっかりとペースをつかみ、OKR プログラムが成長し、成熟し、その過程で組織を変革します。

成功を測定する

目標は目的の結果を定義し、Viva ゴール ロールアウトの成功を測定できるようにします。

すべての関係者が所有権を実感できるようにし、成功の測定方法を定義したプロジェクト タスクに合わせるために、すべての関係者が OKR の定義に参加することが不可欠です。 OKR には、技術的成功とユーザーフォーカスの成功の組み合わせが含まれている必要があります。

目標	主な成果	To Do
22年度にVivaゴールを実装し、フォーカスを改善し、ビジネスを成長させることができます	KR1: SLT の 100% が第 1 四半期で OKR を追加する KR2: 第 2 四半期に 500 人のユーザーをオンボードしてトレーニングします。 KR3: ユーザーの 100% が、第 3 四半期に VIVA ゴールに ORK を追加しました。	- パイロット ユーザーを特定する - パイロット テスト計画を作成する - Teams でパイロット ユーザーを有効にする - パイロットを実装する - パイロットのフィードバック アンケートを行う - パイロットの成功を測定する
Viva ゴールでビジネスのリズムを構築し、毎日の仕事に OKR を埋め込むことができます	22年度第2四半期のSLT事業レビューをVivaゴールで実施・完了 KR1: 全会議での Viva ゴール ダッシュボードの使用を第 2 四半期の 1 倍から 3 倍に増やします。 KR2: Teams ダッシュボードの使用を月に 1 回から 2 回に増やします。 KR3: チーム マネージャーの 100% がチェックインを 1 か月に 1 回完了するようにします。	- Viva ゴールに会社の OKR が追加されました。 - マネージャーはチェックインを 1 回以上完了します。 - 説得力のあるレビュー ダッシュボードを作成します。

4. トレーニングと採用

「Viva ゴールを使用して効果的な OKR を記述する」モジュールで優れた OKR を作成し、「OKR プログラムの成功を確認する」モジュールで OKR をビジネス リズムに組み込むことについて、知っておくべきことをすべて取り上げます。

5. コミュニケーション計画のカスタマイズ

OKR チャンピオンになることの最も重要な部分の 1 つは、Viva ゴールを使用して OKR プログラムについて効果的にコミュニケーションすることです。

コミュニケーション計画とタイムラインをまとめる

コミュニケーションに段階的なアプローチを使用し、適切なコミュニケーションが適切なタイミングで行われていることを確認します。これにより、すべてのチーム メンバーが関与しており、サポートされていると感じられるようにします。

対象ユーザー別にコミュニケーション計画をカスタマイズする

OKR チャンピオンの場合、対象ユーザーには、専門的な役割、学習方法、性格型の 3 つの側面があります。

専門的な役割

提供する情報と提供方法は、どのユーザーに提供するかの影響を受ける必要があります。 これにより、ユーザーの役割に固有のニーズや懸念事項に対処できます。 たとえば、プレゼンテーションの内容と配信方法は、エンジニアリング チームではなく経営陣に提供する場合、変更する必要があります。 ユーザーの役割を検討するとき、情報をそのユーザーに直接関連付けることができます。

対象ユーザーに合わせて情報を調整するとき、毎日、ユーザーに何を期待しているかを検討することが役立ちます。

• OKR の導入はユーザーにとってどのように役立ちますか?
• どのような障壁や懸念があるかもしれませんか?
• 新しいことを行う余力はどこまでありますか?
• ユーザーのスケジュールにスペースを作って、学習したり、求められている調整を行ったりする時間があると感じられるようにできますか?

個人の懸念とニーズを認識することは、チームが安心感を強め、目の前の進路が適切だと感じられるようにするのに役立ちます。 また、好奇心、開放性、成長の考え方も促進します。

学習スタイル

OKR チャンピオンは、効果的なコミュニケーション戦略を策定するためにチームメイトと協力し、さまざまなニーズに対応するときに柔軟性をモデル化する必要があります。 コミュニケーションの仕方は人によってさまざまです。 ただし、これは、ユーザーがインクルーシブなコミュニケーションを行うのに役立つ有用な戦略がないという意味ではありません。

インクルーシブなコミュニケーションのための主な戦略には次のものが含まれます。

• さまざまな方法を使用します。 可能な場合、さまざまなアプローチを使用します。 個別の勤務時間に対して別のオプションを使用することでインタラクティブなコラボレーションの時間をスケジュールし、口頭での会議で視覚的なアセットを提供し、会議を記録し、ライブ文字起こしを有効にします。
• アクセシビリティ ガイドラインに従います。 ドキュメントの読み取り順序の確認、会議でのライブ キャプションをオンにする、画像に代替テキストを追加するなどのアクションを実行します。 Microsoft のアクセシビリティ チェックなどのツールを使用すると、ドキュメントが業界標準に達していることを確認できます。
• 仕事仲間を活用します。 私たちは皆、自分の頭脳に合った方法で物事を説明します。つまり、多くの場合、新しい教材を学習するときにコミュニケーションの断絶や困難が発生します。 仕事仲間に、教えた内容を自分の言葉にするように依頼します。 これにより、理解度を確認し、コミュニケーションの幅を広げます。

