Azure Communication Services 이메일의 보낸 사람 평판 개선
이 문서에서는 B2C(Business-to-Consumer) 통신에서 이메일 배달에 대한 모범 사례와 Azure Communication Services 이메일 로그를 사용하여 이메일 평판을 높이는 방법을 설명합니다. 이 종합 가이드는 이메일 불만 사항 관리 최적화, 건전한 이메일 사례 조성, 이메일 배달 성공 최대화에 대한 인사이트를 제공합니다.
보낸 사람 평판 및 이메일 불만 사항을 관리하여 이메일 배달 향상
Azure Communication Services는 고객 커뮤니케이션을 보강할 수 있는 이메일 기능을 제공합니다. 그러나 플랫폼을 통해 보낸 이메일이 고객의 받은 편지함에 도착한다는 보장은 없습니다. 배달 문제를 적극적으로 식별하고 방지하려면 다음과 같은 평판 확인을 수행해야 합니다.
- 시간이 지남에 따라 성공적으로 배달된 이메일의 일관되고 정상적인 백분율을 보장합니다.
- 이메일 배달 실패 및 반송에 대한 구체적인 세부 정보를 분석합니다.
- 스팸 및 남용 보고서를 모니터링합니다.
- 건강한 연락처 목록을 유지합니다.
- 사용자 참여 및 받은 편지함 배치를 이해합니다.
- 고객 불만 사항을 이해하고 탈퇴 또는 구독 취소를 위한 간편한 프로세스를 제공합니다.
이메일 로그를 사용하도록 설정하고 이메일 배달을 모니터링하려면 Azure Communication Services 이메일 로그의 단계를 따릅니다.
이메일 반송: 배달 상태 및 형식
이메일 반송은 이메일의 성공적인 배달에 문제가 있음을 나타냅니다. 이메일 배달 프로세스 중에 SMTP 응답에서 제공하는 결과는 다음과 같습니다.
성공(2xx): 이메일 서비스 공급자가 이메일을 수락했습니다. 하지만 이 결과가 이메일이 고객의 받은 편지함에 도착한다고 보장하는 것은 아닙니다. 배달됨 상태는 이메일이 배달되었음을 나타냅니다.
일시적 실패(4xx): 이메일 서비스 공급자가 현재 이메일을 수락할 수 없습니다. 하지만 수신자의 주소는 여전히 유효하므로 향후 배달 시도가 가능합니다. 이러한 결과를 흔히 소프트 바운스라고 합니다. 원인은 속도 제한이나 인프라 문제 등 다양한 요인일 수 있습니다.
영구 실패(5xx): 이메일 서비스 공급자가 이메일을 거부했습니다. 이러한 결과를 일반적으로 하드 바운스라고 합니다. 이 유형의 반송은 이메일 주소가 없을 때 발생합니다. 반송됨 이메일 전송 상태는 이러한 결과를 나타냅니다.
RFC 정의에 따르면:
- 하드 바운스(영구 실패)는 특히 이메일 주소가 존재하지 않는 경우를 의미합니다.
- 소프트 바운스는 다양한 형식의 오류를 포함합니다.
- 스팸 바운스는 일반적으로 특정 정책 결정으로 인해 발생합니다.
이러한 사례는 이메일 서비스 공급자 전반에 걸쳐 항상 균일하고 표준화되어 있지는 않습니다.
하드 바운스
다음 SMTP 코드는 하드 바운스를 설명할 수 있습니다.