インクルーシブなコミュニケーションは、OKR チャンピオンが確認し続ける必要のある継続的な作業です。

性格型

対象ユーザーを知るうえで考慮すべき最後の要素は、対象ユーザーの性格型を考慮することです。 ベストセラー作家 Gretchen Rubin は、"4 つの傾向" という 1 つのフレームワークを提示しました。これは、プロの対象ユーザーが変更と新しい情報を導入するときに特に役立つことが証明されています。 OKR チャンピオンはこの両方を行うため、これは特に強力なフレームワークで、知っておく必要があります。

Rubin が期待、変化、新しい情報に対するユーザーの反応を調査した結果、次の 4 つの広範なカテゴリが存在することを発見しました。

• クエスチョナー
• アップホルダー
• オブライジャー
• レブル

各性格型、および一緒に働くときに使用できる戦略の基本を理解すると、OKR チャンピオンが効果的にコミュニケーションを取り、チームを 1 つにまとめるのに役立ちます。

クエスチョナーは正当な理由を求め、情報に貪欲な人です。 質問者は目を覚まし、「今日何をする必要があるか」と考えます。彼らは、彼らが支持し、理解していることを実行することによって動機付けられます。 クエスチョナーの賛同を得られれば、強力な支持者または擁護者となります。 反対に、同意しないアクティビティに時間と労力を費やすことを嫌います。 クエスチョナーの質問に圧倒されないでください。プレッシャーをかけてくる場合、参加するために、求めらている内容に自分が同意し、理解しているかを確認しようとしていると思われます。

• 戦略:
  • 定期的な勤務時間をスケジュールします。これにより、クエスチョナーは質問が浮かんだときに尋ねるべき特定の時間/場所があることに気付くため、作業が最小限に抑えられる可能性があります。
  • 時間外に質問がある場合に連絡できる連絡先情報を提供します。

アップホルダーは、何を行うべきかを知りたいと考えています。 アップホルダーは目を覚まし、「今日のスケジュールと To Do リストについて」と考えます。彼らは物事を成し遂てることによって非常にやる気があります。 間違いを犯したり、責められたり、やり通せないことが嫌いです (To Do リストに含まれていれば、完了できます)。 トレーニングがスケジュールに含まれている限り、アップホルダーは新しい情報とプラクティスを学び、適用する心構えができる可能性が最も高くなります。

• 戦略:
  • 必要なリソース (pdf、リンク、デッキなど) をすべて提供します。
  • 質問項目と実施項目について明確に説明します。

オブライジャーは、期待とルールをモチベーションとします。 義務者は目を覚まし、「今日は何をしなければならないか」と考えます。彼らは説明責任によって非常に動機付けられます。 叱られたり、他の人の期待を裏切ったりすることを嫌います。 オブライジャーとうまく付き合うには、期待値を明確に設定し、責任を組み込む必要があります。

• 戦略:
  • 最大限に作業を行えるように予防線を設定します (少し圧力をかける心構えが必要です)。
  • 定期的なチェックインをスケジュールして、オブライジャーが参加していて、サポートされていると感じられるようにします。

レブルは、自分の方法で行う自由が欲しいと思っています。 ほとんどのルールに抵抗します。 反政府勢力は目を覚まし、「今日何をしたいか」と考えます。彼らは自由と自己決定の感覚によって非常に動機付けられます。 レブルの賛同を得るには苦労するかもしれませんが、多くの場合、イノベーターやリーダーであるため、一度取り入れれば、他の人も同じようにするようにリードすることがよくあります。 忍耐が重要です。 レブルは独立性を持っているときに活躍します。 レブルに参加させる優れた方法は、このことを尊重することです。

• 戦略:
  • 意見を求めることによって、独立の必要性を尊重します。
  • 小さなリーダーシップの役割を与えます (ブレークアウト ルームやプロジェクトを担当させるなど)。 これにより、賛同を促進し、(強制されていると感じさせるのではなく) 自分で学習することを選択する余地を与えることができます。

トレーニングにどのようなユーザーが混在しているかを常に把握できるわけではありませんが、ユーザーがどのようにさまざまな反応をするかについての基準点を持つことは、チームのために準備し、ニーズを満たすのに役立つ可能性があります。

効果的なコミュニケーションを行うには、少なくとも対象ユーザーについての補助的な理解を持っている必要があります。 事前に手間を取って、専門的な役割、さまざまな学習スタイル、存在するさまざまな性格型を考慮すると、OKR チャンピオンは情報を調整し、より効果的にコミュニケーションを取ることができます。