| 오류 코드 | 설명 | 부가 설명 |
|---|---|---|
| 521 | 서버에서 메일을 수락하지 않음 | SMTP 서버에서 받는 메일을 수락하지 못하게 하는 문제가 발생했습니다. |
| 525 | 사용자 계정 사용 안 함 | 사용자의 이메일 계정이 사용하지 않도록 설정되어 이메일을 받을 수 없습니다. |
| 550 | 사서함을 사용할 수 없음 | 받는 사람의 사서함에서 이메일을 받을 수 없습니다. 사서함이 가득 찼거나 일시적인 문제가 있을 수 있습니다. |
| 553 | 사서함 이름이 허용되지 않음 | 수신자의 이메일 주소 또는 사서함 이름이 유효하지 않거나 이메일 시스템 정책에서 허용하지 않습니다. |
| 5.1.1 | 잘못된 대상 사서함 주소 | 대상 사서함 주소가 잘못되었거나 존재하지 않습니다. 주소에 오타나 서식 오류가 있는지 확인합니다. |
| 5.1.2 | 잘못된 대상 시스템 주소 | 대상 시스템 주소가 잘못되었거나 존재하지 않습니다. 받는 사람의 이메일 도메인이나 시스템에 오타 또는 오류가 있는지 확인합니다. 도메인 또는 시스템이 올바르게 구성되었는지 확인합니다. |
| 5.1.3 | 잘못된 대상 사서함 주소 구문 | 대상 사서함 주소의 구문이 잘못되었습니다. 받는 사람의 이메일 주소에 형식 오류나 잘못된 문자가 있는지 확인합니다. 주소가 올바른 구문을 따르는지 확인합니다. |
| 5.1.4 | 확실하지 않은 대상 사서함 주소 | 받는 사람의 이메일 주소가 고유하지 않으며 여러 받는 사람과 일치합니다. 이메일 주소가 정확한지 확인하고 고유한 주소를 제공합니다. |
| 5.1.6 | 대상 사서함이 이동됨 | 수신자의 사서함이 다른 위치나 서버로 이동되었습니다. 받는 사람의 새 사서함 주소에서 메시지 배달을 확인합니다. |
| 5.1.9 | 비준수 대상 시스템 | 받는 사람의 이메일 시스템이 표준 프로토콜에 따라 구성되지 않습니다. 문제를 해결하려면 시스템 관리자에게 문의하세요. |
| 5.1.10 | 대상 주소 null MX | 받는 사람의 이메일 도메인에 유효한 MX(메일 교환) 레코드가 없습니다. DNS(Domain Name System) 구성을 수정하려면 도메인 관리자에게 문의하세요. |
| 5.2.1 | 대상 사서함 사용 안 함 | 수신자의 사서함이 사용하지 않도록 설정되어 메시지 배달이 차단됩니다. 사서함을 사용하도록 설정하려면 수신자에게 문의하세요. |
| 5.2.1 | 메일 그룹 확장 문제 | 대상 사서함이 메일 그룹이며 확장에 실패했습니다. 문제를 해결하려면 메일 그룹 관리자에게 문의하세요. |
| 5.3.2 | 대상 시스템에서 메시지를 수락하지 않음 | 수신자의 이메일 서버가 현재 메시지를 수락하지 않습니다. 나중에 이메일 다시 보내기를 시도합니다. |
| 5.4.1 | 받는 사람 주소가 거부됨 | 수신자의 이메일 서버가 메시지를 거부했습니다. 받는 사람의 이메일 주소가 정확하고 형식이 올바른지 확인합니다. |
| 5.4.4 | 라우팅할 수 없음 | 메시지는 수신자의 서버로 라우팅될 수 없습니다. 받는 사람의 이메일 도메인과 서버 설정을 확인합니다. |
| 5.4.6 | 라우팅 루프가 검색됨 | 이메일 서버에서 메시지 배달을 시도하는 동안 라우팅 루프가 발생했습니다. 시스템 관리자에게 문의하여 루프를 해결합니다. |
| 5.7.13 | 사용자 계정 사용 안 함 | 수신자의 이메일 계정이 사용하지 않도록 설정되었으며 이메일 서버가 해당 계정에 대한 메시지를 수락하지 않습니다. 메일 서비스 공급자가 수신자의 이메일 주소를 비활성화하거나 일시 중지하여 이메일 수신이 해당 주소에 액세스할 수 없게 만들었을 수 있습니다. 또는 사용자나 조직이 이메일 계정을 사용하지 않도록 선택했습니다. |
| 5.4.310 | DNS 도메인이 없음 | 수신자의 이메일 도메인이 존재하지 않거나 DNS 구성이 잘못되었습니다. 도메인의 DNS 설정을 확인합니다. |
이메일을 존재하지 않는 주소로 반복적으로 보내면 보낸 사람 평판에 심각한 영향을 줄 수 있습니다. 연락처 목록에서 해당 주소를 즉시 제거하고 건강한 연락처 목록을 부지런히 관리하여 조치를 취해야 합니다.
소프트 바운스에 대한 오류 코드
이메일을 보낼 때 소프트 바운스(일시적 오류)를 면밀히 모니터링합니다. 소프트 바운스의 양이 많으면 잠재적인 평판 문제가 있을 수 있습니다. 이메일 서비스 공급자로 인해 메일 배달 속도가 느려질 수 있습니다.
다음 SMTP 코드는 소프트 바운스를 설명할 수 있습니다.
| 오류 코드 | 설명 | 부가 설명 |
|---|---|---|
| 551 | 로컬 사용자가 아님, 대체 경로 시도 | 받는 사람의 이메일 도메인이 이메일 시스템에 로컬이 아닙니다. 시스템에서 이메일을 배달하기 위해 대체 경로를 시도해야 합니다. |
| 552 | 초과된 스토리지 할당 | 수신자의 이메일 계정이 저장 한도에 도달했습니다. 수신자에게 새 이메일을 받을 공간을 확보하도록 요청합니다. |
| 554 | 트랜잭션 실패 | 지정되지 않은 이유로 이메일 트랜잭션이 실패했습니다. 실패의 원인을 판별하기 위해 조사합니다. |
| 5.2.2 | 대상 사서함이 가득 참 | 수신자의 사서함이 저장 한도에 도달했습니다. 새 이메일을 받을 수 있도록 받는 사람이 공간을 비워야 합니다. |
| 5.2.3 | 메시지 길이가 관리 제한을 초과함 | 메시지 길이가 수신자의 이메일 시스템 제한을 초과했습니다. 메시지 길이를 제한 이하로 줄입니다. |
| 5.2.121 | 시간당 받는 사람 수신 제한을 초과함 | 수신자의 이메일 시스템이 시간당 받을 수 있는 이메일 수 제한을 초과했습니다. 나중에 이메일 보내기를 시도합니다. |
| 5.2.122 | 시간당 받는 사람 수신 제한을 초과함 | 수신자의 이메일 시스템이 시간별 수신 한도에 도달했습니다. 나중에 이메일 보내기를 시도합니다. |
| 5.3.1 | 대상 메일 시스템이 가득 참 | 받는 사람의 이메일 시스템이 가득 차서 새 이메일을 받을 수 없습니다. |
| 5.3.3 | 대상 시스템에서 지원되지 않는 기능 | 수신자의 이메일 시스템은 성공적인 배달에 필요한 특정 기능을 지원하지 않습니다. |
| 5.3.4 | 메시지가 대상 시스템에 비해 너무 큼 | 메시지 크기가 수신자의 이메일 시스템 제한을 초과합니다. 이메일 크기를 확인하고 압축 또는 분할을 고려합니다. |
| 5.5.3 | 받는 사람이 너무 많음 | 이메일에 수신자가 너무 많아 수신자의 이메일 시스템이 이를 처리할 수 없습니다. 수신자의 이메일 시스템에는 이메일당 수신자 수에 제한이 있을 수 있습니다. 받는 사람 수 줄이기를 시도합니다. |
| 5.6.1 | 미디어가 지원되지 않음 | 수신자의 이메일 시스템이 이메일의 미디어 형식을 지원하지 않습니다. 미디어 형식을 호환되는 형식으로 변환합니다. |
| 5.6.2 | 변환이 필요하지만 금지됨 | 이메일의 형식이나 콘텐츠를 변환해야 하지만 수신자의 이메일 시스템에서는 변환을 수행할 수 없습니다. |
| 5.6.3 | 변환이 필요하지만 지원되지 않음 | 이메일의 형식이나 콘텐츠를 변환해야 하지만 수신자의 이메일 시스템이 변환을 지원하지 않습니다. |
| 5.6.5 | 변환 실패 | 받는 사람의 이메일 시스템에서 이메일 형식 또는 콘텐츠를 변환하지 못했습니다. 이메일 콘텐츠를 확인하고 다시 전송해 보세요. |
| 5.6.6 | 메시지 콘텐츠를 사용할 수 없음 | 수신자의 이메일 시스템은 이메일 콘텐츠에 액세스할 수 없습니다. 이메일의 콘텐츠 및 첨부 파일에 대한 손상 또는 호환성을 확인합니다. |
| 5.6.11 | 잘못된 문자 | 받는 사람의 이메일 시스템에서 처리할 수 없는 잘못된 문자가 이메일에 포함되어 있습니다. 콘텐츠이나 제목 줄에서 유효하지 않은 문자를 제거하고 이메일을 다시 보냅니다. |
| 5.7.1 | 배달 권한이 없음, 메시지가 거부됨 | 메시지 수신 권한이 없기 때문에 수신자의 이메일 시스템이 메시지 수락을 거부했습니다. 문제를 해결하려면 시스템 관리자에게 문의하세요. |
| 5.7.2 | 메일 그룹 확장이 금지됨 | 수신자의 이메일 시스템은 메일 그룹 확장을 허용하지 않습니다. 도움이 필요하면 시스템 관리자에게 문의하십시오. |
| 5.7.12 | 보낸 사람이 조직에서 인증되지 않음 | 수신자의 조직에서는 보낸 사람 인증이 필요합니다. 인증 설정을 확인합니다. |
| 5.7.15 | 우선 순위 수준이 너무 낮음 | 이메일의 우선 순위 수준이 너무 낮아 수신자의 이메일 시스템이 이를 수락할 수 없습니다. 수신자의 이메일 시스템에는 우선 순위가 낮은 이메일을 수락하는 데 제한이 있을 수 있습니다. 이메일의 우선 순위 수준을 높이는 것이 좋습니다. |
| 5.7.16 | 메시지가 지정된 우선 순위에 비해 너무 큼 | 메시지 크기가 수신자의 이메일 시스템이 우선 순위 수준에 대해 지정하는 제한을 초과합니다. 이메일 크기와 우선 순위 설정을 확인합니다. |
| 5.7.17 | 사서함 소유자가 변경되었음 | 수신자의 사서함 소유자가 변경되어 메시지 배달 문제가 발생했습니다. 사서함 소유권을 확인하고 사서함 소유자에게 문의합니다. |
| 5.7.18 | 도메인 소유자가 변경되었음 | 수신자의 이메일 도메인 소유자가 변경되어 메시지 배달 문제가 발생했습니다. 도메인 소유권을 확인하고 도메인 소유자에게 문의합니다. |
| 5.7.19 | RRVs 테스트를 완료할 수 없음 | 받는 사람의 이메일 시스템에서 RRVS(받는 사람 비율 유효성 시스템) 테스트를 완료할 수 없습니다. 도움이 필요하면 시스템 관리자에게 문의하십시오. |
| 5.7.20 | 전달되는 DKIM 서명을 찾을 수 없음 | 수신자의 이메일 시스템에서 해당 이메일에 대해 전달되는 DKIM(도메인 키 식별 메일) 서명을 찾지 못했습니다. 사용자 측의 DKIM 구성과 서명을 확인합니다. |
| 5.7.21 | 허용되는 DKIM 서명을 찾을 수 없음 | 수신자의 이메일 시스템에서 해당 이메일에 대해 허용되는 DKIM 서명을 찾지 못했습니다. 사용자 측의 DKIM 구성과 서명을 확인합니다. |
| 5.7.22 | 작성자와 일치하는 유효한 DKIM 서명을 찾을 수 없음 | 수신자의 이메일 시스템에서 이메일에 대해 작성자와 일치하는 유효한 DKIM 서명을 찾지 못했습니다. 사용자 측의 DKIM 구성과 서명을 확인합니다. |
| 5.7.23 | SPF 유효성 검사 실패 | 이메일이 수신자의 이메일 시스템에 대한 SPF(발신자 정책 프레임워크) 유효성 검사에 실패했습니다. SPF 레코드와 이메일 서버 구성을 확인합니다. |
| 5.7.24 | SPF 유효성 검사 오류 | 받는 사람의 이메일 시스템에서 SPF 유효성 검사 오류를 발견했습니다. SPF 레코드와 이메일 서버 구성을 확인합니다. |
| 5.7.25 | 역방향 DNS 유효성 검사 실패 | 이메일이 수신자의 이메일 시스템에서 역방향 DNS 유효성 검사에 실패했습니다. 역방향 DNS 설정을 확인합니다. |
| 5.7.26 | 여러 인증 확인 실패 | 이메일이 수신자의 이메일 시스템에 대한 여러 인증 확인에 실패했습니다. 인증 설정 및 방법을 검토합니다. |
| 5.7.27 | 보낸 사람 주소에 null MX가 있음 | 이메일 도메인에 유효한 MX 레코드가 없습니다. 도메인 관리자에게 문의하여 DNS 구성을 수정합니다. |
| 5.7.28 | 메일 플러드(flood)가 감지됨 | 수신자의 이메일 시스템에 메일 폭주가 발생했습니다. 이메일 트래픽을 확인하고 플러드(flood) 원인을 파악합니다. |
| 5.7.29 | Arc 유효성 검사 실패 | 이메일이 수신자의 이메일 시스템에서 ARC(Authenticated Receiver Chain) 유효성 검사에 실패했습니다. 사용자 측의 ARC 서명을 확인합니다. |
| 5.7.30 | TLS 지원 필요 | 수신자의 이메일 시스템에는 안전한 이메일 전송을 위해 TLS(전송 계층 보안) 지원이 필요합니다. 시스템이 TLS를 지원하는지 확인합니다. |
| 5.7.51 | 테넌트 인바운드 귀속 | 받는 사람의 이메일 시스템에서 인바운드 이메일을 특정 테넌트에 귀속시킵니다. 이메일의 보낸 사람 정보와 테넌트 귀속을 확인합니다. |
관리되는 제거 목록
Azure Communication Services는 보낸 사람 평판를 보호하고 유지하는 데 중요한 역할을 할 수 있는 관리 제거 목록이라는 기능을 제공합니다.
제거 목록 캐시는 Azure Communication Services를 통해 전송된 모든 이메일에 대해 하드 바운스가 발생한 이메일 주소를 추적합니다. 지정된 오류 코드 중 하나로 인해 이메일을 배달하지 못할 때마다 해당 이메일 주소는 내부적으로 관리되는 제거 목록에 추가됩니다. 이 목록은 Azure 플랫폼 전체에 걸쳐 전역적으로 유지됩니다.
제거되지 않는 이메일 주소의 수명 주기는 다음과 같습니다.
초기 제거: Azure Communication Services는 이메일 주소에 처음으로 하드 바운스가 발생하면 해당 주소를 24시간 동안 관리되는 제거 목록에 추가합니다.
점진적 제거: 처음 24시간 이내에 플랫폼으로 전송된 후속 이메일에 동일한 유효하지 않은 수신자 이메일 주소가 다시 나타나는 경우 자동으로 전송이 제거되고 캐싱 시간이 48시간으로 연장됩니다. 계속하여 발생하는 경우 캐시 시간은 96시간, 그다음 7일로 점진적으로 증가하고 최종적으로 최대 기간인 14일에 도달합니다.
자동 제거 프로세스: 지정된 임대 시간 프레임 내에 동일한 수신자에게 이메일 전송 요청이 없으면 관리되는 제거 목록에서 이메일 주소가 자동으로 제거됩니다. 임대 기간이 만료되면 이메일 주소가 목록에서 제거됩니다. 동일한 유효하지 않은 수신자에게 새 이메일이 전송되면 Azure Communication Services는 또 다른 배달을 시도하여 새로운 주기를 시작합니다.
배달 중 삭제: 이메일 주소가 임대 기간 미만이면 주소 임대가 만료되거나 관리되는 제거 목록에서 제거될 때까지 해당 받는 사람 주소로 보낸 모든 추가 메일이 삭제됩니다. 이 이메일 요청의 전송 상태는 이메일 로그에서 숨김으로 표시됩니다.
이메일 주소는 최대 14일 동안 관리되는 제거 목록에 남아 있을 수 있습니다. 이 사전 측정값은 보낸 사람의 평판을 보호하고 잘못된 주소로 반복적으로 이메일을 보내는 데 따른 부작용으로부터 사용자를 보호합니다. 그럼에도 불구하고 반송 상태에 대해 조치를 취하고 정기적으로 연락처 목록을 정리하여 최적의 이메일 배달 성능을 유지해야 합니다.
평판 관련 및 비동기 이메일 배달 실패
일부 이메일 서비스 공급자는 평판 문제로 인해 이메일 반송을 생성합니다. 이러한 반송 메일은 특정 평판이나 콘텐츠 문제로 인해 스팸 및 악용 관련 메일로 분류되는 경우가 많습니다. 반송 메시지에는 반송에 대한 추가 설명을 제공하는 웹 페이지 URL이 포함되어 있어 배달 실패 이유를 이해하고 적절한 조치를 취하는 데 도움이 됩니다.
SMTP 수준 반송 외에도 수신 서버가 메시지를 수락한 후에 반송이 발생할 수 있습니다. 처음에는 이메일 서비스 공급자의 응답에서 이메일 전송 성공을 암시할 수 있습니다. 그러나 나중에 공급자가 반송 응답을 보냅니다.
이러한 비동기 반송은 일반적으로 이메일 페이로드에 언급된 반환 경로 주소로 전달됩니다. 이러한 비동기 반송을 인지하고 이에 따라 적절하게 처리하여 최적의 이메일 배달 성능을 유지합니다.
옵트아웃 또는 구독 취소 관리
이메일 통신에 대한 고객의 관심을 이해하고 옵트아웃 또는 구독 취소 요청을 모니터링하는 것은 긍정적인 보낸 사람 평판를 유지하는 데 중요한 측면입니다. 구독 취소 요청을 처리하기 위한 수동 또는 자동 프로세스가 마련되어 있는지 여부에 관계없이 보내는 이메일 페이로드에 구독 취소 링크를 제공해야 합니다. 받는 사람이 더 이상 이메일을 받지 않기로 결정하는 경우 구독 취소 링크를 선택하고 메일 그룹에서 해당 이메일 주소를 제거하면 됩니다.
이메일에 포함된 링크와 지침의 기능은 매우 중요합니다. 올바르게 작동해야 하며 해당 목록에서 연락처를 제거하도록 애플리케이션 메일 그룹에 즉시 알려야 합니다.
구독 취소 메커니즘은 구독자의 관점에서 명시적이고 투명해야 합니다. 사용자가 구독을 취소하는 메시지가 무엇인지 정확하게 알 수 있도록 해야 합니다.
사용자가 조직의 여러 목록을 구독하는 경우 사용자에게 둘 이상의 목록에서 구독을 취소할 수 있는 옵션을 제공하는 기본 설정 센터를 제공하는 것이 이상적입니다. 이 프로세스를 통해 실수로 인한 구독 취소를 방지하고 사용자가 구독 취소 관리 프로세스를 통해 옵트인 및 옵트아웃 기본 설정을 효과적으로 관리할 수 있습니다.
다음 단계
- DMARC 구현을 위한 모범 사례
- DMARC 구현 문제 해결
- Azure Communication Services에 대한 이메일 도메인 및 보낸 사람 인증
- Azure Communication Services에서 이메일 통신 리소스 만들기 및 관리
- Azure Communication Services에서 확인된 이메일 도메인 연결
다음 항목은 사용자에게 유용할 수 있습니다.
- 이메일 클라이언트 라이브러리를 숙지합니다.
- 사용자 지정 확인 도메인으로 이메일을 보내는 방법을 알아봅니다.
- Azure 관리되는 도메인으로 이메일을 보내는 방법을 알아봅니다.